Eintritt neuer Mitarbeiter und Vorbereitung des ersten Arbeitstages (Unterweisung Personalwesen)

Inhalt

1. Praktische Durchführung
1.1 Thema der Unterweisung
1.2 Zusammenhang mit dem Ausbildungsrahmenplan
1.3 Dauer und Zeitpunkt der Unterweisung
1.4 Operationalisiertes Lernziel
1.5 Bezug zur Ausbildungsordnung
1.5.1 Richtlernziel
1.5.2 Groblernziel
1.6 Feinlernziel
1.7 Begründung des Themas
1.8 Weiterführendes Thema

2. Lernzielbereich
2.1 Kognitives Lernziel
2.1.1 Erfolgskontrolle
2.2 Affektives Lernziel
2.2.1 Erfolgskontrolle
2.3 Psychomotorisches Lernziel
2.3.1 Erfolgskontrolle
2.4 Didaktisches Prinzip
2.4.1 Prinzip der Zielklarheit
2.4.2 Prinzip der Praxisnähe
2.4.3 Prinzip der Erfolgssicherung
2.5 Lernerfolgskontrolle
2.5.1 Mündliche Abfrage
2.5.2 Beobachtung des Arbeitsablaufes bei Auszubildendem
2.5.3 Sichtkontrolle des Endproduktes durch den Ausbilder

3. Ausgangssituation
3.1 Betriebliche Ausgangssituation
3.1.1 Thema der Ausbildungssituation
3.1.2 Ziel der Ausbildungssituation (operationalisiert)
3.2 Persönliche Ausgangssituation des Auszubildenden (Adressat) und zeitliche Einbettung der Unterweisungssituation
3.3 Vorhandene Grundkenntnisse und zu vermittelndes Wissen
3.4 Rolle des Ausbilders

4. Ausbildungsmittel

5. Schlüsselqualifikationen
5.1 Fachkompetenz
5.2 Methodenkompetenz
5.3 Sozialkompetenz
5.4 Individualkompetenz

6. Methodenauswahl: Unterweisung nach der einfachen Vier-Stufen-Methode
6.1 Stufe 1 Vorbereiten
6.2 Stufe 2 Vormachen und Erklären (Vermittlung)
6.3 Stufe 3 Nachmachen und Erklären lassen (Zwischenkontrolle)
6.4 Stufe 4 Üben

1. Praktische Durchführung

1.1 Thema der Unterweisung

Selbständige Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter (konkret Dokumente und Büromaterial vorbereiten) anhand der Checkliste – Eintritt neuer Mitarbeiter (Teil 4. Vorbereitung des Arbeitsplatzes)

1.2 Zusammenhang mit dem Ausbildungsrahmenplan

Der Unterpunkt 2.1 der Verordnung über die Berufsausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau vom 13. Februar 2008 sieht die Vermittlung von Kenntnissen bezüglich der Einsatzplanung und Einsatzvorbereitung vor. Im Ausbildungsrahmenplan (§ 3 Abs. 2 Abschnitt A Nr. 2.1 ) ist neben dem Personaleinsatz disponieren [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe a)], Mitarbeiter über Rechte und Pflichten aufklären [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe c)] und Mitarbeiter auf Unternehmen und Arbeitsplätze vorbereite n [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe b)], als Lernziel genannt. Dieser Punkt (b) ist Gegenstand der vorliegenden Unterweisung.

Für die Umsetzung der Fertigkeiten und Kenntnisse ist ein Zeitraum von zwei bis vier Monaten im ersten Halbjahr des zweiten Ausbildungsjahres vorgesehen.

1.3 Dauer und Zeitpunkt der Unterweisung

Die Durchführung der Unterweisung wird ungefähr 15 Minuten in Anspruch nehmen. Heute ist der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und wir (die Auszubildende und ich als ihre Ausbilderin) bereiten den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters Herrn Max Muster vor. Die Unterweisung findet morgens um 09:30 Uhr statt. Um diese Tageszeit sind die Leistungsbereitschaft und die Auffassungsgabe am höchsten. Dies ist vor allem bei wichtigen und grundsätzlichen Themen erforderlich. Eine Pause während der Unterweisung ist nicht erforderlich.

1.4 Operationalisiertes Lernziel

Der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein, selbstständig die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter anhand der Checkliste – Eintritt neuer Mitarbeiter (Teil 4. Vorbereitung des Arbeitsplatzes) durchzuführen.

Das Lernziel hat die Auszubildende erreicht, wenn sie in vorgeschriebener Zeit und unter den in der Unterweisung erlernten Vorgaben, Richtlinien und Bedingungen eine Checkliste selbständig bearbeiten kann, wobei sie die Struktur zu ungefähr 80% eigenständig wiedergeben kann, den Nutzen der Führung von Checklisten erkennt und die Ordnungsmerkmale auf zukünftige berufliche und private Arbeiten übertragen kann.

1.5 Bezug zur Ausbildungsordnung

1.5.1 Richtlernziel

Das Richtlernziel dieser Unterweisung leitet sich aus der Ausbildungsverordnung zum Personaldienstleistungskaufmann/-kauffrau Punkt. 2.1 ab. In dieser Ausbildungseinheit sollen den Auszubildenden Kenntnisse und Fähigkeiten der Personalsachbearbeitung, insbesondere der Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter vermitteln werden. Grundkenntnisse des Personalwesens sollen berufsspezifisch und zukunftsorientiert angewendet werden.

1.5.2 Groblernziel

Das Groblernziel wird vom Ausbildungsrahmenplan im Speziellen von § 3 Abs. 2 Abschnitt A Nr. 2.1 Einsatzplanung und Einsatzvorbereitung abgeleitet. Der Unterpunkt „Mitarbeiter auf Unternehmen und Arbeitsplätze vorbereiten“ [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe b)] ist Grundlage unserer Unterweisung. Im Ausbildungsrahmenplan ist neben dem Personaleinsatz disponieren [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe a)], Mitarbeiter über Rechte und Pflichten aufklären [lfd. Nummer 2.1 Buchstabe c)] und,

Nach der Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage anhand der dazugehörigen Dokumente, der Checkliste und den Büromaterialien, den Arbeitsplatz eines neuen Mitarbeiters mit allen relevanten Unterlagen vorzubereiten.

Im betrieblichen Ausbildungsplan der Firma ,,YVY-Consulting“ ist diese Festlegung im Unterpunkt: ,,Bearbeitung der Checkliste – Eintritt neuer Mitarbeiter im Rahmen der Personalverwaltung, angegeben.

1.6 Feinlernziel

Der Auszubildende hat nach dieser Unterweisung die benötigten Kenntnisse und Fähigkeiten, selbstständig und ordnungsgemäß die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter, unter Einhaltung der betrieblichen Regeln und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), verantwortungsbewusst und fehlerfrei in, vorgegebener Zeit, vorzubereiten. Eventuell auftretende Probleme werden vom Auszubildenden eigenständig gelöst, falls erforderlich unter Hilfestellung des Ausbilders.

1.7 Begründung des Themas

Die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter gehört zu den Grundlagen im Personalwesen und ist auch für das Wohlbefinden eines neuen Mitarbeiters extrem wichtig. Er/Sie soll sich „gut aufgehoben“ fühlen, an seinem/ihrem ersten Arbeitstag. Das Thema bereitet den Auszubildenden auf sein Arbeitsleben im Personalbereich vor.

1.8 Weiterführendes Thema

Checkliste – Eintritt neuer Mitarbeiter (Fachgerechte Archivierung aller relevanten Dokumente für die Personalakte). Diese Unterweisung gehört auch zur Personalsachbearbeitung und ist ein wichtiger Punkt, der zum einen, das saubere und einwandfrei Arbeiten im Personalbereich wiederspiegelt sowie ein Beispiel für die Anwendung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in der Personalabteilung ist.

Bezugnehmend auf den Ausbildungsrahmenplan ist die Einordnung wie folgt:

„Personalverwaltung“, 6.2 (§3 Nr.6.2), e) ,,Vorgänge der Personalverwaltung bearbeiten, insbesondere Personalunterlagen bearbeiten, bei der Personalaktenführung mitwirken und Bescheinigungen erstellen".

2. Lernzielbereich

Von erfolgreichem Lernen sprechen wir, wenn sich positive Veränderungen in einem oder mehreren dieser Lernbereiche in gewünschter Form einstellen. Daher ist es für die Berufsausbildung sinnvoll, alle drei Bereiche anzusprechen und zu fördern.

2.1 Kognitives Lernziel

Nach der Unterweisung soll der Auszubildende über so viel Wissen verfügen, um selbstständig die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter durchführen zu können. Des Weiteren soll er die beteiligten Abteilungen (z.B. IT-Abteilung, Gehaltsabrechnung) für die Vorbereitung kennen.

2.1.1 Erfolgskontrolle

Der Auszubildende kann nach der Unterweisung die Dokumente und deren Abfolge sowie die Arbeitsmittel nennen, die zur Vorbereitung des Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter benötigt werden. Beteiligte Abteilungen und Zusammenhänge sollen verinnerlicht werden.

2.2 Affektives Lernziel

Der Auszubildende kennt die Bestandteile bzw. Inhalte der Checkliste. Der Auszubildende soll die Wichtigkeit der Aufgabe im betrieblichen Zusammenhang („Einführung neuer Mitarbeiter“) verstehen, die Notwendigkeit der Einhaltung der Vertraulichkeitsvorschriften und des sauberen Arbeitens erkennen. Ebenso dass es wichtig ist, Konzentration und Gründlichkeit über den gesamten Arbeitstag beizubehalten.

2.2.1 Erfolgskontrolle

Nach der Unterweisung ist der Auszubildende in der Lage, das Erlernte selbständig und eigenverantwortlich anzuwenden. Dem Auszubildenden ist bewusst, dass beim Umgang mit Dokumenten die jeweiligen betrieblichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Zusätzlich soll ordentlich und genau gearbeitet werden.

2.3 Psychomotorisches Lernziel

Der Auszubildende soll die benötigten Dokumente und Büromaterialien richtig einsetzen können und in der Lage sein, die benötigten Dokumente selbstständig zusammenzustellen.

2.3.1 Erfolgskontrolle

Der Auszubildende hat nach der Unterweisung die manuellen Fertigkeiten erlernt, die für einen fachgerechten Umgang mit den Checklisten und den Mitarbeiterdokumenten notwendig sind. Der Auszubildende kann die richtigen Dokumente und Büromaterialien auswählen und selbstständig die Arbeitsschritte durchführen, um den Arbeitsplatz für einen neuen Mitarbeiter vorzubereiten.

2.4 Didaktisches Prinzip

2.4.1 Prinzip der Zielklarheit

Durch eine klare und eindeutige Zielformulierung wird dem Auszubildenden klar, was am Ende von ihm erwartet wird.

2.4.2 Prinzip der Praxisnähe

Praxisnähe wird erzeugt durch das Anwendungsbeispiel einer Checkliste zur Vorbereitung eines Arbeitsplatzes für neue Mitarbeiter. Diese Aufgabe stammt aus dem Arbeitsalltag der Personalabteilung.

2.4.3 Prinzip der Erfolgssicherung

Über die gesamte Dauer der Unterweisung werden Erfolgskontrollen durch Nachfragen durchgeführt, um die neuen Lerninhalte zu verinnerlichen.

Der Erfolg wird durch eingeplante Wiederholungs- und Vertiefungszeiträume gesichert.

2.5 Lernerfolgskontrolle

2.5.1 Mündliche Abfrage

Einsatz der fragend- entwickelnde Methode mit offenen und geschlossenen Fragen. Der Kenntnisstand des Auszubildenden wird abgeprüft, Verständnisprobleme aufgedeckt und mit dem Ausbilder geklärt.

2.5.2 Beobachtung des Arbeitsablaufes bei Auszubildendem

Der Ausbilder überprüft die praktische Durchführung der Aufgabe, kann helfend eingreifen und gegebenenfalls den Ablauf (Ausfüllen der Checkliste, Reihenfolge der Dokumente) nochmals vorführen

2.5.3 Sichtkontrolle des Endproduktes durch den Ausbilder

Der Ausbilder überprüft die praktische Durchführung, in der Unterweisung zur Vorbereitung des Arbeitsplatzes neuer Mitarbeiter. Zum einen die Zusammenstellung der ausgefüllten und ausgedruckten Dokumente, zum anderen die Aufstellung der Tasche mit den Büromaterialien.

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