Ergebnis dieser Aufgabenstellung soll sein, ein Konzept zur Reorganisation eines bestehenden Aktenplanes zu erarbeiten, dessen Ausarbeitung und Umsetzung zu einem zeitgemäßen und modernen Aktenplan führt, der zur Steigerung der gesamten Prozesseffizienz beitragen wird.
Nach einem kurzen, tabellarischen Einblick in den Lahn-Dill-Kreis als Projektgeber wird nachfolgend erläutert, wie das Projekt anhand von Beobachtungen entstanden ist und wie es zukünftig umgesetzt werden sollte.
Vorangestellt ist die Erläuterung eines Aktenplanes auf Basis technisch und fachlich erarbeiteter Grundlagen, um nachfolgend Sinn und Zweck dieser Projektarbeit zu verstehen. In diesem Zusammenhang wird auch der bereits vorhandene und veraltete Aktenplan der Abteilung Gesundheit kurz erläutert. Ein Schwerpunkt der Aufgabenstellung liegt auf der Ermittlung des IST-Zustandes in der Abteilung Gesundheit mit Hilfe einer Evaluation, da dieser Punkt und die daraus resultierenden Aussagen von zentraler Bedeutung sind. Die durchgeführte Evaluation, deren Auswertung wie auch die Ergebniszusammenfassung werden umfassend betrachtet.
Im Weiteren wird der Punkt der Elektronischen Akte aufgegriffen. Die bereits in der Studienarbeit erarbeiteten Vor-und Nachteile der Elektronischen Akte spielen für das zu erarbeitende Konzept eine genauso wichtige Rolle wie auch das zukünftige E-Government Gesetz, da diese für die Aufgabenstellung und deren Umsetzung in der Praxis von Bedeutung sind. Anhand der ermittelten, theoretischen Grundlagen und der Ergebnisse der Evaluation resultiert anschließend die Darstellung des letztlich anzustrebenden SOLL-Zustandes für die Abteilung Gesundheit.
Es folgt eine kurze Erläuterung der Begriffe Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement. Auch wie sich das Enterprise-Content-Management bei der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis bereits wiederfinden lässt, wird erläutert. Das Kapitel schließt mit einem Einblick in eine Marktübersicht von Dokumentenmanagement-Herstellern, deren Leistungsportfolio und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines DMS-Einsatzes.
Der letzte Teil der Projektarbeit widmet sich der Erstellung des Konzeptes zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Nach der Erläuterung, was ein Konzept ist und wozu Konzepte dienen, wird anschließend die erarbeitete Grundstruktur der Reorganisierung anhand von begleitenden Hauptthemen dargestellt.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Der Lahn-Dill-Kreis
3 Aktuelle Problematik
3.1 Beobachtung der Problematik
3.2 Bestehender Aktenplan
3.3 Die Projektstellung
4 Analyse des IST-Zustandes
4.1 Erläuterung zur Methodik der Evaluation
4.2 Ermittelte Eckdaten aus der Evaluation
4.3 Auswertung der Ergebnisse
4.3.1 Auswertung der allgemeinen Angaben
4.3.2 Auswertung Zugriff im Vertretungsfall und Aktenplan/Ordnerstruktur
4.3.3 Auswertung Archivierung, Schriftverkehr, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ordnung am Arbeitsplatz
4.3.4 Auswertung des Brainstorming zu verschiedenen Schlagworten
4.4 Fazit
5 Darstellung des SOLL-Zustandes
5.1 Grundsätzliche Anforderungen
5.1.1 Zugriff im Vertretungsfall
5.1.2 Aktenplan/Ordnerstruktur
5.1.3 Archiv/Archivnutzung
5.1.4 Elektronischer Schriftverkehr
5.1.5 Dienstprogramme
5.1.6 Einarbeitung neuer Mitarbeiter
5.1.7 Ordnung am Arbeitsplatz
6 Der Aktenplan
6.1 Bezug
6.2 Allgemeine Struktur
6.3 Allgemeines Verfahren zur Aufstellung und Einführung
6.4 Elektronische Akte
6.5 Ausblick: Zukünftiges E-Government
7 Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management
7.1 Enterprise-Content-Management beim Lahn-Dill-Kreis
7.2 Marktübersicht Dokumentenmanagement-Hersteller
7.3 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
8 Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit
8.1 Was ist ein Konzept und wozu dient es?
8.2 Das Konzept
8.2.1 Managementsummary
8.2.2 Hintergrund und Ziel
8.2.3 Vorgehensweise
8.2.4 Kosten und Nutzen
8.2.5 Maßnahmen-/Ressourcen-/Zeitplan
9 Schlusswort
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel der Arbeit ist die Erarbeitung eines Konzepts zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, um durch eine einheitliche und moderne Struktur die Prozesseffizienz sowie die Auffindbarkeit von Dokumenten, insbesondere im Vertretungsfall, nachhaltig zu steigern.
- Analyse des Ist-Zustandes der aktuellen Akten- und Ablagestruktur
- Evaluierung der Anforderungen an eine moderne Dokumentenverwaltung
- Untersuchung der Potenziale eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)
- Entwicklung eines zielgerichteten Konzepts für die Aktenplan-Reorganisation
- Berücksichtigung von Aspekten wie Datenschutz, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Wirtschaftlichkeit
Auszug aus dem Buch
3.1 Beobachtung der Problematik
Die Beobachtung gilt als „eine der zentralen Datenerhebungsmethoden in der empirischen Sozialforschung und bezeichnet die visuelle und/oder auditive Betrachtung von Geschehnissen, wie sozialen bzw. interaktiven Prozessen, Situationen und Handlungsabläufen“.
Die Beobachtung ist gekennzeichnet durch planmäßiges Vorgehen und die Verfolgung eines bestimmten Erkenntnisziels. Wichtige Merkmale für das Projekt sind:
• Art der täglichen Aufgaben und ihre Erledigung
• Archivierung der Akten
• Nutzung digitaler Medien, z.B. PC
Zu den genannten Merkmalen konnten Informationen durch das Beobachtungssubjekt einer Fremd- wie auch einer Selbstbeobachtung gesammelt werden. Die Fremduntersuchung analysiert Vorgänge, die außerhalb der Person des Beobachters liegen. Die Selbstbeobachtung hingegen untersucht Vorgänge, die die eigene Person betreffen. Die Beobachtung ist verdeckt und ohne Wissen der Beobachteten durchgeführt worden. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer sogenannten Primärerhebung.
Bereits während der Ausbildungszeit zur Ausbildung zur Kauffrau im Gesundheitswesen in der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis ließen sich verschiedene Prozesse beobachten, bei denen konkreter Optimierungsbedarf besteht. Der Fokus lag dabei auf der Tuberkulosesachbearbeitung, welche das Überwachen des Erkrankten, wie auch die Umgebungsuntersuchungen der Kontaktpersonen beinhaltet. Auch die Annahme, Durchführung und Nachbearbeitung der Belehrungen nach §§ 42, 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG) im Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin wurde aus der Beobachtung heraus als nicht optimal eingestuft. Oft war unklar, welche Aufgaben täglich zu erledigen waren, da ein funktionierendes Wiedervorlagesystem fehlt. Ebenso stellte sich die Frage, wie die aus dem Arbeitsalltag heraus resultierenden Aufgaben in Zukunft effizienter bearbeitet werden können.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die steigende Notwendigkeit für effiziente Datenverwaltung und die Zielsetzung, durch ein Dokumenten-Management-System einen modernen Aktenplan für die Abteilung Gesundheit zu etablieren.
2 Der Lahn-Dill-Kreis: Bietet einen Überblick über den Projektgeber, die Verwaltungsstruktur und die Aufgabenbereiche der Abteilung Gesundheit.
3 Aktuelle Problematik: Beleuchtet durch Beobachtungen die Defizite in der aktuellen Aktenführung und verdeutlicht die Notwendigkeit einer strukturellen Reorganisation.
4 Analyse des IST-Zustandes: Dokumentiert die detaillierte Evaluation der Arbeitsabläufe, der Ordnerstruktur und der Archivnutzung mittels Mitarbeiterbefragungen.
5 Darstellung des SOLL-Zustandes: Definiert die Anforderungen an ein zukünftiges System, einschließlich verbesserter Vertretungsregelungen und der Implementierung elektronischer Akten.
6 Der Aktenplan: Erläutert die Grundlagen zur Erstellung eines Aktenplans sowie dessen allgemeine Struktur und die Bedeutung für eine geordnete Verwaltung.
7 Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management: Untersucht technische Lösungen für das Dokumentenmanagement und bewertet deren Wirtschaftlichkeit sowie Marktpotenziale.
8 Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit: Fasst das eigentliche Konzept zusammen, inklusive Managementsummary, Vorgehensweise, Zeitplanung und Nutzenbetrachtung.
9 Schlusswort: Resümiert die Arbeit und betont die Unausweichlichkeit der angestrebten Umstrukturierung für eine zukunftsfähige Verwaltung.
Schlüsselwörter
Aktenplan, Dokumentenmanagement, Elektronische Akte, Reorganisation, Gesundheitsverwaltung, IST-Zustand, SOLL-Zustand, Prozessoptimierung, Verwaltung, Archivierung, Lahn-Dill-Kreis, DMS, E-Government, Effizienz, Mitarbeiterbefragung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Bachelorarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Konzeption zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, um papiergestützte Abläufe durch ein effizientes elektronisches System zu optimieren.
Was sind die zentralen Themenfelder der Untersuchung?
Die Arbeit fokussiert auf die Analyse der bestehenden, veralteten Ablagestrukturen, die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und die Notwendigkeit einer einheitlichen, abteilungsweiten Organisationsstruktur.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist die Entwicklung eines modernen Aktenplans, der die Prozesseffizienz steigert, die Auffindbarkeit von Dokumenten im Vertretungsfall sicherstellt und den Übergang von der Papierakte zur elektronischen Aktenführung ermöglicht.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Datenerhebung verwendet?
Die Verfasserin nutzt primär eine standardisierte Online-Befragung (Evaluation) unter den Mitarbeitern der Abteilung Gesundheit, ergänzt durch Selbstbeobachtungen und eine fundierte Literaturrecherche.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die detaillierte Analyse des IST-Zustandes, die Herleitung eines SOLL-Zustandes sowie die Vorstellung technischer Grundlagen des Dokumentenmanagements und die Erarbeitung eines konkreten Reorganisationskonzepts.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Zentrale Begriffe sind: Aktenplan, Dokumentenmanagement, Elektronische Akte, Reorganisation, Gesundheitsverwaltung, Prozessoptimierung und Archivierung.
Wie unterscheidet sich die neue Struktur von der alten in der Praxis?
Während bisher jeder Fachdienst autonom und oft uneinheitlich agierte, wird im neuen Konzept ein verbindlicher, abteilungsweiter Standard definiert, der die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert und die standortübergreifende Vertretung ermöglicht.
Warum wird die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems als so wichtig erachtet?
Ein DMS ist notwendig, um die Präzision bei der Auffindbarkeit von Dokumenten zu erhöhen, Datenschutzanforderungen besser zu erfüllen und die notwendige Transparenz für alle berechtigten Mitarbeiter zu schaffen.
- Quote paper
- Christina Bischoff-Moos (Author), 2016, Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/413325
