Projektplanung: Organisation und Ablauf

Gliederung

1 Einleitung

2 Komplexes Vorhaben oder Projekt?

3 Vorlauf zum Projekt X
3.1 Der Auftrag und die Finanzierung
3.2 Die Projektleitung
3.3 Zielsetzung/-klärung
3.4 Das Projektteam

4 Planung des Projekt X
4.1 Umfeldanalyse
4.2 Projektstrukturplan (PSP)
4.3 Projektablaufplan (PAP)

5 Schlussbemerkung

6 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Mit dieser Hausarbeit soll die Planung eines Projekts bzw. eines komplexen Vorhabens in groben Zügen wiedergegeben werden. Eine genauere Wiedergabe der Projektplanung ist aus Gründen des vorgegebenen Umfangs dieser Arbeit nicht möglich. Das Projekt bzw. das komplexe Vorhaben soll am Beispiel eines Events der evangelischen Fachhochschule Reutlingen-Ludwigsburg, dem Projekt X ^[1], dargestellt werden. Projekt X wird von Studierenden organisiert und durchgeführt und soll dieses Jahr zum zweiten Mal stattfinden. Als ursprüngliche Grundidee sollte Projekt X den Studierenden (besonders denen, die von außerhalb kommen) die Möglichkeit bieten, auf der Wiese der Fachhochschule zu zelten und somit die Gemeinschaft und das Miteinander der Studierenden zu unterstützen und zu fördern. Damit diese Zeit auch wirklich zu einem Ereignis wird, wurde ein Programm für die Dauer (drei Tage) dieses Vorhabens geplant und durchgeführt. Damit mussten, neben der Dauer des Events, auch verschiedene andere Aspekte, wie Umfeld, Finanzierung, Leitung und Personal berücksichtigt werden. Projekt X wurde trotz der relativ simplen Grundidee zu einem komplexen Vorhaben, bei dem sich alle Gremien der Fachhochschule beteiligten. Dieses Vorhaben soll dieses Jahr nun erneut stattfinden, jedoch über die Dauer von vier Tagen. Die Organisation und Planung soll in den nächsten Punkten genauer erläutert werden.

2 Komplexes Vorhaben oder Projekt?

Projekt X ist ein komplexes Vorhaben, weil es sich, wie bereits erwähnt, über mehrere Tage erstreckt und einen immensen Umfang durch Programmplanung, -leitung und –durchführung aber auch durch Abklärung der Rahmenbedingungen (z.B. Finanzierung, Örtlichkeiten, Personal, Dauer, etc.) in Anspruch nimmt. Das Vorhaben stellt, obwohl es zum zweiten Mal stattfindet, kein Routineablauf dar, da es dieses Jahr von anderen Studenten organisiert wird, darüber hinaus weisen die veränderten Rahmenbedingungen ebenfalls auf eine neue komplexe Aufgabenstellung hin.

Um dieses komplexe Vorhaben als Projekt bezeichnen zu können, müsste es jedoch bestimmte Merkmale erfüllen. Nach der DIN-Begriffsnorm 69 901 wird ein Projekt als „ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B.

- Zielvorgabe,
- Zeitlich, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- Projektspezifische Organisation“^[2].

Das Ziel bei diesem Projekt ist es, vom 20.06.2006 bis zum 23.06.2006 den Studierenden der evangelischen Fachhochschule Reutlingen-Ludwigsburg die Möglichkeit zu bieten, auf der Wiese des FH-Geländes zu zelten und die vier Tage durch ein Programm zu strukturieren. Die Zielvorgabe besteht somit darin, die Planung dieses Events bis zum 20.06.2006 zu vollenden, damit das Vorhaben unter dem Namen Projekt X vom 20.06.2006 bis zum 23.06.2006 durchgeführt werden kann.

Dieses Ziel kann durch die „SMART“-Kriterien^[3] überprüft und konkretisiert werden:

S -Spezifisch: Ziel ist konkret, eindeutig, verständlich und ermöglicht eine Planung.

M -Messbar: Die Zielerreichung ist erkennbar und überprüfbar.

A -Attraktiv: Ziel ist motivierend, herausfordernd und bietet Gestaltungsraum.

R -Realistisch: Ziel ist erreichbar und nicht überwiegend von Dritten abhängig.

T -Terminierbar: Ziel hat eine zeitliche Festlegung und einen planbaren Endzeitpunkt.

Zudem müssen bei diesem Ziel, wie bereits angeführt, Rahmenbedingungen berücksichtigt und geklärt werden, d. h.: Wie viel Zeit steht diesem Vorhaben zu? Wie hoch sind die finanziellen Mittel? Gibt es ein festes Budget? Welche personellen Ressourcen stehen zur Verfügung? Dieses Vorhaben grenzt sich auch klar von anderen Vorhaben ab, da es einen klaren Anfangs- und Endzeitpunkt besitzt und somit einen eigenständigen Zweck verfolgt, der von einer Routinetätigkeit^[4] abweicht. Dadurch erfordert das Vorhaben auch eine spezifische Organisation.

Damit wird deutlich, dass dieses Vorhaben alle Merkmale der DIN-Begriffsnorm eines Projekts erfüllt und somit auch als Projekt bezeichnet werden kann. Da jedes Projekt nach Litke/Kunow in vier Phasen verläuft (Vorlauf, Planung, Durchführung und Kontrolle), sollen folgende Punkte auch dementsprechend bezeichnet werden. Da die Durchführung und Kontrolle dieses Projekts noch ausstehen, soll lediglich auf den Vorlauf und die Planung eingegangen werden.

3 Vorlauf zum Projekt X

Der Vorlauf eines Projektgeschehens stellt eine Phase dar, in der alle Tätigkeiten erledigt werden, die erforderlich sind um das Projekt starten zu können.^[5] Um eine Projekt zu starten muss erst ein konkreter Auftrag erfolgen, das Ziel geklärt und eine Leitung bestimmt worden sein.

3.1 Der Auftrag und die Finanzierung

Der Auftrag für dieses Projekt erfolgt von den Studierenden und wird im Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA) erteilt. Somit kann gleich während der Auftragserteilung auch die finanzielle Unterstützung des Projekts durch den AStA abgeklärt werden. Erklärt sich der AStA bereit die Kosten bis zu einer bestimmten finanziellen Grenze zu übernehmen, ist neben dem eigentlichen Auftrag gleich auch die finanzielle Frage geklärt. Weitere Aufgabe des Auftraggebers ist es in diesem Fall, das Vorhaben hochschulintern zu unterstützen und Rahmenbedingungen aufzuweisen^[6] sowie den Projektleiter zu bestimmen^[7].

3.2 Die Projektleitung

Die Projektleitung ist im Rahmen der ihr übertragenen Kompetenzen zuständig für die Projektabwicklung. Sie trägt die Verantwortung für das Erreichen des Projektziels im Rahmen der vorgegebenen Bedingungen.^[8] Die Projektleitung organisiert, steuert, überwacht, koordiniert und plant die Durchführung des Projekts, führt und motiviert beteiligte Personen und weist ihnen Aufgaben zu.^[9] Der Leitung obliegt die Verantwortung für Termine, Inhalte, Personal und Finanzierung und daher auch die gesamte Projektplanung.^[10]

Die Leitung von Projekt X obliegt dieses Jahr dem Männerforum, einem Gremium der eFH Reutlingen-Ludwigsburg. Das Männerforum besteht derzeit aus drei männlichen Studierenden. Einer dieser Studierenden bin ich selbst. Dieses Gremium musste jedoch vor der eigentlichen Planung des Vorhabens, erst eine andere Aufgabe erledigen.

3.3 Zielsetzung/-klärung

Als nächstes sollte die Zielsetzung des Vorhabens geklärt werden. Dafür ist es notwendig und wichtig das Ziel, wie in Punkt 2 deutlich gemacht, genau zu definieren und dabei zu überprüfen ob die Kriterien der „SMART“-Formel mit der Zielsetzung zusammenpassen. Darüber hinaus sollten folgende Fragen beantwortet werden, um sich die Zielklärung zu verdeutlichen^[11]. Im Fall Projekt X würde die Beantwortung dieser Fragen so aussehen:

1. Wozu machen wir das? (Sinn und Zweck)
- Um eine Plattform für Diskussionen und Austausch für Studierende, Dozierende und Mitarbeiter der eFH Reutlingen-Ludwigsburg zu schaffen
- Um Studierenden von Außerhalb einen langen Anfahrtsweg zu ersparen
- Um das Gemeinschaftsgefühl unter den Studierenden zu fördern
- Um einen Ausgleich zum Lernen und Studieren durch Musik und anderweitige Angebote zu schaffen.
2. Für wen machen wir das? (Nutzer)
- Das Projekt ist für Studierende, Dozierende und Mitarbeiter an der eFH Reutlingen-Ludwigsburg gedacht. Darüber hinaus sind alle Interessierten ebenfalls eingeladen.
3. Was soll erreicht werden in der zur Verfügung stehenden Zeit? (Endergebnis)
- Es soll ein 4-tägiges Ereignis auf dem eFH-Gelände in Ludwigsburg entstehen, bei dem den Studierenden die Möglichkeit geboten wird auf der Wiese der eFH Reutlingen-Ludwigsburg zu zelten. Des Weiteren sollen die vier Tage mit einem unverbindlichen Programm strukturiert sein, das auf die Interessen der Studierenden und Dozierenden ausgerichtet ist und diesen eine weitere Möglichkeit bietet, die Angebote des Programms zu nutzen.
4. Woran messen wir das Ergebnis? (Erfolgskriterien)
- Das Ergebnis dieses Projekts kann an der Nutzung der verschiedenen Angebote im Rahmen des Projekt X von Studierenden, Dozierenden, etc. gemessen werden.

[...]

^[1] Projekt X ist nicht die reale Bezeichnung des Projekts.

^[2] Schelle 1996, S. 11.

^[3] Nach Elisabeth Stauber in der Vorlesung vom 08.04.2006 an der eFH Retlingen-Ludwigsburg

^[4] Vgl. Litke/Kunow 2002, S. 8.

^[5] Vgl. Litke/Kunow 2002, S. 17.

^[6] Vgl. Ewert u.a. 2001, S. 58.

^[7] Ewert u.a. 2001, S. 75.

^[8] Vgl. Ewert u.a. 2001, S. 76.

^[9] Vgl. Litke 1995, S. 174.

^[10] Vgl. Litke/Kunow 2002, S. 18.

^[11] Vgl. Sperling/Wasseveld 2000, S. 55.