Gegenstände und Ziele von Risikomangement, Terminplanung und Ressourcenschätzung innerhalb des Projektmanagements von Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

1 Aufgabenstellung

2 Projektmanagement im Allgemeinen

3 Drei Planungsprinzipien des Projektmanagements
3.1 Risikomanagement
3.2 Terminplanung
3.3 Schätzung und Planung von Ressourcen

4 Anwendung der Planungsprinzipien im Unternehmen
4.1 Risikomanagement
4.1.1 Risikofaktoren für Projektbasierte Unternehmen
4.1.2 Anwendung im Immobilienunternehmen XY (dies ist nur ein Beispiel)
4.2 Terminplanung
4.3 Schätzung und Planung von Ressourcen

5 Literaturverzeichnis

1 Aufgabenstellung

Der vorliegende TDR greift drei unterschiedliche Planungsprinzipien, Risikomanagement, Terminplanung, Ressourcenschätzung und -planung, des Projektmanagements auf und beschreibt Gegenstand und Ziel. Anschließend werden diese auf ihre Anwendung im Unternehmen und die Auswirkung auf das Tätigkeitsfeld des dualen Studenten bezogen. Falls keines der Prinzipien auf das derzeitige Unternehmen anzuwenden ist, werden mögliche andere Anwendungsfelder definiert.

2 Projektmanagement im Allgemeinen

In der DIN 69901 wird Projektmanagement als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts”, definiert. Allgemeiner definiert das Project Management Institute (PMI) Projektmanagement als „application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements […].”, also als Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden und Techniken in Bezug auf die Vorgänge innerhalb eines Projekts. Projektmanagement verfolgt das Ziel einer effizienten Projektabwicklung zur Erreichung des Projektziels in geforderter Qualität, geplanter Zeit und optimalem Einsatz von Personal- und Kapitalressourcen.¹

3 Drei Planungsprinzipien des Projektmanagements

3.1 Risikomanagement

„Risiken gefährden den vorgesehenen Projektablauf und damit die Ziele des Projekts (angelehnt an die DIN 69905). Genau genommen sind Risiken dabei die möglichen ungewollten Ereignisse mit ihren Folgen“.² Risikomanagement beschäftigt sich mit der Identifizierung, Analyse und Beeinflussung von Risiken für die geplante Projektabwicklung. Damit eine vollständige und systematische Ermittlung der in einem Projekt auftretenden Risiken erfolgen kann, ist die Kenntnis bezüglich der Risikokategorien äußerst wichtig. Die auftretenden Risiken lassen sich in drei verschiedene Kategorien klassifizieren:

1. Sachlich/inhaltliche Projektumfeld-Risiken:

Hierzu zählen Naturrisiken (Klimafaktoren, Sturm, Bodenbeschaffenheit usw.), Technische Risiken (Transportverhältnisse, gefährliche Technologie, Technologiesprünge), Rechtliche/Politische Risiken (Enteignung, unklare Rechtsgrundlage und Behördenwillkür), Soziokulturelle Risiken/Infrastruktur (Betrug, Diebstahl, Fahrlässigkeit und Aufruhr) und Wirtschaftsrisiken (Inflation, Konjunktur, Finanzierungsrisiko, Geld- und Steuerpolitik usw.).

2. Soziale Projektumfeld-Risiken sind:

Der Kunde (Bonität, Leistungssicherheit, Zusammenarbeit, Änderungswünsche, Personen oder Sachschäden), Partner (Weitergabe von Technologie, Umgang mit Dritten), Sub-Kontraktor (s. „Partner“) und das eigene Projektteam in Bezug auf: technische Planung, Kapazitätsplanung, Terminplanung, Kosten- und Finanzplanung, Projektorganisation, technische Fehler und organisatorische Fehler.

3. Auch Projektinterne Risiken können auftreten. Zu nennen sind hierbei:

Technisch bedingte Risiken (unklare Leistungsbeschreibung, neues Produkt, neue Fertigungsverfahren, technische Normen und neue Technologien), vertragsbedingte Risiken (Zulieferungsverträge, Produkthaftpflicht, Folgeschäden und Leistungsabgrenzungen), Finanzbedingte Risiken (Auftragswert, Kalkulationsfehler, Gewährleistung, Finanzierung usw.), personalbedingte Risiken (Personalmangel, Qualifikation, Ausbildung und Konflikte), organisationsbedingte Risiken (Kompetenzverteilung, Kooperationspartner) und Informationsbedingte Risiken (Datenverluste, Berichtswesen und Verzögerungen).³

Risikomanagement ist ein Prozess, bei dem Projektrisiken proaktiv, also planend und steuernd behandelt werden. Es werden verschiedene Phasen unterschieden: Projektstart-Phase, Projektausführungs- und Koordinations-Phasen, Projektabschluss-Phase (s. Abb.1).⁴

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Zusammenhang der Phasen eines Projekts mit den Aufgaben im Risikomanagement

In der Projektstart-Phase wird die Risikoanalyse hauptsächlich dazu genutzt, um Grundlagen bezüglich der Projektentscheidungen aus Sicht des gesamten Projekt-Risikos treffen zu können. Hierbei sind genaue Details der Analyse nicht realisierbar, da über die zu prüfenden Bedingungen zu diesem frühen Zeitpunkt der sogenannten „Projektreife“ noch keine vollständige Klarheit besteht. In der Vorprojektphase hilft das Risikomanagement die Rahmenbedingungen eines Projekts zu managen, während die darauf folgende Projektdurchführung hingegen eine Steuerung innerhalb eines festgelegten Rahmens darstellt.

Die Risikoanalyse, welche zu Beginn der Projektausführungsphase stattfindet, ist wesentlich aufwendiger. Sie soll Strategien und operative Maßnahmen für eine optimale Gestaltung der Projektrisiken entwickeln und nicht für „projektpolitische Entscheidungen“ (Durchführung des Projekts bzw. Auswahl zwischen Projektalternativen) Informationsgrundlagen liefern. Aufgrund von eintretenden Änderungen des Projektumfelds während der Abwicklung des Projekts, lässt sich ein stetiges Durchführen von Risikoanalysen kaum vermeiden.

Entscheidungen zur Risikogestaltung müssen aufbauend auf den Ergebnissen der Risikoanalyse getroffen werden. Es wird eine stufenweise Auseinandersetzung mit den Projektrisiken empfohlen um die Sicherheit des Projekterfolges zu erhöhen.

Beim Risiko-Controlling werden Erkenntnisse gewonnen, ob die wesentlichen Risiken für das Projekt erkannt, richtig bewertet wurden und sich die gewählten risikopolitischen Maßnahmen und Sicherungsinstrumente als geeignet erwiesen haben. Zeitgleich erfolgt ein sogenanntes „Monitoring der Risikoentwicklung“. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen sowohl die Probleme mit Projektrisiken, des laufenden Projekts, rechtzeitig erfassen, um den Projekterfolg sicher zu stellen, als auch diese Erfahrungen für zukünftige Projekte festhalten (Risikodokumentation).⁵

3.2 Terminplanung

Der Begriff „Termin“ beschreibt einen festgelegten Zeitpunkt. Im Projektmanagement wird zwischen verschiedenen Arten von Terminen unterschieden: Dem Anfangstermin, Endtermin, Stichtag und dem Meilenstein. Meilensteine markieren hierbei den Beginn einer Projektphase, die Phasenfreigabe, oder das Ende einer Phase, den Phasenabschluss. Auch innerhalb einer Projektphase können Meilensteine liegen.⁶

„Ziel der Terminplanung ist es, den Projektablauf zu terminieren. Dabei muss für jedes Element des Projektablaufs dessen Zeitdauer geschätzt werden. Die Dauer bezeichnet den Zeitraum, der zwischen einem Anfangs- und Endtermin einer Tätigkeit liegt. Für realistische Schätzungen ist vorerst für jedes Arbeitspaket der Arbeitsaufwand (z.B. in Arbeitsstunden oder Mannmonaten) zu bestimmen.“⁷ Für die Ermittlung der Dauer aller Vorgänge, ist eine genaue Beschreibung der zur Erledigung vorgesehenen Hilfsmittel und der jeweiligen Arbeitsumfänge notwendig. Anschließend muss überlegt werden, wie viele Personen für ein Arbeitspaket eingesetzt werden können und in wieweit diese auf Zwischenergebnisse innerhalb des Arbeitspakets angewiesen sind oder parallel arbeiten. Die Kapazität dieser Mitarbeiter für das Projekt, sowie mögliche Fristen oder Wartezeiten bei der Abwicklung des Arbeitspakets müssen berücksichtigt werden.

[...]

¹ Vgl. Wölfle (2015), S. 15 ff.

² Hobel, Schütte (2006), S. 265

³ Vgl. Patzak, Rattay (2014), S. 56 ff.

⁴ Vgl. Patzak, Rattay (2014), S. 52 f.

⁵ Vgl. Patzak, Rattay (2014), S. 54 f.

⁶ Vgl. Gessler (2010), S. 353.

⁷ Litke (2007), S. 101.