Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungen

1 Einleitung

2 Der Lahn-Dill-Kreis

3 Aktuelle Problematik
3.1 Beobachtung der Problematik
3.2 Bestehender Aktenplan
3.3 Die Projektstellung

4 Analyse des IST-Zustandes
4.1 Erläuterung zur Methodik der Evaluation
4.2 Ermittelte Eckdaten aus der Evaluation
4.3 Auswertung der Ergebnisse
4.3.1 Auswertung der allgemeinen Angaben
4.3.2 Auswertung Zugriff im Vertretungsfall und Aktenplan/Ordnerstruktur
4.3.3 Auswertung Archivierung, Schriftverkehr, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ordnung am Arbeitsplatz
4.3.4 Auswertung des Brainstorming zu verschiedenen Schlagworten
4.4 Fazit

5 Darstellung des SOLL-Zustandes
5.1 Grundsätzliche Anforderungen
5.1.1 Zugriff im Vertretungsfall
5.1.2 Aktenplan/Ordnerstruktur
5.1.3 Archiv/Archivnutzung
5.1.4 Elektronischer Schriftverkehr
5.1.5 Dienstprogramme
5.1.6 Einarbeitung neuer Mitarbeiter
5.1.7 Ordnung am Arbeitsplatz

6 Der Aktenplan
6.1 Bezug
6.2 Allgemeine Struktur
6.3 Allgemeines Verfahren zur Aufstellung und Einführung
6.4 Elektronische Akte
6.5 Ausblick: Zukünftiges E-Government

7 Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management
7.1 Enterprise-Content-Management beim Lahn-Dill-Kreis
7.2 Marktübersicht Dokumentenmanagement-Hersteller
7.3 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes

8 Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit
8.1 Was ist ein Konzept und wozu dient es?
8.2 Das Konzept
8.2.1 Managementsummary
8.2.2 Hintergrund und Ziel
8.2.3 Vorgehensweise
8.2.4 Kosten und Nutzen
8.2.5 Maßnahmen-/Ressourcen-/Zeitplan

9 Schlusswort

Quellenverzeichnis

Anhang A
Anhang 1: Anschreiben E-Mail
Anhang 2: Evaluationsbogen ‚IST-Zustand der Abteilung Gesundheit‘
Anhang 3: Aktenplan des Gesundheitsamtes

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 – Darstellung der Auswertung zu Frage 1

Abbildung 2 – Darstellung der Auswertung zu Frage 2

Abbildung 3 – Darstellung der Auswertung zu Frage 3

Abbildung 4 – Darstellung der Auswertung zu Frage 4

Abbildung 5 – Darstellung der Auswertung zu Frage 5

Abbildung 6 – Darstellung der Auswertung zu Frage 6

Abbildung 7 – Darstellung der Auswertung zu Frage 8

Abbildung 8 – Darstellung der Auswertung zu Frage 9

Abbildung 9 – Darstellung der Auswertung zu Frage 11

Abbildung 10 – Darstellung der Auswertung zu Frage 16

Abbildung 11 – Darstellung der Auswertung zu Frage 17

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 - Hauptgruppen eines Aktenplanes

Tabelle 2 - Unterschiede zwischen Papier- und Elektronischer Akte

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Vorwort

Ich möchte an dieser Stelle allen danken die mich während des gesamten Studiums und ganz besonders während der Bearbeitung meiner Bachelor-Thesis unterstützt haben.

Dazu ermutigt, das Projekt mit der vorgenannten Aufgabenstellung durchzuführen wurde ich durch die Leiterin der Abteilung Gesundheit, Frau Dr. Heltweg und durch den Verwaltungsleiter, Herrn Schäfer.

Frau Dr. Ballmann und allen Mitarbeitern des Fachdienstes ‚Infektionsschutz und Umweltmedizin‘ möchte ich während meiner Bearbeitung für immer wieder neue und diversifizierende Blickwinkel und Meinungen als zusätzliche Anregung zum Thema der Bachelor-Thesis danken. Bei Allen fand ich jederzeit eine Anlaufstelle für meine Fragen, Wünsche und Ideen und letztlich auch Verständnis für das Projekt.

Meinen Dank an meine Freundin Rebecca Köhl für ihr gewissenhaftes Korrekturlesen.

Auch meinem Dad Reinhard Bischoff und meiner Stiefmama Carmen Bischoff an dieser Stelle meinen Dank, dass Ihr mich in meinem Tun unterstützt und mir immer mit Rat und Tat, hier verweise ich besonders auf den monetären Aspekt, zur Seite gestanden habt.

Wettenberg, den 24.02.2016 Christina Bischoff-Moos

1 Einleitung

Generell sind die Anforderungen an alle Branchen zur Kosteneinsparung, zum nachhaltigen Handeln und zur optimalen Handhabung ein- und ausgehender Informationen, wie auch deren Archivierung und Anwendung, in den letzten Jahren stetig gewachsen. Damit gewinnt effektives, effizientes, zukunfts- und zielorientiertes Arbeiten zunehmend an Bedeutung. Deshalb ist es nötig, dass sich jeder Einzelne und jedes Unternehmen dieser Entwicklung nicht verschließt, um quasi für ihre jeweilige Sparte die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Elektronische Datenverwaltung gehört längst zum beruflichen Alltag, denn immer mehr und komplexere Geschäftsvorgänge werden heute elektronisch und nicht mehr in Papierform abgewickelt. Unternehmen sind gezwungen, elektronische Dokumente wie auch Dokumente in Papierform im Alltagsgeschäft neben- und miteinander zu organisieren. Einen wichtigen Bestandteil für einen reibungslosen Ablauf stellt hier ein funktionierender und zukunftsweisender Aktenplan dar. Damit die Abteilung Gesundheit effizient arbeiten kann, müssen beim Auftreten einer ansteckenden Krankheit alle erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung ihrer Weiterverbreitung zeitnah veranlasst werden. Zur Unterstützung der sach- und fachgerechten Erledigung dieser Aufgabe soll ein Dokumenten-Management-System erarbeitet werden, dass die präzise Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglicht, insbesondere auch im Vertretungsfall.

Gerade wenn Dokumente in Papierform und auch in elektronischer Form vorliegen, ist unklar, wie beide konkret in einen Aktenplan einfließen müssen, damit sie anwenderfreundlich zu organisieren sind. Probleme gibt es vor allem dann, wenn kein einheitlicher Aktenplan besteht, so wie es auch in der Abteilung Gesundheit der Fall ist. Das kann unter Umständen zu erheblichen Störungen und Verzögerungen im Betriebsablauf führen, die sich letztlich negativ auf die ganze Abteilung auswirken. Oft lassen sich Dokumente gerade in wichtigen, entscheidenden Situationen nicht auffinden, Sachbearbeiter befinden sich im Urlaub oder aber durch das Suchen in den Dokumenten und Archiven des zu vertretenden Kollegen geht wichtige Bearbeitungszeit verloren. Für all diese Probleme kann ein einheitlicher Aktenplan in Verbindung mit einem Dokumenten-Management-System zur Lösung beitragen. Damit wird eine einheitliche, klare Struktur und Vorgabe geschaffen, an die sich alle Mitarbeiter halten müssen.

In der dieser Aufgabenstellung vorangegangenen Studienarbeit^[1] wurden die theoretischen Grundlagen der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises bereits erläutert. Da dem Leser die genannte Studienarbeit nicht vorliegt, sind die wichtigen Kapitel nochmals explizit dargestellt und gekennzeichnet.

Ergebnis dieser Aufgabenstellung soll sein, für die Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises ein Konzept zur Reorganisation des bestehenden Aktenplanes zu erarbeiten, dessen Ausarbeitung und Umsetzung zu einem zeitgemäßen und modernen Aktenplan führt, der zur Steigerung der gesamten Prozesseffizienz beitragen wird.

Nach einem kurzen, tabellarischen Einblick in den Lahn-Dill-Kreis als Projektgeber wird nachfolgend erläutert, wie das Projekt anhand von Beobachtungen entstanden ist und wie es zukünftig umgesetzt werden sollte.

Vorangestellt ist die Erläuterung eines Aktenplanes auf Basis technisch und fachlich erarbeiteter Grundlagen, um nachfolgend Sinn und Zweck dieser Projektarbeit zu verstehen. In diesem Zusammenhang wird auch der bereits vorhandene und veraltete Aktenplan der Abteilung Gesundheit kurz erläutert. Ein Schwerpunkt der Aufgabenstellung liegt auf der Ermittlung des IST-Zustandes in der Abteilung Gesundheit mit Hilfe einer Evaluation, da dieser Punkt und die daraus resultierenden Aussagen von zentraler Bedeutung sind. Die durchgeführte Evaluation, deren Auswertung wie auch die Ergebniszusammenfassung werden umfassend betrachtet.

Im Weiteren wird der Punkt der Elektronischen Akte aufgegriffen. Die bereits in der Studienarbeit erarbeiteten Vor-und Nachteile der Elektronischen Akte spielen für das zu erarbeitende Konzept eine genauso wichtige Rolle wie auch das zukünftige E-Government Gesetz, da diese für die Aufgabenstellung und deren Umsetzung in der Praxis von Bedeutung sind. Anhand der ermittelten, theoretischen Grundlagen und der Ergebnisse der Evaluation resultiert anschließend die Darstellung des letztlich anzustrebenden SOLL-Zustandes für die Abteilung Gesundheit.

Es folgt eine kurze Erläuterung der Begriffe Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement. Auch wie sich das Enterprise-Content-Management bei der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis bereits wiederfinden lässt, wird erläutert. Das Kapitel schließt mit einem Einblick in eine Marktübersicht von Dokumentenmanagement-Herstellern, deren Leistungsportfolio und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines DMS-Einsatzes.

Der letzte Teil der Projektarbeit widmet sich der Erstellung des Konzeptes zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Nach der Erläuterung was ein Konzept ist und wozu Konzepte dienen, wird anschließend die erarbeitete Grundstruktur der Reorganisierung anhand von begleitenden Hauptthemen dargestellt.

Das Projekt endet mit der Zusammenfassung der Bachelor Thesis in Form eines Schlusswortes.

Auf geschlechtsneutrale Formulierungen wurde aus Gründen der Lesbarkeit in dieser Projektarbeit verzichtet. Mit Erwähnung im Text sind immer beide Geschlechter angesprochen. Alle geschlechtsspezifischen Formulierungen sind vom Leser als geschlechtsneutral anzusehen.

2 Der Lahn-Dill-Kreis

Vor dem weiteren Einstieg in die Thematik zunächst eine kurze Information zum Lahn-Dill-Kreis als Projektgeber.

Der Lahn-Dill-Kreis ist ein Landkreis in Hessen im Regierungsbezirk Gießen. Der Verwaltungssitz liegt in der Kreisstadt Wetzlar und die Nebenverwaltungsstellen befinden sich in Herborn und Dillenburg. Er setzt sich aus 23 Städten und Gemeinden mit einer Gesamteinwohnerzahl von 251.327 Bürgerinnen und Bürgern zusammen.

Das Handeln des Lahn-Dill-Kreis als öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft wird durch die Organe Kreistag und Kreisausschuss bestimmt. Als oberstes Organ ist der Kreistag zu nennen, welcher alle maßgeblichen Entscheidungen trifft und somit die gesamte Verwaltung überwacht. Der Kreisausschuss hat die Aufgabe die laufenden Geschäfte der Verwaltung zu erledigen ^[2] .

Die Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises hat ihren Sitz in Herborn, gehört zum öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) und stellt im engeren Sinne die Gesundheitsfachverwaltung dar. Die Abteilung, in der Vergangenheit auch ‚Gesundheitsamt‘ genannt, ist als vor Ort tätige Behörde Teil des öffentlichen Gesundheitsdienstes^[3]. In der Abteilung gibt es vier Fachdienste:

- Gutachten und Gesundheitsplanung,
- Infektionsschutz und Umweltmedizin,
- Kinder- und Jugendgesundheit,
- Soziale Dienste für erwachsene, psychisch kranke und behinderte Menschen.

Der Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin gehört zur Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises.

Die Aufgaben der Abteilung Gesundheit ergeben sich aus den Landesgesetzten, beispielsweise ist hier das Hessische Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007 zu nennen. Zu den Aufgaben des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin zählen unter anderem:

- Die Abwehr gesundheitlicher Gefahren von der Bevölkerung,
- die Prävention und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten beim Menschen,
- die Überwachung der Einhaltung von Hygieneanforderungen,
- sowie die Erfassung und Bewertung von Infektionskrankheiten.

Der Infektionsschutz versucht die Entstehung von Krankheiten bereits in der Frühphase zu verhindern. Ziel des Fachdienstes ist es somit, Erkrankungen beim Menschen vorzubeugen, Infektionen frühzeitig zu erkennen und ihre Weiterverbreitung zu verhindern. Die Aufgaben bzw. Leistungen werden von Ärzten, Gesundheitsingenieuren, Hygieneinspektoren und Verwaltungsfachkräften wahrgenommen^[4].

3 Aktuelle Problematik

3.1 Beobachtung der Problematik

Die Beobachtung gilt als „eine der zentralen Datenerhebungsmethoden in der empirischen Sozialforschung und bezeichnet die visuelle und/oder auditive Betrachtung von Geschehnissen, wie sozialen bzw. interaktiven Prozessen, Situationen und Handlungsabläufen“^[5].

Die Beobachtung ist gekennzeichnet durch planmäßiges Vorgehen und die Verfolgung eines bestimmten Erkenntnisziels. Wichtige Merkmale für das Projekt sind:

- Art der täglichen Aufgaben und ihre Erledigung
- Archivierung der Akten
- Nutzung digitaler Medien, z.B. PC

Zu den genannten Merkmalen konnten Informationen durch das Beobachtungssubjekt einer Fremd- wie auch einer Selbstbeobachtung gesammelt werden. Die Fremduntersuchung analysiert Vorgänge, die außerhalb der Person des Beobachters liegen. Die Selbstbeobachtung hingegen untersucht Vorgänge, die die eigene Person betreffen. Die Beobachtung ist verdeckt und ohne Wissen der Beobachteten durchgeführt worden^[6]. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer sogenannten Primärerhebung.

Bereits während der Ausbildungszeit zur Ausbildung zur Kauffrau im Gesundheitswesen in der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreis ließen sich verschiedene Prozesse beobachten, bei denen konkreter Optimierungsbedarf besteht. Der Fokus lag dabei auf der Tuberkulosesachbearbeitung, welche das Überwachen des Erkrankten, wie auch die Umgebungsuntersuchungen der Kontaktpersonen beinhaltet. Auch die Annahme, Durchführung und Nachbearbeitung der Belehrungen nach §§ 42, 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG) im Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin wurde aus der Beobachtung heraus als nicht optimal eingestuft. Oft war unklar, welche Aufgaben täglich zu erledigen waren, da ein funktionierendes Wiedervorlagesystem fehlt. Ebenso stellte sich die Frage, wie die aus dem Arbeitsalltag heraus resultierenden Aufgaben in Zukunft effizienter bearbeitet werden können.

- Gibt es einen Aktenplan, der funktioniert?
- Wieso werden die Daten nicht elektronisch abgelegt?

Fragen, die in der vergangenen Projektarbeit nicht geklärt werden konnten. Anzumerken ist, dass die Fülle der täglich anfallenden Aufgaben enorm, jedoch Effizienz in der Bearbeitung dieser Aufgaben nicht gegeben ist. Dieser Umstand ist vermutlich der überwiegend papiergestützten Ablage geschuldet. Ziel der Beobachtung war es, Erkenntnisse über Sachverhalte zu gewinnen und damit Verbesserungsvorschläge zu initiieren, ohne dass die Auskunftsbereitschaft einzelner Personen benötigt wurde. Es muss jedoch festgehalten werden, dass bei einer Beobachtung eine Verfälschung der Ergebnisse durch einen ‚subjektiv‘ agierenden Beobachter nicht ausgeschlossen werden kann^[7].

Von Seiten der Abteilung erfolgte bereits ein erster Ansatz, diverse papierbasierte Arbeitsabläufe auf digitale Bearbeitung umzustellen. Dies war jedoch lediglich für den Bereich Tuberkulosesachbearbeitung und Belehrungen nach § 42, 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG) möglich.

Durch zeitliche Probleme, einen fehlenden, einheitlichen Aktenplan wie auch eine zum Teil unübersichtliche und unstrukturierte Aktenführung erwies sich die vollständige Implementierung und damit Optimierung der aktuellen Prozesse für mehrere Bereiche in der Umsetzung als schwierig. Als weiteres Beispiel der eingangs angeführten Form der Datenermittlung dient auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die dem Leser die aktuell bestehende Problematik wieder direkt ins Bewusstsein ruft und quasi auch als Überleitung zum nächsten Kapitel mit einer Frage auf den Punkt gebracht werden kann. In welche Basis und Struktur soll ein neuer Mitarbeiter zur Erfüllung seiner Pflichten eingearbeitet werden, wenn der Fundus entweder gar nicht oder nur in Ansätzen besteht?

3.2 Bestehender Aktenplan

Zum besseren Verständnis über Sinn und Zweck dieses Projektes und, um im strukturellen Aufbau der Evaluierung von Daten zu bleiben, stehen beispielhaft für die Gesamtsituation unter anderem folgende Aussagen von Mitarbeitern:

- „Bei uns hat jeder sein eigenes System…,
- in meiner eigenen Ablage finde ich mich zurecht. Aber wenn ich mal meinen Kollegen vertreten soll…Bei dem ist nichts da, wo man es üblicherweise einordnet,
- wenn meine Sekretärin nicht da ist, finde ich überhaupt nichts…,
- als ich hier anfing, brauchte ich eine Jahr, bis ich mich in der Ablage meines Vorgängers zurecht fand“^[8]

In der Vergangenheit wurde ein Aktenplan für die Abteilung Gesundheit ins Leben gerufen, der durch wenige Mitarbeiter erstellt und an die täglich zu erledigenden Aufgaben angepasst wurde. Dieser Aktenplan, der bis Juli 2004 gültig war und sich auf die Außenstellen Wetzlar und Dillenburg bezog, war trotz Recherche nicht mehr zu rekonstruieren geschweige denn ausfindig zu machen.

Seit Juli 2004 wurde ebenfalls ein großer Teil der Abteilung Gesundheit von Wetzlar nach Herborn verlegt, und Dillenburg zog komplett nach Herborn um. Seitdem existiert nur noch ein kleiner Bereich der Abteilung Gesundheit in Wetzlar. Das überwiegende Tagesgeschäft spielt sich in der Außenstelle in Herborn, dem Hauptsitz der Abteilung Gesundheit ab. Da es den kompletten ‚Aktenplan‘ seit der Zusammenführung der Abteilungen nicht mehr gibt, besteht zurzeit nur noch der ‚Aktenplan‘ des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin (siehe Anhang 3).

Diese veraltete Struktur wirkt schon auf den ersten Blick unübersichtlich und unstrukturiert. Sie ist weder mit einem Dezimalsystem als Ordnungseinheit unterteilt, noch überhaupt in erkennbare Sachgebiete gegliedert. Auch Hauptgruppen (wie aus Tabelle 1 zu entnehmen) bestehen hier nicht, genauso wie Untergruppen. Alle angelegten Sachakten werden üblicherweise in einem Aktenverzeichnis nachgewiesen, was aber im Falle des vorliegenden Aktenplanes (Anhang 3) nicht zu erkennen ist. Lediglich eine Mitarbeiterin des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin arbeitet in Teilbereichen mit dem veralteten Aktenplan. Alle anderen Mitarbeiter des Fachdienstes, wie auch die verschiedenen Fachdienste der Abteilung Gesundheit haben seit dem Umzug nach Herborn ihre eigenen Strategien entwickelt, wie Aktenablage gestaltet werden kann. Um im Kontext des Umfeldes zu bleiben trägt für diesen Anwendungsfall die sogenannte Eigenmedikation vieler, einzelner Mitarbeiter nicht zur Genesung bei, sondern ist eher als krankheitsfördernd im Sinne der Aufgabe zu betrachten. Hierzu später mehr Informationen in der Analyse des IST-Zustandes in Kapitel 5.

Zudem kann der in Anhang 3 dargestellte Aktenplan aus heutiger Sicht als völlig veraltet angesehen werden und entspricht nur noch in einem sehr kleinen Bereich den aktuellen Aufgaben des Fachdienstes. Man kann hier höchstens von einem Teilaktenplan sprechen. Ein Gesamtaktenplan für die Abteilung Gesundheit fehlt. Als Fazit ist festzustellen, dass der eigentlich nicht vorhandene Aktenplan der Abteilung Gesundheit bzw. der veraltete und unübersichtliche Aktenplan des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin auf Grund von Wegfall oder Zuwachs von Handlungsvorgaben und Handlungsanweisungen in den jeweiligen Einzelsparten nicht mehr aktuell ist.

3.3 Die Projektstellung

Um die schon seit langem bekannte Problematik anzugehen und zu beheben, wurde bereits im Jahr 2010 ein Projekt mit dem Ziel, den Aktenplan der Abteilung Gesundheit zu reorganisieren ins Leben gerufen.

In diesem Projekt lag der Fokus auf folgenden Aktivitäten:

- Sichtung der Fachliteratur
- Bestandsanalyse
- Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit eines Wechsels von der ‚Papierakte‘ zur ‚Elektronischen Akte‘
- Kontaktaufnahme zu Fachdienst 41.1 (Grundsicherung)
- Prüfung der Anwendbarkeit des KGSt-Aktenplanes (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) in der Abteilung Gesundheit
- Zusammenführung und Bewertung der Ergebnisse
- Resultierende Schlussfolgerungen daraus ableiten
- Erarbeitung eines Vorschlags (Konzept) für die Reorganisation des Aktenplans

Leider führten verschiedene Faktoren, wie unter anderem auch zeitliche Gründe oder mangelnde Einsicht in die zukünftige Erfordernis und Notwendigkeit zu einem frühen Scheitern des Projektes, unmittelbar gefolgt von dessen Abbruch.

Da, wie bereits erwähnt, immer mehr Effektivität und Effizienz von jedem Einzelnen in seinem täglichen und immer wiederkehrenden Arbeitsablauf abverlangt wird und in zunehmendem Maße größere und umfangreichere Informationen und Datenmengen ein- und ausgehen bzw. verwaltet werden müssen, ist nicht zuletzt im Hinblick auf die Notwendigkeit zur Einhaltung eigener Qualitätssicherungsstrukturen bei gleichzeitiger Beachtung von Zeit und Kostenmanagement eine entsprechende Anpassung an zur Verfügung stehende und bewährte Systeme als dringend erforderlich anzusehen^{[9] [10]}.

Da die Aufgaben der Abteilung Gesundheit, speziell die des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin, durch zumeist unerwartetes Auftreten kritischer Ereignisse verbunden mit der Notwendigkeit schnell zu handeln gekennzeichnet sind, wurde das Projekt ‚Konzept zur Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises‘ erneut unter der jetzigen Fokussierung ins Leben gerufen. Denn auch der Lahn-Dill-Kreis kann und wird sich der bevorstehenden Zäsur einer Neu- und Umstrukturierung der Arbeits- und Verwaltungsabläufe in Zukunft nicht entziehen können^[11].

Beim Auftreten einer ansteckenden Krankheit müssen alle erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung ihrer Weiterverbreitung unmittelbar veranlasst werden können. Für die sach- und fachgerechte Erledigung dieser Aufgabe ist es notwendig, zunächst ein Konzept zu entwickeln. Es ist dabei unerlässlich, ein Dokumenten-Management-System einzuführen, welches das präzise Auffinden von Dokumenten ermöglicht, insbesondere im Vertretungsfall. Mit dessen Einführung soll dann auch zeitgleich der bislang nur fragmentartig bestehende Aktenplan reorganisiert werden. Ziel sollte in jedem Fall die zeitnahe und völlige Umsetzung dieses Konzeptes in den Praxisalltag sein.

4 Analyse des IST-Zustandes

Einer der Schwerpunkte dieser Projektarbeit liegt auf der Ermittlung des IST-Zustandes in der Abteilung Gesundheit mit Hilfe einer Evaluation. Die Fokussierung auf dieses Verfahren zur Generierung von Informationen wurde gezielt gewählt, da für die Projektarbeit und deren Zielsetzung die Beleuchtung des aktuellen Zustandes von zentraler Bedeutung ist. Lose Vermutungen und Mutmaßungen über vermeintlich unbefriedigende Arbeitsabläufe und –zustände sollten nicht als Grundlage dienen, um Veränderungen einzuleiten bzw. mit einer Reorganisation zu beginnen. Deshalb wurden die im Arbeitsablauf bereits gemachten Beobachtungen und Erfahrungen nun im Rahmen der Mitarbeiterbefragung bestätigt oder wiederlegt. Die folgende Evaluation analysiert die Fragen zunächst im Einzelnen und wertet sie anschließend aus, begleitet von einer Ergebniszusammenfassung am Schluss dieses Kapitels. Die Zusammenführung mit der vorangegangenen Studienarbeit unter Beachtung der Aufgabenstellung erfolgt dann in Kapitel 5 mit der konzeptionellen Hinführung auf den idealtypischen Sollzustand.

4.1 Erläuterung zur Methodik der Evaluation

Evaluationen, auch Befragung genannt, „stellen ein wichtiges Instrument zur Generierung von Erfahrungswissen dar“^[12]. Ihre Durchführung erfolgt über das Sammeln von Informationen, die nach Auswertung mit Umsetzung letztlich zu Entscheidungsvorgaben für zukünftige Planungen werden^[13]. Ziel der Evaluation war es, ein möglichst umfassendes Bild der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises über die nachfolgenden Themengebiete und deren IST-Zustand zu erhalten:

- Zugriffsmöglichkeiten im Vertretungsfall,
- Aktenplan/Ordnerstruktur,
- Archiv/Archivnutzung,
- Aufbewahrung von E-Mails,
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter,
- Allgemeine Ordnung bzw. Ordnungsstruktur am Arbeitsplatz.

Die vorab festgelegten Kriterien wurden in entsprechende Fragestellungen des Evaluationsbogens eingearbeitet, um aus dessen Antworten oder auch Nichtbeantwortung die entsprechenden Schlüsse und Rückschlüsse ziehen zu können. Im Hintergrund ist hier gedanklich schon die Intention des Wechselns von Papierakte zur Elektronischen Aktenführung zu erkennen, denn auch zu dieser werden Fragen gestellt.

Bei der Evaluation handelt es sich um die am häufigsten eingesetzte Methode in der Primärforschung. Motivationen, Meinungen und Wünsche der Mitarbeiter werden offen gelegt^[14]. Die erhobenen Daten sind aktuell und zielorientiert einsetzbar. Da zu dieser Thematik bisher keine Daten bezüglich des IST-Zustands der Abteilung Gesundheit erhoben wurden, geschweige denn erforderliche Sachinformationen verfügbar sind, war eine Sekundärerhebung nicht möglich, denn hier hätte auf Informationsressourcen aus unternehmensinternen und / oder – auch externen Quellen zurückgegriffen werden müssen^[15].

Der Evaluationsbogen zur Mitarbeiterbefragung (Anhang 2) wurde eigenverantwortlich von der Verfasserin erstellt. Die Befragung wurde allen Mitarbeitern mit einem separaten Anschreiben zur Information über Sinn und Zweck der Erhebung per E-Mail (Anhang 1) übermittelt und gleichzeitig die ergänzenden Fragen zur ‚E-Akte‘ ebenfalls als Anlage mit versandt. Da durch den heutigen Stand der elektronischen Kommunikationstechnik die Möglichkeit besteht, konnte die Befragung mittels elektronischer Datenverarbeitung durchgeführt werden. Die Befragten haben den Fragebogen, der mit Hilfe des Programms ‚Google Docs‘ erstellt wurde, mittels Link per E-Mail zugesendet bekommen. Diese Form der Onlinebefragung ist kostensparend, da die gesamte Evaluation elektronisch erfolgte. Für alle Mitarbeiter besteht die Verpflichtung, ihren Mailverkehr regelmäßig abzurufen. Damit war sichergestellt, dass die Befragung auch alle Mitarbeiter der Abteilung Gesundheit erreicht^[16]. Anzumerken ist, dass gerade wegen der Durchführung in Form einer Online-Erhebung der sogenannte Interviewereinfluss entfällt, was sich natürlich auch auf der anderen Seite signifikant auf die Zahl der Rückläufe auswirkt^[17]. Da das Themengebiet sehr komplex ist und sich zu viele interessante Fragen zur Thematik entwickelten, musste im Vorfeld eine entsprechende Selektion erfolgen. Nach der Erstellung des Onlinefragebogens fand eine Vorabbefragung mit zwei Testpersonen der späteren Zielgruppe statt. Der Fragebogen wurde von den Mitarbeitern beantwortet und nach gemeinsamer Durchsprache optimiert.

4.2 Ermittelte Eckdaten aus der Evaluation

An der Befragung haben mit Stand 10. April 2015 insgesamt 20 von 51 Befragten teilgenommen. Da eine erwartete Mindestrücklaufquote von 30 % (15,3 Personen) für die Evaluation angestrebt wurde, war mit dem erreichten Rücklaufergebnis von ca. 39,22 % (20 von 51) bestätigt, dass keine erneute Befragung erforderlich ist.

Die nachfolgend ausgewerteten Daten entstammen dem Fragebogen ‚IST-Zustand der Abteilung Gesundheit‘ (Anhang 2), der an alle 51 Mitarbeiter der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis versendet worden ist. Die Befragung umfasst den Zeitraum vom 19.03.2015 bis 10.04.2015. Ermittlungen und Ergebnisse dieser Erhebung sind auch bereits partiell in die Studienarbeit eingeflossen.

Bei dieser Methode handelt es sich um eine standardisierte Onlinebefragung. Die Erfassung und Auswertung erfolgte mittels einer Excel-Liste, die direkt über das Programm Google Docs erstellt wurde, die Daten automatisch in Listen erfasst und in der nachfolgenden Auswertung weiterverarbeitet wurden. Von Anfang an war bereits berücksichtigt, dass eventuell nicht alle Fragen beantwortet werden würden, was jedoch, da im Vorfeld entsprechend beachtet, zu keiner Verzerrung in der Auswertung führte. Manche Fragen wurden nicht beantwortet, es soll aber auch im weiteren Verlauf dieser Arbeit keine Mutmaßung über Nichtbeantwortungen, die quasi als eine Art Verweigerung gedeutet werden könnte, erfolgen.

4.3 Auswertung der Ergebnisse

Dieses Kapitel widmet sich der detaillierten Auswertung der durchgeführten Evaluation verbunden mit teilweise hinzugefügten Resümees aus Selbstbeobachtung und allgemeinen Schlussfolgerungen im Hinblick auf die Notwendigkeit einer Umstrukturierung.

4.3.1 Auswertung der allgemeinen Angaben

Statistische Daten wie Geschlecht, Alter, Fachdienst und Position innerhalb der Arbeitsstruktur sind für die spätere Gesamtbetrachtung von großer Bedeutung. Sie wurden deshalb zu Beginn der Umfrage erhoben und zur besseren Visualisierung in Form von vier Kreisdiagrammen dargestellt. Da, wie bereits erwähnt, nicht alle Mitarbeiter an der Befragung teilgenommen haben bzw. gegebenenfalls auch nicht teilnehmen wollten, wird im weiteren Verlauf der Auswertungen die Teilnehmerzahl der Beantworter als Absolutzahl betrachtet.

Frage 1 - Geschlecht:

Zu Beginn des Evaluationsbogens wurden die demografischen Daten abgefragt, die den Einstieg ins Thema erleichtern sollen. Die Antworten auf die Frage nach dem Geschlecht der Befragten, wie auch in den nachfolgenden Kreisdiagrammen (Alter, Fachdienst und Stelle) zu sehen, interpretiert die eigentliche Anzahl der beantworteten Fragebögen als Absolutzahl. Somit haben alle Befragten geantwortet und damit relative Zahlen generiert. Wie zu erkennen, ist der Kreis in mehrere Segmente unterteilt, deren proportionaler Anteil den Teilkomponenten der Gesamtmenge der Befragungsteilnehmer entspricht^[18].

Abbildung 1 – Darstellung der Auswertung zu Frage 1

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Als Antwortmöglichkeiten stand den Befragten männlich und weiblich zur Verfügung. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung.

Abbildung 1 zeigt, dass 85 % (17 von 20 Befragungsteilnehmern) weiblich und 15 % (3 von 20 Befragungsteilnehmern) männlich sind.

In der Abteilung Gesundheit sind aktuell überwiegend Frauen beschäftigt, die Antworten spiegeln diesen Umstand wieder.

Frage 2 - Alter:

Die Frage wurde von allen zwanzig Teilnehmern beantwortet. Bei dieser Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung, bei der eine Eintragung nach Altersintervallen erbeten war. Diese Einteilung wurde bewusst gewählt, um bei der späteren Konzepterstellung besser auf die damit verbundenen, altersspezifischen Belange eingehen zu können.

Abbildung 2 – Darstellung der Auswertung zu Frage 2

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

In Abbildung 2 ist zu erkennen, dass 40 % (8 von 20 Befragungsteilnehmern) zwischen 50 und 59 Jahre alt, 30 % (6 von 20 Befragungsteilnehmern) zwischen 40 und 49 Jahre alt, 20 % (4 von 20 Befragungsteilnehmern) zwischen 30 und 39 Jahre alt, 5 % (1 von 20 Befragungsteilnehmern) zwischen 20 und 29 Jahre alt, 5 % (1 von 20 Befragungsteilnehmern) über 60 Jahre alt und 0 % (0 von 20 Befragungsteilnehmern) unter 20 Jahre alt sind.

Das Durchschnittsalter ist mit 50 bis 59 Jahren vergleichsweise hoch. Daraus lässt sich schließen, dass momentan nur relativ wenig junge Mitarbeiter in der Abteilung Gesundheit arbeiten bzw. zu der Abteilung stoßen. Die Rubrik ‚unter 20‘ bleibt unberücksichtigt, da es zurzeit keinen jüngeren Mitarbeiter in der Abteilung Gesundheit gibt. Für das spätere Konzept sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass die Altersgruppen der 40 bis 49-Jährigen wie auch die 50 bis 59-Jährigen mit eingebunden werden. Da vorrangig ältere Mitarbeiter oft in festgefahrenen Strukturen agieren, sich gegen Veränderungen sperren oder diese oft nur unter Zwang annehmen, ist hier mit Einführung neuer und tiefgreifender Strukturen ein langsames, einfaches und behutsames Herangehen angeraten, um schließlich die notwendige Akzeptanz und Adaption zu erreichen. Hier sollten Begriffe wie ‚Schulung‘, ‚Unterstützung‘ oder ‚Ansprechpartner‘ eine wichtige Rolle spielen. Die Gruppe der 20 bis 29-Jährigen und der 30 bis 39-Jährigen kann dabei ggf. als ‚Ideengenerator‘ und Partner für die Umsetzung des Konzeptes gerade in Bezug auf die PC-Anwendung fungieren.

Frage 3 - Fachdienst:

Für die dritte Frage nach dem Fachdienst, indem die Befragten arbeiten, bezieht sich die Darstellung der prozentualen Gesamtmenge auf 20 von 51 beantworteten Fragebögen. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung. Jeder Befragte machte dazu entsprechende Angaben.

Abbildung 3 – Darstellung der Auswertung zu Frage 3

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass 30 % (6 von 20 Befragungsteilnehmern) im Fachdienst Kinder- und Jugendgesundheit, 30 % (6 von 20 Befragungsteilnehmern) im Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin, 25 % (5 von 20 Befragungsteilnehmern) im Fachdienst Sozialer Dienst für erwachsene psychisch kranke und behinderte Menschen, 10 % (2 von 20 Befragungsteilnehmern) im Fachdienst Gutachten und Gesundheitsplanung und 5 % (1 von 20 Befragungsteilnehmern) in der Verwaltung arbeiten.

Als Ergebnis lässt sich ableiten, dass ggf. eine fachdienstdifferenzierte IST-Analyse in den einzelnen Abteilungen erfolgen sollte. Die Antworten könnten somit fachdienstspezifisch zugeordnet und dadurch die Problematik innerhalb jedes einzelnen Fachdienstes differenzierter betrachtet bzw. deutlich gemacht werden. Diese Thematik wird aber in dieser Arbeit nicht weiter verfolgt.

Frage 4 - Stelle:

Für die vierte Frage, welche Stelle die Befragten besetzen, bezieht sich die Darstellung der prozentualen Gesamtmenge auf 20 von 51 beantworteten Fragebögen. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung. Jeder Befragte machte entsprechende Angaben.

Abbildung 4 – Darstellung der Auswertung zu Frage 4

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass 47 % (8 von 20 Befragungsteilnehmern) eine Stelle in der Sachbearbeitung, 35 % (6 von 20 Befragungsteilnehmern) eine Stelle im Vorzimmer, 18 % (3 von 20 Befragungsteilnehmern) eine Stelle mit Leitungsfunktion und sich zurzeit niemand (0 von 20 Befragungsteilnehmern) in Ausbildung befindet.

Daraus lässt sich ableiten, dass die große Mehrheit der Mitarbeiter, die sich im Tagesablauf mit der Sammlung, Zuordnung und Verwaltung von Daten beschäftigen, an der Befragung und damit auch an einer Befunderhebung interessiert ist. Ggf. sollte die Befragung bei Bedarf nur an die Leitung jedes einzelnen Fachdienstes herangetragen werden, damit eine Art übergreifende Basis geschaffen und im Nachgang auch die Akzeptanz bei der Einführung eines neuen Systems gegeben ist.

4.3.2 Auswertung Zugriff im Vertretungsfall und Aktenplan/Ordnerstruktur

Die Antworten zu den Fragen 5, 6, 8, und 9 werden hier in Form eines Säulendiagramms dargestellt. Das Säulendiagramm wird zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter verwendet. Als Antwortmöglichkeit stand den Befragten ein ja oder nein zur Auswahl. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung.

Für die Fragen 7 und 10 wurde die Form einer stichpunktartigen Aufzählung gewählt. Bei dieser Frageform handelt es sich um eine offene Fragestellung. Eine graphische Auswertung ist somit nicht möglich.

Frage 5 - Kennen Sie sich am Arbeitsplatz eines anderen Kollegen bzw. einer Kollegin genauso gut aus wie an Ihrem eigenen Arbeitsplatz?

Für die oben genannte Frage wird hier das nachfolgende Säulendiagramm zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter, die diese Frage mit ja oder nein beantwortet haben, verwendet. Das Säulendiagramm weist zwei Datenreihen auf. Auf der Abszisse sind die Antwortmöglichkeiten ja und nein abgetragen. Die Ordinate gibt die Anzahl der Personen pro Antwort wieder. Der Maximalwert ist dabei auf 20 skaliert, da 20 Personen teilnahmen. Das Hauptintervall der Ordinate ist in Schritten von zwei Einheiten (hier: Personen) skaliert.

Abbildung 5 – Darstellung der Auswertung zu Frage 5

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass sich sechs der Befragten (30 % von 20 Befragungsteilnehmern) am Arbeitsplatz ihrer Kollegen genauso gut wie an ihrem eigenen Arbeitsplatz auskennen. 14 Befragte (70 % von 20 Befragungsteilnehmern) konnten dies jedoch nicht bestätigen.

Zu erklären ist dieses Ergebnis damit, dass eine einheitliche Regelung über gleich strukturierte Arbeitsabläufe zurzeit fehlt. Die Ableitung aus dieser Frage, dass es für etwa ein Drittel der Personen nicht möglich ist, sich am Arbeitsplatz Ihres Kollegen bzw. Ihrer Kollegin zurechtzufinden, bestätigt die eingangs erwähnten Vermutungen aus Selbstbeobachtung, die der Frage zugrunde liegen. Die Frage leitet unweigerlich zur nächsten und für den alltäglichen Ablauf sehr wichtigen Frage hin.

Frage 6 - Ist es möglich, dass Sie einen Kollegen bzw. eine Kollegin ohne eine Einweisung spontan vertreten können?

Für Frage 6 wird das nachfolgende Säulendiagramm zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter, die diese Frage mit ja oder nein beantwortet haben, verwendet.

Das Säulendiagramm weist zwei Datenreihen auf. Auf der Abszisse sind die Antwortmöglichkeiten ja und nein abgetragen. Die Ordinate gibt die Anzahl der Personen pro Antwort wieder. Der Maximalwert ist dabei auf 20 wegen der Zahl der Teilnehmer skaliert. Das Hauptintervall der Ordinate ist in Schritten von zwei Einheiten (hier: Personen) skaliert.

Abbildung 6 – Darstellung der Auswertung zu Frage 6

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Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass 12 Befragte (60 % von 20 Befragungsteilnehmern) einen Kollegen spontan ohne Einweisung vertreten könnten, aber acht Personen (40 % von 20 Befragungsteilnehmern) nicht. Alle Befragten haben Frage 6 beantwortet.

Erklären lässt sich dies dadurch, dass zwölf Mitarbeiter wahrscheinlich eine ähnliche Arbeitsweise verfolgen. Weiterhin kann angenommen werden, dass die zwölf Personen in etwa identische Tätigkeiten ausführen und sich somit ad hoc vertreten könnten. Dies trifft somit auf einen relativ hohen Anteil der Befragten zu. Die verbleibenden acht Personen, welche angaben, ihre Kollegen bzw. Kolleginnen nicht spontan vertreten zu können, geben jedoch Anlass zu Handlungsbedarf. Folglich gilt es eine Basis zu schaffen, welche zukünftig eine spontane Vertretung im Abwesenheitsfall ermöglicht.

Frage 7 – Beschreiben Sie kurz, warum dies möglich ist oder nicht:

Bei Frage 7 wird direkt Bezug zu Frage 6 hergestellt und die Befragten sollten beschreiben, warum es möglich ist, einen Kollegen oder eine Kollegin ohne Einweisung spontan zu vertreten oder auch nicht. 16 Mitarbeiter (80 % von 20 Befragungsteilnehmern) haben daraufhin ihre persönliche Meinung zu dem Thema zum Ausdruck gebracht, vier Mitarbeiter (20 % von 20 Befragungsteilnehmern) haben diese Möglichkeit nicht genutzt.

Die geclusterten Antworten der Befragten sind nachfolgend in stichpunktartiger Aufzählung dargestellt.

- Eine Vertretung ist nicht (auf Anhieb) möglich, da nicht alle aktiven Vorgänge immer sofort offensichtlich sind.
- Ist nur durch jahrelange Erfahrung und Zusammenarbeit möglich oder durch Absprache untereinander.
- Wenn die Tätigkeiten identisch sind, ist dies möglich.
- Es ist nicht möglich wenn der Kollege bzw. die Kollegin ein anderes Fachgebiet betreut.
- Nur langjährige Sachbearbeitung in sehr vielen Aufgabenbereichen eines Gesundheitsamtes ermöglicht eine spontane Vertretung.
- Es ist nicht möglich, da die Aufgaben zu unterschiedlich sind.
- Es ist nicht möglich, da eine einheitliche Ablagestruktur fehlt.

Zusammenfassend bedeutet das, nur bei identischen Arbeiten und jahrelanger Berufserfahrung ist ein spontanes Einspringen möglich. Bei fehlender Einsicht und Einweisung in die Arbeitsstruktur des Anderen sind Mitarbeiter nicht in der Lage, die entstandene Lücke zu füllen, was wiederum weitere Probleme nach sich zieht. Es ist deshalb dringend erforderlich, eine einheitlich strukturierte Basis zu erarbeiten, die Transparenz schafft und damit eine umfassende Verfolgung laufender Vorgänge durch jeden einzelnen Mitarbeiter zulässt.

Frage 8 - Existiert ein einheitlicher Aktenplan in Ihrer Abteilung, an den sich jeder Mitarbeiter hält?

Für diese Frage wird das nachfolgende Säulendiagramm zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter, die diese Frage mit ja oder nein beantwortet haben, verwendet.

Das Säulendiagramm weist zwei Datenreihen auf. Auf der Abszisse sind die Antwortmöglichkeiten ja und nein abgetragen. Die Ordinate gibt die Anzahl der Personen pro Antwort wieder. Der Maximalwert ist dabei auf 20 wegen der Zahl der Teilnehmer skaliert. Das Hauptintervall der Ordinate ist in Schritten von zwei Einheiten (hier: Personen) skaliert.

Abbildung 7 – Darstellung der Auswertung zu Frage 8

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Quelle: Eigene Darstellung

In der Abbildung 7 ist zu erkennen, dass 13 Befragte (65% von 20 Befragungsteilnehmern) angeben, dass in ihrer Abteilung kein einheitlicher Aktenplan existiert. Sechs Befragte (30 % von 20 Befragungsteilnehmern) bejahen dies. Es gibt eine Enthaltung zu dieser Frage (5 % von 20 Befragungsteilnehmern) bzw. ein Teilnehmer hat diese Frage nicht beantwortet.

Jeder Fachdienst der Abteilung Gesundheit verfügt über einen autonomen Aktenplan. Seine Systematik ist im Laufe der Zeit empirisch gewachsen. Die Mitarbeiter sind angehalten, nach diesem Aktenplan zu archivieren. Seine tatsächliche Struktur kann als suboptimal bewertet werden, aber dennoch kommen einige Mitarbeiter damit zurecht.

13 Mitarbeiter verneinen die gestellte Frage. Das Ergebnis weist eindeutig auf die dringend erforderliche Umstrukturierung hin, die nur in Verbindung mit korrekter und zwingender Einhaltung zu einem positiven Ergebnis führen wird.

Frage 9 - Existiert eine einheitliche Ordnerstruktur, d.h. alle Ordner aller Mitarbeiter in der Abteilung werden gleichermaßen geführt?

Das nachfolgende Säulendiagramm dient zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter, die diese Frage mit ja oder nein beantwortet haben.

Das Säulendiagramm weist zwei Datenreihen auf. Auf der Abszisse sind die Antwortmöglichkeiten ja und nein abgetragen. Die Ordinate gibt die Anzahl der Personen pro Antwort wieder. Der Maximalwert ist hier wegen der Zahl der Antworten auf 20 skaliert. Das Hauptintervall der Ordinate ist in Schritten von zwei Einheiten (hier: Personen) skaliert.

Abbildung 8 – Darstellung der Auswertung zu Frage 9

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Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass 15 Befragte (75 % von 20 Befragungsteilnehmern) angeben, keine einheitliche Ordnung in der Aktenführung unter den Mitarbeitern ihrer Abteilung erkennen zu können. Vier Befragte (20 % von 20 Befragungsteilnehmern) verneinen dies. Es gibt eine Enthaltung (5 % von 20 Befragungsteilnehmern) bzw. ein Teilnehmer hat die Frage nicht beantwortet.

Zu erklären ist der relativ hohe Anteil an Verneinung dadurch, dass es zurzeit keine abteilungsinternen Vorgaben zur Führung von Ordnern gibt, daher fällt es einem Mitarbeiter vergleichsweise schwer, sich auch im Arbeitsumfeld eines Kollegen zurechtzufinden.

Vier Mitarbeiter bejahen die gestellte Frage. Möglicherweise haben sie für ihren Arbeitsbereich untereinander eine Aufteilung vorgenommen und können so die Ordner in gleicher Weise führen. Das Resultat sollte in jedem Fall als direkter Hinweis verstanden werden, im Rahmen der beabsichtigten Reorganisation auch eine fachdienstübergreifende Ordnerstrukturierung zu erarbeiten, die die o.a. Punkte unterstützt.

Frage 10 – Beschreibung der Ordnerstruktur Fachdienstlaufwerk/Übersichtlichkeit?

Basierend auf den Erkenntnissen der vorangegangenen Frage ist es wichtig zu erfahren, wie die Befragten die Ordnerstruktur auf dem fachdiensteigenen Laufwerk beurteilen und ob diese als übersichtlich eingestuft wird. 15 Mitarbeiter (75 % von 20 Befragungsteilnehmern) haben geantwortet. 5 Mitarbeiter (25 % von 20 Befragungsteilnehmern) haben nicht geantwortet. Die Antworten der Befragten sind nachfolgend in Aufzählungsform dargestellt.

- Ja, sie ist übersichtlich gestaltet.
- Ist noch verbesserungsfähig.
- Chaos.
- Nein.
- Nein.
- Chaotisch. Jeder speichert wie er will. Keine klare Linie.
- Unsystematische Struktur, hohe Suchzeiten.
- Nein, einige wichtige Gerichtsbeschlüsse sind nur in der Akte.
- Relativ übersichtlich.
- FD 21.3 Herborn ja, Wetzlar hat eine andere Struktur, Einzelheiten hat sicherlich Kollegin bereits beschrieben!
- Es gibt eine Allgemeinebene, die jeder mit bedienen kann und einen Ordner pro Mitarbeiter/in. Eine ‚echte Pflege‘ des Allgemeinordners erfolgt zurzeit leider nicht, Es müssten z.B. alte, nicht mehr relevante oder überholte Sachen entfernt werden. Es gibt keine richtige Zuständigkeit.
- Teilweise sind Ordner vorgegeben und werden entsprechend genutzt. Teilweise sind Dokumente an verschiedenen Orten mehrfach abgelegt, andere Dokumente sind nur nach längerer Suche auffindbar.
- 21.1/Organisation/Vorlagen.
- Teilweise arbeiten wir daran.
- Leider nein, es gibt eine ehemalige Grundstruktur, die durch die Mitarbeit vieler verschiedener Personen mit eigenen Vorstellungen und Ideen teilweise unübersichtlich geworden ist.

Es wird auch hier deutlich, dass die Ordnerstruktur der einzelnen Fachdienste auf dem Laufwerk im PC überwiegend nicht übersichtlich gestaltet ist. Zudem werden die Ordner nicht gepflegt, sodass irgendwo abgelegt, redundante Ablagen erzeugt werden, die wiederum relativ lange Suchzeiten der Mitarbeiter nach sich ziehen.

Ein neuer Aktenplan mit einheitlicher Struktur und übersichtlicher Gestaltung, dessen Anwendung für alle Mitarbeiter verbindlich ist, sollte mit allen Fachdienstleitungen gemeinsam erarbeitet und ausgestaltet werden, denn er ist in der Lage, alle Wünsche, Bedürfnisse und Pflichten zu vereinen.

4.3.3 Auswertung Archivierung, Schriftverkehr, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ordnung am Arbeitsplatz

Für die Fragen 11 bis 18 sind verschiedene Diagrammformen gewählt worden. Bei den Fragen 11 und 17 wurde die Form eines Säulendiagramms zur Darstellung der absoluten Zahl der Teilnehmer als Diagrammform gewählt. Als Antwortmöglichkeiten stand den Befragten ja oder nein zur Verfügung. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung.

Für die Fragen 12 bis 15 und 18 wurde die Form einer stichpunktartigen Aufzählung gewählt. Bei dieser Frageform handelt es sich um eine offene Fragestellung, sodass eine graphische Auswertung nicht möglich ist.

Bei Frage 16 bezieht sich die Darstellung der prozentualen Gesamtmenge auf 20 von 51 beantworteten Fragebögen in Form eines Kreisdiagramms. Bei der Frageform handelt es sich um eine geschlossene Fragestellung. Es sind somit relative Zahlen verwendet worden.

Frage 11 - Nutzen Sie das Archiv zur Aufbewahrung von Akten, welche noch nicht ausgesondert werden können?

Für diese Frage wird das nachfolgende Säulendiagramm zur Darstellung der absoluten Zahl der Mitarbeiter, die diese Frage mit ja oder nein beantwortet haben, verwendet. Das Säulendiagramm weist zwei Datenreihen auf. Auf der Abszisse sind die Antwortmöglichkeiten ja und nein angetragen. Die Ordinate gibt die Anzahl der Personen pro Antwort wieder. Der Maximalwert ist dabei auf die 20 Teilnehmer skaliert worden. Das Hauptintervall der Ordinate ist in Schritten von zwei Einheiten (hier: Personen) skaliert.

Abbildung 9 – Darstellung der Auswertung zu Frage 11

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Quelle: Eigene Darstellung

Es ist zu erkennen, dass 17 Befragte (85 % von 20 Befragungsteilnehmern) angeben, das Archiv zur Aufbewahrung von Akten, welche noch nicht ausgesondert werden können, zu nutzen. Zwei Befragte (10 % von 20 Befragungsteilnehmern) verneinen dies und ein befragter Mitarbeiter (5 % von 20 Befragungsteilnehmern) enthält sich bzw. hat keine Antwort abgegeben.

Eine mögliche Erklärung für das 17-malige Ja von Mitarbeitern kann sein, dass es für die Fülle an Akten kaum Möglichkeiten gibt, diese in den Büros abzulegen bzw. aufzubewahren. Zudem hat durch die Aufbewahrung im Archiv jeder Mitarbeiter Zugang zu den Akten. Dies stellt allerdings auch einen Nachteil dar, denn der Datenschutz kann somit gegenüber anderen Fachdiensten im Haus nicht mehr gewährleistet werden. Mitarbeiter, die angaben (zwei Befragte), ihre Akten nicht im Archiv aufzubewahren, schützen diese durch eventuelles Aufbewahren im Büro zwar im Sinne des Datenschutzes vor unerlaubtem Zugriff anderer Fachdienste, damit ist es aber für Mitarbeiter innerhalb des Fachdienstes nicht mehr möglich, Akten zu finden, sofern sie zur Bearbeitung benötigt werden.

Aus dieser Frage lässt sich ableiten, dass das Archiv der Abteilung Gesundheit als Hauptaufbewahrungsort von (noch) nicht ausgesonderten Akten genutzt wird.

Frage 12 – Wenn ja, wieviel Zeit verbringen Sie pro Woche im Archiv, um Akten zu suchen bzw. abzuhängen?

In Frage 12 sollen die Befragten kurz erläutern, wenn Sie Akten im Archiv ablegen und somit Frage 11 bejaht haben, wieviel Zeit sie pro Woche im Archiv verbringen, um Akten zu suchen bzw. abzulegen.

Die Antworten der Befragten nachfolgend in Aufzählungsform.

- 10 Minuten
- 10 Minuten
- 0 Minuten
- 20 Minuten
- 1 Stunde
- 0 Minuten
- 0 Minuten
- 5 Minuten
- 10 Minuten
- 10 Minuten
- 5 Minuten
- 1 Stunde
- 0 Minuten
- 5 Minuten

Der Mittelwert beträgt 13,92 Minuten. Der Modus (bimodal), der Wert, der am häufigsten vorkommt, liegt zwischen 0 und 10 Minuten. Der Median ist der Mittelwert einer nach Größe geordneten Zahlenreihe. Er beträgt hier 7,5 Minuten.

Insgesamt haben 14 Personen (70 % von 20 Befragungsteilnehmern) diese Frage beantwortet. Es ist zu erkennen, dass die ‚Suchzeiten‘ zwischen 0 Minuten und einer Stunde liegen. Nicht alle Mitarbeiter, die Frage Nummer 11 bejaht haben (17 Mitarbeiter), beantworteten Frage 12. Drei von 17 Personen haben nicht geantwortet.

Mit Installation eines neuen Ordnungssystems kann zukünftig die Arbeitszeit der Mitarbeiter für Suchen und Ablegen von Akten effektiver genutzt werden.

Frage 13 – Wenn nein, wie und wo bewahren Sie Ihre Akten auf?

In Frage 13 sollen die Befragten, die Akten nicht im Archiv ablegen und somit Frage 11 verneint haben, kurz beschreiben, wo sie die Akten denn dann aufbewahren.

Die Antworten nachfolgend in Aufzählungsform.

- Aktuelle im Büro.
- Aktuelle Akten im Büroarchiv!
- Laufende Vorgänge sind im Büro sortiert, im Archiv sind Altdaten zur Sicherung der Aufbewahrungsfristen, Zeit im Archiv: max. 4h/a.
- Aktuelle und laufende Akten im Büro (Aktenschrank).
- Laufende Akten werden im Büro aufbewahrt.
- Im Büro.

Insgesamt haben 6 Personen (30 % von 20 Befragungsteilnehmern) diese Frage beantwortet. Interessant ist, dass mehr Mitarbeiter, die Frage Nummer 11 verneint haben (2 Mitarbeiter), Frage 13 beantworteten. Dies führt aber zu keinem Problem bei der Betrachtung, denn, je mehr Antworten, desto besser die Auswertung.

Aus dieser Frage und dem damit verbundenen Ergebnis lässt sich erkennen, dass, wie bereits vermutet, die Akten der laufenden Fälle überwiegend im Büro aufbewahrt werden und Akten, die abgeschlossen sind, (zur Sicherung der Aufbewahrungsfrist) im Archiv abgelegt werden.

Andere Mitarbeiter, die eventuell eine Nachfrage zu einem laufenden Fall bekommen, sind oft nicht in der Lage, Auskunft geben können, da sich die Akte im Büro eines Kollegen befindet und nicht unmittelbar auffindbar ist. Resumierend sei auch hier ebenfalls auf die Schlussfolgerung zu Frage 12 verwiesen.

[...]

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^[1] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2015): Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises. Studienarbeit. Seite 1.

^[2] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2015): Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises. Studienarbeit. Seite 3.

^[3] Vgl. Der öffentliche Gesundheitsdienst – Übersicht und Einführung. In: Uni-Düsseldorf.de. Internet: http://docserv.uni-duesseldorf.de/servlets/DerivateServlet/Derivate-12747/S0024634.pdf (Stand: 08.09.2015, 14:10 Uhr).

^[4] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2015): Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises. Studienarbeit. Seite 4 f.

^[5] Die Beobachtung. In: Arbeitsblaetter.Stangl-Taller.at Internet:http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/FORSCHUNGSMETHODEN/Beobachtung.shtml (Stand: 23.09.2015, 8:34 Uhr).

^[6] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2014): Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Projektstudienarbeit. Seite 9 f.

^[7] Vgl. Ebd. Seite 10.

^[8] Steinbrecher, Wolf; Müll-Schnurr, Martina (2014): Prozessorientierte Ablage. Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. 3. Auflage. Stuttgart: Springer-Gabler Verlag. Seite 11.

^[9] Vgl. Frey, Urs (2011): Unternehmensführung. 1.Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 25.

^[10] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2014): Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Projektstudienarbeit. Seite 1.

^[11] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2015): Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises. Studienarbeit. Seite 6.

^[12] Was ist eine gute Evaluation? In: cheval.de. Internet: http://www.ceval.de/modx/fileadmin/user_upload/PDFs/workpaper9.pdf (Stand: 29.09.2015, 12:20 Uhr). Seite 2.

^[13] Vgl. Ebd.

^[14] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2014): Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Projektstudienarbeit. Seite 10.

^[15] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2015): Prüfung der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit eines Wechsels von der Papierakte zur Elektronischen Akte innerhalb der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises. Studienarbeit. Seite 7.

^[16] Vgl. Beck, Simon; Vochezer, Renate (2011): Wissenschaftliches Arbeiten und Studienmethodik. 1. Auflage. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 85.

^[17] Vgl. Bischoff-Moos, Christina (2014): Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Projektstudienarbeit. Seite 10.

^[18] Vgl. Methode: Diagramme auswerten und erstellen. In: klett.de. Internet: http://www2.klett.de/sixcms/media.php/229/wseminar_diagramm.pdf (Stand: 16.04.2015, 09:15 Uhr).