Die Nutzung von EDV im Allgemeinen und sog. Unternehmenssoftware im Speziellen bietet Wirtschaftsunternehmen die Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren um Leistungssteigerungs- bzw. Kostensenkungspotentiale wahrzunehmen. Die Einführung automatisierter Prozesse bspw. durch eine Workflowsoftware birgt jedoch eine Vielzahl von Risiken: Passen die Routinen nicht gut zu den Geschäftsprozessen oder arbeitet die Software unzuverlässig, kann sich das Nutzenpotential ins Gegenteil drehen und sogar das Unternehmen in Gefahr bringen. Hinzu kommt die finanzielle Belastung durch die Kosten der Entwicklung bzw. des Einkaufes einer Lösung und deren Implementierung.
Inhalt der vorliegenden Arbeit sind das Projektmanagement und die Schnittstellenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Softwareentwickler im Vorfeld und während der Einführung einer Workflowlösung in ein Kleinunternehmen. Damit entspricht die Thematik den Anforderungen und der Konzeption des Integrativen Projektes als Teil des Aufbaustudiengangs Technologie- und Innovationsmanagement, in dem an der Grenzstelle zwischen wirtschaftlichen und technischen Herausforderungen praktisch gearbeitet werden soll. [...]
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
1.1 MOTIVATION DER AUFGABENSTELLUNG
1.2 VORGEHENSWEISE UND ABGRENZUNG DER THEMATIK
2 AUSGANGSSITUATION IM BEISPIELUNTERNEHMEN
2.1 KURZBESCHREIBUNG DER TYPISCHEN GESCHÄFTSPROZESSE
2.2 ARBEITSORGANISATORISCHE HERAUSFORDERUNGEN
3 ALTERNATIVE LÖSUNGSANSÄTZE ZUR VERBESSERUNG DES ARBEITSFLUSSES
3.1 REORGANISATION DER GESCHÄFTSPROZESSE OHNE SPEZIALSOFTWARE
3.2 RECHERCHE NACH KOMMERZIELLEN UND OFFENEN SOFTWARELÖSUNGEN
3.3 SUCHE NACH LÖSUNGEN INNERHALB DER EIGENEN BRANCHE
3.4 EIGENENTWICKLUNG EINER PASSENDEN SOFTWARE
4 EIGENENTWICKLUNG - MACHBARKEITSANALYSE UND PLANUNG
4.1 MODELL DER VERNETZTEN ZUSAMMENARBEIT
4.2 KOMMUNIKATION DER ANFORDERUNGEN
4.3 PROJEKTPLANUNG
5 UMSETZUNG DES ENTWICKLUNGSPROJEKTES
5.1 GRUNDLAGEN DES WORKFLOW-MANAGEMENT
5.2 PROZESSMODELIERUNG
5.2.1 Bestellen
5.2.2 Zuordnen
5.2.3 Verkaufen
5.2.4 Zurücksenden
5.3 IMPLEMENTIERUNG UND BETATEST DER LÖSUNG
5.4 QUALITÄTSSICHERUNG UND KOPIERSCHUTZ
6 VERTEILUNG DER ENTWICKLUNGSKOSTEN DURCH VERMARKTUNG
6.1 MARKTPOTENTIAL & -VORBEREITUNG
6.2 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN
6.3 VERKAUFSSTART & PREISFINDUNG
7 ZUSAMMENFASSUNG
8 KRITISCHE REFLEKTION UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit analysiert die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in einem Kleinunternehmen (Bestellagentur). Ziel ist die Entwicklung einer maßgeschneiderten Workflowlösung, die den administrativen Aufwand ohne zusätzliches Personal reduziert, sowie die Erarbeitung eines Vermarktungskonzepts für diese Software in der Branche.
- Analyse der Ist-Situation und Schwachstellen in manuellen Bestellprozessen.
- Evaluation alternativer Softwarelösungen und Begründung der Eigenentwicklung.
- Etablierung eines Modells zur vernetzten Projektrealisierung (Schnittstellenarbeit).
- Prozessmodellierung für die Phasen Bestellen, Zuordnen, Verkaufen und Zurücksenden.
- Strategische Planung zur Vermarktung und Skalierung der entwickelten Software.
Auszug aus dem Buch
2.1 Kurzbeschreibung der typischen Geschäftsprozesse
Die üblichen Geschäftsprozesse ähneln der Prozesskette, die die Meisten von uns bereits als Kunden von Versandunternehmen erfahren haben. Im stark vereinfachten Flussdiagramm sieht das wie folgt aus: Jeder der vier Blöcke steht für einen Hauptprozess, auf die später immer wieder Bezug genommen wird und deren Unterprozesse und Aktivitäten im Folgenden etwas genauer beschrieben werden - zunächst jedoch nur für einen Versandpartner. Die Einbindung der wichtigsten Dokumente in die Prozesse wird später verdeutlicht.
Bestellen Die zu bestellenden Positionen werden im Tagesverlauf von den Endkunden entgegengenommen und für die Sammelbestellung in Listenform zusammengefasst. Am Tagesende bzw. nach Erreichen einer Wertschwelle werden diese Artikel dann wiederum fernmündlich/schriftlich beim Versandpartner bestellt. Dabei oder zeitversetzt werden die Lieferinformationen (lieferbar, ausverkauft, Nachlieferung in x Wochen usw.) vermerkt.
Zuordnen Die bestellten Artikel werden in Sammelpaketen geliefert. Dies begründet den Versandkostenvorteil, bedeutet aber auch, dass die einzelnen Artikel nach der Lieferung wieder ihrem ursprünglichen Besteller zugeordnet werden müssen. Das Zuordnen erfolgt anhand der Bestellliste, danach werden die Artikel - nach Kundennamen geordnet - gelagert.
Verkaufen Hierbei handelt es sich um den Hauptkundendialog mit dem Ziel, die bestellte Ware dem Kunden zu verkaufen. Er beinhaltet neben dem eigentlichen Verkaufen das Informieren des Kunden über den aktuellen Lieferstatus, den Bezahl- und Rückzahlvorgang sowie die Mitgabe der Ware zur Anprobe auf Empfangsschein.
Rücksenden Ware, die nicht gefällt oder nicht in Ordnung ist, wird zunächst gesammelt und nach Erreichen einer bestimmten Menge, eines Wertes oder einer Frist an den Versandpartner zurückgesendet. Dazu werden aus den Artikel- und Rechnungsdaten die Rücksendelisten erstellt, die eine spätere Kontrolle der Gutschriften ermöglichen. Die Rücksendequote kann bis zu 50 % betragen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Darstellung der Ausgangslage, der Motivation des Projekts zur Arbeitserleichterung durch Workflowsoftware und Abgrenzung des Forschungsthemas.
2 AUSGANGSSITUATION IM BEISPIELUNTERNEHMEN: Detaillierte Analyse des Geschäftsmodells einer Bestellagentur und Aufzeigen der Probleme durch manuelle, veraltete Prozesse.
3 ALTERNATIVE LÖSUNGSANSÄTZE ZUR VERBESSERUNG DES ARBEITSFLUSSES: Untersuchung verschiedener Optionen von Reorganisation bis zu Marktsoftware, mit dem Ergebnis, dass eine Eigenentwicklung notwendig ist.
4 EIGENENTWICKLUNG - MACHBARKEITSANALYSE UND PLANUNG: Präsentation des Modells der vernetzten Zusammenarbeit und Darstellung des Zeitplans für die Softwareentwicklung.
5 UMSETZUNG DES ENTWICKLUNGSPROJEKTES: Konkretisierung der Workflow-Phasen, technische Implementierung sowie Erfahrungen aus der Testphase.
6 VERTEILUNG DER ENTWICKLUNGSKOSTEN DURCH VERMARKTUNG: Analyse des Marktpotenzials, rechtliche Aspekte und Strategien zur Preisfindung für den Vertrieb der Software.
7 ZUSAMMENFASSUNG: Fazit des Projekts mit Fokus auf die erzielte Effizienzsteigerung und den Erfolg des gewählten Kooperationsmodells.
8 KRITISCHE REFLEKTION UND AUSBLICK: Bewertung des Projekterfolgs, Identifikation von Herausforderungen bei der Softwarepflege und Vorschläge für zukünftige Erweiterungen.
Schlüsselwörter
Workflow-Management, Geschäftsprozessoptimierung, Kleinunternehmen, Bestellagentur, Sammelbesteller, Softwareentwicklung, Projektmanagement, Prozessmodellierung, Automatisierung, Wirtschaftsinformatik, Kundenverwaltung, Marktanalyse, Effizienzsteigerung, Schnittstellenarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung komplexer Geschäftsprozesse in einem Kleinunternehmen (einer Bestellagentur) durch den Einsatz einer individuell entwickelten Workflow-Software.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Im Mittelpunkt stehen Projektmanagement, Prozessmodellierung, die Schnittstellenarbeit zwischen Anwender und Programmierer sowie Strategien zur wirtschaftlichen Vermarktung einer Nischen-Softwarelösung.
Welches primäre Ziel verfolgt die Arbeit?
Das Hauptziel ist eine signifikante Arbeitsentlastung für den Geschäftsführer durch automatisierte Prozessabläufe, ohne dabei neues Personal einstellen zu müssen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird ein klassischer Innovationsprojektansatz verfolgt, bestehend aus Ist-Analyse, Evaluation von Lösungsalternativen, Machbarkeitsprüfung, Prozessmodellierung und einer anschließenden Test- sowie Vermarktungsphase.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Analyse der Geschäftsprozesse (Bestellen, Zuordnen, Verkaufen, Zurücksenden), die technische Entwicklung, die Implementierung im laufenden Betrieb und die strategische Planung der Markteinführung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Wichtige Begriffe sind Workflow-Management, Prozessoptimierung, Bestellagentur, Automatisierung, Eigenentwicklung und Schnittstellenarbeit.
Warum konnte keine Standard-Softwarelösung für die Bestellagentur verwendet werden?
Bestehende Softwarelösungen waren entweder auf den allgemeinen Einzelhandel ausgelegt oder unkompatibel mit den spezifischen Anforderungen und den parallelen Abläufen mehrerer Versandhäuser.
Was bedeutet das Modell der "vernetzten Zusammenarbeit" konkret?
Das Modell beschreibt eine Arbeitsteilung, bei der die Programmierer ihre Leistung als Vorleistung erbringen und im Gegenzug an den zukünftigen Verkaufserlösen der Software beteiligt werden, unterstützt durch einen Schnittstellenakteur.
- Quote paper
- Stefan Kutter (Author), 2006, Vernetzte Softwareinnovation für Kleinunternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/66847
