Diskutieren Sie den Zusammenhang von Kommunikation und Entscheidungsfindung in Gruppen und stellen Sie Bezüge zur betrieblichen Praxis dar

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

An- und Beilagenverzeichnis

1 Einleitung

2 Kommunikation und Entscheidungsfindung in Arbeitsgruppen
2.1 Funktionen der Kommunikation
2.2 Kommunikationsprozess in Gruppen
2.2.1 Der Kommunikationsprozess
2.2.2 Kommunikationsrichtungen
2.2.3 Nonverbale Kommunikation
2.2.4 Kommunikationskanäle
2.3 Kommunikationsstrukturen
2.3.1 Formelle Kommunikationsstrukturen
2.3.2 Informelle Kommunikationsstrukturen
2.4 Kommunikationshindernisse
2.4.1 Filterung
2.4.2 Selektive Wahrnehmung
2.4.3 Emotionen
2.4.4 Sprache
2.5 Kommunikative Fähigkeiten
2.6 Entscheidungsfindung in Gruppen
2.6.1 Vorteile und Nachteile der Entscheidungsfindung in Gruppen
2.6.2 Methoden zur Entscheidungsfindung

3 Praxisbeispiel
3.1 Szenario 1 – Entscheidung über den Erwerb von Lizenzen
3.2 Szenario 2 – Entscheidungen über die Umsetzung neuer Ideen
3.3 Stärken- und Schwächenanalyse
3.4 Ziele für die Kommunikation und Entscheidungsfindung
3.5 Maßnahmen zur Optimierung..

4 Zusammenfassung

Quellenverzeichnis

An- und Beilagen

Eidesstattliche Erklärung

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildungen:

Abb. 2.1: Kommunikationsrichtungen (vgl. Strunz 1999, S. 22)

Abb. 2.2: Formelle Kommunikationsstrukturen (vgl. Strunz 1999, S. 23; vgl Forgas 1999, S. 268)

Tabellen:

Tab. 2.1: Stärken- und Schwächenanalyse im Praxisbeispie

An- und Beilagenverzeichnis

Anlagen:

Anlage 1 Abb. 2.1: Kommunikationsrichtungen (vgl. Strunz 1999, S. 22)

Anlage 2 Abb. 2.2: Formelle Kommunikationsstrukturen (vgl. Strunz 1999, S. 23; vgl. Forgas 1999, S. 268)

1 Einleitung

Unser heutiges Leben wird zum Großteil von Gruppen bestimmt, egal ob im privaten oder geschäftlichen Umfeld. Eine Gruppe setzt sich dabei aus zwei oder mehr Individuen zusammen, die innerhalb dieser Gruppe interagieren (vgl. Strunz 1999, S. 6). Eine spezielle Form der Interaktion ist dabei die Kommunikation. Sie dient zum Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehr Personen. Durch die verschiedenen Funktionen und Formen der Kommunikation wird das Arbeiten in Gruppen maßgeblich beeinflusst. Die Vielfalt der Kommunikationsformen ermöglicht einen verstärkten Informationsfluss, macht das Zusammenarbeiten in der Gruppe aber auch komplexer und birgt unter speziellen Bedingungen auch Hindernisse, die das Ergebnis und damit die Zielerreichung der Gruppe stören können.

2 Kommunikation und Entscheidungsfindung in Arbeitsgruppen

„Kommunikation ist eine der Grundvoraussetzungen für das Funktionieren und die Zielerreichung jedes Unternehmens“ (v. Beckerath 1981, S. 227).

2.1 Funktionen der Kommunikation in Gruppen

Damit Gruppen die sich ihnen gestellten Aufgaben erfüllen können, müssen die einzelnen Mitglieder der Gruppe miteinander kommunizieren, um durch den Austausch von Informationen ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen. Dabei gewinnt die Kommunikation immer stärker an Bedeutung, je komplizierter und diffiziler die an die Gruppe gestellte Aufgabe ist. Ist die Kommunikation nicht vorteilhaft, führt dies zur schlechteren Erledigung der Aufgabe in der Gruppe. Die Bedeutung der Kommunikation in Gruppen lässt sich durch vier wesentliche Merkmale verdeutlichen, die der Kommunikation als Funktionen zugeordnet werden:

- Kontrolle
- Motivation
- Ausdruck von Emotionen
- Information

Diese vier Funktionen treten sehr oft parallel auf. Dadurch ist eine isolierte Betrachtung nur eines Punkts kaum möglich. Dieser Umstand macht die Kommunikation in der Gruppe sehr komplex (vgl. Strunz 1999, 19f).

Kontrolle: Das Verhalten und Handeln der einzelnen Gruppenmitglieder lässt sich mit Hilfe der Kommunikation, sowohl in formeller als auch informeller Weise, kontrollieren und - falls erforderlich - auch korrigieren. Kontrolle durch formelle Kommunikation erfolgt in der Regel durch von der Organisation vorgegebene Dienstwege, definierte und zugewiesene Aufgabenbereiche oder andere Regeln. Informelle Kommunikation findet unter den Mitarbeitern statt. Sie kann dazu dienen, ein unerwünschtes Verhalten in der Gruppe, z.B. ein über- oder unterdurchschnittliches Ergebnis, zu kontrollieren oder zu korrigieren.

Motivation: Kommunikation dient dazu, zu motivieren. Mitglieder einer Gruppe benötigen Feedback auf die von ihnen geleistete Arbeit und Bestärkung in ihrem Verhalten. Wird ihnen dies nicht zuteil, lässt die Motivation nach. Dies wiederum ist der Produktivität und der Qualität der geleisteten Arbeit abträglich. Motivation durch Kommunikation ist also nötig, um die geforderten Ziele und Ergebnisse zu erreichen.

Ausdruck von Emotionen: Kommunikation kann den Mitgliedern einer Gruppe dazu dienen, den anderen Mitgliedern Gefühle zu zeigen. Da in der heutigen Zeit Arbeitsgruppen für viele Gruppenmitglieder die oft einzige Möglichkeit für sozialen Kontakt darstellen, dient die Kommunikation in der Gruppe also auch dazu, soziale Bedürfnisse zu befriedigen.

Information: Um als Gruppe ein Ziel zu erreichen, ist es notwendig, dass die einzelnen Mitglieder untereinander Informationen austauschen. Kommunikation dient dazu, Informationen und Daten zu sammeln und dadurch die Aufgabenstellung bewältigen zu können (vgl. Strunz 1999, S.20).

2.2 Der Kommunikationsprozess in Gruppen

Kommunikation ist DAS Mittel, um innerhalb einer Gruppe die der Gruppe gesetzten Ziele erfüllen zu können. Für einen Gruppenleiter oder einen der Gruppe übergeordneten Funktionsträger ist es daher wichtig zu wissen, wie die Übertragung von Informationen funktioniert, in welcher Form die Gruppe kommuniziert, wie die Weitergabe und Verarbeitung von Informationen innerhalb der Gruppe funktioniert, und welche Störfaktoren die Kommunikation negativ beeinflussen. Mit dieser Kenntnis kann er die Kommunikationsstrukturen in der Gruppe beeinflussen und optimieren, um die Zielerreichung der Gruppe und der Organisation zu sichern (vgl. Strunz 1999, S.20).

2.2.1 Der Kommunikationsprozess

Kommunikation lässt sich sehr allgemein als einen Prozess beschreiben, im Verlauf dessen ein Sender Informationen an einen Empfänger vermittelt. In einem Kommunikationsprozess sind demnach vier Komponenten beteiligt: Ein Sender oder eine Quelle kodiert eine Nachricht und übermittelt diese Information in kodierter Form über einen Kanal einem Empfänger, der die übermittelte Botschaft dekodiert.

Der Sender ist die Quelle der Information. Er muss sich zunächst im Klaren sein, was er mit seiner Nachricht erreichen will, um die Information dem angepasst zu kodieren. Dabei hängt der Erfolg seiner Botschaft stark mit den Faktoren Fertigkeiten, Einstellungen, Wissen und gesellschaftlichem Umfeld des Senders zusammen (vgl. v. Beckerath 1981, S.228). Je kompetenter ein Sender dem oder den Empfängern der Botschaft erscheint, etwa in Bezug auf sein fachliches Wissen, seine Autorität, desto eher kann der Sender die Empfänger mit seiner Botschaft beeinflussen.

Die Nachricht wird vom Sender zunächst codiert und anschließend über Kanäle weiter zum Empfänger geleitet.

Der Kanal dient dazu, die Botschaft zum Empfänger zu übertragen. Je nach Art der Nachricht stehen formelle und informelle Kanäle zur Verfügung. Formelle Kanäle sind zumeist von der Organisation festgelegte Nachrichtenkanäle und dienen zur Übertragung vor allem von Nachrichten im Arbeitszusammenhang. Informelle Kanäle dienen zur Übertragung persönlicher Nachrichten (vgl. Strunz 1999, S.21).

Der Empfänger der Botschaft dekodiert und interpretiert die Nachricht. Ebenso wie beim Empfänger ist der Erfolg des Decodierens von Faktoren wie den Fertigkeiten, Einstellungen, Wissen und gesellschaftlichem Umfeld des Empfängers abhängig. Der Empfänger interpretiert und verarbeitet die Botschaft und reagiert anschließend. Durch diese Reaktion auf die Botschaft, das so genannte Feedback, kann der Sender der Botschaft den Erfolg der Nachricht messen (vgl. Strunz 1999, S.22).

2.2.2 Kommunikationsrichtungen

Kommunikation findet entweder statt auf einer Hierarchieebene oder auch zwischen verschiedenen Hierarchieebenen, also entweder lateral oder vertikal. Laterale Kommunikation bezeichnet den Kommunikationsfluss auf einer Hierarchieebene innerhalb einer Organisation. Der Kommunikationsfluss zwischen einer höheren und einer niedrigeren Hierarchieebene wird als Vertikale Kommunikation bezeichnet. Die vertikale Kommunikation umfasst zum einen die Abwärtsgerichtete Kommunikation, also den Informationsfluss von der höheren zur niedrigeren Hierarchieebene, zum anderen die Aufwärtsgerichtete Kommunikation, den Kommunikationsfluss einer niedrigeren zu einer höheren Hierarchieebene.

Siehe Abb. 2.1: Kommunikationsrichtungen in Anlage 1.

Je nach Richtung der Kommunikation stellen Katz und Kahn unterschiedliche Inhalte und Funktionen als einzelne Schwerpunkte der Kommunikation heraus. Während in der Abwärtskommunikation vor allem formelle Informationen, also z.B. Informationen über Aufgaben und Maßnahmen, das Vorgeben der Arbeitsweise, die Bewertung von Leistungen, die Vermittlung von Zielvorstellungen eine Rolle spielen, beinhaltet die Horizontalkommunikation vor allem die Koordination von Aufgaben und die sozial-emotionale Unterstützung der Gruppenmitglieder. Die Aufwärtskommunikation legt Schwerpunkte auf die Informationsweitergabe über die eigene Leistung und betriebliche Vorgänge (vgl. v. Beckerath 1981, S. 227).

2.2.3 Nonverbale Kommunikation

Die Verständigung zwischen Personen läuft nicht nur auf rein sprachlicher Ebene ab. Oft verhindern äußere Umstände wie etwa Lärm oder räumliche Distanz die rein verbale Kommunikationsform. Doch auch während des sprachlichen Informationsaustauschs werden Gesprächspartner durch nonverbale Signale beeinflusst. Neben der verbalen ist die nonverbale Kommunikation also als ein wesentlicher Bestandteil der Interaktion zwischen Individuen zu sehen. Zur nonverbalen Kommunikation zählen neben Gestik und Mimik auch die Körper-sprache, also Körperhaltung und Körperbewegungen sowie der Abstand zum Gesprächspartner (vgl. Strunz 1999, S. 24).

Der Unterschied zur verbalen Kommunikation liegt vor allem darin, dass nonverbale Signale zum einen schneller erfolgen, somit ein schnelleres Feedback gezeigt wird, zum anderen die nonverbalen Signale, weil oft nicht bewusst gesteuert, die wirkliche Einstellung, Meinung oder Gefühlslage ausdrücken und dadurch oft mehr ausdrücken als das Gesagte (vgl. Forgas 1999, S. 127 f.).

Um die Einstellung und Meinung eines Gesprächspartners voll zu erfassen, ist es erforderlich, nicht nur das Gesprochene, sondern auch die nonverbalen Signale zu beachten, um zu einem ganzen Bild zu gelangen (vgl. Strunz 1999, S.25).

2.2.4 Kommunikationskanäle

Durch die Möglichkeit, andere Personen nicht nur durch verbale, sondern auch durch nonverbale Signale und Nachrichten zu erreichen, bieten sich dem Sender einer Nachricht diverse Wege zum Versenden seiner Botschaft. Er muss den geeigneten Weg nützen. Die Wahl des geeigneten Kommunikationskanals hängt dabei von dessen Eigenschaften und der Art der Nachricht ab.

Kommunikationskanäle differieren in Bezug auf ihre Kapazität, Informationen zu verarbeiten und weiterzuleiten. Ist ein schnelles Feedback erwünscht, wird der Sender den direkten Kommunikationsweg in Form eines persönliches Gesprächs oder Telefonats wählen. Schriftliche Nachrichten lassen ein verzögertes Feedback erwarten.

Die Wahl des Kommunikationskanals ist abhängig vom Inhalt der Nachricht. Strunz unterscheidet zwischen standardisierten und nicht standardisierten Nachrichten. Standardisierte Nachrichten sind eindeutige Nachrichten, die aufgrund ihrer klaren Struktur nicht vom Empfänger missgedeutet werden können. Ist ein Feedback nicht dringend, lässt sich eine solche Nachricht gut in schriftlicher Form weiterleiten. Nicht-Standardisierte Nachrichten enthalten ein großes Potential für Missinterpretationen. Daher eignet sich für diese Art der Nachricht am besten ein Gespräch, in dem der Sender der Nachricht eventuelle Missverständnisse ausräumen kann (vgl. Strunz 1999, S. 25).

Ein Aspekt bei der Wahl des Kommunikationswegs liegt auch in den persönlichen Vorlieben des Senders. Manche Sender vermeiden direkte Gespräche, während andere jeder Form der schriftlichen Kommunikation aus dem Weg gehen.

2.3 Kommunikationsstrukturen in Gruppen

Im Laufe des Gruppenbildungsprozesses nehmen die einzelnen Gruppenmitglieder feste Positionen innerhalb der Gruppenhierarchie ein. Die einzelnen Positionen innerhalb der Gruppe definieren sich durch Status, Rolle, hierarchische Position oder durch Zugehörigkeit zu Untergruppen. Diese Gruppenstrukturbildung kann informell ablaufen. In Organisationen wird jedoch die Gruppenstruktur oftmals genau geplant. Zudem haben in Arbeitsgruppen Eigenschaften wie Fertigkeiten, Wissen oder auch Autorität Einfluss auf den Aufbau der Gruppe (vgl. Forgas 1999, S. 267). Jede Gruppe entwickelt also eine eigene, innere Hierarchie.

2.3.1 Formelle Kommunikationsstrukturen

Die innere Hierarchie einer Gruppe beeinflusst auch die Kommunikationsstruktur innerhalb der Gruppe. Sie zählt in den meisten Gruppen als Machtquelle, die dazu benützt wird, die eigene Position zu festigen oder zu verbessern. Je näher Gruppenmitglieder sich innerhalb der Gruppenstruktur stehen, desto höher ist der Informationsfluss zwischen diesen Mitgliedern. Ein Gruppenmitglied am unteren Ende der Gruppenhierarchie wird nur mit dem nächst höheren Mitglied kommunizieren, während das ranghöchste Gruppenmitglied mit mehreren anderen Mitgliedern kommunizieren und somit auch umfangreichere Informationen haben wird (vgl. Forgas 1999, S.268).

Formelle Kommunikationsstrukturen richten sich nach den Hierarchiestufen und dienen dazu, die zur Erfüllung einer Aufgabe nötige Kommunikation zu ermöglichen. Dabei kann die formelle Struktur zentraler und dezentraler Art sein. Als wichtigste Auswirkung formeller Kommunikationsstrukturen wird die Effizienz gesehen, dazu kommt unter sozialwissenschaftlichen Aspekten die Zufriedenheit der Beteiligten (vgl. v. Beckerath 1981, S.229). Beide Punkte, Effizienz und Zufriedenheit, haben einen nachhaltigen Einfluss auf das Ergebnis, das die Gruppe liefern wird.

Leavitt (1951) untersuchte zentralisierte und dezentralisierte Gruppensysteme. Er zeigte anhand seiner Kommunikations-Netzwerke einer fünfköpfigen Gruppe Formen und Effizienz eher zentralisierter und dezentralisierter Kommunikationsstrukturen in Gruppen (vgl. Forgas 1999, S.268).

Siehe Abb. 2.2: Formelle Kommunikationsstrukturen in Anlage 2.

Kreis: In dieser dezentralen Kommunikationsstruktur werden alle Gruppenmitglieder mit Informationen versorgt. Es gibt kaum Probleme bei der Verteilung der Information. Der dezentrale Aufbau dieser Struktur sorgt für eine hohe Zufriedenheit der Gruppenmitglieder und daraus ergebend zu einer hohen Effizienz beim Lösen von Problemen.

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