Content Management im Rahmen des SAP NetWeaver

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einführung
1.1 Einleitung und Zielsetzung
1.2 Aufbau der Arbeit

2 Grundlegende Themenbereiche
2.1 Content
2.2 Intranets
2.3 Content Management

3 Content Management Systeme
3.1 Bausteine eines Content Management Systems
3.2 Funktionalität eines Content Management Systems am Beispiel des Produktes der Pironet NDH AG – „Pirobase CMS®“
3.2.1 Content Nutzung
3.2.2 Strukturierung und Speicherung
3.2.3 Editierung und Versionierung
3.2.4 Benutzer- und Zugriffsverwaltung
3.2.5 Workflow

4 Content Management im Rahmen des SAP NetWeaver
4.1 SAP NetWeaver – Integrations- und Applikationsplattform für die R/3-Nachfolgelösung mySAP.com
4.2 Content Management mit SAP Enterprise Portal und SAP Knowledge Management
4.3 Content Nutzung
4.3.1 Suche
4.3.2 Darstellung und Navigation
4.3.3 Personalisierung
4.4 Strukturierung und Speicherung
4.5 Editierung und Versionierung
4.6 Benutzer- und Zugriffsverwaltung
4.7 Workflow

5 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Content als Summe der Einzelinformationen

Abb. 2: Soll-Konzept einer Intranet-Organisation

Abb. 3: Gängige Funktionalitäten eines CMS

Abb. 4: SAP NetWeaver – Vier Integrationssichten

Abb. 5: SAP Knowledge Management

Abb. 6: Portal-Desktop

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Content Management Funktionalitäten in pirobase CMS® und SAP NetWeaver – zusammenfassende Darstellung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einführung

1.1 Einleitung und Zielsetzung

Neben den klassischen Produktionsfaktoren wie Boden, Arbeit und Kapital gewann Information im Laufe der letzten Jahre einen mindestens ebenso hohen Stellenwert und nimmt heute als strategischer Produktionsfaktor eine immer größere Bedeutung an. In einer Informationsgesellschaft ist „Informiertsein“ eine grundlegende Voraussetzung für den betrieblichen Erfolg.^[1]

Schätzungsweise 80 Prozent der im Unternehmen vorhandenen Informationen sind nicht strukturiert. Diese Zahlen machen deutlich, wie wichtig es ist, nicht nur auf die strukturierten Informationen zuzugreifen, die beispielsweise in ERP-Systemen gespeichert wurden, sondern auch auf weniger strukturierte Informationen,^[2] wie z.B. Dokumente, Web-Inhalte, E-mails, Präsentationsfolien oder Audio- und Videoclips, die oft Erfolg entscheidendes Wissen für das Unternehmen enthalten.^[3] Die Verteilung dieser Informationen an die Mitarbeiter erfolgt meist über ein unternehmenseigenes Netz - das Intranet.^[4] Intranet wird zu einem Informationspool, das jedem Mitarbeiter die Informationen zur Verfügung stellt, die er benötigt. Gleichzeitig kann jeder Mitarbeiter diese Struktur nutzen, um sein (Fach-) Wissen dem Unternehmen in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Es entsteht eine hervorragende Möglichkeit, Informationen innerhalb eines Unternehmens zu generieren, zu kumulieren und Ziel gerichtet zu verteilen^[5] Doch obwohl diese Informationen im Unternehmen in hoher Quantität vorliegen, ist es oft problematisch, das Informationspotenzial optimal zu nutzen.^[6] Wegen des komplexen Informationsangebotes ist es oft schwierig, die gewünschten Informationen schnell und in richtiger Qualität zu finden. Das bedeutet, dass die Inhalte so strukturiert und klassifiziert werden müssen, dass alle Mitarbeiter bei ihrer täglichen Entscheidungsfindung schnell und einfach über einen zentralen Zugang auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.^[7]

Zur Einrichtung eines Intranets als komplexen Informationspool ist neben der Informationsverwaltung auch die geeignete Informationspräsentation von Relevanz.^[8] Die heutigen Intranets sind meistens themen- und abteilungsbezogen gegliedert. Diverse Intranetserver enthalten redundante Daten, einheitliche Navigations- und Klassifikationssysteme fehlen aber oft. Dies erschwert erheblich das Auffinden einer konkret benötigten Information. Für einen ungeübten Nutzer ist es zunächst unbekannt, ob sich eine gewünschte Information überhaupt im Intranet befindet. Bei der Suche nach diesem Content ist der Suchende auf die Verfolgung unterschiedlich aufgebauter Navigationspfade angewiesen oder auch auf eine Volltextsuche. Beide Methoden sind sehr zeitaufwendig und führen nicht zuverlässig zum Ziel. Es fehlt eine aufgaben- und mitarbeitorientierte Navigationsstruktur; eine effektive Nutzung des Intranets zur Bearbeitung konkreter Aufgaben und zur Abwicklung von Geschäftsprozessen ist daher nicht möglich.^[9]

Die Bereitstellung von aktuellen Informationen auf einer Internet-Seite oder im Intranet wird für Unternehmen heute immer wichtiger. Dies ist bei größeren Web-Seiten mit herkömmlichen Web-Publishing-Tools aber nicht mehr zu bewältigen.^[10] Für die Präsentation der Inhalte im Intranet benötigt man einen Webmaster. Im Ergebnis hat ein zu publizierender Content einen „langen Weg“ vom Autor zur Web-Seite durchzulaufen, was sich im Endergebnis negativ auf die Aktualität und Qualität des Content auswirken kann.^[11] Für die Bewältigung dieser und auch der oben erwähnten Problemen werden im Unternehmen vermehrt Content Management Systeme eingesetzt. Diese bieten eine Trennung von Layout, Daten und Struktur für Webseiten an. Folglich kann die Erstellung von Inhalten zur browserbasierten Präsentation dezentral, z.B. durch Sachbearbeiter ohne spezielles Know-how und automatisiert erfolgen. Auch die Schaffung der einheitlichen Datenstrukturen ist mit den heutigen Content Management Systemen kein Problem mehr.^[12] Es ist nun in dieser Arbeit zu untersuchen, ob das Produktpaket SAP NetWeaver der SAP AG die für ein Content Management notwendigen Funktionalitäten in genügendem Umfang anbietet.

Die SAP AG startete ihre unternehmerische Tätigkeit im Jahr 1972 und gehört heute mit ihrem Produkt SAP R/3 zum Weltmarktführer integrierter betriebswirtschaftlicher Standard-Anwendungssoftware. Mit der rasanten Verbreitung neuer Technologien rund um das Internet wurde die Geschäftswelt schnell revolutioniert. Die Unternehmen sind bestrebt, die Abwicklung von Geschäftstransaktionen heute immer mehr ins Internet zu verlagern. Auf diese Entwicklungen antwortete die SAP AG mit einer kompletten Neuausrichtung des Unternehmens sowie seines Produktangebots. Im Jahre 1999 wurde erstmalig die neue Unternehmensstrategie unter dem Namen „mySAP.com“ der Öffentlichkeit präsentiert. Dabei ist mySAP.com nicht nur der Name der Strategie, sondern umfasst zugleich auch die gesamte Lösungspalette der SAP AG.^[13] Allen mySAP.com-Lösungen wie z.B. mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM), mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) liegt dieselbe technologische Plattform zugrunde – der SAP NetWeaver. Zum Funktionsumfang des SAP NetWeaver gehört auch die Suche, Klassifizierung und Veröffentlichung von Content. Das Ziel dieser Arbeit ist es, anhand eines Vergleiches mit dem Produkt pirobase CMS® für professionelles Content Management zu untersuchen, inwieweit diese Funktionalität mit den Leistungen gängiger separater Content Management Systeme vergleichbar ist.

1.2 Aufbau der Arbeit

Die Hausarbeit ist wie folgt aufgebaut: Im nachfolgenden Kapitel 2 wird der Leser in die Grundlagen des Content Management eingeführt. Die Grundbegriffe sowie die Ziele, Aufgaben und Einsatzfelder des Content Managements werden erläutert. In Kapitel 3 werden die wesentlichen Funktionalitäten eines Content Management Systems ausgearbeitet, die als Basis für den späteren Vergleich mit dem Produkt SAP NetWeaver dienen sollen. Die jeweiligen Funktionalitäten werden zunächst allgemein beschrieben und dann anhand eines typischen Produktes für professionelles Content Management vorgestellt. In Kapitel 4 wird zuerst das Produkt SAP NetWeaver selbst beschrieben sowie die einzelnen Infrastruktur-Komponenten, die die Realisierung des Content Management mit SAP NetWeaver ermöglichen. Danach folgt die detaillierte Beschreibung der im Rahmen der durchgeführten Untersuchung identifizierten einzelnen Prozesse und Funktionen, mit denen Content Management im Rahmen des SAP NetWeaver realisiert werden kann. Abschließend werden in Kapitel 5 die Ergebnisse der Untersuchungen beider Produkte anhand einer Tabelle gegenüberstellend präsentiert und die sich daraus ergebenden wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen beiden Produkten kurz erläutert.

In Rahmen dieser Arbeit werden sämtliche Content Management Funktionalitäten lediglich aus der Nutzersicht vorgestellt. Um den Umfang der Arbeit nicht zu sprengen, wurde auf die detaillierte Beschreibung der technischen Infrastruktur beider Produkte verzichtet.

2 Grundlegende Themenbereiche

2.1 Content

Content wird aus dem Englischen mit „Inhalt“ übersetzt. Im IT-Bereich versteht man unter Content im engeren Sinne die „redaktionell erzeugten oder ausgewählten Informationselemente, die meist gebündelt vertrieben werden“.^[14] Content kann in die Elemente Inhalt, Struktur und Layout unterteilt werden. Unter dem Inhalt ist die eigentliche Basisinformation zu verstehen. Inhalt erhält Daten, in Form von Text, Grafik, Bild, Audio- und Videosequenzen. Die Struktur spiegelt den Aufbau und die Abfolge der Informationen wider. Die Gesamtstruktur eines Contents besteht aus einer internen Struktur und ggf. aus der Einbindung/Verknüpfung in oder mit anderen Informationen. Das Layout dient der Visualisierung dieser strukturierten Informationen.^[15]

Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht das Prinzip der Trennung von Inhalt, Struktur und Layout beim Content.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Content als Summe der Einzelinformationen.^[16]

Um Definition „Content" zu verdeutlichen ist es erforderlich, näher auf den Begriff „Dokument“ einzugehen. Im Rahmen des Dokumentenmanagements wird ein Dokument als „eine abgeschlossene, Zweck bestimmt aufbereitete Einheit von Informationen“^[17] verstanden. Ein Dokument bildet daher auch eine Einheit aus Inhalt, Struktur und Layout; ein direkter Zugriff auf die im Dokument enthaltenen Informationen ist jedoch nicht möglich.^[18] Ein Dokument ist eine geschlossene Inhaltsmenge – „ein logisches Ganzes“ - und verändert sich nicht mehr nach seiner Fertigstellung nicht mehr.^[19] Bei Content wird der geschlossene Charakter des elektronischen Dokuments aufgelöst. Strukturinformationen, beschreibende Metadaten und Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verwaltet. Damit kann der Inhalt in unterschiedlichsten Formen und für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden.^[20]

Content kommt in zwei Formen vor: einerseits in Form von strukturierten Informationen und andererseits in Form von unstrukturierten, bzw. schwach strukturierten Informationen.^[21] Im Bereich „Business Intelligence“ werden die Systeme eingeordnet, mit denen der Zugriff auf strukturierte Informationen erfolgt.^[22] Strukturierter Content stellt die Daten dar, die innerhalb von Transaktionssystemen (z.B ERP-Systemen) und Datenbanken verwaltet und abgelegt werden.^[23] Unstrukturierter Content ist in Web-Seiten und elektronischen Dokumenten, bzw. in beliebigen Informationsobjekten enthalten (Projektbeschreibungen, Newsletter, Handbücher, Erfahrungsberichte, etc.), deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann.^[24]

Im Kontext neuer IuK-Technologien verwendet man den Begriff „Content“ als eine Bezeichnung für die Inhalte einer Web-Seite. Im Rahmen dieser Arbeit wird Content als redaktionell erzeugte oder ausgewählte Informationselemente verstanden, die „direkt oder indirekt zur Erzeugung einer HTML-Seite dienen, bzw. durch die HTML-Seite referenziert oder eingebunden werden“.^[25]

2.2 Intranets

Das Intranet hat sich heutzutage zu einem informationstechnischen Grundausstattungselement der Unternehmen im Industrie- und Dienstleistungssektor entwickelt.^[26] Als häufigstes Motiv für die Einführung von Intranets in Betrieben werden die besonderen Möglichkeiten zur leistungsfähigen und effizienten Informationsdarstellung und –verteilung genannt.^[27] Das Intranet wird zu einem Informationspool, das den Nutzern die Informationen zur Verfügung stellt, die sie benötigen.^[28] Ein Intranet nutzt Web-Technologien und kann als ein „internes“ Internet innerhalb eines Unternehmens verstanden werden. Im Unterschied zum Internet, in dem Informationen für die Öffentlichkeit frei verfügbar sind, ist der Nutzerkreis von Intranets auf die Mitarbeiter beschränkt.^[29]

Hierbei können zwei wesentliche Anwendungsfelder des Intranets unterschieden werden. Zum einem ist das Intranet eine Informationsplattform, das unstrukturierte Informationen den Nutzern zugänglich macht. Zum anderen wird das Intranet zu einer Informationsplattform, das den Nutzern Zugriff auf sämtliche Internet- bzw. Intranetfähigen Anwendungen ermöglicht und somit auf die strukturierten Informationen.^[30]

Für die Einrichtung eines Intranets als ein komplexer Informationspool ist die geeignete Informationspräsentation von hoher Relevanz.^[31] Die Nutzer geben sich tendenziell nicht mehr mit unstrukturierten und nicht gezielt an ihn gefilterten Inhalten zufrieden.^[32] Eine geeignete Lösung stellen hier die Unternehmensportale dar. Sie können nach Stein definiert werden als „dynamisch erstellte Intranet-Seiten, die personalisiert, d.h. individuell nach den Bedürfnissen und Rechten eines identifizierten und bekannten Nutzers zusammengestellt werden“.^[33] Sie stellen somit eine Schnittstelle von internen und externen Informationen und Applikationen zum Benutzer dar^[34] und sind dazu geeignet, den Benutzern eine individuelle Einsicht in das Unternehmen anzubieten.^[35] Portal-Szenarien werden in der Regel mit professionellen Content Management Lösungen realisiert, da Portal Server selbst nicht über die notwendigen Funktionalitäten für die Web Content Verwaltung verfügen.^[36]

[...]

^[1] Vgl. Lienemann, G/Dördelmann, F, 2003, S.12

^[2] Vgl. Küppinger, M./Woywode, M., 2000, S.148

^[3] Vgl. SAP AG, 2004(a), S.1, Online: http://www.sap.com/germany/media/50053902.pdf

^[4] Vgl. Lohse, M., 2002, S. 130

^[5] Vgl. Büchner, H. et al, 2001, S. 63-64

^[6] Vgl. Lienemann, G/Dördelmann, F., 2003, S.12

^[7] Vgl. SAP AG, 2004(a), S.1, Online: http://www.sap.com/germany/media/50053902.pdf

^[8] Vgl. Lienemann, G/Dördelmann, F, 2003, S.12-13

^[9] Vgl. Scheer. A.-W./Jost, W., 2002, S.481

^[10] Vgl. Gersdorf, R., 2000, Online: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_13_content_

_ management _ist_mehr_als.html

^[11] Vgl. Büchner, H. et al, 2001, S. 88

^[12] Vgl. Büchner, H. et al, 2001, S.95

^[13] Vgl. SAP AG: o.J., Online: http://www.sap.com/germany/company/press/geschichte/index.epx

^[14] Vgl. Bodendorf, F., 2003, S.82

^[15] Vgl. Koop, H.J. et al, 2001, S. 11

^[16] Schuster, E./Wilhelm, S., 2001, S.8

^[17] Schoop, E./Gersdorf, R., 2001, S.992

^[18] Vgl. Schoop, E./Gersdorf, R., 2001, S.991-992

^[19] Vgl. Rothfuss, G./Ried, Ch., 2003, S. 37-38

^[20] Vgl. Schoop, E./Gersdorf, R., 2001, S. 992

^[21] Vgl. Christ, O., 2003, S. 15

^[22] Vgl. Kuppinger, M./Woywode, M., 2000, S.146-147

^[23] Vgl. Christ, O., 2003, S. 15

^[24] Vgl. Stein, T., 2000, S. 311

^[25] Gauss Interpreis AG, 2002, S.13

^[26] Vgl. Stein,T., 2000, S. 310

^[27] Vgl. Lohse, M., 2002, S.130

^[28] Vgl. Zschau, O. et al, 2002, S. 63-64

^[29] Vgl. Gehle, M./Mülder, W., S.112

^[30] Vgl. Stein, T, 2000, S. 310-311

^[31] Vgl. Lienemann, G./Dördelmann, F, 2003, S.12-13

^[32] Vgl. Zschau, O. et al, 2002, S.9

^[33] Stein, T., 2003, S. 108

^[34] Vgl. Staudt, H., 2002, Online: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_123.html

^[35] Vgl. Hochlehnert, B., 2001, S.17

^[36] Vgl. Pironet NDH AG (a): Online: http://www.pironet-ndh.com/servlet/PB/menu/1006093_l1/

index.html