Videokonferenzen: Bewertungskriterien am Beispiel von Mehrpunktkonferenzen der Systemklasse der Desktopvideokonferenzsysteme

Inhaltsverzeichnis

I Einleitung

II Grundlagen
1. Begriffsdefinition Videokonferenzen
2. Anwendungsgebiete
3. Klassifizierung der Systeme
3.1 Desktopsysteme
3.2 Kompakt- bzw. Gruppensysteme
3.3 Raum- bzw. Studiosysteme

III Bewertung
1. Soziale Kommunikationssituation
2. Verhalten während der Konferenz
3. Übertragungsqualität
4. Teilnehmeranzahl
5. Kosten

IV Fazit und Perspektiven

Literaturverzeichnis

I Einleitung

„Im digitalen Leben ist es nicht wichtig, zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort zu sein, da eine Übertragung der Orte möglich sein wird.“

Nicholas Negroponte, Total Digital.^[1]

Angesichts der zunehmenden weltweiten Vernetzung der Märkte und Gesellschaften gilt es immer weitere Entfernungen zwischen Kooperationspartnern zu überbrücken. Globale Unternehmen, entfernte Geschäftspartner stellen die Notwendigkeit für eine räumlich getrennte Kommunikation auf, da die örtliche Nähe nicht mehr gegeben ist oder aufgrund zu hoher Reisekosten und dem damit verbundenen Zeitaufwand alternativ gelöst werden soll. Dieser Bedarf hat zum Voranschreiten der technischen Entwicklung im Bereich des Einsatzes telematischer Systeme zur zeitlich synchronen interpersonellen Kommunikation geführt.^[2] Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Videokonferenzsystemen, deren Bedeutung zur Realisierung von räumlich verteilter Kooperation stetig zunimmt.^[3]

Ziel der vorliegenden Arbeit soll es sein, einen Überblick über das Gebiet der Videokonferenzsysteme zu geben und diese auf Vor- und Nachteile zu bewerten. Dabei gliedert sich diese Arbeit in drei Hauptteile. In Kapitel II werden zunächst Grundlagen von Videokonferenzsystemen vermittelt. Einleitend zum Thema soll dargestellt werden, wie Videokonferenzen definiert werden und in welchen möglichen Anwendungsgebieten sie zum Einsatz kommen. Danach erfolgt eine Klassifizierung der Systeme. Anschließend werden im Kapitel III Kriterien aufgeführt, nach denen die Systeme im Hinblick auf Kosten, Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten etc. im Vergleich zu herkömmlichen Konferenzen beurteilt werden. Abschließend wird ein Fazit aus den Erkenntnissen gezogen.

Die Arbeit basiert auf Sekundärliteratur wie z.B. Dissertationen sowie Quellen aus dem Internet, welche sich mit dem Einsatz von Videokonferenzsystemen allgemein, der Wissenskommunikation und speziell Mehrpunktkonferenzen am Beispiel von Desktopkonferenzen befassen.

II Grundlagen

1. Begriffsdefinition Videokonferenz

Eine Videokonferenz ist eine Telekommunikationstechnologie, die es räumlich getrennten Gesprächspartnern ermöglicht, über Ton und bewegte Bilder sowie Text miteinander zu kommunizieren, Daten auszutauschen und diese gemeinsam zu bearbeiten.^[4] Die einzelnen Videokonferenzteilnehmer werden bei der Besprechung per Videokamera bzw. Webcam gefilmt.

Diese Audio- und Videodaten sowie ggf. Anwendungsdaten werden über Datenleitungen mit hoher Bandbreite zum Beispiel über das Internet an die Bildschirme der anderen Gesprächspartner in Echtzeit übertragen.^[5]

Im Gegensatz zu anderen computervermittelnden Kommunikationssystemen unterstützen Videokonferenzsysteme die Kommunikationsprozesse der Teilnehmer durch o.g. Gegebenheiten am besten, da diese der äußerlichen Konstellation wie z.B. der sichtbaren Anwesenheit einer klassischen Besprechung am ehesten gerecht werden. Ein kleiner Exkurs verdeutlicht diese These:

Asynchrone Kommunikationsmittel wie z.B. Fax und E-Mail eignen sich für den Austausch von Informationen, Arbeitsergebnissen, der Verteilung von Aufgaben etc. Der Sender und der Empfänger stehen nur indirekt in Kontakt, da eine zeitliche Versetzung zwischen dem Verfassen und der Rezeption einer Botschaft vorliegt. Absprachen, die von einer zügigen Klärung und dem Feedback des „Gesprächspartners“ abhängig sind, können somit nicht über asynchrone Kommunikationsmedien wie E-Mail abgewickelt werden. Um Absprachen zu treffen und Beschlüsse zu fassen, kommen Telefongespräche bzw. Telefonkonferenzen, welche zu den synchronen Kommunikationsmitteln zählen, in Frage. Die Teilnehmer können direkt auf Äußerungen und Informationen reagieren und stehen in wechselseitiger Kommunikationsverbindung. Für umfangreichere Besprechungen, bei denen es wichtig ist, zusätzlich visuelle und textuelle Informationen auszutauschen, unterstützen Videokonferenzen die Kommunikationsprozesse am besten.^[6]

Über die visuelle Komponente von Videokonferenzen ist verhandeln, überzeugen und auch kennen lernen viel besser möglich, da man den Gesprächspartnern im virtuellen Raum gegenübersitzt und sich ansehen und beobachten kann.

Videokonferenzen zählen zu den Telekommunikationstechnologien, die Informationen über mehrere Kommunikationskanäle (auditiv, visuell, textuell) verbreiten und werden als multicodal bzw. multimedial bezeichnet. Der Vorteil gegenüber monocodalen Technologien ist die Beibehaltung von nonverbalen Signalen wie Gestik und Mimik. Die Gesprächspartner stehen somit in direktem Kontakt zueinander. Unterstützt wird dies durch eine annähernd synchrone, d.h. zeitgleiche Verbindung ohne Zeitverzögerung, so dass sich die Teilnehmer aktiv miteinander verständigen können und zeitgleich auf die Informationen und Aussagen anderer Mitglieder eingehen können.

Videokonferenzsysteme werden in Punkt-zu-Punkt-Videokonferenzen und Mehrpunktkonferenzen differenziert. Während bei Punkt-zu-Punkt-Videokonferenzen Gesprächspartner von lediglich zwei Standorten miteinander verbunden werden können, bieten Mehrpunktkonferenzen die Möglichkeit, Besprechungen über mehrere Standorte zu durchzuführen.

Je Standort können mehrere Gesprächspartner an der Konferenz teilnehmen, allerdings ist die genaue Anzahl von den jeweiligen Produkteigenschaften des benutzten Systems abhängig. Defizite in Bezug auf die Kommunikationsqualität sowie die Koordination und die Darstellung sind nicht auszuschließen.

Auf die Punkt-zu-Punkt-Videokonferenzen wird nicht näher eingegangen, da sich diese Hausarbeit speziell auf Mehrpunktkonferenzen bezieht.

2. Anwendungsgebiete

Videokonferenzlösungen finden in verschiedenen Gebieten wie z.B. der Lehre, Forschung, in der Medizin, der Beratung, bei Hotlines etc. Einsatz. Sie können lokal, regional, national bis international durchgeführt werden.

Es werden Videokonferenzen für offene und geschlossene Benutzergruppen differenziert. Zu den offenen zählen Videokonferenzdienste im Internet, die z.B. die Übertragung von Veranstaltungen wie Vorlesungen, Schulungen und Trainings für Mitarbeiter, Präsentationen etc. unterstützen.

Die Hausarbeit bezieht sich im Folgenden ausschließlich auf Videokonferenzsysteme, welche in geschlossenen Benutzerkreisen angewendet werden.

Geschlossene Gruppen zeichnen sich dadurch aus, dass sich die Teilnehmer untereinander kennen bzw. in einem bestimmten Kontext z.B. in einer Geschäftsbeziehung zueinander stehen. Die Teilnahme erfolgt aufgrund einer expliziten Einladung. Unternehmen, die durch Filialstrukturen geprägt sind, nutzen diese Kommunikationslösung, um interne Besprechungen mit Kollegen anderer Firmenstandorte durchzuführen sowie um Besprechungen mit Kunden bzw. Partnern an entfernten Standorten abzuwickeln.

Berufsgruppen, welche auf die Telekommunikationstechnik der Videokonferenz zurückgreifen, sind z.B. Ärzte und Manager. Ärzte nutzen dieses Medium, um Ferndiagnosen zu stellen, gemeinsam medizinische Fragestellungen zu klären etc. Solche Meinungsaustausche sind aufgrund der regionalen Entfernung zwischen den Spezialisten sehr gut mit Videokonferenzen möglich, da sie auch Datenblätter der Patienten, Röntgenaufnahmen etc. durch Dokumentenkameras übertragen können und gleichzeitig darüber diskutieren können. Lt. Zühlke halten Videokonferenzsysteme daher verstärkt Einzug in Kliniken und Krankenhäusern.^[7]

Weitere Anwendungsfelder sind Präsentationen, Prüfungs- und Bewerbungsgespräche etc.

Der Hauptgrund, weshalb auf Videokonferenzen als Kommunikationsmittel zurückgegriffen wird, ist die Ersparnis an Reisekosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung, die bei einer klassischen persönlichen Besprechung anfallen. Der Faktor Zeit stellt ebenfalls Kosten dar und kann mit Videokonferenzen auf die Vor- und Nachbereitung der Konferenz und die Gesprächszeit beschränkt werden.

Die Hausarbeit befasst sich vordergründig mit Videokonferenzen, welche zu Geschäftsbesprechungen zum Einsatz kommen.

3. Klassifizierung der Systeme

Videokonferenzsysteme lassen sich in drei Klassen einteilen: Desktopsysteme, Kompakt- bzw. Gruppensysteme und Raum- bzw. Studiosysteme. Diese unterscheiden sich aufgrund des jeweiligen Aufbaus. Im Folgenden wird näher auf die Klassifizierung der Systeme eingegangen:

3.1 Desktopsysteme

Mit dem Begriff Desktopsysteme werden Videokonferenzsysteme beschrieben, welche von einem Personal Computer aus betrieben werden können. Der Computer fungiert als Videokonferenzstation, von welcher die Audio- und Videosignale über Computernetzwerke wie z.B. LAN^[8] oder das Internet übertragen werden. Voraussetzung für die Nutzung eines handelsüblichen Computers für eine Videokonferenz ist die Erweiterung um software- bzw. hardwarebasierte Telekommunikationslösungen. Hardwarebasiert bedeutet, dass eine PCI-Steckkarte^[9] in den PC integriert wird oder ein externes Videokonferenzsystem über den USB-Anschluss mit dem PC oder dem Notebook verbunden wird. Zusätzlich zum Computer mit Monitor und der software- bzw. der hardwarebasierten Telekommunikationslösung sind folgende technische Bestandteile für die Nutzung notwendig:

Für die Aufzeichnung von Videodaten, d.h. das Filmen der Teilnehmer wird je Computer eine externe Kamera benötigt, welche meist auf dem Monitor angebracht wird. Der Trend geht hierbei zur Nutzung von Webcams, die über den USB-Anschluss des Computers angeschlossen werden.

Die Gespräche der Videokonferenzteilnehmer werden über Mikrofone aufgezeichnet und über Lautsprecher wiedergegeben. Hierbei eignen sich Headsets – eine Kombination von Mikrofon und Kopfhörern – welche den Vorteil von Freisprecheinrichtungen mit sich bringt.

Der Vorteil von Desktopsystemen ist, dass der Computer ohne zusätzliche Hardware oder Software gleichzeitig für andere Applikationen genutzt werden kann. So können z.B. Dateien über die Videokonferenzverbindung von den Teilnehmern angesehen und bearbeitet werden. Weiterhin ist mit Desktopsystemen die unkonventionelle, spontane Durchführung von Videokonferenzen möglich, da diese für den alltäglichen Bedarf entwickelt werden.

Je Standort können bis zu drei Personen an der Desktopvideokonferenz teilnehmen. Dies kann allerdings bei den verschiedenen Anbietern variieren. Erwähnenswert ist, dass sich Notebooks bei derzeitigem technologischen Standard ebenfalls für die Nutzung als Videokonferenzstation eignen. Im Vergleich zu den anderen Systemklassen sind Desktopvideokonferenzsysteme als kostengünstig einzustufen. Für die Aufrüstung des Computers zu einer Videokonferenzstation werden ca. 500 bis 3.000 Euro veranschlagt.^[10]

3.2 Kompakt- bzw. Gruppensysteme

Kompakt- bzw. Gruppensysteme sind Hardware-Videokonferenzlösungen, welche allein dem Zweck zur Durchführung von Videokonferenzen dienen. Das Kompaktsystem, in welches alle nötigen Bestandteile integriert sind, bietet den Vorteil, dass es aufgrund des relativ geringen Gewichts und der üblicherweise unkomplizierten Installation, mobil eingesetzt werden kann. Die Geräte besitzen Netzanschlüsse, die mit den ISDN-Leitungen oder dem LAN verknüpft werden.

Es ist üblich, die Anlagen über mehrere ISDN-Leitungen anzuschließen, da dies einen qualitativ hochwertigeren Ton und Bild zur Folge hat. Trotz dessen sind auch bei Kompaktsystemen noch leichte Verzögerungen in der Übertragung zu verzeichnen.^[11]

Die Kompaktsysteme lassen sich in die zwei Untergruppen „Rollabout“-Einrichtungen und Set-Top-Boxen gliedern.

Rollabouts sind Systeme, die auf bzw. in einem Rollwagen installiert sind und somit in verschiedenen Räumen einsetzbar sind. Die Einheiten bestehen aus einem herkömmlichen Fernsehgerät – welcher einen möglichst großen Bildschirm haben sollte – einer bzw. mehreren beweglichen Videokameras sowie einem Steuergerät, welches die Audio- und Videosignale verarbeitet und Bindeglied zwischen Fernsehgerät, Kameras, Mikrofonen, Netzwerkanschlüssen etc. ist.

Set-Top-Boxen sind Geräte, die an andere Geräte wie z.B. einen Monitor angeschlossen werden, um zusätzliche Funktionen anbieten zu können. Der Vorzug von Set-Top-Boxen ist, dass diese sehr handlich und aufgrund dessen leicht zu transportieren sind. Eine Kamera und ein Mikrofon sind in die Box integriert. Ein Monitor bzw. ein Fernsehgerät oder eine Projektionsleinwand, an den die Set-Top-Box angeschlossen wird, ist zusätzlich nötig. Über eine üblicherweise im Produktumfang inbegriffene Infrarotfernbedienung kann das Kompaktsystem konfiguriert werden. Ein Computer kann zusätzlich für Datenanwendungen an das System angeschlossen werden und beeinträchtigt die Stabilität der Audio- und Video-Verbindung nicht.^[12]

Die optimale Abstimmung der einzelnen Hardwarekomponenten untereinander bieten eine bessere Bild- und Tonqualität als Desktopsysteme. Eine Feinjustierung an die bestehenden Licht- und Klangverhältnisse eines Raumes ist allerdings kaum möglich.^[13]

[...]

^[1] Nicholas Negroponte: Total Digital. Die Welt zwischen 0 und 1 oder Die Zukunft der Kommunikation.

Bertelsmann Verlag, München, 1995, S. 204

^[2] Vgl. Lutz Grüneberg: Ein System zur Übertragung multimedialer Echtzeitdatenströme über Internet-

Zugangsnetze. Hannover, 1998, S. 3

^[3] Vgl. Julia Härder: Wissenskommunikation mit Desktop-Videokonferenzsystemen: Strukturierungsangebote für den Wissensaustausch und gemeinsame Inferenzen. Freiburg, 2003, S. 19

^[4] Vgl. Karl Weidner: Videokonferenzen. Online im Internet: URL: http://www.lrz-muenchen.de/services/ peripherie/vc/. [letzte Änderung 07.05.2002; letzter Zugriff 13.05.2005]; Vgl. o.V. (a), Easynet GmbH: Glossar. Online im Internet: URL: http://195.180.208.19:8080/support/glossar/#V. [letzte Änderung o.A.; letzter Zugriff 13.05.2005]

^[5] Vgl. o.V. (b): Glossar. Online im Internet: URL: http://www.e-teaching.org/projekt/suche?SearchableText

=videokonferenz. [letzte Änderung o.A.; letzter Zugriff 19.05.2005]

^[6] Vgl. Mario Zühlke: Verteilt organisierte Mehrteilnehmer-Videokonferenzen für geschlossene Gruppen im

Internet. Cottbus, 2004, S. 14; Vgl. Julia Härder, 2003, S. 24f

^[7] Vgl. Mario Zühlke, 2004, S. 14

^[8] LAN = Local Area Network

^[9] PCI = Peripheral Component Interconnect ist ein Bus-Standard zur Verbindung von Peripheriegeräten mit dem Chipsatz eines Prozessors“; in diese PCI-Steckplätze können Steckkarten für Geräte eingesetzt werden wie z.B. Netzwerkkarte, Soundkarte, Videokonferenzsystemkarte

^[10] Vgl. Undine Grohmann, Detlef Makowitz, Christoph Fleck, Frank Schulze: Empfehlungen zur Vorbereitung einer Videokonferenz. Videokonferenz-Geräte. Version 1.1, Dresden, 2005, S. 8-1

^[11] Vgl. H. Walter Schmitz: Videokonferenz als eigenständige Kommunikationsform. Eine explorative Analyse.

Essen, 1999, S. 3

^[12] Vgl. Undine Grohmann et.al, 2005, S. 8-5

^[13] Vgl. Vgl. Mario Zühlke, 2004, S. 18