Prozesse und Methoden der Personalauswahl

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstellung / Relevanz
1.2 Ziel und Aufbau

2. Personalauswahl
2.1 Begriffsdefinition
2.2 Prozess der Personalauswahl / Vorauswahl
2.3 Arbeitsvertrag
2.4 Grafologische Gutachten, Fragebögen und Tests
2.5 Vorstellungsgespräche/Interviews
2.6 Assessment Center

3. Besonderheiten bei Hochschulbewerbern

4. Konzeption eines Personalauswahlverfahrens

5. Fazit

6. Limitationen

7. Faktoren / Ausblick

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Problemstellung / Relevanz

Mit dieser Hausarbeit soll das Themengebiet der Personalauswahl weitergehend untersucht werden. Hierbei wird zudem auf die Auswahl von Fach-/Hochschulabsolventen eingegangen, da diese oftmals Führungspositionen innehaben und somit für die Unternehmung vom essentiellen Wert sind. Die fortschreitende globale Entwicklung hat zu immer spezieller werdenden Ansprüchen der Unternehmen geführt, so werden zum Teil eigene Berufsbezeichnungen in den Unternehmen etabliert.^[1] Die Personalauswahl ist sowohl für das Unternehmen, als auch für den Bewerber von entscheidender Relevanz, dies auch besonders vor dem Hintergrund der vergleichsweise niedrigen Fluktuationsrate in Höhe von rund fünf Prozent in Deutschland, im Gegensatz dazu herrscht in Dänemark eine Rate von rund vierzehn Prozent.^[2] Dieser Wert stellt heraus, wie langfristig die Mitarbeiterbindung in Deutschland ist und das eine einmal getroffene Entscheidung weitreichende Auswirkungen hat. Im Zusammenhang mit der langfristigen Bindung stellen sich für die Unternehmen die hohen Personalkosten als Problem dar. Mit der Personalbeschaffung direkt verbundene Kosten können Stellenausschreibungen, Portokosten, Erstattung der Bewerberauslagen, Aufwendungen für Mehrarbeit oder ähnliches darstellen.^[3] Des Weiteren entstehen Folgekosten durch die laufende Beschäftigung, wenn beispielsweise der neue Mitarbeiter ein Jahresbruttogehalt von 50.000 Euro verdient, können sich im Laufe der Jahre die Kosten durch Tarifsteigerungen, Umgruppierungen etc. um ein vielfaches erhöhen, sodass Fehlentscheidungen zu teuren Investitionen werden können. Personal lässt sich nicht so einfach freisetzen, da der Staat auf dem deutschen Arbeitsmarkt durch diverse Gesetze (z.B. Mutterschutzgesetz) interveniert. Zudem hat sich, bedingt durch die demographische Entwicklung und Globalisierung, ein Nachfrageüberhang nach qualifizierten Kräften auf dem Arbeitsmarkt gebildet. Unternehmen müssen die Nachwuchskräfte stärker bewerben und sehen sich vermehrt Konkurrenten gegenübergestellt.^[4] Auch die Bewerber sehen sich vor diversen Problemen gestellt, so besteht große Unsicherheit über das Arbeitsklima und die vorherrschenden Arbeitsbedingungen. Im Laufe der vergangenen Jahre hat sich außerdem ein Wertewandel vollzogen, bei dem Arbeit und Privatleben in ein Gleichgewicht gebracht werden soll.

1.2 Ziel und Aufbau

Ziel dieser Hausarbeit ist es ein geeignetes Konzept der Personalauswahl zu entwickeln, welches auf die Bedürfnisse der Bewerber ausgerichtet, sowie für diese und die Unternehmen gleichermaßen fair ist und ein besonderes Augenmerk auf Hochschulabsolventen legt. Um die benötigte Wissensbasis herzustellen erfolgt in Kapitel 2.1 eine Auseinandersetzung mit dem Begriff der Personalauswahl. Darauf aufbauend befassen sich Kapitel 2.2 und 2.3 mit dem allgemeinen Prozess der Personalauswahl, sowie dem Arbeitsvertrag. Um ein geeignetes Konzept entwickeln zu können, ist es nötig die bereits vorhandenen Verfahren zu kennen. Diese Methoden, sowie deren Vor- und Nachteile werden in den Kapiteln 2.4 bis 2.6 beschrieben. Anschließend werden die Besonderheiten bei Hochschulbewerbern herausgestellt. Auf dieser Wissensbasis wird in Kapitel 4 ein Konzept entwickelt, welches die vorgenannten Nachteile beseitigt bzw. abmildert und sich durch Fairness gegenüber beiden Parteien auszeichnet. Im Fazit werden die Erkenntnisse zusammengefasst, danach erfolgt eine kritische Auseinandersetzung mit dem Assignment. Abschließend wird ein Ausblick über mögliche Veränderungen gegeben.

2. Personalauswahl

2.1 Begriffsdefinition

In der Literatur wird der Begriff der Personalauswahl oftmals so definiert, dass mit ihrer Hilfe für eine vakante Stelle der geeignetste Bewerber gefunden werden soll.^[5] Diese Definition wird jedoch nicht der Komplexität des Bereiches gerecht. Die Personalauswahl ist ein selektiver Prozess, der von diversen psychologischen Faktoren beeinflusst wird.^[6] Für die vorliegende Hausarbeit ist die Begriffsdeutung der Personalauswahl nach Schuler maßgebend, wonach die Personalauswahl mit Berufseignungsdiagnostiken, wie psychologische Verfahren durchgeführt wird, mit deren Hilfe die jeweilige Eignung festgestellt und Selektionen vorgenommen werden, mit dem Zweck der geeigneten Arbeitsplatzwahl.^[7]

2.2 Prozess der Personalauswahl / Vorauswahl

Der Personalauswahlprozess beginnt mit der Vorauswahl der eingereichten Bewerbungsunterlagen, nach Erhalt der Bewerbungsunterlagen wird ein Zwischenbescheid an die Bewerber gesandt werden.^[8] Häufig scheiden bereits viele Bewerber durch die eingereichten Bewerbungsunterlagen aus. Diese Vorauswahl wird bei nahezu allen Stellenausschreibungen durchgeführt, lediglich ungelernte Arbeiter werden teilweise ohne Analyse der Bewerbungsunterlagen eingestellt.^[9] Bei der Vorauswahl wird zuerst auf das äußere Erscheinungsbild geachtet. Hierbei gibt es eine Vielzahl von Faktoren die von Relevanz sind, so wird beispielsweise geprüft ob genügend Porto für den Versand bereitgestellt wurde, ob die Unterlagen ordnungsgemäß sortiert, sowie Falt- und Knickfrei sind. Einen besonders negativen Aspekt stellen Lücken im Lebenslauf, sowie fehlende Arbeitszeugnisse dar.^[10] Nach der äußerlichen Prüfung wird das Bewerbungsschreiben analysiert, erste Auswahlkriterien sind hier Schreib- und Formfehler. Dies insbesondere vor dem Hintergrund der Stellenausschreibung, so wird bei der Bewerbung auf eine Assistenzstelle der Geschäftsführung vielmehr auf den Schreibstiel geachtet, wie bei der Bewerbung eines Maschinenführers. Weiterhin werden die Beweggründe des Bewerbers untersucht, zentrale Punkte sind hierbei die Motivation, das Eintrittsdatum, die Einstellung gegenüber dem alten Arbeitgeber, sowie besondere Stärken und Schwächen. Der Bewerber sollte auf seine Glaubwürdigkeit achten, gegebenenfalls kann ein Berater zur Hilfe gezogen werden.^[11] Bei der Durchsicht des Lebenslaufes wird eine klare Struktur der einzelnen Lebensstadien wie Schule, Studium, Hobbies etc. vorausgesetzt, auch sollten möglichst keine Lücken enthalten sein.^[12] Das Lichtbild stellt ebenfalls einen Faktor im Auswahlprozess dar, wird aber aufgrund des Diskriminierungsschutzes teilweise nicht beigefügt. Im Weiteren Schritt werden die erreichten Noten aus Schule und Studium mit den gestellten Anforderungen abgeglichen und unzureichende Bewerber aussortiert. Als Abschluss der Vorauswahl wird eine Durchsicht des Arbeitszeugnis sowie besonderer Referenzen durchgeführt. Besonders das Arbeitszeugnis ist hierbei von Interesse, man unterscheidet im Allgemeinen zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis, wobei letzteres eine möglichst umfassende Beschreibung des Bewerbers aus Sicht des vorherigen Arbeitgebers darstellt. Da solche Zeugnisse keinen negativen Inhalten enthalten dürfen, haben sich seitens der Arbeitgeber gewisse Schlagwörter herauskristallisiert, mit dem zukünftigen Arbeitgeber ungeschönte Informationen übermittelt werden können. So ist es beispielsweise auffällig, wenn bei einem Arbeitszeugnis das Verhalten gegenüber Vorgesetzten nicht erwähnt wird.^[13] Nach der ersten Vorauswahl, ist der Bewerberkreis bereits um ein vielfaches eingegrenzt. Bewerber, welche den Anforderungen nicht genügten erhalten ein Absageschreiben und ihre Bewerbungsunterlagen zurück, wobei das Bewerbungsanschreiben meist im Unternehmen verbleibt.^[14] Für die verbliebenden Bewerber werden weitere Personalauswahlverfahren angewandt und somit der Kreis der Bewerber soweit eingeschränkt, dass sich das Unternehmen für einen geeigneten Bewerber entscheidet. Sind sich Unternehmen und Bewerber einig, wird im nächsten Schritt der Arbeitsvertrag erstellt.

2.3 Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formfrei geschlossen werden, der Arbeitgeber ist jedoch gesetzlich dazu verpflichtet spätestens nach einem Monat die wichtigsten Vertragsinhalte schriftlich festzuhalten.^[15] Im Arbeitsvertrag werden die Haupt- und Nebenpflichten des Unternehmens und des Bewerbers festgelegt. So ist eine Hauptpflicht für das Unternehmen, die Zahlung des Entgelts und für den Arbeitnehmer die Leistungserbringung.^[16] Der Arbeitsvertrag regelt Aspekte wie beispielsweise die tarifliche Eingruppierung, die zu leistende Arbeitszeit, Urlaubsansprüche, Regelung zu Mehrarbeitszeit, Befristung und vieles mehr. Der Vertrag wird bindend durch eine beidseitige Willenserklärung des Unternehmens und des zukünftigen Arbeitnehmers.^[17]

2.4 Grafologische Gutachten, Fragebögen und Tests

Für die erweiterte Personalauswahl und schließlich Entscheidungsfindung für einen Bewerber gibt es diverse Methoden. Eine eher seltene und rechtlich umstrittene Form der Personalauswahl stellt das grafologische Gutachten dar. Hierbei werden anhand der Handschrift des Bewerbers Rückschlüsse auf dessen Verhalten und Persönlichkeit gezogen.^[18] Neben dem grafologischen Gutachten werden zum Teil biografische Fragebögen versandt. Bei dieser Form werden Fragebögen an Personen in Führungspositionen versandt, diese Fragebögen enthalten sowohl objektive (Größe, Alter, Beruf o.ä.), als auch subjektive (persönliche Ziele, Zukunftseinschätzungen etc.) Aspekte. Nach der Erhebung werden Merkmale herausgearbeitet, mit denen zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Bewerbern unterschieden werden soll.^[19] Die beiden vorgenannten Verfahren sind sehr subjektiv behaftet und können zu Fehlentscheidungen führen, es ist daher notwendig objektive Bewertungskriterien in den Auswahlprozess zu implementieren. Dies geschieht in der Praxis häufig in Form von Tests, welche zu einer besseren Vergleichbarkeit der Bewerber führen sollen. Eine Form ist hierbei der Leistungstest, dieser misst die Belastbarkeit des Bewerbers in Hinblick auf Aufmerksamkeit, Konzentration oder ähnlichem. Durch Fristsetzungen kann der Bewerber unter Druck gesetzt werden und das Verhalten unter Stress analysiert werden. Des Weiteren werden zum Teil Intelligenztests angewandt, um die intellektuellen Fähigkeiten der Bewerber unter Beweis zu stellen. Geprüft werden vor allem Kombinations- und Merkfähigkeiten.^[20] Da solche Tests im Wesentlichen strukturiert sind, bieten sie wenig Interpretationsspielraum und somit eine hohe Vergleichbarkeit der Bewerber, allerdings bedarf es einen hohen Zeitaufwand diese Tests zu erstellen. Es muss sichergestellt werden, dass der Test die gewünschten Resultate liefert.^[21] Auch kann das Verhalten der Testpersonen zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedlich ausfallen. Ein besonderes Gewicht nimmt das Vorstellungsgespräch bei der Personalauswahl ein, dieses Verfahren wird folgend näher erläutert.

2.5 Vorstellungsgespräche/Interviews

Das Vorstellungsgespräch ist sowohl für den zukünftigen Arbeitgeber, als auch für den Bewerber von Relevanz. Das Unternehmen verschafft sich einen persönlichen Überblick über den Bewerber und dieser erhält erste Eindrücke zu dem jeweiligen Unternehmen. Das Vorstellungsgespräch kann komplett unstrukturiert, teilstrukturiert oder strukturiert ablaufen.^[22] Wobei das unstrukturierte Vorstellungsgespräch viel freien Redefluss enthält und somit schwer vergleichbar und mit subjektiven Einflüssen behaftet ist. Sowohl Unternehmen als auch Bewerber müssen sich auf dieses Gespräch optimal vorbereiten. Seitens des Unternehmens ist zu klären welche Personen an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen, dabei sollte der zukünftige Vorgesetzte anwesend sein.^[23] Oftmals sind auch Mitarbeiter des Personalwesens, sowie der Betriebsrat involviert. Mit der zunehmenden Anzahl an Teilnehmern wird die Objektivität erhöht, jedoch können zu viele Teilnehmer einschüchternd wirken. Finden Gespräche an mehreren Tagen statt und werden Betriebsbesichtigungen durchgeführt, wird oftmals ein Betreuer für die Bewerber bereitgestellt. Des Weiteren empfiehlt es sich eine Frageliste auszuarbeiten, sowie die zeitlichen und räumlichen Aspekte im Voraus zu planen. Die Bewerber sind hierbei rechtzeitig über die geplanten Termine zu informieren.^[24] Der Bewerber sollte dem angebotenen Termin entgegenkommen und sich im Vorfeld über das Unternehmen, die Branche und den Markt informieren, sodass kompetente Fragen und Antworten gegeben werden können.^[25] Auch die jeweiligen Unternehmen besorgen sich oftmals Referenzen von früheren Arbeitgebern, dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, wobei die telefonische Befragung am häufigsten durchgeführt wird.^[26] Je nach Position kann die Anzahl der Vorstellungsgespräche variieren, so könnten beispielsweise bei leitenden Angestellten bis zu vier Vorstellungsgespräche durchgeführt werden, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Obwohl das beiderseitige Kennenlernen essentiell und vorteilhaft ist, ergeben sich einige Nachteile aus diesem Verfahren. Diese Nachteile äußern sich in Beobachtungs- und Beurteilungsfehlern, welche aus intrapersonellen Einflüssen (z.B. verschiedene Wertevorstellungen von Bewerber und Interviewer), interpersonellen Einflüssen (Sympathie und Antipathie, z.B. subjektiver Beurteilung des äußeren Erscheinungsbildes) oder situationsbedingten Einflüssen (z.B. Lärmbelästigung) resultieren können.^[27]

2.6 Assessment Center

Eine weitere Methode zur Personalauswahl ist das Assessment Center (AC), es wird häufig zur Gewinnung qualifizierten Personals eingesetzt.^[28] Es ist ein mehrtätiges Seminar mit sechs bis 12 Teilnehmer, welche in diversen Fallbeispielen aus dem Arbeitsalltag von Fachleuten getestet werden.^[29] Das AC wird in klar definierten Phasen durchgeführt, zu diesen Phasen gehören:

- Planung: In der Planung werden die Ziele und die Zielgruppen festgelegt, das Ziel könnte hier die qualitative Nachbesetzung einer freigewordenen Stelle darstellen und als angesprochene Zielgruppe könnten Hochschulabsolventen präferiert werden.^[30] Weiterhin gilt es den Beobachterkreis zu bestimmen, hierbei gilt analog zum Vorstellungsgespräch nicht zu viele Personen einzuplanen. Die Wahl der Beobachter ist zudem essentiell, da durch diese Bezugspersonen Signale ausgesandt werden, welche vom Bewerber interpretiert werden. Faktoren wie Freundlichkeit und Kompetenz erhöhen das Ansehen des Unternehmens in den Gedanken der Bewerber.^[31] Des Weiteren werden die benötigten Übungen Anforderungsgerecht erstellt. Zu den verbreiteten Übungen zählt beispielsweise die sog. Postkorbübung, bei der die Bewerber bedingt durch eine hohe Informations- u. Aufgabenflut dazu gebracht werden, Prioritäten zu bilden. Die kommunikative Kompetenz wird häufig in Form von Rollenspielen und führerlosen Gruppendiskussionen getestet. Oft werden zudem schriftliche Fallstudien angewandt.^[32] Bei den Rollenspielen versetzen sich die Bewerber in verschiedene Stellenprofile des Unternehmens, um so einen gewissen Überblick zu entwickeln.
- Durchführung: Zu Beginn des Assessment Centers werden die Bewerber über den Ablauf der folgenden Tage informiert werden. Dabei sollten die im Planungsprozess ausgewählten Übungen verständlich erläutert werden. Bei der Bearbeitung der Übungen ist die Gruppeneinteilung ein wichtiger Faktor, teilweise werden Einzelpersonen zur differenzierten Bewertung herausgelöst.^[33]

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^[1] Vgl. Schmich (2001), S. 18

^[2] Vgl. Kabst; Wehner; Meifert; Kötter (2009), S. 23

^[3] Vgl. Lorenz; Rohrschneider (2009), S. 11

^[4] Vgl. Kalka; Lux (2010), S. 5

^[5] Vgl. Weuster (2012), S. 1

^[6] Vgl. Marcus (2011), S. 44

^[7] Vgl. Schuler (2013), S. 31

^[8] Vgl. Lorenz; Rohrschneider (2009), S. 67

^[9] Vgl. Weuster (2012), S. 100

^[10] Vgl. ebd., S. 102

^[11] Vgl. ebd., S. 105 f.

^[12] Vgl. Lindner-Lohmann; Lohmann; Schirmer (2008), S. 57

^[13] Vgl. ebd., S. 59 f.

^[14] Vgl. Lorenz; Rohrschneider (2009), S. 67 f.

^[15] Vgl. Engelbert; Dachrodt (2014), S. 1371

^[16] Vgl. Oechsler (2013), S. 22

^[17] Vgl. Engelbert; Dachrodt (2014), S. 1370 ff.

^[18] Vgl. Lorenz; Rohrschneider (2009), S. 148

^[19] Vgl. ebd., S. 149 ff.

^[20] Vgl. Lindner-Lohmann; Lohmann; Schirmer (2008), S. 65

^[21] Vgl. ebd., S. 65 f.

^[22] Vgl. ebd., S. 61 ff.

^[23] Vgl. Weuster (2012), S. 199 f.

^[24] Vgl. ebd.

^[25] Vgl. ebd., S. 297

^[26] Vgl. ebd., S. 293

^[27] Vgl. Lindner-Lohmann; Lohmann; Schirmer (2008), S. 61 f.

^[28] Vgl. Schuler (2013), S. 51

^[29] Vgl. Lorenz; Rohrschneider (2009), S. 166

^[30] Vgl. Lindner-Lohmann; Lohmann; Schirmer (2008), S. 66 ff.

^[31] Vgl. Eberz; Baum; Kabst (2012), S. 8 ff.

^[32] Vgl. Lindner-Lohmann; Lohmann; Schirmer (2008), S. 66 ff.

^[33] Vgl. ebd.