Digitale Tools und ihr Einfluss auf Steuerberatungskanzleien und Mandanten

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Abgrenzung
1.3 Gang der Untersuchung

2 Theoretische Grundlagen
2.1 Digitalisierung
2.2 Digitale Tools

3 Eingangsrechnungstools
3.1 Eingangsrechnung
3.1.1 Papierrechnung
3.1.2 Elektronische Rechnung
3.1.2.1 Allgemeines
3.1.2.2 Strukturierte Datenformate
3.1.2.3 Unstrukturierte Datenformate
3.1.2.4 Hybride Datenformate
3.1.3 Eingangsrechnungsprozess
3.2 Eingangsrechnungstool 1
3.2.1 Funktionen.
3.2.2 Zulässigkeit
3.2.3 Benutzerfreundlichkeit
3.3 Eingangsrechnungstool 2
3.3.1 Funktionen
3.3.2 Zulässigkeit
3.3.3 Benutzerfreundlichkeit
3.4 Vergleich der Eingangsrechnungstools

4 Ausgangsrechnungstools
4.1 Ausgangsrechnung
4.2 Ausgangsrechnungsprozess
4.3 Ausgangsrechnungstool 1
4.3.1 Funktionen
4.3.2 Zulässigkeit
4.3.3 Benutzerfreundlichkeit
4.4 Ausgangsrechnungstool 2
4.4.1 Funktionen
4.4.2 Zulässigkeit
4.4.3 Benutzerfreundlichkeit
4.5 Vergleich der Ausgangsrechnungstools

5 Buchführungstools
5.1 Buchführung
5.1.1 Buchführungspflicht
5.1.1.1 Handelsrechtliche Regelungen
5.1.1.2 Steuerrechtliche Regelungen
5.1.2 GoB
5.1.3 GoBD
5.1.4 Buchführungsprozess
5.2 Buchführungstool 1
5.2.1 Funktionen
5.2.2 Zulässigkeit
5.2.3 Benutzerfreundlichkeit
5.3 Buchführungstool 2
5.3.1 Funktionen
5.3.2 Zulässigkeit
5.3.3 Benutzerfreundlichkeit
5.4 Vergleich der Buchführungstools

6 Archivierungstools
6.1 Archivierung
6.1.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
6.1.2 Anforderungen an die digitale Archivierung
6.1.3 Ersetzendes Scannen
6.1.4 Archivierungsprozess
6.2 Archivierung durch die untersuchten Tools

7 Konsequenzen aus der Nutzung der Tools
7.1 Eingangsrechnungstools
7.2 Ausgangsrechnungstools
7.3 Buchführungstools
7.4 Archivierungstools
7.5 Toolübergreifende Konsequenzen

8 Fazit

Literaturverzeichnis

Rechtsquellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abb. Abbildung

ABl Amtsblatt der Europäischen Union

Abs. Absatz

AmtshilfeRLUmsG Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz

AO Abgabenordnung

Art. Artikel

Bitkom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien

BMF Bundesministerium der Finanzen

BMJV Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz

BMWI Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

bspw. beispielsweise

BStBK Bundessteuerberaterkammer

BStBl Bundessteuerblatt

DATEV Uo DATEV Unternehmen online

DStV Deutscher Steuerberaterverband

E-Rech-VO E-Rechnungsverordnung

EStG Einkommensteuergesetz

EU Europäische Union

gem. gemäß

GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

HGB Handelsgesetzbuch

i. H. v. in Höhe von

i. V. m. in Verbindung mit

inkl. inklusive

jpg joint photographic experts group

KB Kilobyte

KI Künstliche Intelligenz

Nr. Nummer

OCR Optical Character Recognition

pdf portable document format

Rz. Randziffer

S. Seite

tif tagged image file

UStAE Umsatzsteuer-Anwendungserlass

UStDV Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung

UStG Umsatzsteuergesetz

XML Extensbile Markup Language

z. B. zum Beispiel

ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland

zzgl. zuzüglich

Abbildungsverzeichnis

Abb.1: Eingangsrechnungsprozess

Abb.2: Eingangsrechnungsprozess mit DATEV Uo

Abb.3: Eingangsrechnungsprozess mit CANDIS

Abb.4: Vergleich der Eingangsrechnungstools

Abb.5: Ausgangsrechnungsprozess

Abb.6: Vergleich der Ausgangsrechnungstools

Abb.7: Buchhaltungsprozess

Abb.8: Vergleich der Buchhaltungstools

Abb.9: Archivierungsprozess

Abb.10: Eingangsrechnungsprozess bei Nutzung digitaler Tools

Abb.11: Ausgangsrechnungsprozess bei Nutzung digitaler Tools

Abb.12: Buchhaltungsprozess bei Nutzung digitaler Tools

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Der Begriff „Digitalisierung“ ist omnipräsent. Die aktuellen wissenschaftlichen Diskussionen werden von Beiträgen rund um die Digitalisierung dominiert.¹ Dabei gibt es eine Vielzahl von Schlagwörtern, welche mit dem Begriff assoziiert werden. Eine Umfrage der Deutschen Bundesstiftung Umwelt zeigt, dass vor allem das Internet, die Erleichterung von Prozessen im Alltag, Vernetzung und Industrie 4.0 mit der Digitalisierung in Verbindung gebracht werden.²

Doch die Digitalisierung ist längst keine Entwicklung mehr, die im Zusammenhang mit Industrie 4.0 nur im sekundären Sektor anzutreffen ist. Vielmehr greift diese auch auf das Finanzwesen, Bestandteil des tertiären Sektors, über.

Auch die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat bereits 2012 die Relevanz des Themas erkannt und die Zukunftsinitiative „Steuerberatung 2020“ ins Leben gerufen.³ Im Jahr 2014 wurde dann eine entsprechende Broschüre veröffentlicht, welche neben der wachsenden Konkurrenz und dem demografischen Wandel den Digitalisierungsprozess als Herausforderung für den steuerberatenden Berufsstand nennt.

Als wesentliches Ergebnis wird direkt zu Beginn der Appell „Der Berufsstand der Steuerberater muss sich dem Wandel anpassen!“ an die Leser gerichtet.⁴

1.2 Zielsetzung und Abgrenzung

Der Appell der BStBK verdeutlicht, dass Steuerberatungskanzleien, welche den Anschluss an die Veränderung durch die Digitalisierung verpassen, bereits 2020 nicht mehr wettbewerbsfähig sein werden.

Im Rahmen dieser Arbeit wird untersucht, inwiefern der Einsatz von digitalen Tools den Prozess des Rechnungswesens von Steuerberatungskanzleien und ihren Mandanten beeinflusst. Dabei wird von einem Mandanten ausgegangen, der seine monatliche Buchführung durch die Steuerberatungskanzlei erstellen lässt. Der Mandant bekommt pro Monat durchschnittlich 100 Eingangsrechnungen während er 200 Ausgangsrechnungen stellt. Die Steuerberatungskanzlei nutzt zur Erstellung der Buchführung „DATEV Kanzlei-Rechnungswesen“.

Aufgrund der eigenen Nutzung der DATEV-Software empfehlen viele Kanzleien ihren Mandanten die Nutzung von „DATEV Unternehmen online“ (DATEV Uo). Da das Angebot solcher Tools jedoch weitaus umfangreicher ist, wird DATEV Uo im Laufe der Untersuchung immer mit einem alternativen Tool eines anderen Anbieters verglichen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle möglichen Funktionen der angebotenen Tools und deren Einfluss untersucht werden.

1.3 Gang der Untersuchung

Zuerst einmal gilt es, relevante Begrifflichkeiten zu klären. Hierzu werden in Kapitel 2 die Begriffe Digitalisierung und digitale Tools genauer erläutert.

Die folgenden Kapitel 3 bis 6 befassen sich mit dem Rechnungswesenprozess innerhalb des Unternehmens der Mandanten. Der Prozess startet damit, dass Eingangsrechnungen im Unternehmen eingehen und Ausgangsrechnungen gestellt werden. Diese müssen nachfolgend in der Buchhaltung erfasst und anschließend ordnungsgemäß archiviert werden. Jeder dieser vier Prozessschritte wird in der dargestellten Reihenfolge abgebildet.

In jedem der genannten Kapitel werden an erster Stelle die für den jeweiligen Prozess notwendigen theoretische Grundlagen vermittelt. Um die Anwendung der digitalen Tools bestmöglich untersuchen zu können, werden dann die entsprechenden Prozesse beschrieben und durch eine Abbildung veranschaulicht.

Im Anschluss daran wird für den Eingangsrechnungs-, Ausgangsrechnungs- und Buchhaltungsprozess jeweils das Tool DATEV Uo mit einem weiteren Tool eines anderen Anbieters verglichen. Vor dem Vergleich wird jedes der Tools auf seine Funktionen, Zulässigkeit und Benutzerfreundlichkeit untersucht. Im Zusammenhang mit dem Archivierungsprozess wird dann die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung innerhalb der Tools überprüft.

In Kapitel 7 werden die Auswirkungen auf die Prozesse dargestellt, welche sich durch die Nutzung der digitalen Tools ergeben.

Im letzten Kapitel erfolgt eine kritische Reflexion der Ergebnisse, wobei auch ein Ausblick in die Zukunft erfolgt. Abgeschlossen wird die Arbeit mit Handlungsempfehlungen für Steuerberatungskanzleien.

2 Theoretische Grundlagen

2.1 Digitalisierung

Aufgrund der aktuellen Präsenz des Themas wird der Begriff Digitalisierung auf vielfältige Art und Weise interpretiert. Ursprünglich handelt es sich hierbei um die Überführung von analogen Informationen in eine digitale Speicherform.⁵ Da die meisten Informationen heutzutage allerdings bereits digital entstehen, lassen sich die Daten bspw. durch den Einsatz von Computern und mobilen Endgeräten direkt verarbeiten. Es geht also längst nicht mehr um das reine Überführen von Informationen wie Bildern und Texten in Zahlenwerte, um sie anschließend elektronisch bearbeiten oder speichern zu können.⁶

Aus der vielfältigen Auffassung des Begriffs lässt sich schließen, dass die Digitalisierung als ein disruptiver Veränderungsprozess wahrgenommen wird, der sich auf nahezu alle Lebensbereiche bezieht. Deshalb muss der Begriff immer im Zusammenhang mit seinem jeweiligen Kontext betrachtet werden.

Bei Anwendung des Konstrukts auf den Unternehmenskontext beschreibt die Digitalisierung einen Veränderungsprozess. Durch die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien werden bestehende Prozesse optimiert und neue Prozesse und Produkte geschaffen.⁷

2.2 Digitale Tools

Der Begriff „Tool“ stammt aus dem amerikanischen und bedeutet übersetzt „Werkzeug“.⁸ Bei digitalen Tools handelt es sich also um digitale Werkzeuge in Form von Anwendungen, Programmen und Services, die helfen, eine bestimmte Tätigkeit einfacher oder besser auszuführen.

Die Nutzung der Tools erfolgt anhand von Computern oder mobilen Endgeräten. Gründe für die Nutzung digitaler Tools liegen vor allem in der möglichen Effizienzsteigerung durch Optimierung eigener Arbeitsabläufe. Durch die Digitalisierung bzw. den digitalen Wandel hat das Angebot an digitalen Tools in den letzten zehn Jahren stark zugenommen.⁹

Die im Rahmen des Rechnungswesenprozesses eines Unternehmens benötigten Tools lassen sich in vier Bereiche aufteilen, auf welche in den folgenden Kapiteln im Einzelnen eingegangen wird.

Durch das wachsende Angebot gibt es für jeden der Prozessschritte diverse Tools. Manche von ihnen können auch die Aufgaben mehrerer Kategorien bewältigen. Deshalb gilt es sowohl für die Mandanten als auch für die Steuerberatungskanzleien die Tools zu finden und zu nutzen, die in rechtlicher Hinsicht zulässig sind und alle nötigen Funktionen abbilden können. Sind diese Kriterien erfüllt, kann anhand einer Bewertung des Preis-Leistungsverhältnisses und der Benutzerfreundlichkeit ein für das Unternehmen passendes Tool ausgewählt werden.

3 Eingangsrechnungstools

3.1 Eingangsrechnung

Damit Unternehmen ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen können, benötigen sie Produkte und Leistungen, für welche sie dann eine Eingangsrechnung von ihren Lieferanten und Dienstleistern erhalten. Sie stellt eine Zahlungsaufforderung dar und erhöht die Verbindlichkeiten in der Buchhaltung des Rechnungsempfängers.¹⁰

3.1.1 Papierrechnung

Eine Eingangsrechnung kann dem Unternehmen auf verschiedene Art und Weise zugesandt werden. Die klassische Form ist die Papierrechnung. Diese wird jedoch immer mehr von der in Kapitel 3.1.2 behandelten elektronischen Rechnung verdrängt, da diese viele Vorteile gegenüber der Papierrechnung mit sich bringt.

So empfingen im Jahr 2017 bereits nur noch 47 % der Unternehmen ihre Rechnungen im Papierformat. Im Jahr 2015 hingegen waren es noch 60 %.¹¹

Zur Rechnungsstellung ist immer der Unternehmer verpflichtet, der an einen anderen Unternehmer eine Leistung erbringt. Dabei muss die Rechnung die in § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG genannten Angaben enthalten:¹²

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. anzuwendender Steuersatz
5. auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
6. nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
7. vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
8. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
9. fortlaufende Rechnungsnummer
10. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, handelt es sich um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung, bei welcher von den Pflichtbestandteilen des § 14 Abs. 4 UStG abgewichen werden darf. Hier sind lediglich die ersten sechs der oben aufgelisteten Punkte erforderlich.¹³

3.1.2 Elektronische Rechnung

3.1.2.1 Allgemeines

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt.¹⁴ Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind somit ebenfalls in § 14 UStG geregelt.¹⁵ Demnach muss sie die in Kapitel 3.1.1 genannten Pflichtangaben enthalten.¹⁶

Die Funktionen und Zwecke einer elektronischen Rechnung unterscheiden sich nicht von denen einer Papierrechnung, sie wird allerdings ausschließlich in elektronischer Form übermittelt. Die Übertragung kann dabei per E-Mail, De-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Download erfolgen.¹⁷ Es empfiehlt sich für den Rechnungsempfang eine zentrale, spezielle E-Mailadresse einzurichten.

Damit die Rechnungsstellung elektronisch erfolgen kann, bedarf es im Gegensatz zur Papierrechnung der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für den Rechnungsempfänger besteht also weiterhin das Recht, eine Papierrechnung zu fordern. Es gilt jedoch zu beachten, dass die Zustimmung keinerlei besonderer Form bedarf. So kann sie auch stillschweigend durch konkludentes Handeln erfolgen. Ein in der Praxis häufig vorkommendes Beispiel für konkludentes Handeln ist in diesem Fall das Bezahlen der Rechnung. Außerdem kann die Zustimmung durch eine Rahmenvereinbarung z. B. innerhalb der allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten werden.¹⁸

Bei der Rechnungskorrektur gilt es zu beachten, dass eine Ausgangsrechnung nicht allein durch eine Rücksendung des Rechnungsempfängers als storniert gilt. Die Korrektur einer elektronischen Rechnung muss immer per Ergänzungs- oder Korrekturbeleg vorgenommen werden. Dieser muss dann als Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung betitelt werden.¹⁹

Um den Vorsteuerabzug sicherzustellen, müssen des Weiteren die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Hierfür sind entsprechende innerbetriebliche Kontrollverfahren einzurichten, welche einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung oder Leistung herstellen.²⁰

Im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 wurde die Signaturpflicht rückwirkend zum 01.07.2011 abgeschafft, wodurch das Verfahren des elektronischen Rechnungsaustausches deutlich vereinfacht wurde.²¹ Die Signaturpflicht würde sich allerdings als geeignetes Kontrollverfahren anbieten, was für eine Beibehaltung im betrieblichen Eingangsrechnungsprozess sprechen würde.

Im Jahr 2017 wurden bereits durchschnittlich 53 % der Rechnungen elektronisch von den Unternehmen empfangen. Im Vergleich zu 2015 ist dies ein Anstieg von 13 % und die Tendenz bleibt weiterhin steigend.²² Dies ist neben der Verfahrensvereinfachung auch dadurch begründet, dass aufgrund des Gesetzes zur Umsetzung der EU-Richtlinie alle Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern erbringen, ab dem 27.11.2020 verpflichtet werden, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen und zu übermitteln.²³ Eine Ausnahmeregelung greift nur, falls der Nettoauftragswert maximal 1.000 € beträgt sowie bei Auslandsbeschaffungen, Organleihen und verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.²⁴ Insgesamt bietet die Elektronische Rechnung vor allem Zeit- und Kostenvorteile. Aufwendungen für Papier, Briefumschläge, Porto und Tinte und auch die Arbeitszeiten für Druck, Einkuvertieren und Versenden der Papierrechnungen entfallen. Hinzu kommt, dass durch Verringerung der Liege- und Transportzeit die Bearbeitung schneller vonstattengeht. Insgesamt können hierdurch die Kosten pro Eingangsrechnung um bis zu 64 % reduziert werden.²⁵

Es werden drei Arten von elektronischen Rechnungsformaten unterschieden.

3.1.2.2 Strukturierte Datenformate

Das europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union definieren die elektronische Rechnung als „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“²⁶. Gemeint sind hiermit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen. Die XRechnung ist ein Beispiel für ein solches strukturiertes Datenformat, welches alle europa- und nationalrechtlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung an öffentliche Institutionen erfüllt.²⁷

3.1.2.3 Unstrukturierte Datenformate

Bei unstrukturierten Datenformaten handelt es sich um Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format. Da diese rein bildhaft dargestellt werden, sind diese im Rahmen der EU-Richtlinie nicht zulässig.²⁸

3.1.2.4 Hybride Datenformate

Als hybrides Datenformat hat sich in der Wirtschaft das ZUGFeRD-Format etabliert. ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland. Es handelt sich hierbei um ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Das Format verbindet die jeweiligen Vorteile der strukturierten und unstrukturierten Daten, wodurch die Rechnung dann im Gegensatz zur XRechnung nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen gelesen werden kann. Dies wird dadurch ermöglicht, dass ein PDF-Dokument mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert wird.²⁹ Das erleichtert die Anwendung und führt zu einer häufigeren Nutzung, da Daten wie bspw. Rechnungsdatum, -nummer und -betrag automatisiert ausgelesen werden können.³⁰ Im Rahmen der EU-Richtlinie sind hybride Formate ausdrücklich erlaubt, sofern sie den Anforderungen an die europäische Norm entsprechen.³¹

3.1.3 Eingangsrechnungsprozess

Jede Eingangsrechnung, die im Unternehmen eintrifft, durchläuft einen Prozess. Dieser hängt davon ab, auf welchem Weg die Rechnung empfangen wird. Von entscheidender Bedeutung sind hierbei das gewählte Versandverfahren und die Art der übertragenen Daten. Während bei einer eingehenden Papierrechnung noch eine Vielzahl von Prozessschritten erforderlich ist, verkürzt der Einsatz von digitalen Tools den Durchlauf. In Abb. 1 wird der Prozess für eingehende Papierrechnungen veranschaulicht.³²

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Eingangsrechnungsprozess,

Quelle: eigene Darstellung.

An erster Stelle muss der Rechnungseingang verarbeitet werden. Dieser Schritt setzt sich aus dem Öffnen des Briefs und der Zuordnung an den entsprechenden Sachbearbeiter zusammen.

Anschließend muss der Bearbeiter die Rechnung sachlich, rechnerisch und rechtlich prüfen, bevor er sie freigibt und zur Zahlung anweist. Bei der sachlichen Prüfung wird die Eingangsrechnung mit dem Lieferschein und der gelieferten Ware bzw. Dienstleistung abgeglichen. Bei der rechnerischen Prüfung werden die Beträge auf Rechenfehler überprüft. Im Rahmen der rechtlichen Prüfung muss die Rechnung anschließend auf Vollständigkeit der Pflichtangaben gem. §§ 14, 14a UStG kontrolliert werden. Weist die Rechnung keinerlei Fehler auf, kann sie freigegeben werden.

Danach muss sie an den für den Zahlungsverkehr zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dieser hat die Rechnung nach der Bezahlung an die für die Finanzbuchhaltung zuständige Stelle weiterzureichen. Nach der Verbuchung erfolgt dann die ordnungsgemäße Archivierung.

Im Folgenden wird nun untersucht anhand welches Tools der Eingangsrechnungsprozess am besten optimiert werden kann.

3.2 Eingangsrechnungstool 1

Das erste zu untersuchende Tool wird auch in den nachfolgenden Kapiteln immer das von der DATEV angebotene Tool DATEV Uo sein.

3.2.1 Funktionen

Bei DATEV Uo handelt es sich um eine Cloud-Anwendung, in welche alle im Unternehmen eingehenden Rechnungen hochgeladen werden können.³³ Auf die Anwendung haben sowohl der Mandant als auch die Steuerberatungskanzlei Zugriff.

Zum Überführen der Belege in die Cloud können die Rechnungen eingescannt oder mit einem Smartphone abfotografiert werden. Geht die Rechnung bereits in einem digitalen Format ein, entfällt dieser Schritt und die Rechnung kann per Drag and Drop hochgeladen werden.³⁴

Für den Prozessschritt der Rechnungsfreigabe bietet das Tool allerdings keine geeignete Funktion. Dieser Schritt muss ausgelagert werden. Hierbei empfiehlt es sich, ein mit DATEV Uo kompatibles Tool zu nutzen. Eine Möglichkeit zur digitalen Rechnungsfreigabe bietet hier bspw. das Tool „flowwer“. Hier muss lediglich der digitale Beleg in flowwer hochgeladen werden. Dort kann er dann gem. eines individuell erstellten Freigabeprozesses von den berechtigten Nutzern genehmigt werden. Anschließend wird die freigegebene Rechnung direkt über die DATEVconnect online Schnittstelle nach DATEV Uo übergeben.

Innerhalb von DATEV Uo können die zuvor hochgeladenen Belege anschließend bezahlt werden. Dabei werden die Zahlungsträger für die Bank mit allen durch die OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ausgelesenen Daten automatisch vorausgefüllt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit buchungs- und zahlungsrelevante Informationen zu ergänzen. Bezahlt werden die Rechnungen dann per Rechnungsliste anhand der jeweils beim Kreditor hinterlegten Zahlungsbedingungen. So wird sichergestellt, dass mögliche Skontoabzüge stets in Anspruch genommen werden.

Durch die Nutzung von DATEV Uo entsteht ein neuer, verkürzter Eingangsrechnungsprozess. Die Funktionen des Tools innerhalb der einzelnen Prozessschritte werden anhand der Abb. 2 veranschaulicht.³⁵

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Eingangsrechnungsprozess mit DATEV Uo,

Quelle: eigene Darstellung.

3.2.2 Zulässigkeit

Ein Prüfbericht der Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt die GoBD-Konformität der DATEV-Rechnungswesen Programme.³⁶

Die DATEV-Cloud ist zertifiziert und die Daten sind jederzeit vor fremdem Zugriff geschützt.³⁷ Auch bei der Übergabe der Belege von flowwer nach DATEV Uo bestehen keine Risiken, da die Übertragung über die sichere DATEVconnect online Schnittstelle erfolgt.³⁸ Somit gibt es keinerlei Bedenken hinsichtlich der Zulässigkeit des Tools.

3.2.3 Benutzerfreundlichkeit

Auf der Startseite „Belege“ des Tools wird dem Mandanten direkt eine Übersicht geboten, wie viele Lieferantenrechnungen noch nicht bearbeitet wurden und noch zu bezahlen sind. Durch einen Klick gelangt er dann zu der entsprechenden Anwendung und kann die Rechnung bearbeiten oder bezahlen. Auch die automatisch generierten Zahlungsaufträge können jederzeit geändert oder direkt ausgeführt werden. Durch eine Verbindung zum DATEV-Rechenzentrum sind alle Bankkontoumsätze jederzeit einsehbar. Anhand der durch die OCR-Erkennung ausgelesenen Inhalte, ordnet das Tool die Eingangsrechnungen den entsprechenden Bankbewegungen zu. Da dies allerdings nicht immer funktioniert, besteht auch die Möglichkeit der manuellen Zuordnung.

Anhand der Belegsuche können Belege durch die Eingabe von einzelnen Schlagworten oder Beträgen jederzeit schnell gefunden werden. Außerdem ist eine standortunabhängige Bearbeitung möglich. Die einzige Voraussetzung ist eine funktionsfähige Internetverbindung. Nachteilig ist allerdings, dass E-Mails, welche eine Eingangsrechnung enthalten, nicht direkt in die Cloud hochgeladen werden können, da das Tool das Dateiformat nicht unterstützt. Stattdessen muss zuerst die mit der E-Mail übersandte Eingangsrechnung abgespeichert und dann in die Cloud hochgeladen werden. Das verkompliziert den Prozess und kostet in der Praxis sehr viel Zeit, da fast alle digitalen Rechnungen per E-Mail zugestellt werden.

3.3 Eingangsrechnungstool 2

Die im Jahr 2015 gegründete Candis GmbH bietet inzwischen gleich zwei Tools zur Eingangsrechnungsbearbeitung. Neben „CANDIS Smartbooks“ gibt es nun auch ein zugehöriges Rechnungsfreigabetool namens „CANDIS Workflows“.³⁹

3.3.1 Funktionen

Bei dem Tool CANDIS können nicht nur digitale Belege hochgeladen, sondern auch eingehende E-Mails an eine spezielle CANDIS-Mailadresse weitergeleitet werden. Alternativ kann allen Lieferanten direkt diese spezielle Mailadresse als Rechnungsadresse mitgeteilt werden.

Die KI-gestützte Software liest dann aus dieser E-Mail vollautomatisch die Belege aus. Des Weiteren überprüft CANDIS jede Rechnung auf Vollständigkeit.⁴⁰

Die Rechnungsfreigabe erfolgt anhand von CANDIS Workflows. Mithilfe des Tools kann die Eingangsrechnung dem Verantwortlichen oder einer Kostenstelle zugewiesen werden. Während des Freigabeprozesses können Kommentare erfasst oder Rückfragen direkt per Chat geklärt werden. Alle Schritte werden dokumentiert, wodurch sich der Prozess auch zu einem späteren Zeitpunkt noch genauestens nachvollziehen lässt.

Nach der Rechnungsfreigabe werden vollautomatisch Zahlungslisten erstellt. Hierbei erkennt CANDIS Smartbooks die relevanten Rechnungsinhalte und überträgt diese in die Zahlungsvorlage.

In dem Fall, dass etwas durch die KI nicht erkannt wird, greift das Servicecenter von CANDIS ein und validiert die Daten. Somit ist gewährleistet, dass die Daten immer korrekt sind.⁴¹ Die Zahlung muss anschließend nur noch per Klick angestoßen werden.

Auch Skonti und Teilzahlungen werden von CANDIS automatisch erkannt. Nach Ausführung der Zahlung wird die Rechnung der entsprechenden Bankbuchung automatisch zugeordnet.

Auch anhand der Nutzung von CANDIS kann der Eingangsrechnungsprozess gleichermaßen, wie bereits durch DATEV Uo, verkürzt werden. In Abb. 3 wird dies veranschaulicht.⁴² Weiterhin wird ersichtlich, wie das Tool für die einzelnen Prozessschritte eingesetzt werden kann.

[...]

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¹ Vgl. ZDF (2018) (online).

² Vgl. Anhang 1.

³ Vgl. Verholen (2016), S. M5.

⁴ Vgl. BStBK (2014), S.10.

⁵ Vgl. Scholz (2006), S. 360.

⁶ Vgl. Keuper/et al. (2013), S.5.

⁷ Vgl. Groß/Pfennig (2019), S. 38.

⁸ Vgl. Willmann (1990), S. 602.

⁹ Vgl. Groß/Pfennig (2019), S. 38 f.

¹⁰ Vgl. Ballof (2018) (online), S. 7.

¹¹ Vgl. Seidenschwarz/Listl/Diener (2017), S. 4.

¹² Vgl. § 14 Abs. 4 UStG; § 14a Abs. 5 UStG.

¹³ Vgl. § 33 UStDV; § 14 Abs. 4 UStG.

¹⁴ Vgl. BMF-Steuervereinfachungsgesetz vom 01.11.2011, Art. 5 Nr. 1.

¹⁵ Vgl. § 14 UStG.

¹⁶ Vgl. § 14 Abs. 4 UStG.

¹⁷ Vgl. Macht (2019) (online), S. 2.

¹⁸ Vgl. Abschnitt 14.4 Abs. 1 UStAE.

¹⁹ Vgl. BMJV-AmtshilfeRLUmsG vom 26.06.2013, S. 1832.

²⁰ Vgl. BMF-Schreiben vom 02.07.2012, Rz. 1.

²¹ Vgl. BMF–Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 01.11.2011, Art. 5 Nr. 1.

²² Vgl. Seidenschwarz, H / Listl, C. / Diener, M. (2017), S. 4.

²³ Vgl. BMJV-Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU vom 04.04.2017; § 1 E-Rech-VO; § 11 Abs. 3 E-Rech-VO.

²⁴ Vgl. § 8 E-Rech-VO; § 9 E-Rech-VO.

²⁵ Vgl. GetMyInvoices (2014) (online).

²⁶ EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.14, Art. 2.

²⁷ Vgl. DATEV eG (2018a), S. 88.

²⁸ Vgl. DATEV eG (2018a), S. 79.

²⁹ Vgl. DATEV eG (2018a), S. 85.

³⁰ Vgl. BMWI (2018) (online).

³¹ Vgl. DATEV eG (2019a) (online).

³² Vgl. Abb. 1.

³³ Vgl. DATEV eG (2019b), S. 3.

³⁴ Vgl. DATEV eG (2019b), S. 5.

³⁵ Vgl. Abb. 2.

³⁶ Vgl. DATEV eG (2019c) (online).

³⁷ Vgl. DATEV eG (2019b), S. 4.

³⁸ Vgl. DATEV eG (2019d) (online).

³⁹ Vgl. Candis GmbH (2019a) (online).

⁴⁰ Vgl. Eichler (2019) (Telefonat).

⁴¹ Vgl. Candis GmbH (2019b) (online).

⁴² Vgl. Abb. 3.