Welche betriebswirtschaftlichen Auswirkungen hat die Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien?

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Zielsetzung der Arbeit
1.2. Aufbau der Arbeit

2. Dienstleistungsportfolio und Branchentendenzen

3. Digitale Transformation im Berufsstand der Steuerberater
3.1. Klassische Buchführung
3.2. Digitale Buchführung
3.3. DATEV Unternehmen online

4. Betriebswirtschaftliche Analyse der digitalen Buchführung
4.1. Untersuchung und Datenerhebung . 8
4.2. Ergebnisse und betriebswirtschaftliche Auswirkungen

5. Fazit

Anhang

Verzeichnis der Internetquellen

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Entwicklung der Buchungsgeschwindigkeit im laufenden Jahr

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 . Einleitung

„Nicht die Stärksten überleben, sondern die, die sich am schnellsten anpassen.“¹ Mit diesem Satz von Charles Darwin lässt sich nicht nur die Evolutionstheorie beschreiben, sondern auch der Verbleib von Unternehmen im digitalen Wandel unserer Wirtschaft. Der Unternehmer der Digitalisierung „nicht aktiv angeht, wird in fünf oder zehn Jahren nicht mehr in der Wirtschafts- und Arbeitswelt sein“, mahnte 2016 der ehemalige EU-Digitalkommissar Günther Oettinger.² Auch auf den Berufsstand der Steuerberater erstreckt sich der umfassende Einfluss der Digitalisierung und bahnt neue Wege durch deren Tätigkeitsfelder. Der damit einhergehende Handlungsbedarf erstreckt sich vor allem auf die Kerntätigkeiten der Steuerberater, wie z.B. die Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Jahresabschlüssen. Eben diese Bereiche machen über 60% der Umsätze in Steuerberatungskanzleien aus.³ Durch die Automatisierung solcher Tätigkeiten entstehen neue Potenziale und Kapazitäten, welche für den Verbleib und die Entwicklung von steuerberatenden Kanzleien auf einem digitalen Markt unerlässlich sind. Es stellt sich allerdings die Frage welche Chancen, Risiken und betriebswirtschaftlichen Wirkungszusammenhänge solch ein Wandel mit sich bringt.

1.1. Zielsetzung der Arbeit

Die vorliegende Arbeit hat das Ziel den Leser über die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen digitaler Buchführung aufzuklären. Dabei werden Chancen, Herausforderungen sowie Vor- und Nachteile der Digitalisierung in steuerberatenden Kanzleien herausgearbeitet. Die empirischen Ergebnisse der Arbeit beziehen sich hierbei stets auf Kanzleien mit bis zu zwei Berufsträgern. Damit einhergehend soll explorativ untersucht werden, welche Faktoren den Einsatz einer digitalen Buchführung und die damit einhergehende Entwicklung der Tätigkeitsfelder maßgeblich beeinflussen.

1.2. Aufbau der Arbeit

Ausgangspunkt der Arbeit ist die Darstellung des grundsätzlichen Dienstleistungsportfolios eines Steuerberaters. Mit dieser Bestandsaufnahme wird die Basis geschaffen, um Entwicklungen bewerten und einordnen zu können. Des Weiteren werden Branchentendenzen dargestellt, welche Perspektiven des Berufsstandes der Steuerberater aufzeigen.

Nachfolgend werden die Bedeutungen der digitalen Transformation auf den steuerberatenden Berufsstand reflektiert. Die Reflektion wird gestützt durch einen Funktions- und Wirkungsvergleich zwischen klassischer und digitaler Buchhaltung. Dabei werden die Grundzüge der Software DATEV UNO einbezogen und dargestellt.

Im Kern werden die Ergebnisse der empirisch durchgeführten Analyse präsentiert. Die Präsentation erfolgt einerseits durch die Erläuterung von betriebswirtschaftlichen Wirkungszusammenhängen, welche auf Basis von Mandantendaten empirisch wurden. Andererseits werden die Ergebnisse des durchgeführten Experteninterviews genutzt, um die betriebswirtschaftlichen Chancen und Risiken darzustellen. Abschließend erfolgt ein Fazit, welches die Ergebnisse der Arbeit zusammenfassend aufarbeitet.

2. Dienstleistungsportfolio und Branchentendenzen

Neben dem Dienstleistungsportfolio ist auch das allgemeine Berufsbild der deutschen Steuerberater durch das einschlägige Berufsrecht verhältnismäßig strikt geregelt.⁴ Nur per Steuerberatungsgesetz befugte Personen wie z.B. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und vereidigte Buchprüfer dürfen uneingeschränkte geschäftsmäßige Hilfeleistungen in Steuersachen anbieten und ausführen.⁵ Durch die Verknüpfung von Berufsrecht und Berufsordnung entstehen auch Einschränkungen für die zulässigen Dienstleistungen, welche von Berufsträgern angeboten werden dürfen. Im Portfolio der zulässigen Tätigkeiten unterscheidet man grundsätzlich zwischen Vorbehaltsaufgaben und vereinbaren Tätigkeiten. Bei den vereinbaren Tätigkeiten besteht die Restriktion, dass diese weder im Angestelltenverhältnis noch gewerblich ausgeführt werden dürfen. Jedoch ist bei diesen Tätigkeiten die Vereinbarung der Honorarhöhe freigestellt.⁶ Solche Tätigkeiten sind z.B. Wirtschaftsberatung sowie Lehrtätigkeiten.⁷

Im Gegensatz dazu unterliegen die Vorbehaltsaufgaben der Gebührenordnung für Steuerberater StBVV. Die Vereinbarung des Honorars für solche Leistung, kann also lediglich in einem gewissen Raum abhängig von mandantenspezifischen Faktoren festgelegt werden.⁸

Die Vorbehaltsaufgaben in drei Kernbereiche unterteilt. Zum einen die Steuerdeklarationsberatung. Diese beinhaltet die Buchführungs- und Rechnungswesenorganisation, die Jahresabschlusserstellung und das Erstellen von Steuererklärungen. Zum anderen die Steuerrechtsdurchsetzungsberatung, welche die Prüfung von Steuerbescheiden, die Durchsetzung von Rechtsbehelfen und die Unterstützung bei der Außenprüfung abdeckt. Zuletzt unterscheidet man die Steuergestaltungsberatung, als Entscheidungshilfe für die Planung steuerlich relevanter Verhältnisse ist die Steuergestaltungsberatung z.B. für die Vertragsgestaltung anzuwenden.⁹

Zur Vermeidung von Missverständnissen sei erwähnt, dass selbstständige Bilanzbuchhalter ebenfalls zur Buchführung als Teilbereich der Steuerdeklarationsberatung berechtigt sind, jedoch gemäß §5 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz nicht zum geschäftsmäßigen Rat in Steuerangelegenheiten berechtigt sind.¹⁰ Durch die Exklusivität der Vorbehaltsaufgaben, wie z.B. der vollständigen Bearbeitung einer Finanzbuchführung wird der Steuerberater für eine erweiterte betriebswirtschaftliche Beratung prädestiniert. Dadurch treten die Berufsträger vermehrt als Unternehmensberater für Investitionsentscheidungen und Unternehmenssteuerung in Erscheinung.¹¹ Solche unternehmensberatenden Tätigkeiten stehen jedoch in direkter Konkurrenz zu anderen Berufen, wodurch eine vertrauensvolle Beziehung zum Mandanten und die Schaffung neuer Kapazitäten unabdingbar wird.¹²

Hinsichtlich der Branchentendenzen sind die steuerberatenden Berufe einem sehr geringen Risiko ausgesetzt. Laut dem aktuellen Feri-Branchenrating vom 3.Quartal 2018 sind die Wirtschaftsprüfer und Steuerberater mit der Ratingklasse A unter den Top 5 Branchen in Deutschland. Durch den hohen Anteil mittelständischer Unternehmen und dem damit einhergehenden Beratungsbedarf ist die Branche besonders krisensicher.¹³ Aufgrund dieser rosigen Zukunftsaussichten für den Berufsstand des Steuerberaters hat die Bundessteuerberaterkammer das Zukunftsprojekt „Steuerberatung 2020“ ins Leben gerufen. Damit einher gehen sieben Perspektiven, welche als Dogma für jeden zukunftsorientierten Berufsträger gelten sollten. Neben dem Grundsatz der Freiberuflichkeit, die Entwicklung einer Arbeitgebermarke, Netzwerken und Kooperationen steht auch die Forcierung der prozessoptimierten Beratung durch Technologieeinsatz im Vordergrund.¹⁴

Bereits unter den genannten Aspekten der Ausweitung des Dienstleistungsportfolios und der zukunftsträchtigen Branchenentwicklung ist der Weg der Digitalisierung keine Option mehr, sondern vielmehr eine Notwendigkeit zum Fortbestand von qualifizierten Kanzleien.

3. Digitale Transformation im Berufsstand der Steuerberater

Mit dem einleitenden Motiv des Charles Darwin kann die Digitale Transformation als ein evolutionärer Übergang vom physischen Umgang mit Dingen hin zur virtuellen Steuerung von Prozessen verstanden werden.¹⁵ Die Bundesregierung beschreibt die digitale Transformation als Prozess der Individualisierung, flexiblen Leistungserbringung und Einbeziehung von Kunden in die Wertschöpfungsprozesse.¹⁶ Der entstehende Handlungsbedarf wird auf Seiten der Steuerberater durch den Gesetzgeber und die Nachfrage der Mandanten forciert. Auch der aufkommende Wettbewerb der zuvor erläuterten neuen Geschäftsfelder erschafft die Notwendigkeit effizienterer Geschäftsprozesse.¹⁷ Grundlegend sollte zur Steigerung der Effizienz die Reduzierung von Medienbrüchen in Prozessen minimiert werden.¹⁸ Daneben bringt die Digitalisierung auch Gestaltungsmöglichkeiten für Prozesse mit sich. In Zusammenarbeit mit Mandanten kann eine Kollaboration zur Digitalisierung beider Seiten angestrebt werden. Darunter fällt auch die Entwicklung neuer Kommunikationswege und ein papierloser Dokumentenaustausch. Allerdings liegt der Stein des Anstoßes dabei auf Seiten der Steuerberater. Laut des geführten Interviews sind lediglich 3% der Mandantschaft aktiv auf ihren Steuerberater zugegangen, um die beidseitige Digitalisierung aufzubauen.¹⁹ Abgesehen vom Gesichtspunkt der Effizienz können, durch die digitale Transformation, auch bestehende Beratungsleistungen weiterentwickelt werden. Bedeutend dabei ist der digitale Dokumententransfer und des damit möglichen Echtzeitreportings.²⁰ Die digitale Transformation wird auch seitens des Gesetzgebers unterstützt. Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz verabschiedet, welches die elektronische Verwaltung und Kommunikation der Finanzverwaltung forciert.²¹ Durch die damit einhergehenden Verwaltungsanweisungen wird die vollständige und sinnvolle Implementierung von digitalen Buchführungssystemen erst möglich.²²

3.1. Klassische Buchführung

Die klassische Buchführung oder auch IT-gestützte Buchführung ist auch heute noch der meistgenutzte Weg von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Geprägt ist sie dabei durch das Sammeln relevanter Papierbelege in einem Pendelordner, welcher in einem gewissen Turnus dem Steuerberater zur Weiterverarbeitung übergeben wird. Die Steuerkanzlei erstellt dann auf Basis der eingereichten Belege die laufende Finanzbuchhaltung mithilfe einer Buchungssoftware. Die erfassten steuerrelevanten Daten können im Weiteren zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, betriebswirtschaftlichen Auswertung oder zur Erstellung von Jahresabschlüssen genutzt werden und an die entsprechende Finanzbehörde elektronisch übermittelt werden.²³

Trotz der deutlichen Effizienzsteigerung im Vergleich zu vergangenen Buchführungsprozessen birgt die klassische Buchführung wesentliche Nachteile gegenüber der Digitalen. Am deutlichsten werden diese bei der Betrachtung von Zeiten und Kosten. Bereits die reine Überführung der Belege ist regelmäßig mit Kosten, wie z.B. Fahrtkosten oder Portokosten, behaftet. Ebenfalls entsteht ein Zeitaufwand oder eine unnötige Zeitdifferenz durch die physische Übergabe der Belege. Ein weiterer Faktor ist der Aufbau eines beidseitigen Ordnungssystems. Zudem diese meist individuell vom Mandanten abgewandelt werden, wodurch wiederum ein Anpassungsprozess auf Kanzleiseite vorgenommen werden muss. Verursacht durch die zeitliche Differenz zwischen Abgabe der Belege, der Bearbeitung und der Rückgabe entstehen in der Praxis Probleme seitens des Mandanten. Durch den fehlenden Zugriff auf seine Unterlagen kann es vorkommen, dass der Mandant offene Zahlungen versäumt, wodurch wiederrum Kosten entstehen können. Behält der Mandant offene Rechnungen vorläufig in seinem Besitz kann speziell bei bilanzierenden Unternehmen keine ordnungsgemäße Erfassung der Finanzbuchführung seitens des Steuerberaters gewährleistet werden.^{24 25}

3.2. Digitale Buchführung

Auch in der digitalen Buchführung bleibt der grundlegende Prozess der Buchführung über einen Steuerberater gleich. Zu Beginn erfolgt die Sortierung der Belege nach Buchungskreisen wie z.B. Kasse, Bank, Ein- und Ausgangsrechnungen. Im Folgenden erfolgt die Erfassung der Daten des Buchungsbeleges wie z.B. Rechnungsbetrag, Datum oder Absender. Im dritten Schritt erfolgt die Verarbeitung der Daten. Grundlegend wird hier lediglich kontiert. Das bedeutet, dass dem Konto der entsprechenden Buchung beispielsweise einem Abfluss von der Bank ein entsprechendes Gegenkonto zugeordnet wird. Abschließend erfolgt die Abstimmung der Finanzbuchführung des Zeitraums und die Auswertung der Daten z.B. in Form einer BWA oder einer Umsatzsteuer-Voranmeldung.^{26 27} Im Gegensatz zu der zuvor Erläuterten klassischen Buchführung erfolgt die digitale Buchführung jedoch vollkommen ohne Papierbelege. Zudem wird ein Teil des ersten Teilprozessen der Sortierung der Belege auf den Mandanten übertragen.²⁸ Unter diese Übertragung fallen beispielsweise Aufgaben wie die Digitalisierung sämtlicher physischer Belege. Im Anschluss übermittelt der Mandant die Belege über eine Online-Plattform ohne Zeitverzug an die Kanzlei. Dort können die Belege über die zuvor erklärte Buchhaltungssoftware eingespielt und verbucht werden. Zeitgleich wird über die Online-Plattform ein digitales Belegarchiv angelegt, welches einen zeitgleichen und beidseitigen Zugriff auf die gescannten Belege ermöglicht.²⁹ Abschließend erfolgt wiederum die Erstellung individueller Auswertungen für den Mandanten bzw. die elektronische Übermittlung an die zuständige Finanzbehörde.³⁰

Durch diese Optimierung des Grundprozesses entfallen die in Kapitel 3.1. erläuterten Nachteile.³¹ Des Weiteren entfällt die zeitliche Differenz zwischen Abgabe und Rückgabe der Belege und damit auch die Kosten. Im Bereich der Kosten entstehen zwar durch eventuelle Lizenzgebühren neue Aufwendungen. Diese lassen sich aber mit der gesteigerten Effizienz und der damit einhergehenden Kostensenkung der laufenden Buchführung kompensieren oder gar negieren.³² Auch die Kosten für die Archivierung sinken, da ein Online-Archiv in jeder erworbenen Lizenz inkludiert ist. Damit entfällt die physische Lagerung, sofern erwünscht oder notwendig, auf den Mandanten. Durch die Entwicklung von Turnusgebundener Abgabe zum Belegtransfer in Echtzeit erhöhen sich die Reaktionsgeschwindigkeiten enorm. Eine Buchhaltung kann dadurch wörtlich zu einer laufenden Buchhaltung werden. So ist es möglich, dass Eingangsrechnungen vom letzten Tag des Monats noch am selben Tag eingepflegt werden. Wodurch der Mandant wiederum jederzeit auf eine aktuelle BWA oder die Liste seiner offenen Posten zugreifen kann. Bei der klassischen Buchhaltung erhält der Mandant diese Informationen in der Regel erst einen Monat später. Die gestiegenen Reaktionszeiten ermöglichen seitens des Mandanten beispielsweise eine Verbesserung des Forderungs- oder Investitionsmanagements.³³ Letzteres ist auch ein Vorteil auf der Seite des Steuerberaters. Seitens der steuerberatenden Kanzlei eröffnet sich eine effiziente Möglichkeit einen Beleg direkt mit einer Buchung zu Verknüpfen. Durch die Verknüpfung verbessert sich die Nachvollziehbarkeit und die Transparenz der Buchführung. Außerdem wird die Revisionssicherheit als Kernbestandteil der GOBD verbessert, da eine nachträgliche Änderung der Buchführung durch etwaige Verknüpfungen und die damit einhergehende Dokumentation von Änderungsdaten erschwert wird.³⁴ Eine mögliche Erweiterung des erläuterten Systems der digitalen Buchführung kann über die Erweiterung der Software um eine OCR-Erkennung der Belege erfolgen. Bei dieser Technik handelt es sich um ein lernendes System. Mit einer OCR-Erkennung ist es möglich die Kerndaten wie z.B.

Rechnungsbetrag, Datum, Rechnungsgeber und -nehmer elektronisch auszulesen. Anhand der ausgelesenen Daten erstellt die Buchungssoftware wiederum Buchungsvorschläge. Die Präzision der Erkennung von Kerndaten auf standardisierten Rechnungen wie z.B.

ZUGFeRD-Rechnungen.³⁵ liegt dabei derzeit bei 95%.³⁶. In dem Falle, dass eine Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgelesen wird ist es möglich Lerndateien in der Software zu hinterlegen. Inhalte der Lerndateien können z.B. die Lage, das Format oder andere Besonderheiten einer Rechnung sein. Durch mehrmaliges anlernen der Software wird die Erkennungspräzision bei nicht standardisierten Rechnungen erhöht.³⁷

3.3. DATEV Unternehmen online

Die Software DATEV UNO ist eine sehr praxisrelevante Variante zur Umsetzung der digitalen Buchführung. Dabei handelt es sich um eine Cloud-Anwendung, welche einen digitalen Buchungsprozess zwischen Steuerkanzlei und Mandanten ermöglicht.³⁸ Die DATEV eG verzeichnete im ersten Halbjahr 2018 bereits 107.000 Nutzer der Cloud-Lösung. Dabei ist das Modul „Belege online“ das am häufigsten genutzte Modul der Software.³⁹ Die Vorarbeit zur Buchführung übernimmt auch hier der Mandant. Im Anschluss werden diese über die Internetanwendung an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt. Dabei benötigt der Mandant lediglich einen Scanner und eine entsprechende Internetanbindung. Neben der Übertragung über den Computer ist die Digitalisierung und Weitergabe an das Rechenzentrum auch über die Scan-App DATEV Upload mobil via Smartphone möglich.⁴⁰ Nachfolgend erfolgt der Abruf auf der Seite des Steuerberaters über das DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Die implementierte OCR-Erkennung erstellt auf Basis der digitalisierten Belege entsprechende Buchungsvorschläge. Im Anschluss überprüft der zuständige Buchhalter den Buchungsvorschlag und nimmt eventuelle Korrekturen vor. Abschließend erfolgt die Übermittlung der verarbeiteten Daten und Auswertungen zurück an das Rechenzentrum.^{41 42} Abgesehen vom digitalen Belegaustausch und der Erstellung von Buchungshilfen bietet die Software weitere Anwendungen zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung. DATEV UNO bietet auch ein GOBD-konformes Kassenbuch an, welches gerade für Mandate mit vielen Bareinnahmen unabdingbar ist. Weiterhin ist die Erledigung von Zahlungsverpflichtungen möglich. Dabei wird eine digitale Rechnung via OCR-Erkennung ausgelesen und verbucht. Im Anschluss erstellt das Modul einen Zahlungsauftrag auf Basis der ausgelesenen Daten. Zeitgleich wird eine Terminbuchung für die laufende Buchhaltung erstellt und zum entsprechenden Zeitpunkt als Buchungsvorschlag angezeigt. Auch eine Möglichkeit zur Erstellung Angebots- und Rechnungsschreibung macht die Buchführung effizienter, da auch hier wiederum automatisch Buchungsvorschläge zu einer erstellten Rechnung gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt verarbeitet werden können. Neben der Unterstützung der Finanzbuchführung werden weiterhin Module zur Effizienzsteigerung in der Lohnbuchhaltung angeboten.⁴³

[...]

¹ Vgl. im Internet: Nur Zitate (2018)

² Vgl. im Internet: ROHLAND, J. (2016)

³ Vgl. im Internet: DEUTSCHER STEUERBERATERVERBAND eV (2018)

⁴ Vgl. RICHTER, C. (2004), S. 57

⁵ Vgl. ROSE, G. (1995), S.55f.

⁶ Vgl. RICHTER, C. (2004), S.57

⁷ Vgl. GILGAN, H. G. (2002), S.24 f.

⁸ Vgl. RICHTER, C. (2004), S.57

⁹ Vgl. LAUTERBACH, A. (2013), S. 27 f.

¹⁰ Vgl. im Internet: HAUFE (2014) l

¹¹ Vgl. LAUTERBACH, A. (2013), S. 27 f.

¹² Vgl. WEIß, M. (2013), S. 33

¹³ Vgl. im Internet: DATEV (2019)

¹⁴ Vgl. im Internet: BUNDESSTEUERBERATERKAMMER (2014), S. 22f.

¹⁵ Vgl. im Internet: FISCHER, A. (2016)

¹⁶ Vgl. im Internet: BUNDESMINISTERIUM FÜR BILDUNG UND FORSCHUNG (2018) l

¹⁷ Vgl. im Internet: BRANDL, S. (2016)

¹⁸ Vgl. im Internet: KOLLMANN, T. (2012), S.36

¹⁹ Vgl. Anhang 4, Interview Frage 3

²⁰ Vgl. im Internet: KOLLMANN, T. (2012), S.36

²¹ Vgl. im Internet: BUNDESMINISTERIUM DES INNEREN (2013)

²² Vgl. Im Internet: DIEHM, J. (2015)

²³ Vgl. GREULICH, S. (2016), S. 61 f.

²⁴ Vgl. GREULICH, S. (2016), S. 62f.

²⁵ Vgl. Anhang 2

²⁶ Vgl. BLÖDTNER, W. (2015), S. 24 ff.

²⁷ Vgl. Anhang 2

²⁸ Vgl. Anhang 4, Interview Frage 2

²⁹ Vgl. GREULICH, S. (2016), S. 60 f.

³⁰ Vgl. Anhang 3

³¹ Vgl. Kapitel 3.1. Klassische Buchführung

³² Vgl. Anhang 4, Interview Frage 1

³³ Vgl. GREULICH, S. (2016), S.64 f.

³⁴ Vgl. GREULICH, S. (2016), S.65

³⁵ Vgl. im Internet: DATEV eG (2015)

³⁶ Vgl. Anhang 4, Interview Frage 4

³⁷ Vgl. im Internet: DATEV eG (2018)

³⁸ Vgl. GREULICH, S. (2016), S. 76

³⁹ Vgl.im Internet: SPECHT, C. (2018)

⁴⁰ Vgl.im Internet: LEDER, B. (2017)

⁴¹ Vgl. im Internet: KORHERR, M. (2016)

⁴² Vgl. Anhang 3

⁴³ Vgl. im Internet: DATEV eG (2019)