Die Grundlagen des Projektmanagements. Planung und Durchführung eines Projektbeispiels

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Gestaltung eines Projektes
2.1. Definition Projektmangement
2.2. Bereich 1- Ausgangslage, Aufgabenstellung
2.3. Bereich 2- Ziele
2.4. Bereich 3- Umfeld, Stakeholder
2.5. Bereich 4- Projektorganisation
2.6. Bereich 5- Risikoanalyse
2.7 Bereich 6- Ressourcenplan
2.8. Bereich 7- Projektsteuerung
2.9. Bereich 8- Teambuilding
2.10. Bereich 9- Projektabschluss
2.11. Zusammenfassung der Erkenntnisse

3. Ausblick und Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das Dreieck des Projektmanagements. (Lutz, 2014, S. 252)

Abbildung 2: Pojektauftragsanalyse (eigene Darstellung, i A. Stöger, 2011, S. 54ff.)

Abbildung 3: Zielvereinbarung (eigene Abbildung i A. Stöger, 2011, S. 71)

Abbildung 4: Umfeld- Analyse (eigene Abbildung i. A. Ellmann, Behrend, Hübner, Weitlaner, 2014, S. 88)

Abbildung 5: Stakeholder Vier- Felder Matrix (eigene Abbildung i. A. Ellmann, Behrend, Hübner, Weitlaner, 2014, S. 81-105)

Abbildung 6: Stab- Projektorganisation (Heinrich, Lehner, 2005, S. 199)

Abbildung 7: Matrix- Projektorganisation (Heinrich, Lehner, 2005, S. 200)

Abbildung 8: Reine Projektorganisation (Heinrich, Lehner, 2005, S. 200)

Abbildung 9: Risikoanalyse (eigene Darstellung, i. A. Stöger, 2011, S. 173ff.)

Abbildung 10: Ressourcenplan (eigene Darstelltlung, i. A. Stöger, 2011, S. 106)

Abbildung 11: Controlling- Bericht (eigene Abbildung, i. A. Stöger, 2011, S. 170)

Abbildung 12: Teamentwicklungsschritte nach Tuckman (i. A. Vomberg- Miszori, o.J.) _

Abbildung 13: Verhaltensregeln (eigene Abbildung)

Abbildung 14: Projektabschlussbericht (eigene Abbildung, i. A. Stöger, 2011, S. 161)

1. Einleitung

„Es ist nicht genug zu wissen, man muss es auch anwenden. Es ist nicht genug zu wol- len, man muss es auch tun.“ (Hadeler, 2000, S.228) Johann Wolfgang von Goethe stellte schon seinerzeit fest, welche Bedeutung Entschlossenheit, Zielstrebigkeit und Durchhaltevermögen für den Erfolg einer Aufgabe haben. Solche Eigenschaften sind elementar, wenn ein Vorhaben gelingen soll. Eine derartige Mentalität ist für den Be- rufsalltag oftmals maßgeblich. Dies gilt im besonderen für Tätigkeiten, die sich stark von gewohnten und vorhersehbaren Vorgaben unterscheiden. Eine gründliche Planung und klare Struktur ist essentiell für das Gelingen, vor allem bei der Durchführung einer besonderen Aufgabe, wie beispielsweise einem Projekt. Für immer mehr Unternehmen spielt diese Arbeitsweise eine tragende Rolle für den Geschäftserfolg. So zeigte eine Studie aus dem Jahr 2015, dass eine Steigerung um 60% der Mitarbeiterleistung bei dieser speziellen Art der Zusammenarbeit, verglichen mit der täglichen Aufgabenerle- digung, zu berichten ist. Durch solche Ergebnisse erkennt das Management deutlich, dass große Veränderungen in der Arbeitsstruktur bevorstehen. Die Digitalisierung und Internationalisierung tragen zusätzlich dazu bei, dass diese Entwicklung forciert wird. (Hays 2015, S. 13f.) Die kulturellen und sozialen Veränderungen sorgen dafür, dass sich das gewohnte und bewährte Arbeitsbild neu auszurichten scheint. Die „Generation Y“ ist die jüngste Altersklasse der Arbeitnehmer. Die Berufseinsteiger zeichnen sich durch einen Lebensstil aus, der sich sehr stark von dem der vorherigen Generationen unterscheidet; Individualisierung und Konnektivität sind nur Teilaspekte des Alltags die- ser Gemeinschaft. Young Professionals leben stark vernetzt; gleichzeitig sind Bekannte und Freunde auf der ganzen Welt verteilt. Die Globalisierung sorgt dafür, dass die vir- tuelle Kommunikation stark zunimmt (Parment, 2009). In Anbetracht dessen müssen Unternehmen, die auf der Suche nach Potential unter den Berufseinsteigern sind, ver- mehrt ihr Bewerbermanagement virtuell ausbauen. Gerade aufgrund der Ortsungebun- denheit der Arbeitnehmer ist es von großer Bedeutung, dass sich der Betrieb von der internationalen Konkurrenz abheben kann und noch vor der Anstellung ein Mehrwert für den Interessenten sichtbar wird. Erst dadurch besteht die Chance, dass ein talen- tierter Arbeitssuchender mit internationalen Einstiegsmöglichkeiten sich dazu entschei- det, eine Bewerbung in Betracht zu ziehen. Professionalität, Kreativität und Einzigartig- keit sind dabei die wichtigen Kriterien. Deshalb ist es sinnvoll, ein Bewerbermanage- ment System einzuführen, das sich durch Individualität und Qualität auszeichnet. Aus diversen Gründen bietet sich zu einer solchen Gestaltung die Erarbeitung eines spezi- ellen und neuartigen Bewerbermanagement System in einem dafür durchgeführten/ entwickelten Projekt an. Im Rahmen dieser Studienarbeit erfolgt die Vorstellung der Theorie des Projektma- nagements, die durch eine praktische Ausarbeitung ergänzt wird. Zuerst werden wich- tige Bestandteile eines Projektes erläutert. Bewährte und in der Praxis erfolgreich an- gewendete Grundlagen werden vorgestellt, die dabei helfen, ein Projekt zielführend zu implementieren. Dies ermöglicht die Ausarbeitung eines Praxisfalls, der sich an diver- sen, relevanten Theorien orientiert. Die vorgestellten Grundlagen dienen dazu, die Pla- nung möglichst erfolgreich und zielführend zu gestalten. Dank der Erfahrungen und wichtigen Hinweisen aus den Literaturquellen ermöglicht sich dadurch eine effiziente Projektgestaltung, die auf wissenschaftlichen Erkenntnissen beruht. Abschließend er- folgt die Zusammenfassung der Erkenntnisse und ein Fazit.

Dank der theoretischen Grundlagen erfolgen die Planung und Durchführung des Pro- jekts effizient und zielführend. Hält sich der Projektleiter an bestimmte Vorgaben, so erleichtert dies den Prozess für das gesamte Team. Allerdings muss allen Beteiligten klar sein, was ein Projekt ausmacht und was Projektmanagement überhaupt konkret bedeutet. Dazu erfolgt zuerst eine Definition dieser Begriffe.

2. Gestaltung eines Projektes

2.1. Definition Projektmangement

Unter einem Projekt gilt laut dem deutschen Institut für Normierung ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekenn- zeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedin- gungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organi- sation“ (Deutsches Institut für Normierung, 2009).

Die Zielstrebigkeit ist ein wichtiges Element, denn ohne strategische Planung und Fest- legung einer Vorstellung des Ergebnisses, erfolgt keine effiziente Arbeit. Damit einher geht die Planung der Dauer und des Honorars. Der Zeitraum und die finanziellen Vor- gaben sind klar definiert und die Beteiligten sollten diese Angaben nicht überschreiten. Die Einmaligkeit und Neuartigkeit stellt eine besondere Herausforderung dar, weswe- gen eine konkrete und detaillierte Planung aller Teilschritte nötig ist. Dadurch wird zu- dem sichtbar, welche Aufgaben von den einzelnen Teilnehmern in einer gewissen Zeit- spanne zu erledigen sind. Ein Projekt ist auf den Kundennutzen ausgerichtet und es gilt, dessen Bedürfnisse und Erwartungen zuerst einmal zu definieren und dann zu er- füllen. Wegen der Komplexität ist es meist nötig, ein Team zusammenzustellen, das durch Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens repräsentiert wird. So werden die Ansprüche an die fachliche Kompetenzen sichergestellt. Ein wich- tiges Merkmal des Projektes sind die hohen Erwartungen an die Beteiligten und deren Leistung. Die Vorgaben sind genau zu erarbeiten, mit möglichst wenig Spielraum und Ressourcen zu planen und schließlich auch umzusetzen. Wegen der Einmaligkeit, der ungewohnten Situation und den anspruchsvollen Erwartungen stellt ein Projekt eine große Herausforderung dar (Stöger, 2011).

„Projektmanagement umfasst die Planung, Organisation und Steuerung der Unterneh- mensressourcen im Hinblick auf ein relativ kurzfristiges Ziel, das aufgestellt wurde, um bestimmte Endziele zu erreichen“ (Kerzner, 2008, S. 24). Es geht also darum, die Charakteristiken des Projektes möglichst effizient einzusetzen und zu leiten, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Die unten abgebildete Grafik zeigt das Dreieck des Projektmanagements.

Abbildung 1: Das Dreieck des Projektmanagements. (Lutz, 2014, S. 252)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Es ist zu erkennen, dass verschiede, voneinander abhängige Kriterien den Erfolg des gesamten Vorhabens beeinflussen. Für das Management sind der zeitliche Umfang und die Termine essentiell zur Gestaltung der Maßnahmen. In selber Weise sind die Kosten und der Aufwand entscheidend, um das Ausmaß zu bestimmen. Die inhaltli- chen Ziele und der Umfang müssen an beide Komponenten angepasst sein. Die Quali- tät und Kundenzufriedenheit können durch die Arbeit mit diesen Kernelementen si- chergestellt werden. Die Aufgabe des Managements ist eine harmonische Beziehung zwischen Zeit, Kosten und Umfang aufzubauen (Lutz, 2014). Ein sicheres und zielstre- biges Projektmanagement sind die Grundlage für das Gelingen des gesamten Konzep- tes. Diese Kriterien werden durch einige wichtige Erfolgsvorraussetzungen ergänzt.

Der Manager sollte die Beteiligten über den Sinn und die Notwendigkeit des Vorhabens aufklären. Spüren die Teilnehmer die Unterstützung der Unternehmensleitung, so wird die dafür in Kauf zu nehmende zusätzliche Belastung nachvollziehbar. Die hohen An- sprüche der festgelegten Ziele verlangen nach möglichst viel Erfahrung und Fähigkei- ten aus den beteiligten Bereichen. Da ein Projekt oft abteilungsübergreifend angelegt ist, sollten aus sämtlichen Hierarchieebenen und Funktionsbereichen Experten und Vorsitzende involviert werden.

Um die hohe Komplexität so gering wie möglich zu halten, ist Methodenkompetenz ge- fragt. Dies bedeutet, dass die Beteiligten, und vor allem die Verantwortlichen sich ihrer Aufgaben und der Vorgehensweise bewusst sind und diese kompetent umsetzen. Es wurde bereits auf die begrenzten Ressourcen wie Zeit und Kosten eingegangen. Da- durch besteht eine Gebundenheit an Resultate und die Fortschritte sollten mit dem Fortschreiten der Arbeitsleistung spürbar werden (Stöger, 2011).

Die dargestellten Merkmale eines erfolgreichen Projektes machen deutlich, dass es einige elementare Kriterien zu beachten gibt. Die Definition des Projektmanagements zeigt, dass die genaue Planung aller Maßnahmen eine Voraussetzung für den Erfolg des Vorhabens ist. Als ersten Schritt soll deshalb eine Untersuchung der aktuellen Si- tuation und der Anforderungen erfolgen.

2.2. Bereich 1- Ausgangslage, Aufgabenstellung

Zur Grundlage der Konzipierung eines Projekts müssen zuallererst die Ausgangslage und die Aufgabe analysiert werden. Der Projektauftrag umfasst die wichtigsten Daten bezüglich des Konzeptes. Die Situation wird dabei detailliert beschrieben. Dazu müs- sen die betroffenen Abteilungen und Organisationseinheiten genannt werden. Die Ein- teilung der Teammitglieder in deren Zuständigkeitsgebiet ermöglicht es, von Anfang an über die vorhandenen Fähigkeiten Bescheid zu wissen und diese dann im Verlauf bestmöglich einzusetzen. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Nutzen und die Gründe für die Durchführung zu erarbeiten, damit für folgende Planungs- und Arbeitsleistung mit der Motivation aller Beteiligten gerechnet werden kann (Stöger, 2011). Verstehen die Teilnehmer und auch die indirekt durch das Projekt Betroffenen, weshalb die Aufgabe eine intensive und gründliche Bearbeitung benötigt, so kann von erhöhter Motivation der Mitarbeiter und von einer größeren Toleranz der Betroffenen ausgegangen werden. (Holtbrügge, 2010).

Für die Analyse der Aufgabenstellung ist die schriftliche Formulierung der Situation eine geeignete Möglichkeit, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen. Da- durch wirkt das Projekt professionell und kann von allen Beteiligten eingesehen wer- den. Eine niedergeschriebene Darstellung schafft Verbindlichkeit und hat den Vorteil, dass die Zusammenfassung der wesentlichen Informationen zu mehr Verständnis für die Durchführung des Projekts durch Außenstehende sorgen kann (Stöger, 2011).

Die Auftragsanalyse ist eines der zentralen Elemente, auf welches die folgenden Schritte aufbauen. Deshalb ist eine von Anfang an detaillierte und gewissenhafte Do- kumentation unentbehrlich. Ein Projekttagebuch eignet sich hervorragend dazu, von Beginn an alle wichtigen Schritte und Einzelheiten zu dokumentieren. Die Methode des „Learning- Logs“ ermöglicht es, Erfahrungen aus dem Projekt festzuhalten und diese für weitere, nachfolgende Projekte zugänglich zu machen. Das Unternehmen kann so den Lernprozess sicherstellen, es können dadurch Wiederholungsfehler mindestens minimiert werden (Humpl, 2004).

Die Auftragsanalyse spielt demnach eine zentrale Rolle zur Gestaltung des Projekts. Mithilfe einer guten Vorbereitung und von Anfang an gründlichen Dokumentation wer- den die Chancen auf Projekterfolg erhöht. Dazu bietet es sich an, eine Pojektauftrags- analyse im Projekttagebuch festzuhalten. Diese umfasst die wichtigsten Informationen über das geplante Vorhaben. Folgende Abbildung zeigt die Ausarbeitung dieses Ein- trags für den Praxisfall des Bewerbermanagement- Systems.

Abbildung 2: Pojektauftragsanalyse (eigene Darstellung, i A. Stöger, 2011, S. 54ff.)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Projekt soll den Recruiting- Prozess des international agierendem Telekommunika- tionsunternehmen Ebersberger GmbH erleichtern und durch ein spezielles Bewerber- management- System unterstützen. Derzeit ist kein Standard- System verfügbar, das sich, trotz Überarbeitung in der Programmierung für die Anforderungen an das System zur internationalen Nutzung eignen würde. Der Inhalt dieses Projekts ist also die Erstel- lung eines Recruiting- Systems, das die spezifischen Anforderungen flexibel erfüllen kann, dabei gleichzeitig den Bewerbungsprozess für die Personalabteilung vereinfa- chen soll. Um dieses System so unkompliziert und produktiv wie möglich zu gestalten, soll eine gründliche Dokumentation der Inhalte erfolgen.

Aus der Situationsanalyse ist erkennbar, dass die derzeitige Vorgehensweise aufgrund mangelnder Übersichtlichkeit zu häufigen Problemen in der Personalabteilung führt. So werden Bewerbungen übersehen und häufig sind die Unterlagen unvollständig und es folgt ein zeitaufwendiger Kommunikations- und Auswertungsprozess. Zusätzlich wirkt die Bewerbung über eine E-Mail weniger professionell und der Bewerber bekommt möglicherweise einen falschen Eindruck vom Unternehmen, oder bewirbt sich sogar aufgrund diesen ersten Kontakts nicht.

Die Situationsanalyse beinhaltet der Vollständigkeit halber bereits die Ziele, auf diese wird in Absatz 3 noch genauer eingegangen. Als Projektziel hat sich der Betrieb vorge- nommen, ein inhaltlich und grafisch ansprechendes Bewerbersystem zu erstellen, das an die besonderen Ansprüche angepasst ist. In mehreren Teilzielen werden konkretere Meilensteine genannt, die dabei helfen, das Projektziel schlussendlich zu erreichen. Mit diesem speziellen IT- System wird es den Bewerbern ermöglicht, alle Bewerbungsun- terlagen und wichtigen Informationen vollständig in einem Schritt gesammelt abzuge- ben. Etwaige Unsicherheiten über geforderte Dokumente können somit beseitigt wer- den. Die Bewerbung stellt die erste Kontaktstelle mit dem potentiellen Arbeitgeber dar. Macht diese einen fortschrittlichen und dennoch unkomplizierten Eindruck, nimmt der Bewerber das gesamte Unternehmen positiv wahr. Aufgrund der Übersichtlichkeit und der speziellen Funktionsweise kann der Bewerbungsprozess schneller abgeschlossen werden und der Interessent erhält eine frühzeitige Rückmeldung.

Dieser positive Eindruck, den das Unternehmen durch ein professionell gestaltetes Bewerbermanagement- System erreichen kann, verhilft dabei, sich als hervorragender Arbeitgeber zu etablieren. Zudem erspart die einfache Handhabung den Angestellten Zeit und einzelne Arbeitsschritte erfolgen effektiver. Dadurch, dass die Bewerbung ausschließlich bei vollständiger Einreichung aller nötigen Unterlagen erfolgt, muss kei- ne weitere Korrespondenz zur Beschaffung der fehlenden Dokumente erfolgen. Auch besteht dadurch keine Gefahr, eine Bewerbung zu übersehen, da das System passend zu diesem Bedürfnis programmiert wird. Wegen der Einheitlichkeit ermöglicht sich eine automatische elektronische Archivierung der Bewerbungen. Dies erspart den zuständi- gen Mitarbeitern erneut viel Arbeitszeit. Die Auftragsanalyse beinhaltet die Festlegung der Termine der einzelnen Phasen des Projekts. Dadurch kann von Beginn an klar kommuniziert werden, bis wann die aktuelle Aufgabe abgeschlossen sein soll. Zusätz- lich liefert die erste Budgetplanung eine ungefähre Einschätzung der Kosten. Diese gilt nur als Referenz und ist nicht bereits als Verbindlichkeit anzusehen, dennoch ermög- licht sie eine grobe Einschätzung des Finanzaufwandes. Die in der Tabelle angegebe- nen Kosten beziehen sich zum einen auf die Kosten für das Gehalt der angestellten Projektmitarbeiter, und zum anderen auf den Aufwand des externen Dienstleisters, der aufgrund der Komplexität des Systems das Team unterstützen soll. Zusätzlich fallen Kosten für die Technik an, welche genauso berücksichtigt und einkalkuliert werden müssen. Das Projekt betrifft verschiedene Abteilungen und Stakeholder des Unter- nehmens. Diese Analyse liefert die Grundlage für die ausführliche Analyse der Stake- holder, welche in Absatz 4 erfolgt. So betrifft das Vorhaben zwar die IT- Abteilung, die Personalabteilung, den externen Dienstleister und die Bewerber, dennoch haben die Marketingabteilung und die Geschäftsführung ein berechtigtes Interesse am gesamten Prozessfortschritt.

Dadurch, dass die Projektmitarbeiter in der Dokumentation protokolliert werden, schafft dies ein Gefühl von Verbindlichkeit. Die Beteiligten werden dezidiert aufgeführt und er- leben so eine Verantwortung für die Arbeit in diesem Projekt. Dies wird unterstützt durch die Vereinbarung von festgelegten Terminen, in denen regelmäßige Meetings stattfinden. Die genanten Personen können so frühzeitig planen und die Termine wer- den so auch besser eingehalten.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass eine erste Auftragsanalyse den Grundstein für den weiteren Verlauf des Projekts darstellt. Gelingt es, dieses Grundgerüst solide und übersichtlich zu bauen, kann auch ein kompliziertes und anspruchsvolles Meister- werk errichtet werden. Durch klare Vorgaben und detaillierte, dennoch veränderungs- fähige Informationen, ermöglicht es den Teilnehmern, ein Projekt zu gestalten, das sich durch Erfolg auszeichnet. Doch um zu wissen, ob das Vorhaben schlussendlich diesem Anspruch genügt, ist es nötig, Ziele festzulegen.

2.3. Bereich 2- Ziele

„Ein Ziel ist ein vorweggenommenes Resultat. Jedes Entscheiden, Planen, Umsetzen und Steuern setzt Ziele voraus, weil nur dadurch die Aktivitäten in die richtige Richtung gelenkt werden können“ (Stöger, 2011, S. 214). Für die erfolgreiche Projektgestaltung ist es demnach elementar, eine konkrete Vorstellung über die Rahmenbedingungen zu haben. Die Gestaltung sollte nach der SMART- Regel erfolgen. Laut dieser muss ein Ziel spezifisch, messbar und zeitlich terminiert sein. Auch wichtig ist, dass ein Vorha- ben als anspruchsvoll, dennoch erreichbar eingestuft wird. Die formellen Regelungen verdeutlichen, wie wichtig die Ausarbeitung der im vorherigen Absatz erwähnten Aus- gangssituation ist. Zusätzlich sollte das Projekt von den Beteiligten als beeinflussbar und erreichbar angesehen werden (Braumandl, Dirscherl, Weisweiler, 2013).

Eine herausfordernde Aufgabe spornt zu mehr Leistungsbereitschaft an. Das soge- nannte „Flow“- Gefühl ermöglicht es, eine schwere und komplizierte Aufgabe mithilfe der vorhandenen Ressourcen herausragend zu meistern. In diesem Zustand besteht das Höchstmaß an Motivation und Leistungsfähigkeit (Maus, 2009). Um dies erreichen zu können, bedarf es einer guten Planung der Ziele. Durch die Sicherheit eines realisti- schen, dennoch anspruchsvollen Vorhaben und dank des konkreten Rahmens können die Teilnehmer einen „Flow“ erleben.

Für die Zielformulierung ist erheblich, ob es sich um resultat- oder prozessorientierte Ziele handelt. Der Unterschied zwischen den beiden Leitgedanken liegt darin, dass bei ersterem auf die Tätigkeit und den Ablauf selbst eingegangen und dieser genauer defi- niert wird. Dabei geht es darum, die Tätigkeit optimal durchzuführen. Dahingegen be- fasst sich die Resultatorientierung ausschließlich mit der Bestimmung des konkreten Endzustands. Hierbei ermöglicht sich eine genaue Vorstellung des Ausgangs des Pro- jekts. Werden ausschließlich die Prozesse genauer definiert, bleibt für alle Teilnehmer unklar, was mit dieser Tätigkeit überhaupt erreicht werden soll. Konzentriert man sich hingegen darauf, die Endsituation so detailliert wie möglich mithilfe der SMART-Regeln auszuarbeiten, so ermöglicht sich eine kreative, originelle und auch motivierte Erledi- gung der Aufgabe. (vgl. Stöger 2011, S. 64)

Eine Zielvereinbarung erfordert eine Konkretisierung der Maßnahmen, die dement- sprechende Umsetzung und Kontrolle des Vorgangs. Die Beteiligten sind bei der Erar- beitung zu involvieren, um Interessenkonflikte oder Komplikationen zu vermeiden und um Vertrauen in das Projekt zu entwickeln. Ein Ziel stellt zudem eine Möglichkeit dar, den Erfolg zu messen und dient gleichzeitig auch als roter Faden während des gesam- ten Ablaufs. Die Verbindlichkeit aus der im vorherigen Absatz erwähnten schriftlichen Fixierung der Auftragsanalyse wird durch eine Festlegung von „smarten“ Zielen unter- stützt. Wie in der Definition eines Projekts bereits deutlich gemacht wurde, sind die Re- sultatorientierung und die terminlichen Vorgaben ein wichtiger Bestandteil. Durch das Festlegen von Zielen werden diese Elemente konkretisiert und verankert (Stöger, 2011). Zur Gestaltung der Vorgaben empfiehlt es sich, eine Abstufung und Unterteilung der Ziele vorzunehmen. Ein Grobziel gilt als die Vision, die den gewünschten Ausgang der Maßnahmen beinhaltet. Es gibt mehrere, kleine Einzelziele, die zur Erreichung des Grobziels bearbeitet werden. Die Unterteilung ermöglicht es, konkrete Fortschritte sichtbar zu machen und dabei den eigentlichen Sinn nicht aus den Augen zu verlieren (Zell, 2003).

Für das Bewerbermanagement- System wurde das Grobziel bereits in der Auftragsana- lyse genannt. Das System soll die Personalabteilung dabei unterstützen, den Bewer- bungsprozess zu vereinfachen und effizienter abzuwickeln. Dazu wird ein spezifisch auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmtes System programmiert. Ein ex- terner Dienstleister ist für die Programmierung zuständig, dennoch wird die IT-Abtei- lung in das Projekt involviert, damit Probleme später selbst behoben werden können. Zusätzlich ermöglicht sich dadurch ein Lerneffekt, sollte zukünftig ähnlicher Bedarf ent- stehen. Das gesamte Projekt wird am fünften Januar 2017 gestartet und bis zum neun- ten Juni desselben Jahres fertiggestellt. Um dieses sehr klare Grobziel in spezifische Unterschritte aufteilen zu können und so systematisch das System entwicklen zu kön- nen, wird eine Einteilung in Einzelziele vorgenommen. Untenstehende Abbildung zeigt die einzelnen Zielfelder mitsamt dem konkreten Inhalt und der jeweiligen Frist. Diese detaillierte Darstellung der einzelnen Vorgaben kann das Projektteam von Anfang an termingerecht die Inhalte abarbeiten. Es empfiehlt sich, auch die Zielvereinbarung im Projekttagebuch festzuhalten.

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