Die moderne Wertschöpfungskette stellt Unternehmen vor die Herausforderung, globale Güterflüsse zu planen, zu koordinieren und zu kontrollieren. Es entstehen infolgedessen Informationsflüsse, die aufgrund der technologischen Entwicklung an Geschwindigkeit und Volumen zunehmen. Die Kapazität von Unternehmen, die Informationen zu empfangen, zu verarbeiten und zu verteilen, stellt häufig den Engpass eines Geschäftsprozesses dar.
Im Gegensatz zum traditionellen Austausch von Dokumenten über E-Mail, Telefon und Papier, ermöglicht die elektronische Kommunikation eine schnelle und automatische Übermittlung von Informationen. Die Geschäftspartner verwenden dabei ein standardisiertes Format, was den Abstimmungsaufwand und die Kosten reduziert. Der Standard Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), entwickelt von der United Nations (UN), definiert eine Reihe von Nachrichtentypen, mit denen elektronische Geschäftsdokumente von Informationssystemen erstellt, verschickt und verarbeitet werden können.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen
2.1 Der elektronische Datenaustausch
2.2 EDIFACT und EANCOM
2.2.1 Stammdatenabgleich
2.2.2 Transaktionen
2.2.3 Identifikationsschlüssel im GS1-System
2.3 Marktstruktur und technologischer Wandel im Buchhandel
2.4 Vorstellung des Unternehmens
3 Untersuchungsergebnisse
3.1 Stammdatenabgleich
3.1.1 Umfang und Anwendungsgebiet der Stammdaten
3.1.2 Aktueller Stand der Lieferantenintegration
3.1.3 Potenziale für die Rechnungsprüfung
3.2 Transaktionen
3.2.1 Aktueller Stand der Lieferantenintegration
3.2.2 Potenziale für die Rechnungsprüfung
4 Schlussbetrachtung
A Anhang
A.1 Experteninterview mit Hr. Dietmar Kulessa, Thalia
A.2 Experteninterview mit Hr. Artur Luczak, Thalia
Zielsetzung & Themen
Ziel dieser Arbeit ist die Evaluierung der Potenziale für die Rechnungsprüfung bei der Thalia Bücher GmbH durch die Anwendung des Standards EDIFACT, um manuelle Aufwände bei Preis- und Mengendifferenzen in Geschäftsprozessen zu reduzieren.
- Analyse des elektronischen Datenaustausches (EDI) mittels EANCOM
- Untersuchung des aktuellen Stands der Lieferantenintegration
- Identifikation von Verbesserungspotenzialen beim Stammdaten- und Bewegungsdatenabgleich
- Evaluierung der Auswirkungen von Papierbelegen auf die Rechnungsprüfung
- Diskussion alternativer Formate wie ZUGFeRD zur Einbindung von Kleinstverlagen
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Umfang und Anwendungsgebiet der Stammdaten
Zu den Stammdaten gehören Geschäftspartnerinformationen, der Artikelstamm und Bestandsdaten. Im Folgenden wird grob die Systemarchitektur, die für die Stammdatenintegration relevant ist, geschildert. Alle Stammdaten liegen zentral im Warenwirtschaftssystem, von wo aus sie in andere Systeme nach Bedarf repliziert werden. Im Wesentlichen gibt es zwei Interessenten für die Daten: die Filialen und der Webshop. Für die Filialmitarbeiter besteht über das Filialportal die Möglichkeit, nach Artikeln zu suchen, Lieferantenbestände zu prüfen und Bestellungen aufzugeben. Kundenwünsche können somit direkt vor Ort entgegengenommen werden. Das heißt, es müssen prinzipiell alle Stammdaten im Filialportal zur Verfügung stehen.
Der Webshop arbeitet neben dem Warenwirtschaftssystem mit einem Product Information Management (PIM)-System. Dieses kombiniert den Artikelstamm mit Daten aus dem Customer Relationship Management (CRM)-System und zusätzlichen Produktinformationen, um im Online-Handel eine möglichst breite Basis an Informationen abrufen zu können. Wird ein für den E-Commerce relevanter Lieferant eingebunden, werden daher Vereinbarungen über die Content-Daten für den Webshop getroffen. Es handelt sich bspw. um Serienzuordnungen, Cover-Bilder, Schauspieler, Altersfreigaben, Warnhinweise oder Erscheinungsdaten. Darüber hinaus werden für Filterungs- und Auswertungszwecke Warengruppenzuordnungen an Thalia übermittelt.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung thematisiert die Herausforderungen durch zunehmende Informationsflüsse in der Wertschöpfungskette und leitet die Forschungsfrage zur Optimierung der Rechnungsprüfung bei Thalia durch EDIFACT ab.
2 Grundlagen: Dieses Kapitel führt in den elektronischen Datenaustausch, die Standards EDIFACT und EANCOM sowie die Marktbedingungen im Buchhandel und das Unternehmen Thalia ein.
3 Untersuchungsergebnisse: Der Hauptteil analysiert den aktuellen Stand der Lieferantenintegration bezüglich Stammdaten und Transaktionen und leitet daraus konkrete Potenziale für die Rechnungsprüfung ab.
4 Schlussbetrachtung: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen, wonach der EDI-Einsatz wesentliche Vorteile bietet und Potenziale insbesondere in der stärkeren Einbindung von Verlagen und der Nutzung alternativer Formate wie ZUGFeRD liegen.
Schlüsselwörter
EDIFACT, EANCOM, Rechnungsprüfung, Stammdatenabgleich, Bewegungsdaten, Thalia, Buchhandel, Lieferantenintegration, Warenwirtschaftssystem, ZUGFeRD, Prozessautomatisierung, Papierbelege, GTIN, GLN, elektronischer Datenaustausch
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung der Rechnungsprüfung bei der Thalia Bücher GmbH durch den Einsatz standardisierter elektronischer Datenaustauschverfahren.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind der elektronische Datenaustausch (EDI) mittels EANCOM, die Stammdatenpflege, die Abwicklung von Transaktionen und die Herausforderungen bei der Bearbeitung von Papierrechnungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist die Evaluierung von Potenzialen zur Reduzierung manueller Klärungsfälle in der Rechnungsprüfung durch eine höhere Standardisierung und elektronische Anbindung von Lieferanten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Fundierung des EDI-Standards und einer praxisorientierten Untersuchung mittels Experteninterviews sowie interner Unternehmensdaten.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil analysiert den Status quo der Stammdaten- und Bewegungsdatenintegration bei Thalia und identifiziert Optimierungspotenziale unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören EANCOM, Rechnungsprüfung, Stammdatenabgleich, Prozessautomatisierung und ZUGFeRD.
Wie unterscheidet sich die Situation in der Schweiz im Vergleich zu Deutschland?
In der Schweiz findet aufgrund abweichender rechtlicher Rahmenbedingungen und fehlender EU-Rechtsangleichung aktuell kein EANCOM-Einsatz statt; man ist dort stärker von Papierrechnungen abhängig.
Warum verursachen Papierrechnungen bei Thalia Probleme?
Die automatisierte Bilderkennung kann oft nur Kopf- und Summenzeilen erfassen, wodurch bei Preis- oder Mengenabweichungen eine manuelle Prüfung der Positionen durch Mitarbeiter zwingend erforderlich ist.
Welchen Lösungsansatz bietet das Format ZUGFeRD?
ZUGFeRD ermöglicht die Einbettung einer strukturierten XML-Datei in ein PDF, wodurch auch kleinere Unternehmen elektronische, maschinenlesbare Rechnungen ohne komplexe EDI-Anbindung senden können.
- Citation du texte
- Dominik Kropp (Auteur), 2017, Potenziale für die Rechnungsprüfung durch die Anwendung des Standards EDIFACT in buchhandelsspezifischen Prozessen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/435382
