Indikationskarten für Reformmethoden analog zum Beipackzettel für Medikamente

Inhalt

1 Einleitung

2 Reformen und Reformmethoden

3 Indikationskarten
3.1 Change Management
3.2 Organisationslernen

4 Fazit

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Reformen sind in der heutigen Zeit und auch schon in der Vergangenheit sehr wichtig, um die Verwaltung und die Verwaltungsstrukturen zu verbessern und zu modernisieren.¹ Verbesserungen sind in allen Bereichen - wie den organisatorischen oder verfahrensmäßigen Bereichen - notwendig, um sich veränderten Umwelt- und Rahmenbedingungen anzupassen.² Hiermit sollen die alten Strukturen einer Organisation eliminiert und neue moderne Strukturen erlernt und gefestigt werden, sodass diese zu routine- und standardmäßigen Handlungsweisen führen. Da Neuerungen für Organisationen unerlässlich sind, ist es wichtig, etwas über die Methoden zu erfahren, die diese Neuerungen vorantreiben, unterstützen und erfolgreich umsetzen können. Bedeutend ist ebenfalls die Gefahren, die Reformmethoden mit sich bringen, zu kennen und zu wissen, was jeweils beachtet werden muss.

Das Ziel dieser Hausarbeit ist daher, einige Reformmethoden mit ihrer Anwendung und den möglichen Nebenwirkungen darzustellen, sodass Organisationen einen Überblick über die gewählten Methoden bekommen können.

Die Hausarbeit basiert auf einer Literaturrecherche und zum Einstieg werden in Kapitel 2 die Begriffe Reformen und Reformmethoden näher erläutert. Daran schließt der Hauptteil der Hausarbeit mit Kapitel 3 an. Hier werden zwei Reformmethoden mithilfe von Indikationskarten dargestellt. Die Indikationskarten sind analog zu einem Beipackzettel für Medikamente aufgebaut. Erläutert wird zu Beginn der Begriff und wofür die Anwendung geboten ist. Es schließen sich Empfehlungen an, was vor der Anwendung zu beachten ist und die Erklärung der Anwendung. Bevor auf allgemeine weitere Informationen eingegangen wird, werden die Risiken und Nebenwirkungen dargestellt. Vorgenommen wird dies in den Abschnitten 3.1 Change Management und 3.2 Organisationslernen. Abschließend werden im 4. Kapitel, dem Fazit, die Erkenntnisse der Arbeit zusammenfassend dargestellt.

2 Reformen und Reformmethoden

Unter einer Reform versteht man eine planmäßige Neuordnung, Umgestaltung sowie Verbesserung des Bestehenden.³ Hiernach soll beispielsweise ein bisheriges Modell der Aufgabenerledigung durch ein neueres, effektiveres ersetzt werden. Im Kontext einer Verwaltungsreform sind „organisatorische, personelle, verfahrensmäßige und instrumentelle Reformen und Anpassungsmaßnahmen öffentlicher Verwaltungen“⁴ gemeint. Laut Springer⁵ wird versucht, das Ziel einer leistungsfähigeren und vereinfachten Verwaltung mit mehr Bürgernähe und klaren Zuständigkeiten zu erreichen. In den letzten Jahren und Jahrzehnten gab es zahlreiche unterschiedliche Verwaltungsreformen, die dazu dienten, die Verwaltung und den Verwaltungsablauf sowohl für die Bürger als auch für die Beschäftigten transparenter und einfacher zu gestalten. Um einen Einblick in die Bereiche zu erhalten, werden einige Beispiele dafür genannt. Im organisatorischen Bereich sind ein Hierarchieabbau, die Dezentralisierung sowie ein Wissensmanagement, im personellen Bereich die Dienstrechtsreformen, neue Formen der Mitarbeiterbeteiligung sowie Mitarbeitergespräche und im verfahrensmäßigen Bereich das New Public Management, das neue Steuerungsmodell oder Public Private Partnerships und Bürgerkommunen zu nennen.⁶ Die Notwendigkeit zu Reformen ergibt sich ebenfalls aus dem allgemeinen Wertewandel.⁷ Werte beeinflussen das Verhalten; beispielweise ist Bürgernähe und Bürgerfreundlichkeit zu einem zu berücksichtigenden wichtigen Wert geworden. Ein Wandel hin zur Organisation als Dienstleistungsunternehmen. In dieser Hausarbeit geht es nun darum, wie die angestrebten Verwaltungsreformen erfolgreich umgesetzt werden können, denn Reformvorhaben können auch scheitern. Oftmals gibt es Umsetzungsschwierigkeiten. „Diese Transformation ist offensichtlich komplexer als die Skizzierung von neuen Prozessabläufen und Strukturen.“⁸ Gelingt die Ausarbeitung der Reformpläne noch, so gibt es Probleme bei der tatsächlichen Umsetzung des Plans in die Realität. Lange Zeit lag hierauf kein Fokus, doch die „Praxis hat gezeigt, dass hier oftmals die eigentliche Herausforderung liegt.“⁹ Die ausgearbeiteten Reformpläne sollten daher aktiv vorangetrieben werden. Bei dieser Umsetzung werden die sogenannten Reformmethoden benötigt. Der Veränderungsprozess steht im Fokus. Es gibt viele unterschiedliche Methoden, die geplanten Reformen voranzutreiben und zu etablieren. Ein Beispiel hierfür ist die PDCA-Methode nach Deming.¹⁰ Nach der Planung schließt sich die Umsetzungsphase an. Anschließend wird auf Wirksamkeit kontrolliert und auf Grundlage des Ergebnisses werden Korrekturen vorgenommen.¹¹ Die Umsetzung kann mit der Top-down-Methode erfolgen, sprich mit Vorschlägen aus der Führungsebene oder der Buttom-up-Methode, hier gehen die Verbesserungsmöglichkeiten von den Beschäftigten aus. Weitere Reformmethoden sind das Organisationslernen, das Change Management, der Wandel als Projekt und die Verwaltungsberatung. Der Wandel als Projekt wird mit einem Projektmanagement durchgeführt; bei der Verwaltungsberatung werden externe Berater zur Lösung und Umsetzung von Problemen herangezogen. Dem Umfang der Hausarbeit ist geschuldet, dass nicht für alle Reformmethoden Indikationskarten erstellt werden können. Im Folgenden werden daher nur zwei der Reformmethoden näher erläutert. Die Erläuterungen beziehen sich auf das Change Management und das Organisationslernen.

3 Indikationskarten

Die Indikationskarten für Change Management und Organisationslernen sind analog zu einem Beipackzettel für Medikamente gestaltet und erhalten neben den Informationen zur allgemeinen Anwendung und des Nutzens daher auch weitere Informationen sowie Risiken und Nebenwirkungen.

3.1 Change Management

Wirkstoff: Reformen umsetzen

Lesen Sie die gesamte Indikationskarte sorgfältig durch, bevor Sie mit der Anwendung beginnen, denn Sie enthält wichtige Informationen.

Diese Indikationskarte beinhaltet:

Was ist Change Management und wofür wird es angewendet?

Was müssen Sie vor der Anwendung von Change Management beachten?

Wie ist Change Management anzuwenden?

Welche Nebenwirkungen sind möglich?

Weitere Informationen

Was ist Change Management und wofür wird es angewendet?

Das Change Management ist ein aktives Vorantreiben von Veränderungen mithilfe eines Change Managers, sodass sich die Beschäftigten mit den Änderungen identifizieren oder diese zumindest akzeptieren.¹² Es richtet sich daher auf die Beschäftigten der Organisation aus, sprich nach innen.¹³ Grund dafür ist, dass bei der Umsetzung eines neuen Arbeitsablaufes besonders die Beschäftigten betroffen sind und der Erfolg damit auch von der Unterstützung dieser abhängig ist. Das Change Management umfasst die gezielte Steuerung eines Wandels mit Planung, Durchsetzung und Kontrolle. Es wird angewendet, um geplante Reformen möglichst reibungslos umzusetzen. Der Wandel von Strukturen, Systemen und Verhaltensweisen wird folglich organisiert durchgeführt.¹⁴

[...]

¹ Vgl. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/ 1531/verwaltungsreform-v13.html, Zugriff am 04.03.2017.

² Vgl. WERTHER / JACOBS (2014), S. 15.

³ Vgl. http://www.duden.de/node/727640/revisions/1380513/-view, Zugriff a 04.03.2017.

⁴ http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/ 1531/verwaltungsreform-v13.html, Zugriff am 04.03.2017.

⁵ Vgl. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/ 1531/verwaltungsreform-v13.html, Zugriff am 04.03.2017.

⁶ Vgl. BLANKE / von BANDEMER / NULLMEIER / WEWER (2005), Inhalt.

⁷ Vgl. WERTHER / JACOBS (2014), S. 15.

⁸ BLANKE et al. (2005), S. 216.

⁹ LAUER (2014), S. 4.

¹⁰ DEMING, William Edwards amerik. Wissenschaftler, 1900 - 1993.

¹¹ Vgl. http://www.qm-wissen.de/wissen/qm-lexikon/pdca-zyklus.php, Zugriff am 04.03.2017.

¹² Vgl. BLANKE et al. (2005), S. 217.

¹³ Vgl. LAUER (2014), S. 4.

¹⁴ Vgl. BLANKE et al. (2005), S. 217.