CMS - Potenziale und Grenzen von TYPO3

Inhaltsverzeichnis

II Abbildungsverzeichnis

1. Vorwort

2. CMS - Eine Definition

3. Typen von CMS

4. Anforderungen an ein CMS.

5. Marktübersicht
5.1. Kommerzielle CMS
5.2. Open-Source-Systeme.

6. Auswahl eines CMS.
6.1. IST Analyse
6.2. SOLL-Analyse
6.3. Pflichtenheft
6.4. Anbieter Selektion.
6.5. Definition von Use Cases.
6.6. Vertragsverhandlungen und Abschluss

7. CMS in der Praxis am Beispiel mp-Group (Typo3)
7.1. Festlegung der Ziele und Planung des Auftritts
7.2. Erstellung der Designvorlagen
7.3. Installation
7.4. Benutzerkonfiguration
7.5. Bearbeitung der Seiteninhalte

8. Stärken und Schwächen von Typo3

9. Ausblick auf dem CMS - Markt und die Rolle von Typo3

III Literaturverzeichnis

II Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Workflowschema mit einem CMS

Abbildung 2: Wertschöpfungskette digitaler Assets

Abbildung 3: Frontend Editing mit Typo3

Abbildung 4: Der Login im Browserfenster

Abbildung 5: Wahl der Korrekturstelle

Abbildung 6: Der Texteditor

1. Vorwort

Die wachsende Komplexität von Webseiten¹ setzt neue Strategien, Techniken und Verwaltungsprozesse in Unternehmen voraus. Lösungen werden längst nicht mehr ausschließlich von Softwareunternehmen entwickelt, sondern zunehmend von den Unternehmen selbst. Der Grund liegt in der Vereinfachung von Schnittstellen, durch die Menschen Informationen bereitstellen können, die weder Ahnung von HTML noch tief greifende Webkenntnisse haben². Der herkömmliche Webmaster übernimmt bei dieser Prozessgestaltung administrative Aufgaben, wie die Bereitstellung technischer Ressourcen. Durch dieses System kann der Umfang und die Qualität der Inhalte wesentlich gesteigert werden, da Mitarbeiter entsprechend ihrer Kernkompetenz in den Publishingprozess eingebunden werden. Die wachsende Nachfrage an Informationen und individualisierten Inhalten hat Ende der 90er Lösungsansätze angeregt, welche eine Integrierung von sämtlichen Mitarbeitern in den Publishingprozess ermöglicht. Heute ist die Betreuung des Webangebots in großen Unternehmen fester Bestandteil der Unternehmensorganisation geworden. Das Angebot an Inhalten wird vom größten Teil der Belegschaft selber gepflegt. Was erst eine Herausforderung für jeden Mitarbeiter bedeutet, entpuppt sich langfristig als Gewinn für das Unternehmen.

Auf den folgenden Seiten lesen Sie wie Inhalte im Intranet/Extranet eines Unternehmens durch effiziente Schnittstellen einfach strukturiert und verwaltet werden können. Welche Rolle in diesem Zusammenhang Typo3 einnimmt, erfahren Sie in Kapitel 4 mit der Marktübersicht von Open Source Systemen und einem praxisnahen Auswahlverfahren. Die Abbildung eines Workflows mit Typo3 wird in Kapitel 5 behandelt. Nach einer Gegenüberstellung von Stärken und Schwächen des Open Source Systems erfahren Sie abschließend, wie die Zukunft von Typo3 aussehen könnte.

2. CMS - Eine Definition

Das CMS (Content Management System) ist eine softwarebasierte Schnittstelle zwischen Benutzer und Datenbank. Die Wichtigsten Aufgaben eines CMS³:

- Beschaffung und Erstellung von Inhalten
- Präsentation und Publikation von Inhalten
- Aufbereitung und Aktualisierung von Inhalten
- Management und Organisation von Inhalten
- Verteilung und Integration von Inhalten

Durch eine klare Trennung von Inhalt (digitale Assets) und Layout⁴ können Redakteure Assets selbständig mithilfe von Editoren betreuen. Klassifizierung von digitalen Assets⁵:

- Übliche Webinhalte (Texte, Bilder, Links)
- Multimedia Assets (Flash, Real Networks für Audio bzw. Video )
- Applikationsassets (Z.B. Konvertierungsprogramme)
- Transaktionelle Assets (SessionID-Vergabe zur Personalisierung und Erfolgskontrolle im E-Commerce)

Der Workflow in der Praxis gestaltet sich einfach: Die Redakteure erstellen mit den Werkzeugen (Editoren) des CMS Inhalte, die automatisch in HTML Vorlagen eingepflegt und veröffentlicht werden. Der Administrator konfiguriert die Funktionen des CMS. Er ist u.a. zuständig für die Benutzer- und Zugriffsverwaltung, die einen entscheidenden Sicherheitsfaktor ausmacht. Nähere Informationen zur Benutzerkonfiguration finden Sie in Kapitel 7.4.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Workflowschema mit einem CMS

(eigene Darstellung)

Charakteristikum für ein CMS ist die dezentrale Pflege einer Datenbank. Die Möglichkeit der Dezentralität ist ein wesentliches Merkmal dafür, das die Betreuung der Webinhalte nicht mehr nur durch einen Webmaster im Unternehmen oder extern von einer Agentur vorgenommen wird, sondern durch alle Benutzer, die eine Zugangsberechtigung haben⁶.

Vorteile durch die dezentrale Organisation sind⁷:

- Verteilung der Aufgaben und Verantwortungen auf mehrere Stellen.
- Flexibilisierung und Verkürzung der Einpflegung von Inhalten bei hohen Änderungsfrequenzen.
- Schnellere Entscheidungsprozesse.
- Verbesserung der Unternehmenskommunikation
- Unabhängigkeit von Agenturen.

Für einen erfolgreichen Einsatz eines CMS gelten folgende grundlegende Voraussetzungen:

- Akzeptanz in der Belegschaft
- Anpassung der organisatorischen Struktur in Bezug auf Verantwortlich- keitsbereiche.
- Journalistische und technische Fähigkeiten der Mitarbeiter bei der Gestaltung von Webinhalten.⁸
- Bei der Auswahl eines CMS sollte ein Portal-Manager und die technische Leitung sowie ein Vertreter der Redaktion und ein externer Partner, der den CMS - Markt kennt, mit einbezogen werden.
- Klärung von rechtlichen Aspekten hinsichtlich Urheberrecht, Nutzungs- rechten und Haftung⁹.
- Einsatz kompatibler Software¹⁰

Die Integration eines CMS bringt wirtschaftliche Vorteile durch effiziente Nutzung von Ressourcen, die oftmals auf wiederkehrende Routinen beruhen. Der Kostenabbau kann bei großen Unternehmen im dritten Jahr bei etwa 50% liegen¹¹. Digitale Assets bieten je nach Entwicklungsphase einen entscheidenden Beitrag zur betrieblichen Wertschöpfung. Dazu gehört sowohl die Schaltung von Werbebannern als auch die Bereitstellung von Informationen für ein effizientes Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens. Beide Prozesse dienen dem Ziel von Umsatz. Das CMS bietet die grundlegende Infrastruktur zur Steuerung von logischen, software gesteuerten Prozessen, die dem Unternehmen Mehrwert verschaffen. Der Zusammenhang zwischen Wertschöpfungsgrad und dem Leistungsumfang eines CMS verdeutlicht folgende Abbildung:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Wertschöpfungskette digitaler Assets

In Anlehnung an Zschau, Web Content Management, 2002, S.65

3. Typen von CMS

CMS werden in 5 unterschiedliche Klassen eingeteilt, die jeweils unterschiedliche Konzepte verfolgen¹²:

- ECM - Enterprise-Content-Management-Systeme
- Redaktionssysteme
- Open-Source-Systeme
- ASP-Lösungen
- Agentur-Lösungen

Ein ECM ist die Schnittstelle zu allen unternehmensinternen Informationen. Ähnlich einem Webportal, bietet es je nach Zugriffsberechtigung dem Anwender individuell zugeschnittene Informationen, die beispielsweise zwischen Kunde und Geschäftspartner ausgetauscht werden. Die Anbindung erfolgt durch verschiedene Kanäle wie: PC, Handhelds, Digital TV, Chat, Communities usw.

Diese Kommunikation wird genutzt für Projektabwicklungen, Terminorganisation oder sonstige Transaktionsprozesse. Dokumente und Wissen der Mitarbeiter werden in einem integrierten System gebündelt. Das ECM schließt das WCM (Web-Content-Management-System) mit ein. Hierbei werden Informationen für die Präsentation im Web aus den Datenbeständen des ECM konvertiert und erstellt. Dies geschieht zum Beispiel bei einer Auswertung eines Eingabeformulars, welches Bestandsmengen im Lager wiedergibt¹³. Redaktionssysteme werden wie der Name schon sagt, von Redakteuren bei der Arbeit in Verlagen oder Magazinen zur Bearbeitung und Archivierung von Inhalten eingesetzt. Wegen kurzer Aktualität der Inhalte wird bei Redaktionssystem großen Wert auf eine einfache Wartung gelegt. Open- Source-Systeme (OSS) erfreuen sich seit einiger Zeit großer Beliebtheit. Hinter diesen Produkten stehen nicht etwa große Softwarefirmen sondern eine große Gemeinschaft an Programmierern, die gemeinsam Systeme wie Typo3 ständig erweitern. Es fallen keine Anschaffungskosten an und somit steht es unter der „Gnu Public License“. Diese stellt eine kostenfreie Software unter das Urheberrecht. Für die Nutzung werden in der GPL Lizenz Vorschriften für alle Benutzer definiert, um das geistige Eigentum der Software zu schützen¹⁴. Ab Kapitel 5.2. bilden OSS am Beispiel von Typo3 den Schwerpunkt dieser Hausarbeit. ASP-Systeme (Application Service Providing Systems) stehen auf Mietbasis bereit und lassen sich nur bedingt auf Administratorebene konfigurieren. Der Einsatz erfolgt meistens bei kleinen CMS-Lösungen. Eine Marktübersicht ist bei www.contentmanager.de zu finden¹⁵. Speziell auf ein Projekt zugeschnitten sind Agenturlösungen. Durch den Einsatz von Programmiersprachen wie PHP können Websites mit Zugriff auf Datenbanken erstellt werden. Der Umfang der CMS - Lösungen ist sehr unterschiedlich und von den Wünschen des Kunden abhängig. Nachteil bei einer solchen Lösung ist, dass der Support nur durch eine Agentur erfolgen kann.

[...]

¹ Vgl. Zschau: Web Content Management - Websites professionell planen, 2002; S.12 f.

² Vgl. Krumbein, T.: Open Source - Einsetzen und integrieren, 2005, S.777

³ Kristöfl, Dr. Robert: Evaluation von Content Management Systemen, 2003, S.3, http://info.bildung.at/system/downloader.php/bmbwk-Evaluation-CMS.pdf/bmbwk-Evaluation- CMS.pdf

⁴ Vgl. Koch, Matthias: Open Source als Applikation, S.2, http://corp.mmp.kosnet.com/CORP_CD_2004/archiv/papers/CORP2004_KOCH2.PDF

⁵ Vgl. Zschau: Web Content Management - Websites professionell planen, 2002; S.40 f.

⁶ Vgl. Zschau: Web Content Management - Websites professionell planen, 2002; S.59 ff.

⁷ Ebenda, S.59 ff.

⁸ Vgl. Zschau: Web Content Management - Websites professionell planen, 2002; S.102 ff.

⁹ Ebenda, S.115 ff.

¹⁰ Vgl. Stöckl, Bongers: Einstieg in Typo3, 2005, S.26 f.

¹¹ http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_23_voraussetzungen_fuer_den_effektiven_ein satz.html

¹² Vgl. Zschau: Web Content Management, 2002; S. 319 ff.

¹³ Vgl. Zschau: Web Content Management, 2002; S.319 ff.

¹⁴ Vgl. http://typo3.com/Lizenz.1316.0.html?&L=2

¹⁵ http://www.contentmanager.de/itguide/marktuebersicht_produkte_cms_asp.html