Steuerung und Kontrolle von IT-Projekten in Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen des Projektmanagements
2.1 Das IT-Projekt
2.2 Das IT-Projektmanagement

3. Steuerung und Kontrolle in IT-Projekten
3.1 Die IT – Projektsteuerung
3.2 Projektcontrolling
3.3 Die IT-Projektkontrolle
3.4 Berichtswesen

4. Case Study
4.1 Kurzcharakterisierung
4.2 Problemlösungsansätze im Fallbeispiel
4.3 Lösungsansätze aus der Sicht von Kontrolle und Steuerung

5. Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektmanagement

Abbildung 2: Controllingkreislauf

Abbildung 3: Gegenmaßnahmen und Konsequenzen

1. Einleitung

Erfolgreiches IT-Management hat sich in den letzten Jahrzehnten schnell zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens etabliert. Viele Unternehmen haben den Wert einer gut funktionierenden IT erkannt und setzen sie als wichtige Unterstützung für Ihren Geschäftsbetrieb ein. Deshalb ist fundiertes IT-Projektmanagementwissen für die in IT-Projekten involvierten Manager absolut unverzichtbar. Ein zentraler Faktor für effektives IT - Projektmanagement ist die Kontrolle und Steuerung. Das vorliegende Assignment beschäftigt sich mit den Aufgaben des Projektmanagements in IT-Projekten. Ziel ist es, die Aufgaben aufzuzeigen und Methoden der Kontrolle und Steuerung für deren Bewältigung darzustellen.

Das Kapitel 1 stellt die Einleitung dar, welche die Aktualität des Projektmanagements in IT-Projekten erläutert. Im Kapitel 2 wird die Bedeutung einiger zentraler Begriffe geklärt, um für den weiteren Verlauf des Assignments eine gemeinsame Verständnisbasis zu schaffen. Im dritten Kapitel werden die Besonderheiten der Steuerung, der Kontrolle von IT-Projekten näher betrachtet und erläutert. Abschließend dazu reiht sich Berichtwesen ein. Aufbauend auf die theoretischen Erläuterungen der Kontrolle und Steuerung folgt im vierten Kapitel zunächst die Vorstellung der zur Bearbeitung dieses Assignments vorliegenden Case Study. Die abschließende Schlussbetrachtung folgt im fünften Kapitel.

2. Grundlagen des Projektmanagements

Zunächst werden die wichtigsten Begriffe definiert, um ein einheitliches Verständnis zu erreichen.

2.1 Das IT-Projekt

Projekte sind Vorhaben, die zeitlich gesehen einen Beginn und ein Ende haben. Sie stellen eine Herausforderung mit Innovationen dar und sie unterliegen keiner Routine. Bezüglich ihrer Größe und ihres Aufwandes sind Projekte aus der Sicht der jeweiligen Unternehmung zu definieren und ihnen unterliegt in jedem Fall eine Komplexität der Aufgaben, die sich fast immer aus Teilaufgaben zusammensetzen. Der Begriff Projekt wird sogar von dem deutschen Institut für Normung unter der Nummer 69901 – 5 definiert. Die DIN 69901 Projektmanagement definiert ein Projekt als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben oder eine projektspezifische Organisation“.^[1]

Ein Projekt welches sich mit der Informations- und Kommunikationstechnologie auseinandersetzt, wird als IT-Projekt bezeichnet. IT-Projekte zählen heutzutage noch zu einer jungen Disziplin und sind als risikohaft und anspruchsvoll anzusehen, da sie einem sehr kurzen Produktlebenszyklus und einem starken globalen Wettbewerb unterliegen.^[2]

Zweifellos besitzen IT-Projekte einige besondere Eigenschaften. Bei IT-Projekten ist es ab einem bestimmten Projektstatus sehr schwierig Projektmitarbeiter auszutauschen, da der Einarbeitungsaufwand die veranschlagten Kosten fast immer übertrifft. Eine standardisierte Vorgehensweise bei diesen Projekten ist möglich, da sich diese Projekte aus oft wiederholenden nahezu gleichen Schritten bestehen.^[3] Allgemein lassen sich IT-Projekte durch 7 Merkmale definieren: Komplexität, Fehleranfälligkeit, Beeinflussung von Fehlerzuständen, Organisatorische Auswirkungen, Kommunikation, junge Technologie und Ausbildungsniveau.^[4]

2.2 Das IT-Projektmanagement

Tätigkeiten, die das ausführende Arbeiten im Projekt möglich machen, werden als Projektmanagement verstanden. Dabei ist die Aufgabe von Projektmanagern das Koordinieren von Abläufen, Aktivitäten, Personen und Ressourcen, allerdings nicht sich mit der Aufgabenerfüllung im Detail zu befassen.^[5] Die Ziele des Projektmanagements sind "das Erreichen der definierten Ergebnisse und die Einhaltung der geplanten Ressourcen (Termine, Mitarbeiter-Kapazitäten und Projekt-Budgets)".^[6]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektmanagement ^[7]

Hierfür werden professionelle und kompetente IT-Projektmanager benötigt, die über die erforderten Kenntnisse, Verfahren, Prinzipien oder Techniken und Methoden, die in IT-Projekten angewendet werden geschult sind.^[8]

3. Steuerung und Kontrolle in IT-Projekten

Im Folgenden sollen ausgewählte Schwerpunktaufgaben des Projektmanagements in IT-Projekten, aber auch in anderen Projekten näher betrachtet werden. Denn eine hohe Qualität kann nur sichergestellt werden, wenn alle Prozesse innerhalb eines Projektes richtig gesteuert und kontrolliert werden.^[9]

Im Folgenden wird in Anlehnung an Abbildung 1 zunächst die IT-Projektsteuerung, dann das IT-Projektcontrolling, die IT-Projektkontrolle und abschließend das Berichtswesen kurz angesprochen.

[...]

^[1] Vgl. Bea/Scheurer/Hesselmann, 2011, S. 32ff

^[2] Vgl. Kammerer/Lang/Amberg, 2012, S. 19 ff und S. 105ff

^[3] Vgl. Wieczorrek/Mertens, 2007, S. 9.

^[4] Vgl. Streitz, 2004, S. 21f.

^[5] Vgl. Kellner, 2001, S. 26.

^[6] Vgl. Winkelhofer, 2005, S. 11.

^[7] In Anlehnung an Weigand/Krause, 2011, S. 10

^[8] Vgl. Lutz, 1997, S. 10.

^[9] Vgl. Klüver/Klüver, 2011, S. 181f.