Serialized Product Tracking. Analyse der Implementierung des Wissensmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffliche Abgrenzung
2.1 Wissen
2.2 Wissensmanagement

3. Konzept des Wissensmanagements
3.1 Wissensziele
3.2 Wissensidentifikation
3.3 Wissenserwerb
3.4 Wissen entwickeln
3.5 Wissen verteilen
3.6 Wissen nutzen
3.7 Wissen bewahren
3.8 Wissensbewertung

4. Zusammenfassung, Schlussfolgerung

5. Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: „Bausteine des Wissensmanagements“ (Probst, Raum, Romhardt, S. 32 2006)

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.Einleitung

Die Geschwindigkeit mit welcher der technische Fortschritt und das dafür benötigte Knowhow voran schreiten nimmt zu und bewirkt im Gegenzug, dass das Thema Wissensmanagement für die Unternehmen zu einem zentralen Thema geworden ist. Der Erfolg von Unternehmen hängt in Folge dessen davon ab, wie schnell und wie gut Wissen erzeugt, gesammelt und zielgerichtet eingesetzt werden kann (vgl. Helm, Meckl, Sodeick, 2005, S. 211).

Diese Thematik betrifft Projekte in besonderer Form, da sie sich durch ihren einmaligen Charakter auszeichnen, zwar wird es immer wieder Gemeinsamkeiten zwischen einzelnen Projekten geben, aber Ihre weitestgehende Einmaligkeit führt dazu, dass Projekte immer neue Thematiken, Techniken, Prozesse und Abläufe mit sich bringen (vgl. Litke, 2005, p. 8) und dadurch jedes Mal aufs Neue ein Wissensmanagement erstellt werden muss, welches den Projektmitgliedern hilft einen qualitativ und quantitativ hochwertigen Ablauf und Abschluss zu ermöglichen. Ebenso muss im Anschluss die Transferierbarkeit des Wissensmanagements auf die Organisation erfolgen können, an welche das Projektergebnis nach dessen Abschluss übergeben wird, schliesslich kann eine Projektumsetzung letztlich nur erfolgreich sein, wenn der Kunde das Produkt im vollen gewünschten Umfang nutzen kann. Dazu gehört neben der materiellen Übergabe auch der Knowhow Transfer.

Die Firma XXX hat an einem Produktionsstandort aktuell ein Projekt, bei welchem das Wissensmanagement vernachlässigt wurde. Projektziel war es Systeme zur Fälschungssicherheit in bestehende pharmazeutische Verpackungsanlagen zu integrieren. Konkret wurden Anlagen implementiert die Seriennummern generieren, mittels Laser auf Verkaufseinheiten aufdrucken, eine visuelle Inspektion durchführen und erzeugte Seriennummern auf Datenbanken ablegen. Von hier erfolgt der Transfer mittels Serverstruktur ins SAP und weiter an die Empfängerländer. Das physische Produkt wird dort mit den Seriennummern aus den Datenbanken verifiziert. Jedes Land hat eine andere, eigene Darstellungsform des Datenlayouts auf den Verkaufseinheiten, was zu einer enormen Rezeptvielfalt führt.

Auf Grund der technischen Komplexität, der Laser- und Kamerasysteme, der umfangreichen Rezeptverwaltungsstruktur, der Server- und SAP-Einbindung, sowie der länderspezifischen Anforderungen und dem dazugehörigen Datenpflegeaufwands, kann das Projekt als sehr komplex eingestuft werden. Es ist eine Vielzahl verschiedener innerbetrieblicher und externer Funktionen eingebunden. Für jede Funktion steht Personal zur Verfügung, welches sich ein umfangreiches Wissen im jeweils eigenen Fachbereich angeeignet hat. Eine Verknüpfung dieses Wissens über die Funktionen hinaus ist aber nicht gegeben. Diese Arbeit soll sich nicht auf die intensive Erörterung eines einzelnen konkreten Bereichs des Wissensmanagements beschränken, vielmehr soll sie dazu beitragen das beschriebene Praxisproblem zu erfassen und Lösungsansätze hierfür aufzuzeigen. Dadurch wird es zur Bearbeitung verschiedener Themenbereiche des Wissensmanagements kommen.

Das Dokument soll sich mit der Beantwortung der nachfolgenden Fragen befassen und somit die Implementierung eines Wissensmanagements für das beschriebene Projekt ermöglichen:

- Wie ist ein Wissensmanagement aufgebaut?
- Wie wird das vorhandene Wissen in ein Wissensmanagement integriert?
- Wie wird das Wissen anhand des Wissensmanagements zielgerichtet verteilt?

Bei der Beantwortung dieser Fragen soll zuerst die Erarbeitung wissenschaftlicher Theorien und Thesen erfolgen. Auf Grund der weiten Verbreitung und des Bewährtheitsgrades in der Praxis soll als Leitfaden das Modell der Wissensbausteine nach Probst et al dienen (vgl. Lehner, 2008, S. 44). Direkt hieran anschliessend soll der konkrete Projektbezug hergestellt werden.

Dazu soll unter 3. zuerst einmal eine begriffliche Abgrenzung erfolgen. Hierbei soll auf den Begriff „Wissen“ eingegangen werden. Welche Arten und Formen von Wissen gibt es überhaupt und was bedeutet dies für diese Arbeit. Des Weiteren wird eine Definition des „Wissensmanagements“ erörtert. Hierzu sollen neben der begrifflichen Erläuterung verschieden Modelle des Wissensmanagements aufgezeigt werden.

Im Weiteren sollen unter 4. der Aufbau eines Wissensmanagements aufgezeigt werden. Die Grundlage hierbei bildet das Konzept „Bausteine des Wissensmanagement“ nach Probst et al. Die einzelnen Schritte sollen im weiteren Verlauf erläutert werden. Dies soll helfen die Frage, „Wie ist ein Wissensmanagement aufgebaut“ zu erläutern. Die Beschreibung und Analyse der Kernprozesse des Modells soll unter einbeziehen weiterer Literatur auch die Frage nach der Integration vorhandenen Wissens in das Wissensmanagement und dessen Verteilung beantworten.

Zum Abschluss jedes Kernprozesses soll der Übertrag in die Praxis und damit auf das beschriebene Projekt erfolgen. Unter Einbeziehung der vorangegangenen Themen ergibt sich das Praxismodell das hier beschrieben wird.

2. Begriffliche Abgrenzung

Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Thematik Wissensmanagement werden nachfolgend zunächst einmal für das Thema elementar wichtig Begrifflichkeiten näher erläutert und definiert.

2.1 Wissen

Für den Begriff kennt die Literatur keine einheitliche Definition. Davenport und Prusak haben den Begriff Wissen wie folgt definiert, „eine fließende Mischung aus strukturierten Erfahrungen, Wertvorstellungen, Kontextinformationen und Spezialkenntnissen, die in ihrer Gesamtheit einen Strukturrahmen zur Beurteilung und Eingliederung neuer Erfahrungen und Informationen bietet“ (vgl. Davenport, Prusak, 1998, S. 32).

Wissen ist aber nicht gleich Wissen, sondern es unterscheidet sich nach der Anzahl der Wissensträger, der Formulierbarkeit oder der Standort innerhalb oder ausserhalb eines Unternehmens. Hiernach ergeben sich folgende Arten des Wissens.

Implizites Wissen, ist Wissen welches an den Wissensträger gebunden ist und nicht artikulierbar ist. Der Wissensträger kann hier sowohl eine Person als auch eine Organisation sein. Das Wissen und Verstehen ist zwar gegeben kann aber nicht in Worte gefasst werden und könnte daher mit Intuition oder Erfahrungsschatz deklariert werden (vgl. Schreyögg, Geiger, 2001, S. 10).

Explizites Wissen, ist Wissen welches artikuliert vorliegt. Es lässt sich archivieren und transferieren. Es handelt sich hierbei um Fakten und Regeln, sowie um Erfahrungen welche rekonstruierbar machbar sind (vgl. Schreyögg, Geiger, 2001, S. 10).

Individuelles Wissen, hierunter versteht man Wissen welches einer einzelnen Person oder einem bestimmten Personenkreis vorliegt. Es steht also lediglich exklusiv den individuellen Wissensträgern zur Verfügung.

Kollektives Wissen, bezeichnet Wissen welches nicht exklusiv einzelnen vorliegt, sondern einer ganzen Firma, Organisation, Gesellschaft zur Verfügung steht. Dabei kann es durchaus sein, dass nicht jeder innerhalb der Struktur direkt über dieses Knowhow verfügt, aber es besteht die Möglichkeit dieses zu erlangen.

Internes Wissen, steht innerhalb einer Organisation zur Verfügung. Dies beinhaltet sowohl das implizite als auch das explizite Wissen und es geht dadurch über abgelegte Wissensdatenbanken hinaus bis hin zum nicht artikulierbaren Wissen des Einzelnen.

Externes Wissen, hierunter fällt Wissen welches eine Organisation nicht selbst innehat und von ausserhalb beschaffen muss. Dies können sowohl externe Firmen, aber auch Medien aller Art liefern. So bietet sich bspw. das Internet als eine umfangreiche Quelle externen Wissens an.

2.2 Wissensmanagement

In der Wissensgesellschaft, in welcher Unternehmen immer mehr Knowhow innehaben und benötigen, bedarf es Systematiken um das Wissen zu erfassen, aufzubereiten, zu sammeln, gezielt zu verteilen und zielführend zu steuern, sprich das Wissen muss gemanaged werden. Das Wissensmanagement soll Wissen bestmöglich einsetzen um Unternehmensziele zu erreichen. Dabei beinhaltet es alle Konzepte, Strategien und Theorien dieser Lehre, wobei jede Organisation für sich eine eigene Umsetzung und Konzeptionierung des Wissensmanagements erarbeiten muss. Eine einheitliche Musterlösung zur Erstellung eine Wissensmanagements für jedes einzelne Unternehmen gibt es nicht.

3. Konzept des Wissensmanagements

In dem von Probst et al erschienen Buch „Wissen managen“ (Probst, Raum, Romhardt, 2006) zeigen die Autoren ein integratives Wissensmodell auf, welches in einer grossen Anzahl nachfolgend erschienener Literatur Akzeptanz erfährt. Es besteht dabei der Anspruch des Praxisbezugs. Die Autoren haben verstanden, dass Führungskräfte und Manager Tools benötigen welche verständlich sind und einen Leitfaden bilden, an dem sie sich entlang arbeiten können. Zudem müssen diese für jegliche Einflussnahme auf das Wissenskapital gelten. Die Autoren haben dabei Wert darauf gelegt neben den theoretischen Vorüberlegungen auch reale Problemstellungen aus den Unternehmen einzubeziehen und so die Nähe zur Praxis und die Umsetzbarkeit im Unternehmen herzustellen. Das Konzept „Bausteine des Wissensmanagements“ (Probst, Raum, Romhardt, 2006, S.32) gliedert sich hierbei auf. Es gibt einen inneren Prozess, die „Kernprozesse des Wissensmanagements“ (Probst, Raum, Romhardt, S. 28 2006), welche in 7 Kategorien aufgeteilt sind. Durch erfassen der Problematiken die sich in Unternehmen in Verbindung mit der Thematik Wissensmanagement ergaben und das Gruppieren dieser, konnten die Kernprozesse ermittelt werden, welche systematisiert und zueinander in Verbindung gestellt wurden. Es entsteht ein innere Matrix von untereinander mit einander in Verbindung stehenden Feldern des Wissensmanagements wobei keine sequentielle Reihenfolge erforderlich ist, sondern beliebig bspw. das schwächste Themenfeld zuerst angegangen werden kann. Die Einflussnahme auf einen Kernprozess wird und muss aber Auswirkungen auf die anderen haben.

Um ein integratives Konzept zu erreichen bedarf es aber einer Regulierung innerhalb des Modells. Dies wird über das Einbringen der beiden Komponenten Wissensziele und Wissensbewertung erreicht. Dadurch entsteht ein Kreislauf, an dessen Beginn die Zielsetzung des zu erlangenden Wissens steht. Dieses durchläuft den Prozess der „Kernprozesse des Wissensmanagements“ (Probst, Raum, Romhardt, S. 28 2006). Das hieraus entstandene Produkt des Wissens erfährt hiernach eine Bewertung, aus Folge derer erneut Einfluss auf die Wissensziele genommen wird. Ein sich selbst ausrichtender und erneuernder Kreislauf ist die Folge und garantiert Nachhaltigkeit.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: „Bausteine des Wissensmanagements“ (Probst, Raum, Romhardt, S. 32 2006)

Nachfolgend erfolgt die Beschreibung der einzelnen Bausteine. Abschliessender Punkt hierzu wird jeweils die Bezugnahme auf das vorliegende Projekt, das im Rahmen dieser Arbeit betrachtet wird.

3.1 Wissensziele

Nach Probst et al bildet die Definition der Wissensziele den ersten Schritt des Wissensmanagements und führt im Kreislauf nach der Wissensbewertung zur Erneuerung des Prozesses. Die Ermöglichung eines strukturierten Vorgehens wird daher nur möglich, wenn zu Beginn konkrete Wissensziele gesetzt werden nach denen die weitere Modellimplementierung konkretisiert wird.

In Anlehnung an das St. Gallener Managementkonzept unterscheiden die Autoren hierbei normative Wissensziele, welche sich an der Unternehmenskultur ausrichten, strategische Wissensziele die sich an mehrjährigen Programmen orientieren und operative Wissensziele welche auf das Tagesgeschäft eingehen. Die Bereiche sollen dabei ineinander greifen und sich ergänzen, so wird innerhalb der normativen Zielsetzung ausgedrückt wie im Unternehmen generell mit Wissensaspekten verfahren werden soll, der strategische Bereich regelt unter anderem die Selektion und entscheidet welches Wissen künftig gebraucht wird und welches nicht mehr. Der operativen Ebene kommt letztlich die Konkretisierung der Wissensziele ins Tagesgeschäft zuteil, dafür ist die Generierung von vielen kleinen Teilzielen erforderlich.

Praxisbezug zum Projekt:

Dieser Schritt initialisiert alle weiteren Massnahmen und gibt somit auch die Qualität für das Gesamtkonzept entscheidend vor. Im Umkehrschluss muss der Bestimmung der Wissensziele eine hohe Bedeutung entgegengebracht werden. Hier gilt es qualitativ und umfänglich vorzugehen und erst nach Abschluss der Wissenszielerfassung dürfen die weiteren Schritte angegangen werden. Zur Erreichung der Qualität bei der Definition der Wissensziele ist es daher unerlässlich alle „Stakeholder“ des Wissensmanagements einzubeziehen. Jede Usergruppe muss hier einbringen, welche Ziele sie durch die Implementierung des Wissensmanagement erreichen möchte und auch der Input der Führung oberhalb der User muss hinterfragt werden um ggf. anstehende strategische Entscheidungen einbeziehen zu können. Zur weiteren Steigerung der Qualität der Zielbestimmung sollen als Vertreter der Usergruppen nach Möglichkeit erfahrene Performer einbezogen werden.

Da ein Wissensmanagement für ein Projekt eingeführt werden soll, welches den allgemeinen Projekteigenschaften wie zeitliche Begrenzung und Einmaligkeit unterliegt, wird beim hier beschriebenen Praxisbezug der normative Ansatz nicht im Fokus stehen können. Die projektspezifischen strategischen Vorgaben werden die Stossrichtungen vorgeben, dies betrifft u.a. das Themenfeld funktionsspezifische Ausbildung/Einarbeitung/Wissensdatenbank auf SOP Basis beinhalten welches im weiteren in viele Operative Wissensziele heruntergebrochen werden muss. (vgl. Probst, Raum, Romhardt, S. 31-60, 2006)

3.2 Wissensidentifikation

Die Wissensidentifikation beschäftigt sich mi der Analyse des bereits bestehenden Wissens, bzw. mit den noch vorhandenen Wissenslücken. Bereits existentes Wissen kann dabei sowohl intern als auch extern sein. Es stellt sich die Frage, wo finde ich welches Wissen oder den entsprechenden Experten.

Zur Verbesserung des Identifikationsprozesses und zur Schaffung eines Systems zum zielgerichteten Ablegen und Wiederfinden von Wissen haben sich Wissenskarten, strukturierte Dokumentenablagen und IT basierte Systeme etabliert. Wissenskarten sollen u.a. Transparenz in das vorhandene Wissen bringen, sowie den Such- und Findevorgang erleichtern. Eine Form von Wissenskarten sind Wissensträgerkarten, welche den Bezug zu den Wissensträgern im Unternehmen herstellen. Dokumente machen noch immer den grössten Teil des erfassten Wissens aus, allerdings ist dies auch problembehaftet, es muss klar sein, wo die Dokumente zu finden sind bzw. dass diese überhaupt existent sind, die Aktualität muss klar sein und es sollte ersichtlich sein, wie weitere Informationen zu dem Thema erlangt werden können. Mit IT Systemen wie bspw. Wissensportalen können umfangreiche Wissensmengen abgelegt und schnell zur Verfügung gestellt werden, was das Wissensmanagement rationalisiert (vgl. Lüthy, S. 85, 2002).

Praxisbezug zum Projekt:

Derzeit gibt es eine Vielzahl an individuellem implizitem und explizitem Wissen welches aber nur rudimentär erfasst und zusammentragen wurde. Ziel muss es daher sein, zuerst einmal die Wissensträger nach Fachgebieten zu identifizieren und deren Kenntnisbereiche so zu dokumentieren, dass dies kollektiv ersichtlich wird. Hier wären Wissensträgerkarten oder eine abgewandelte Form davon sinnvoll. Eine einfach zu bearbeitende und verständliche Lösung wäre das Erstellen einer Matrix auf Excel Basis in welcher die Teilnehmer der Thematik, deren Fachbereich innerhalb des Themas und deren Wissensstände erfasst werden. Absolvierte Schulungen und erlerntes Wissen wird hier dann erfasst durch einen smarten Aufbau und entsprechende Filter können mit solch einem Tool binnen kürzester Zeit die entsprechenden internen Profis für ein Themengebiet identifiziert werden. Im weiteren Verlauf muss das explizite Wissen dokumentarisch erfasst und geordnet werden, wobei auf Verständlichkeit und das Bilden von kleinen Wissenspaketen zu achten ist. Die Ordnerstruktur muss jedem Projektmitglied zur Verfügung stehen, damit jeder seinen Input ablegen und den der anderen überblicken kann. Im weiteren Schritt wird das dort abgelegte und bereits angewandte Wissen vom Verantwortlichen für die SOP zusammen mit den Fachspezialisten nochmals gesichtet und gemeinsam auf Form, Inhalt und Verständlichkeit optimiert. Nach dieser Erfassung und Strukturierung kann der geordnete Übertrag in das bestehende Firmen IT-basierte SOP- und Ausbildungssystem erfolgen, wodurch die Wissensidentifikation für das gesamte Werk gegeben ist.

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