Kennzahlen für das IT-Controlling

Gliederung

I. Einordnung des IT-Controlling in das Unternehmen

II. Aufgaben des IT-Controlling

III. Kennzahlen als Instrument des IT-Controlling
1. Kennzahlen zur technischen Infrastruktur
a Erläuterung der Kennzahlen
b Kritische Würdigung
2. Kennzahlen zur Software- und Systemstruktur
a Erläuterung der Kennzahlen
b Kritische Würdigung
3. Kennzahlen zum IT-Personal
a Erläuterung der Kennzahlen
b Kritische Würdigung
4. Ergänzende Kennzahlen für den Systembetrieb
5. Kennzahlen zur Leistungsstruktur

IV. Kennzahlen zu weiteren Formalzielen
1. Benutzerzufriedenheit
2. Sicherheit

V. Schlussbemerkungen und Ausblick

I. Einordnung des IT-Controlling in das Unternehmen

Im Unternehmen hat die Informationsverarbeitung in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Daher muss ein effizientes Controlling eingesetzt werden, um die Ressource „Information“ mit in die betriebswirtschaftlichen Überlegungen einzubeziehen. Das IT-Controlling umfasst sowohl den Informationsfluss im Unternehmen als auch die Informationssysteme, die für die Sicherstellung des Informationsflusses zuständig sind. (vgl. [KBuRe00]) Es muss scharf getrennt werden zwischen dem DV-gestützten Controlling und dem IT-Controlling. Beim DV-gestützten Controlling werden lediglich die bereits im Unternehmen vorhandenen Controllinginstrumente durch die Informationstechnologie unterstützt. Im IT-Controlling sollen neue effektive Instrumente generiert werden, welche die Planung, Koordination und Kontrolle der Informationssysteme gewährleisten und Investitionen in solche Systeme auf Effizienz hin überprüfen und überwachen. Es stellt ein funktions- und bereichsübergreifendes Koordinationssystem nicht nur für den IT-Bereich, sondern aufgrund der hohen Technologiedurchdringung für das gesamte Unternehmen dar. Folglich beschreibt der Begriff IT-Controlling die Controllingunterstützung aller informationswirtschaftlichen Aktivitäten im Unternehmen. (vgl. [DBJKM00], [Beck93] und [Spit00])

II. Aufgaben des IT-Controlling

Controlling kann definiert werden als die Unterstützung der Führung bzw. des Managements. Die Aufgabe des IT-Controlling besteht darin, aus einer informations- bzw. informationssystemorientierten Sichtweise den Informationsprozess, d.h. die Beschaffung, die Aufbereitung und die Bereitstellung der Informationen, zu koordinieren und die technische Infrastruktur und die personellen Ressourcen bereitzustellen. Dies ist in Koordination mit dem zeitlichen und sachlichen Informationsbedarf abzustimmen. (vgl. [Wies97])

Des Weiteren lassen sich die Aufgaben des IT-Controlling in drei Bereiche aufteilen. Zunächst hat das IT-Controlling strategische Aufgaben zu erfüllen. Diese sind in der Erhaltung und Sicherung des Unternehmens im Hinblick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit durch den Einsatz der Informationstechnologie zu sehen. Das zweite Gebiet ist der administrative Bereich. Hier liegen die Aufgaben in der Koordination der Planungs-, Steuerungs- und Informationsaufgaben. Darüber hinaus liegt hier die Aufgabe in der Erhaltung der erreichten Effizienz dieser Abläufe. Das dritte Gebiet ist der operative Bereich. Hier muss die angestrebte Effizienz erst einmal erreicht werden. Das IT-Controlling muss in einem dynamischen Prozess das Unternehmen und das Unternehmensumfeld beobachten und, wenn etwaige Veränderungen eintreten, eventuell Gegenmaßnahmen in die Wege leiten. So gesehen nimmt das IT-Controlling auch die Stellung als eine Art Frühwarnsystem ein. (vgl. [Baum96])

Des Weiteren muss das IT-Controlling den Informationsbedarf der Informationsadressaten prognostizieren, damit diese mit einem möglichst geringen Zeitverlust die erforderlichen Daten bereitgestellt bekommen. Dabei ist jedoch die Koordination der Planungsaktivitäten sowie die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit dieses Vorgehens zu beachten. (vgl. [Baum96] und [Krcm00])

III. Kennzahlen als Instrument des IT-Controlling

Kennzahlen sind Zahlen, welche in konzentrierter Form über quantifizierbare Sachverhalte entweder rückwirkend informieren oder vorausschauend diese festlegen. (vgl. [Baum96]) Innerhalb des IT-Controlling sind im Laufe der Jahre eine Reihe von Kennzahlen entwickelt worden. Diese Kennzahlen haben die Aufgabe, Zielvereinbarungen zu formulieren und die Erfüllung dieser Zielvereinbarungen durch die Beobachtung der Zielwerte und der beeinflussenden Faktoren zu überwachen. Des Weiteren kommt den Kennzahlen die Aufgabe zu, Abweichungen von den Zielgrößen zu analysieren und die regulierenden Aktionen festzulegen. (vgl. [Heil01])

Die einzelnen Kennzahlen lassen sich zu einem Kennzahlensystem zusammenfassen. Ein Kennzahlensystem ist ein wichtiges Instrumentarium für die Umsetzung der Ziele und Strategien der Anbieter von IT-Dienstleistungen. Ein Kennzahlensystem ist der Hauptbestandteil eines Führungsinformationssystems. Dieses sollte das Management bei allen Planungs-, Steuerungs- und Überwachungsaufgaben in jeglicher Hinsicht unterstützen. (vgl.[Wies97]) Die für ein Kennzahlensystem relevantesten Einzelkennzahlen werden nun im Folgenden vorgestellt. (vgl. auch [Reic97])

1. Kennzahlen zur technischen Infrastruktur

Zunächst soll auf verschiedene Kennzahlen zur technischen Infrastruktur eingegangen werden. In diesem Bereich der Kennzahlen wird die technische Effizienz, sowohl im Hinblick auf die Hardware- als auch die Softwareseite sämtlicher Prozesse, untersucht. Im Folgenden werden nun einige wichtige Kennzahlen zur Beurteilung der technischen Infrastruktur vorgestellt. (vgl. [Baum96])

a Erläuterung der Kennzahlen

Eine erste wichtige Kennzahl für die technische Infrastruktur ist der DV-technische Leistungsgrad. Dieser ist wie folgt definiert:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Messung des Nutzens erfolgt durch eine Aufspaltung in weitere Kennzahlen, wie z.B. den Beschäftigungsgrad der DV. Dieser ist folgendermaßen definiert:

Eine weitere Kennzahl zur Bestimmung des Nutzens ist der Kapazitätsauslastungsgrad der DV. Dieser lässt sich wie folgt darstellen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Darüber hinaus können noch zwei zusätzliche Kennzahlen zur Beurteilung der technischen Infrastruktur zur Hand genommen werden, nämlich zunächst die der Ausfallzeiten der DV, die folgendermaßen definiert ist:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zuletzt ist noch die Kennzahl für die technische Infrastruktur von Aussagekraft, die den Wartungskostenanteil wie folgt bestimmt:

(vgl. [Baum96])

b Kritische Würdigung

Die Kennzahl „DV-technischer Leistungsgrad“ ist relativ schwierig zu messen. Man kann zwar den einen Bestandteil, die DV-Kosten, einfach gewinnen, allerdings stellt die Nutzenmessung ein gewisses Problem dar. Eine Lösung des Problems kann ansatzweise erreicht werden, indem man das Gesamtunternehmen funktionsbezogen in Teilbereiche aufteilt und anschließend untersucht, ob der Einsatz der IT einen messbaren Nutzen gebracht hat oder nicht. Daraus erhält man ein Nutzenbündel aus allen Teilbereichen. Geht man nun über zu einer Differenzbetrachtung, d.h. bildet man die Differenz aus der Nutzenstiftung vor Einführung der IT und der Nutzenstiftung nach Einführung der IT, und setzt man dies ins Verhältnis zu den Investitionskosten für die IT, so erhält man den DV-Nutzen.

Bei den übrigen Kennzahlen stellt die Bereitstellung der benötigten Daten keine wesentliche Schwierigkeit dar. Bei der Bestimmung des Beschäftigungsgrads und des Kapazitätsauslastungsgrads benötigt man die effektive Nutzung zur Berechnung. Dabei stellt die Datenbereitstellung ebenso wenig eine Schwierigkeit dar wie bei der reparaturbedingten down-time, die sich ebenfalls problemlos festhalten lässt. Gleichfalls ist der Wartungskostenanteil an den DV-Kosten problemlos zu bestimmen.

Die Kennzahl „Ausfallzeiten der DV“ verfügt ebenso wie die Kennzahlen „Beschäftigungsgrad“ und „Kapazitätsauslastungsgrad“ über eine relativ große Aussagekraft, da anhand dieser Kennzahlen deutlich wird, inwiefern die IT-Einrichtungen effektiv genutzt werden bzw. auch, wie hoch der Anteil der Ausfallzeiten ist. Somit kann man direkt erkennen, wo Verbesserungsmöglichkeiten bei der effektiven Nutzung der IT-Einrichtungen bestehen.

2. Kennzahlen zur Software- und Systemstruktur

Auf der Ebene der Software- und Systemstruktur wird versucht, den softwaretechnischen Leistungsgrad messbar zu machen. Dies geschieht ebenfalls wieder durch eine Reihe von Kennzahlen, die nun vorgestellt und einer kritischen Würdigung unterzogen werden. (vgl. [Baum96])

a Erläuterung der Kennzahlen

Auf der Ebene der Software- und Systemstruktur wird der softwaretechnische Leistungsgrad ebenfalls in einer ersten allgemeinen Kennzahl wie folgt definiert:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Diese Kennzahl kann nun durch eine Reihe weiterer Kennzahlen spezifiziert werden. Zunächst sei hier der Systemintegrationsnutzen erwähnt, der wie folgt definiert ist:

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