Application Service Providing (ASP) als Alternative zu eigenen IT-Lösungen für KMU

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Outsourcing von Unternehmensbereichen
1.1 Outsourcing Begriffsbestimmung
1.2 Wirtschaftliche Überlegungen
1.3 ASP als besondere Form des IT Outsourcing

2 Einführung von Warenwirtschaftssystemen
2.1 Interne und externe Vorgaben
2.2 Kosten-Nutzen Überlegungen

3 ASP am Beispiel eines KMU
3.1 Die Ausgangssituation
3.2 Systemkonzept und Kostenermittlung
3.3 Outsourcing als Lösungsansatz
3.4 Application Service Providing vs. Outsourcing
3.5 Personalwirtschaftliche Aspekte
3.6 Die Umsetzung

4 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Datenfluss integrierter EDV Systeme

Abb. 2 Systemkonzept

Abb. 3 Verteilung der Projektkosten

Abb. 4 Betriebs- und Wartungskosten ERP-Lösung

Abb. 5 Möglichkeiten für die Verlagerung der Verantwortlichkeiten von Aufgabenbereichen

Abb. 6 Technischer Aufwand und Management Einsatz

Einführung

In der Wirtschaft genießt das Auslagern bestimmter unternehmerischer Bereiche und Funktionen, besonders in Zeiten der schwachen Konjunktur, eine große Popularität. Die Kernfunktionen der Geschäftstätigkeit rücken hierbei stärker in den Vordergrund, und der Wunsch nach Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit wird häufig in der Kostenreduzierung und Stärkung der Innovationskraft gesehen. Meistens werden Prozesse aus der Wertschöpfungsskette der Unternehmen ausgelagert, die von einem externen Dienstleister günstiger und effizienter hergestellt oder erbracht werden können. Gut lassen sich vor allem folgende Unternehmensbereiche outsourcen: Informationstechnologie (IT), Personalverwaltung, Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Gebäudemanagement, Fuhrpark, Logistik, Beschaffung, etc.

Gerade im Bereich der Informationstechnologie (IT) erfreut sich das Mieten von Programmen und Rechnerkapazitäten (ASP) in den letzten Jahren steigender Beliebtheit.

In dieser Arbeit soll am Beispiel der Einführung eines Warenwirtschaftssystems (ERP-System) untersucht werden, inwieweit Outsourcing oder Application Service Providing für kleine und mittlere Unternehmen eine Alternative zur eigenen IT-Lösung in diesem Bereich ist.

1 Outsourcing von Unternehmensbereichen

1.1 Outsourcing Begriffsbestimmung

Der aus dem angloamerikanischen Raum stammende Begriff „Outsourcing“ wird seit Beginn der 90er Jahre hauptsächlich in Management-Kreisen verwendet, und meint damit eine Leistung, die vom Unternehmen eigentlich selbst erbracht werden kann, durch einen anderen Dienstleister durchführen zu lassen. Das Kunstwort „Outsourcing“ setzt sich zusammen aus den Worten "Outside", "Resource" und "using". Wirtschaftlich ist dieses zumeist mit den Zielen Leistungs- und Kostenoptimierung verbunden (vgl. Pietsch 2001, 42).

1.2 Wirtschaftliche Überlegungen

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten erfreut sich das Outsourcing zunehmender Beliebtheit. Gerade in diesen Zeiten setzen Unternehmen den Focus auf die Kernkompetenzen des Unternehmens, um hier in den entscheidenden Bereichen die Ressourcen und Investitionen zu bündeln. Die Konzentration auf die Bereiche, die einem Unternehmen einen Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern verschaffen, also sein Kerngeschäft oder seine Kernkompetenz, führt längerfristig zu geringeren Kosten und zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit.

Als wichtigste Gründe für die Make-or-Buy-Entscheidung werden:

- Internes Know-how reicht nicht aus: technische Herausforderungen können mit internem Know-how nicht oder nicht kurzfristig gelöst werden
- Strukturwandel: Wachstums- oder Restrukturierungsmaßnahmen haben meist auch eine Änderung der Organisation zur Folge, die Dienstleistungen auslagern oder Prozesse verringern (Lean Management)
- Nutzen von Kostenvorteilen: durch den Einsatz von Standardsoft und -hardware können IT - Dienstleister fast alle Leistungen kostengünstiger anbieten
- Planbarkeit der Kosten: durch den Abschluss von klaren Verträgen werden die Kosten für einzelne Leistungen besser planbar

angesehen (vgl. Pietsch 2001, 42).

Leistungen müssen beim Outsourcing auch nicht komplett vergeben werden. Es besteht vielmehr die Möglichkeit, je nach individueller Situation des Unternehmens, auch eines der vier Auslagerungs-Grundmodelle zu wählen (vgl. Pietsch 2001, 42).

- Komplett-Outsourcing: alle betrieblichen Informationstechnologie-Leistungen und –Funktionen werden an einen Dienstleister übergeben.
- Übergangs-Outsourcing: zeitlich befristete Auslagerung, wird meist in Zusammenhang mit der Einführung neuer, umfangreicher Systeme genutzt.
- Partielles-Outsourcing: es wird nur ein klar abgegrenzter Bereich ausgelagert.
- Kapazitäts-Outsourcing: Abbau von Überkapazitäten in Spitzenzeiten.

Gerade im Bereich IT lassen sich die Vorteile des Outsourcings klar aufzeigen. Hier treiben insbesondere Softwareanschaffungen, deren Wartungskosten und die kontinuierliche Wartung und Pflege der eingesetzten Hardware, die IT-Budgets jedes Jahr erneut in schwindelerregende Höhen (vgl. Bayer 2004, 10). Viele Führungskräfte erhoffen sich durch das Outsourcing signifikante Einsparungen in der IT, die Konzentration auf das Kerngeschäft, Sicherung des technischen Fortschritts, die Verfügbarkeit von State-of-the-art Komponenten und dieses alles zu einem langfristig gleich bleibenden kalkulierbaren Preis (vgl. Thiele 2001, 230).

1.3 ASP als besondere Form des IT Outsourcing

Das Outsourcing von IT-Dienstleistungen gibt es schon seit den 60er Jahren. In den letzten vier Jahren hat das IT-Outsourcing mit dem Application Service Providing (ASP) eine neue zusätzliche Funktion bekommen. ASP entwickelte sich bis heute zu einem eigenen ernstzunehmenden Wirtschaftszweig (vgl. Köhler-Frost 2000, 12f).

Unter ASP versteht man, dass sich Software nicht mehr auf einem lokalen Rechner befindet, sondern dass diese über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt wird. Dieses Netzwerk kann zum Beispiel ein firmeninternes Intranet oder auch das Internet sein. Daten werden nicht mehr lokal gespeichert, sondern zentral auf einem Server abgelegt. Neben der Bereitstellung der Applikationen, oder auch der Hardware, übernimmt der Dienstleister (Application Service Provider) die Pflege, Wartung und die Bereitstellung der Soft- und der Hardware. Die heutzutage angebotene Programmpalette reicht vom einfachen Microsoft® Office Paket bis hin zu ganzen Warenwirtschaftssystemen wie SAP®, BAAN® oder PeopleSoft®, die dem Kunden für einen bestimmten Zeitraum zur Miete angeboten werden.

Dieses System macht allerdings erst dann Sinn, wenn es kostengünstiger ist, die Anwendung von einem Dienstleister über das Internet oder eine Standleitung zu beziehen, als die Software selbst zu erwerben und zu betreuen.

2 Einführung von Warenwirtschaftssystemen

2.1 Interne und externe Vorgaben

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, seine Produkte oder Leistungen am Markt erfolgreich abzusetzen. Ob dieses Ziel, unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit, auch erreicht wurde, kann vor allem in produzierenden Unternehmen nur durch Information, Kommunikation und Kontrolle der Geschäftsprozesse erreicht werden. Gerade in solchen Unternehmen sind die Produktionsprozesse extrem stark differenziert und technologisiert. Um diesen Informations- und Kommunikationsbedürfnissen gerecht zu werden, die Steuerung von Unternehmen zu verbessern, zu beschleunigen, sicherer und auch rationeller zu gestalten und zu Betreiben, ist der Einsatz von EDV unabdingbar (vgl. Schulze 1983, 14).

Warenwirtschaftssysteme, die diese Anforderung moderner Unternehmen erfüllen, sind häufig integrierte Systeme, die die Informationen durchgängig vom Wareneingang bis zur Lohnbuchhaltung transportieren.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Datenfluss integrierter EDV-Systeme

Durch die Einbeziehung der Finanzbuchhaltung in den integrierten Prozess, sind hier zusätzlich die Grundsätze für eine ordnungsmäßige Datenverarbeitung (GoDV) zu beachten. Hier kommen, neben anderen, vor allem § 43 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 5 AO zum tragen. Diese besagen im Wesentlichen, dass automatische Formen der Buchführung, einschließlich des dabei angewendeten Verfahrens, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen müssen, und dass die gewonnenen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und lesbar sein müssen.

Diese Vorgaben werden von den Marktführern moderner ERP-Systeme heutzutage ohne Probleme erfüllt. Vorgaben die noch nicht durch alle ERP-Systeme abgedeckt werden ist z. B. die Einführung der Chargenrückverfolgung für lebensmittelproduzierende Unternehmen bis 01.01.2005, und die Umsetzung der GDPdU in der Finanzbuchhaltung. Hier wird nach § 147 Abs. 6 AO der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die Buchführung, die mittels Datenverarbeitung erstellt wurde, durch direkten Datenzugriff des Prüfers auf das Buchführungssystem zu prüfen.

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