Tag für Tag werden in einer Kommunalverwaltung unzählige Dokumente bearbeitet oder neu erstellt. Dokumente gehen von außen in den Geschäftsgang ein und verlassen diesen wieder auf den unterschiedlichsten Wegen. Neben der konventionellen Schriftgutverwaltung entwickelte sich in den letzten Jahren rasant die Nutzung der IT-Möglichkeiten, allen voran die Nutzung von Email und Internet. Auch und vor allem kleinere und mittlere Verwaltungen stehen demnach heute vor dem Problem einer regelrechten Dokumentenflut, sei es in Papierform oder digital, intern erzeugt oder extern zugegangen. Um diese Flut an Informationen zu verwalten und sinnvoll in den Geschäftsgang bzw. in bestehenden Prozesse zu integrieren, stellt der Markt der modernen IT-Lösung ein Instrument bereit: Das Dokumentenmanagementsystemen, oder kurz „DMS“.
Die Bachelor-Thesis ist im Spektrum der Betriebswirtschaftslehre, im näheren Sinne im Bereich des Electronic-Government, angesiedelt. Die Erfahrung bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen bei kleinen und mittleren Kommunen ist nicht so weit fortgeschritten, wie es der Blick auf die großen Vorteile und der enorme Nutzen hiervon erwarten lassen würden. Diese Hypothese bestätigt die sowohl die einschlägige Fachliteratur, als auch die Forschungsergebnisse der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt), als ein unstrittig taktgebendes Organ auf diesem Gebiet. In diversen Fachbeiträgen, Workshops und Arbeitspapieren der KGSt wird das Thema rund um diesen Sachverhalt zwar bereits seit Ende der 90er Jahre verstärkt thematisiert und in diversen lokalen Beispielen anhand von Fachartikeln grob veranschaulicht, eine praxisnahe Darstellung, d. h. der detaillierte Bezug auf Problemstellungen, Hürden und zu meisternde Herausforderungen anhand eines konkreten Umsetzungsbeispiels, fehlt allerdings. Sicherlich tragen solche Erkenntnisse maßgeblich zu einem „roten Faden“ innerhalb der Projektplanung bei, allerdings besteht hierbei wie gesagt dringender Bedarf der Konkretisierung. Hierzu sei deutlich und unmissverständlich angemerkt, dass diese Bachelor-Thesis, nicht den Anspruch einer Allgemeingültigkeit hegt, sondern als eine, auf die jeweiligen Bedürfnisse anpassbare, Richtschnur dienen soll.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Terminologie und Grundlagen
2.1 Entwicklung
2.2 Dokument, Management und System
2.3 Begriff „Dokumenten-Management-System“
2.4 Dokumentenarten
3 Kernfunktionen und Erfolgsfaktoren
3.1 Eingabe
3.1.1 Eingang
3.1.2 Indizierung
3.2 Ablage
3.2.1 Verwaltung
3.2.2 Archivierung
3.3 Ausgabe
3.3.1 Recherche
3.3.2 Präsentation
3.4 DMS im weiteren Sinne
4 Rechtliche Rahmenbedingungen
4.1 Revisionssichere Archivierung
4.2 Datenschutz
5 Auswertung der Umfrage
5.1 Aufbau und Ablauf
5.2 Größe der Kommunen
5.3 Eingesetzte Betriebssysteme
5.4 Aktenpläne
5.5 Kommunen mit DMS
5.5.1 Einsatzzwecke
5.5.2 Einsatzbereiche
5.5.3 Funktionsnutzung
5.5.4 Relevanz der Funktionen
5.5.5 Problemfelder
5.6 Kommunen mit DMS-Planung
5.7 Kommunen ohne DMS-Planung
6 Fazit
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit zielt darauf ab, die wesentlichen Aspekte und Erfolgsfaktoren für die wirtschaftliche Implementierung und Integration von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in kleinen und mittleren Kommunen zu identifizieren und praxisnah darzustellen, um die Grundlage für zukünftige Projektplanungen zu schaffen.
- Theoretische Grundlagen und Terminologie von DMS
- Technische Kernfunktionen und organisatorische Erfolgsfaktoren
- Rechtliche Rahmenbedingungen wie Revisionssicherheit und Datenschutz
- Empirische Analyse der Ist-Situation in mittelhessischen Kommunen
- Strategien für Posteingang und Indizierung in der Verwaltung
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Eingang
Der Eingang beinhaltet die physische Überführung der Dokumente in das DMS. Grundsätzlich kann dieser Vorgang manuell, direkt aus einer Anwendung heraus oder durch Scannen erfolgen.32 In fortfolgenden Ausführungen sollen die wesentlichsten Charakteristika der unterschiedlichen Methoden dargestellt werden. Der weitläufige Teilbereich des Scannens ist hierbei von besonderer organisatorischer sowie technischer Relevanz und stellt eine der wichtigsten Funktionen innerhalb eines DMS dar. Die verschiedenen Formen des Scannens bilden demnach den Schwerpunkt der Erläuterungen.
Bei der manuellen Erfassung werden die zu Grunde liegenden Daten per Hand in das DMS übertragen. Dies ist häufig bei Standardformularen oder Anträgen der Fall, welche handschriftlich ausgefüllt werden. Derartige Formulare finden sich in allen Bereichen einer Kommunalverwaltung. An dieser Stelle sei auch die Möglichkeit der maschinellen Schriftenerkennung genannt. Hierbei wird das Formular gescannt und eine Handschriftenerkennung mittels des bereits genannten OCR-Verfahrens durchgeführt. Mit diesem Schritt wird das Formular in ein CI-Dokument gewandelt und so eine Weiterverarbeitung ermöglicht. Allerdings ist dieses Verfahren aufgrund der Komplexität von Handschriften selten fehlerfrei, weswegen eine genaue Kontrolle und häufig auch eine manuelle Nachbearbeitung der Daten erforderlich ist. Da die manuelle Methode der Erfassung viel zeitliche und personelle Ressourcen bindet, sollte diese möglichst vermieden werden.33
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung beleuchtet die zunehmende Informationsflut in der Verwaltung und begründet die Notwendigkeit von DMS zur Effizienzsteigerung sowie die Zielsetzung dieser Thesis.
2 Terminologie und Grundlagen: Dieses Kapitel definiert zentrale Begriffe wie E-Government und DMS und erläutert den Dokumentenlebenszyklus als Basis für das weitere Verständnis.
3 Kernfunktionen und Erfolgsfaktoren: Hier werden die technischen Kernprozesse wie Eingabe, Ablage und Ausgabe sowie deren Bedeutung für eine erfolgreiche DMS-Integration detailliert beschrieben.
4 Rechtliche Rahmenbedingungen: Dieses Kapitel analysiert die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und den Datenschutz im kommunalen Kontext unter Berücksichtigung aktueller Gesetze.
5 Auswertung der Umfrage: Die empirische Auswertung bietet einen Überblick über den Stand der DMS-Nutzung, die Herausforderungen bei der Implementierung sowie die Gründe für oder gegen eine Einführung in mittelhessischen Kommunen.
6 Fazit: Das Fazit fasst die Erkenntnisse zusammen und betont, dass trotz hoher technischer und organisatorischer Anforderungen ein DMS einen erheblichen Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung leisten kann.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-System, DMS, Kommunalverwaltung, E-Government, Revisionssicherheit, Datenschutz, Archivierung, Indizierung, Prozessoptimierung, Scan-Strategien, Aktenplan, IT-Infrastruktur, Dokumentenlebenszyklus, Effizienzsteigerung, Verwaltung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in kleinen und mittleren Kommunen.
Welche zentralen Themenfelder werden abgedeckt?
Die Arbeit umfasst theoretische Grundlagen, technische Kernfunktionen, rechtliche Rahmenbedingungen wie Datenschutz und Revisionssicherheit sowie eine empirische Bestandsaufnahme in Kommunen.
Was ist das primäre Ziel der Bachelor-Thesis?
Das Ziel ist es, die wichtigsten Aspekte für eine wirtschaftliche Integration von DMS darzustellen, um Kommunen eine Entscheidungsgrundlage für ihre Projektplanung zu bieten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Neben einer theoretischen Aufarbeitung der Fachliteratur wurde eine Online-Umfrage unter 89 kleinen und mittleren Kommunen in Mittelhessen durchgeführt und ausgewertet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Einführung in DMS-Konzepte, eine Detailanalyse technischer Funktionen sowie eine umfangreiche Auswertung der Umfrageergebnisse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind Dokumenten-Management-System, kommunale Verwaltung, IT-gestützte Vorgangsbearbeitung, Archivierung und Prozessoptimierung.
Warum ist die Wahl der Scan-Strategie für Kommunen so kritisch?
Die Wahl der Strategie entscheidet über Ressourcenverbrauch, Effizienz und die Möglichkeit einer durchgehenden elektronischen Vorgangsbearbeitung.
Welchen Stellenwert nehmen Aktenpläne beim Einsatz eines DMS ein?
Aktenpläne dienen als unverzichtbare Gliederungsstruktur, die den Einstieg in ein DMS erheblich vereinfacht und für eine geordnete elektronische Ablage sorgt.
- Arbeit zitieren
- Jörg Dinges (Autor:in), 2013, Wirtschaftliche Implementierung und Integration eines Dokumenten-Management-Systems bei kleinen und mittleren Kommunen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/303326
