Qualitätszirkel in einer Pflegeeinrichtung. Konzept, Moderation, Ziele und Nutzen

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Zielsetzung der QZ Moderation

3 Moderationskonzept Qualitätszirkel
3.1 Qualitätszirkel in einer Pflegeeinrichtung
3.2 Konzeption Qualitätszirkel
3.2.1 Rahmenbedingungen
3.2.1.1 Finanzieller Rahmen
3.2.1.2 Beginn und Dauer des Qualitätszirkel
3.2.1.3 Räumlichkeiten
3.2.1.4 Teilnehmer
3.2.1.5 Einladung zum Arbeitstreffen des QZ
3.2.1.6 Catering
3.2.1.7 Moderator
3.2.1.8 Ergebnispräsentation
3.2.2 Ablauf der Moderation eines Qualitätszirkels
3.2.2.1 Vorbereitung
3.2.2.2 Moderator vs. Präsentator
3.2.2.3 Phase 1: Warm-up
3.2.2.4 Phase 2: Transparenz
3.2.2.5 Phase 3: Hinführung zum Thema
3.2.2.6 Phase 4: Vertieftes Bearbeiten (Daten sammeln,bewerten und weiterverarbeiten)
3.2.2.7 Phase 5: Ergebnissicherung
3.2.2.8 Phase 6: Reflexion

4 Zielsetzung der Moderation

5 Vor- und Nachteile der Moderation
5.1 Vorteile der Moderationsmethode
5.2 Nachteile der Moderationsmethode

6 Reflexion

7 Literaturverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zeitliche Ablaufplanung des Qualitätszirkel

Tabelle 2: Unterschied zwischen Präsentation und Moderation

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Moderation ist ein Begriff, der in den Medien, bei Besprechungen und Trainings häufig verwendet wird. Meistens verknüpfen wir Podiumsdiskussionen, Talk- shows, Fernseh- und Radiosendungen mit dem Begriff „Moderation“. Der Begriff Moderation kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Lenkung“ bzw. „Mäßi- gung“. Der Moderator sollte also den gesamten Prozess steuern. Die Inhalte stammen von den Beteiligten.¹

Die Moderationsmethode entwickelte sich in den 60er Jahren. Deren Ziel war es Gruppen aktiv an Problemlösungen, Ideenfindungen und Entscheidungen zu beteiligen.²

Die Moderation wird heute in modernen Organisationen oft bei Workshops (Arbeitsgruppen), Dienstbesprechungen, Klausurtagungen, Erarbeitung von neu- en Handlungsanleitungen, Konferenzen und Sitzungen eingesetzt. Die Zielset- zung der Moderation besteht darin, dass alle Gruppenmitglieder als Experten gleichberechtigt am Arbeitsprozess und an dem Ergebnis beteiligt werden, um schnell und effektiv zu konkreten Problemlösungen zu kommen. Der Moderator hat dabei die Aufgabe den Gruppenprozess zu steuern, indem er der Gruppe Me- thoden an die Hand gibt, wie sie das Thema bearbeiten können. Für die Themen und Inhalte des Arbeitsprozesses sind die Gruppenmitglieder verantwortlich.³

Ziel der Hausarbeit ist die Entwicklung und Darstellung eines Konzeptes zur Implementierung eines Qualitätsmanagements für eine Altenhilfeeinrichtung. Dieses soll in einem Qualitätszirkel (QZ) entwickelt und dargestellt werden. In der Praxis gibt es Moderatorinnen und Moderatoren; umgangssprachlich wird häufig für beide Geschlechter das Wort Moderator verwendet. In der Hausarbeit wird daher die männliche Form verwendet.

2 Zielsetzung der QZ Moderation

Ein QZ ist eine moderne Form der Teamarbeit. Eine Gruppe von Fachleuten, unter der Anleitung eines Moderators, hat das Ziel und die Aufgabe, Strategien und Problemlösungen zu erarbeiten, um die Qualität der Prozesse zu steigern, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter besser auszuschöpfen und das Betriebsklima zu verbessern. Da im innerbetrieblichen QZ Mitarbeiter aus verschiedenen Berei- chen, die sich mit dem Thema auskennen, zusammenarbeiten, profitiert dieser vom Wissen, den Erfahrungen, den Ideen und der Verantwortungsbereitschaft der dort versammelten Mitarbeiter. Durch die Arbeit des QZ wird die interne und externe Qualitätssicherung abgerundet, da die Mitarbeiter bei der Weiterentwicklung der Qualität der Einrichtung mit einbezogen werden. Dabei gibt es in den Qualitätszirkeln klare Aufgaben und Strukturen. Diese werden im Moderationskonzept QZ dargestellt.⁴

3 Moderationskonzept Qualitätszirkel

Das Moderationskonzept ist ein Planungspapier, das den Aufbau und die Funktion eines QZ beschreibt. Im Konzept werden die einzelnen Moderationsschritte dargestellt. Gleichzeitig soll das Moderationskonzept die Mittel, die zur Erreichung des Ziels benötigt werden, aufzeigen. Ziel des QZ ist eine Qualitätssteigerung der Einrichtung, die Verbesserung der Sozialkompetenzen der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Erreichung einer höheren Arbeitszufriedenheit.⁵

Die Qualitätssteigerung kann zu messbaren und nicht messbaren Ergebnissen in den verschiedenen Arbeitsbereichen führen. Messbare Arbeitsbereiche können zum Beispiel sein: betriebliches Vorschlagswesen, Fluktuation, Anwesenheitsquo- te und Pflegequalität. Beispiele für nicht messbare Arbeitsbereiche können das Corporate Identity, zwischenmenschliche Beziehungen, Qualitätsbewusstsein, und die Motivation sein.⁶

Einrichtungen der Altenhilfe sind gemäß § 113a SGB XI gesetzlich verpflichtetet zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität ein Qualitätsmanagement zu betreiben. Um die gesetzlichen Anforderungen der Qualitätssicherung sicherzu- stellen, wird in vielen Einrichtungen der Altenhilfe ein QZ implementiert.⁷

3.1 Qualitätszirkel in einer Pflegeeinrichtung

Ein QZ ist eine kleine Projektgruppe von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einer Pflegeeinrichtung, die sich freiwillig zusammenschließen. Sie dienen der Problem- erkennung, einer eigenständigen Überprüfung der Angemessenheit des eigenen Handelns und der eigenständigen Qualitätsentwicklung bzw. Qualitätsförderung. Im Prozessverlauf des Qualitätszirkels werden Qualitätsprobleme und Schwach- stellen von den Mitgliedern aus ihrem Arbeitsumfeld selbst ausgewählt, analysiert und eine Lösungsstrategie formuliert. Die Projektgruppe ist für die Umsetzung und Evaluation der erarbeiteten Ergebnisse selbst verantwortlich. Üblicherweise sollte der Qualitätszirkel einen festen Teilnehmerkreis haben. In der Regel besteht dieser aus sechs bis neun Mitarbeitern aus allen Abteilungen der Einrichtung, die sich regelmäßig treffen. Die Moderation des Qualitätszirkels kann durch den Qua- litätsbeauftragten oder durch einzelne Mitglieder der Projektgruppe übernommen werden. Ein gut funktionierender QZ basiert auf der Qualität seiner Mitarbeiter und der richtigen Koordination durch den Leiter. Dieser muss den Mitarbeitern nach einem transparenten Plan Aufgaben zuweisen und Hilfestellungen geben können. Mögliche Ziele des Qualitätszirkels in einer Alteneinrichtung können Themen, wie zum Beispiel die qualitative Verbesserung der zu erbringenden Pflege und organisatorischer Arbeitsabläufe sein.⁸

3.2 Konzeption Qualitätszirkel

Voraussetzung für die Implementierung eines Qualitätszirkels in einer Altenpflegeeinrichtung ist die Erstellung eines Konzeptes, in der das Vorhaben beschrieben und die Ziele festgelegt werden. Das Konzept beschreibt die Rahmenbedingungen und die Mittel, die zur Zielerreichung eingesetzt werden.⁹

3.2.1 Rahmenbedingungen

Als übergreifende Voraussetzungen müssen vor allem die Rahmenbedingungen geklärt werden. So sollte ein für alle verbindlicher regelmäßiger Termin vereinbart werden, der auch einzuhalten ist und an einem Ort stattfindet, der mit vertretba- rem Aufwand erreicht werden kann. Für die Bearbeitung ist außerdem ausrei- chend Zeit erforderlich, denn je größer die Problematik, desto höher der Zeitbe- darf. Wichtig ist auch, dass die Einrichtung Interesse an der Qualitätsentwicklung hat und zur Umsetzung der Ergebnisse bereit ist. Deshalb sollten im Vorfeld, vor der genauen Planung des Ablaufs des Qualitätszirkels, organisatorische Eckpunkte mit der Einrichtung und der Geschäftsleitung abgestimmt und abgeklärt werden.¹⁰ Wichtig sind außerdem die Klärung der finanziellen und personellen Rahmenbe- dingungen. Deshalb sollten die Mitarbeiter der Einrichtung für ihre freiwillige Mitarbeit im Qualitätszirkel freigestellt, und die finanziellen Mittel für die Durch- führung des Qualitätszirkels von der Einrichtung bereitgestellt werden.¹¹

3.2.1.1 Finanzieller Rahmen

Die Bereitstellung der finanziellen Mittel ist eine wichtige Voraussetzung für die Durchführung eines Qualitätszirkels. Deshalb sollte dieser Punkt mit der Einrichtung vor allen anderen Punkten besprochen werden. Auch sollte geklärt werden, ob zusätzliche finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um einzelne Projekte, die sich aus der Arbeit des Qualitätszirkels entwickeln, umzusetzen.¹²

3.2.1.2 Beginn und Dauer des Qualitätszirkel

Ein Qualitätszirkel ist in der Regel auf Dauer angelegt. Kurze Zeitabstände zwi- schen den einzelnen Treffen erhöhen die Qualität der Arbeit. In unserem Bei- spielfall trifft sich die Arbeitsgruppe des Qualitätszirkels immer am ersten Diens- tag eines jeden Monats. Für die Arbeit im Qualitätszirkel wird ein Arbeitstag ein- geplant.¹³

Der zeitliche Ablauf wird wie folgt geplant:

Tabelle 1: Zeitliche Ablaufplanung des Qualitätszirkels

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

3.2.1.3 Räumlichkeiten

Für die Durchführung des QZ muss im Vorfeld geklärt werden, welche Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Je nach finanzieller Ausstattung können für die Arbeit im QZ evtl. Räumlichkeiten außerhalb der Einrichtung angemietet werden. Gegenüber den eigenen Tagungsräumen hat dies den Vorteil, dass sich die Teilnehmer besser auf die Arbeit im QZ konzentrieren können und nicht z. B. in der Pause einfach in ihre Büros verschwinden.

Wichtig ist, dass die gleichen Räumlichkeiten auch für die zukünftigen Treffen zur Verfügung stehen.¹⁴

3.2.1.4 Teilnehmer

Erfahrungen haben gezeigt, dass die Teilnehmerzahl, um arbeitsfähig zu bleiben, auf maximal 10 Mitarbeiter begrenzt werden sollte. Die Zahl hängt auch davon ab, wie viele Abteilungen von den angestrebten Zielen betroffen sind. Idealerwei- se sollten in der Altenhilfeeinrichtung alle Bereiche im QZ (fachübergreifender Qualitätszirkel) vertreten sein. Dazu gehören folgende Mitarbeitergruppen: Kü- chen- und Reinigungsdienst, Hausmeister, Therapeuten, Pflegehelfer, Pflegeschü- ler, Pflegefachkräfte und Betreuungskräfte. Der QZ repräsentiert damit einen Querschnitt aller Berufsgruppen und Leitungsebenen und spricht damit alle an. Dies ermöglicht die Lösung von Problemen dort, wo sie anfallen. Gleichzeitig wird erreicht, dass Mitarbeiter aus allen Bereichen im QZ eingebunden werden, was eine zielgerichtete Bearbeitung von Schnittstellenthemen ermöglicht.¹⁵

Bei der ersten Zusammenkunft sollten die Teilnehmer darauf hingewiesen wer- den, dass die Mitarbeit im QZ auf folgenden Prinzipien basiert:  Freiwilligkeit und Kontinuierlichkeit in einer festen Gruppe.  Beachtung der Gleichrangigkeit aller Teilnehmer.  Themenzentriert bei freier Themenwahl.  Systematisch, d. h. regelgeleitet und zielbezogen.  Umsetzungsorientiert.

- Mit Evaluation der erprobten Lösungsvorschläge.
- Mithilfe einer Dokumentation und fallbezogener Diskussion des Alltagshan- delns der Teilnehmer.
- Mit Unterstützung durch speziell geschulte Moderatoren.
- In einer offenen Atmosphäre unter Wahrung der Vertraulichkeit, was die Re- flexion und Überprüfung des eigenen Handelns ermöglicht.

Dadurch wird die Teambildung und - entwicklung gefördert und neue Teamfä- higkeiten entwickelt, die für den Berufsalltag ein Gewinn sein können. Die Mög- lichkeit der Teilnahme am QZ sollte frühzeitig unter den Mitarbeitern publiziert werden.¹⁶

3.2.1.5 Einladung zum Arbeitstreffen des QZ

Zum ersten Treffen sollte frühzeitig eingeladen werden, spätestens aber ca. 2 Wochen vor dem ersten Treffen. Die Einladung zu den weiteren Terminen sollte eine Woche vor dem Arbeitstreffen an alle Mitglieder erfolgen.

3.2.1.6 Catering

Bei der Planung sollte auf alle Fälle das Catering mit eingeplant werden. Hierzu gehören neben den Getränken auch ein Imbiss und ein Mittagessen.

[...]

¹ Vgl. SV Bildungswerk (o.J.), S.1.

² Vgl. Wendorff (o.J.), S.4.

³ Vgl. SV Bildungswerk (o.J.), S.1.

⁴ Vgl. business-wissen.de (2004), o. S.

⁵ Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015), o.S.

⁶ Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015), o.S.

⁷ Vgl. Walhalla (2013), S.1297.

⁸ Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015), o.S.

⁹ Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015), o.S.

¹⁰ Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.

¹¹ Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.

¹² Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.

¹³ Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.

¹⁴ Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.

¹⁵ Vgl. Mitarbeiterbeteiligung durch Qualitätszirkel (0.J.), o.S.

¹⁶ Vgl. Beermann/Schubach (2013), S.19.