Internetbasierte Beschaffungsanwendungen (E-Procurement)

Inhalt

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Trend der Internetökonomie
1.2 Grundlagen des E-Procurements
1.3 Einsatzmöglichkeiten des E-Procurements

2 Ausprägungen von E-Procurementlösungen
2.1 Sell-Side-Catalogues
2.2 Buy-Side-Catalogues
2.3 Elektronische Marktplätze

3 Herausforderungen und Chancen des E-Procurements
3.1 Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen
3.2 Dezentralisierung des Einkaufs
3.3 Betriebliche Organisation
3.4 Berechtigungskonzept
3.5 Schnittstellenproblematik
3.6 Katalogstandard
3.7 Zahlungsverkehr
3.7.1 Gutschriftverfahren
3.7.2 Purchasing Card

4 Beurteilung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Operativer Beschaffungsprozess

Abbildung 2: A-, B- und C-Güter

Abbildung 3: Einsatz des Electronic Procurement

Abbildung 4: Anbieterorientiertes Modell

Abbildung 5: Käuferorientiertes Modell

Abbildung 6: Elektronischer Marktplatz

Abbildung 7: Verkürzung des Beschaffungsprozesses durch E-Procurement

1 Einleitung

1.1 Trend der Internetökonomie

Die Entwicklungen in der Internetökonomie auf der Basis neuer Informations- und Kommunikationstechnologien schreiten laufend voran. Durch die weltweite Ver- netzung über das WWW verlieren Standortfaktoren zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen durch ihre Websites globale Präsenz erlangen. Dies führt zum Abbau von Markteintrittsbarrieren und somit zu einer Verschärfung der Konkurrenzsituati- on auf den Märkten. Während die Markttransparenz durch weltweite Suchfunktio- nen und Vergleichsmöglichkeiten steigt, nimmt die Marktkomplexität durch neue Unternehmensformen, Produkte und Dienstleistungen extrem zu. Durch diese ver- änderten Bedingungen stehen Unternehmen neuen Herausforderungen gegenüber. Es eröffnen sich neue Mittel und Wege, Handel über das Internet in Form von E- Commerce zu betreiben. Dies umfasst im B2B-Bereich (d.h. Business to Business) nicht nur den Verkauf sondern auch die Beschaffung von Gütern mit Hilfe des WWW.¹

1.2 Grundlagen des E-Procurements

Das E-Procurement (auch eProcurement bzw. electronic Procurement) umfasst die „elektronische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen mittels InternetTechnologie“². Grundsätzlich können internetbasierte Systeme in allen Phasen des Beschaffungsprozesses eingegliedert werden. Dieser setzt sich i. d. R. aus den wie in Abbildung 1 dargestellten Prozessschritten zusammen:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Operativer Beschaffungsprozess³

Das Internet kann bereits vor der eigentlichen Bestellabwicklung unterstützend bei der Bedarfsermittlung und Lieferantenauswahl eingesetzt werden, da es weltweite Suchmöglichkeiten und umfangreiche Informationsbestände bietet.⁴ Dabei lässt sich E-Procurement für die Beschaffung sämtlicher Güter einsetzen, allerdings ist auf- grund der spezifischen Produkteigenschaften nicht jedes Gut in gleicher Weise für das E-Procurement geeignet. Anhand verschiedener Produkteigenschaften und Cha- rakteristika lassen sich die zu beschaffenden Güter in A-, B- und C-Teile unterglie- dern. Abbildung 2 zeigt eine kostenorientierte Unterteilung in A-, B- und C-Teile.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: A-, B- und C-Güter⁵

A- und B-Teile zeichnen sich durch einen hohen Anteil am Beschaffungsvolumen aus und gehen direkt in die Produktion ein. Besonders A-Teile weisen einen großen strategischen Bezug und hohen Einzelbestellwert auf und bergen somit ein großes Kaufrisiko.⁶ C-Teile zählen zum täglichen Bedarf, gehen aber nicht in die vom Un- ternehmen selbst hergestellten Endprodukte ein. Sie sind im wesentlichen durch hohe Bestellfrequenz, geringen Einzelwert, niedriges Beschaffungsrisiko und hohen Standardisierungsgrad gekennzeichnet.⁷ Sie werden auch als indirekte oder MRO- Güter (Maintenance, Repair, Operating) bezeichnet.⁸ Wie in Abbildung 2 darge- stellt, übersteigen die Kosten der Beschaffung von C-Teilen oftmals den eigentli- chen Einkaufspreis. Hieraus ergeben sich Einsparungspotenziale, die bisher unter- schätzt wurden.

1.3 Einsatzmöglichkeiten des E-Procurements

In der Praxis haben sich folgende drei Modelle des E-Procurements herausgebildet:

- Sell-Side-Catalogues
-Buy-Side-Catalogues
-Elektronische Marktplätze⁹

Wie in Abbildung 3 dargestellt lassen sich Sell-Side- und Buy-Side-Catalogues (hier zusammengefasst zu katalogorientierten Beschaffungssystemen) in erster Li- nie für C-Teile einsetzen. Einsparpotenziale liegen hier hauptsächlich in der Ver- kürzung bzw. Optimierung der Prozesskette und damit in der Reduzierung von Pro- zesskosten. Bei A- und B-Teilen liegt das Einsparpotenzial durch E-Procurement im wesentlichen in der Reduzierung der Einkaufspreise. Durch die erhöhte Markttrans- parenz auf elektronischen Marktplätzen können durch Internetauktionen und Aus- schreibungen im Internet ggf. Einstandspreise gesenkt werden.¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Einsatz des Electronic Procurement¹¹

In der Praxis wird bislang vorrangig die Beschaffung von C-Teilen über elektronische Katalogsysteme eingesetzt.¹² Im weiteren werden zunächst sämtliche drei Modelle des E-Procurements vorgestellt, wobei der Schwerpunkt auf dem eigentlichen Bestellvorgang liegt. Die vorausgehende Informationssuche im Internet wird nicht betrachtet. Im Anschluss daran werden detailliert katalogbasierte E-Procurement- lösungen für die C-Teile-Beschaffung untersucht.

2 Ausprägungen von E-Procurementlösungen

2.1 Sell-Side-Catalogues

Ein Sell-Side-Catalogue ist ein elektronischer Produktkatalog, der von Lieferanten (Anbieter) über das Internet in einem sogenannten Shop-System angeboten wird. Wie in Abbildung 4 dargestellt, greifen verschiedene Unternehmen (Abnehmer) auf die Katalogdaten über das Internet zu. In der Praxis erfolgt der Zugriff für Geschäftskunden oftmals über ein Extranet.¹³ Die Pflege und Speicherung der Katalogdaten liegt in der Verantwortung des Lieferanten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Anbieterorientiertes Modell¹⁴

Diese „Shop-Systeme sind Anwendungen, die es dem Bedarfsträger im beschaffen- den Unternehmen erlauben, elektronische Produktkataloge einzelner Anbieter zu durchsuchen [...] [und] Bestellungen beim Anbieter elektronisch zu platzieren.“¹⁵ Neben meist umfangreichen Suchfunktionen bieten einige Lieferanten zusätzliche Servicefunktionen an wie z.B. die Abfrage der Bestellhistorie oder des Auftragssta- tus.¹⁶ Die Mitarbeiter der beschaffenden Unternehmen melden sich mit Benutzer- kennung und Passwort im Lieferantenkatalog an und erhalten so Zugriff auf indivi- duelle Einstellungen wie z.B. durch Rahmenverträge vereinbarte Preise.¹⁷ Die Grundüberlegung dabei ist, dass nicht der zentrale Einkauf die benötigte Ware be- stellt, sondern der dezentrale Bedarfsträger selbst.¹⁸

2.2 Buy-Side-Catalogues

Im käuferorientierten Modell ist nicht der Lieferant (Anbieter) sondern das beschaffende Unternehmen (Abnehmer) Verwalter der elektronischen Kataloge (Buy-Side- Catalogues). Diese werden wie in Abbildung 6 dargestellt in das unternehmensinterne Intranet des beschaffenden Unternehmens aus dem Internet heruntergeladen und dort gespeichert. Vielfach wird ein Desktop Purchasing System (kurz: DPS) angeschafft, das die Kataloge in die unternehmensinternen ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) implementiert.¹⁹

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Käuferorientiertes Modell²⁰

Ein komplexes DPS ist eine spezielle Software, die Produktkataloge, ERP-Systeme, Internet und Intranet miteinander verknüpft. Nach der Anpassung an die bereits vorhandenen ERP-Systeme, ermöglichen Desktop Purchasing Systeme „dem Be- nutzer unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche den Zugriff auf alle relevanten Produkt- und Anbieterinformationen und integrieren die angebotene Bestellfunktio- nalität mit den Funktionen und Daten von diversen betrieblichen [...] ERP- Systemen.“²¹ Dabei werden die Katalogdaten ausgewählter Lieferanten zusammen- gefasst. Eine solche Zusammenfassung von verschiedenen Lieferantenkatalogen wird als Multi-Supplier-Catalogue bzw. Multilieferantenkatalog bezeichnet.²²

Wie auch bei dem anbieterorientierten Modell wird dabei der Beschaffungsprozess dezentralisiert und auf die einzelnen Bedarfsträger übertragen, die selbst die Bestellungen im DPS vornehmen.

[...]

¹ Vgl.: WIRTZ, B. W.: Electronic Business. Wiesbaden 2000

² Vgl.: SCHÄFER, H., SCHÄFER, B.: Einkaufsdienstleistungen via Internet. Köln 2001, S. 167

³ Vgl.: HARTMANN, D. R.: Wettbewerbsvorteile durch Electronic Procurement. In: BOGASCHEWSKY, R. (Hrsg.): Elektronischer Einkauf. Gernsbach 1999, S. 46

⁴ Vgl.: BLOCK, C. H.: Professionell einkaufen mit dem Internet. München 2001, S. 82

⁵ In Anlehnung an: HOHAUS, W.: Zehn vor zwölf für den Einkauf. http://www.competence-site.de (ho- haus.pdf) Erstellt am 29.01.2001

⁶ Vgl.: MÖHRSTÄDT, D. G.; BOGNER, P., PAXIAN, S.: Electronic Procurement. Stuttgart 2001, S. 12

⁷ Vgl.: ebenda S. 10

⁸ Vgl.: DOLMETSCH, R.: eProcurement. München 2000, S. 9

⁹ Vgl.: STRAUSS, R. E.: e-Business. http://www.competence-site.de (kurs_e-business_rs.pdf) Erstellt am 27.07.2001

¹⁰ Vgl.: MÖHRSTÄDT, D. G.; BOGNER, P., PAXIAN, S.: Electronic Procurement. Stuttgart 2001, S. 12

¹¹ In Anlehnung an: ZARNEKOW, R.: Electronic Procurement. http://www.competence-site.de (imtc.pdf) Erstellt am 09.04.2001

¹² o. V. Europas Manager beschaffen online. http://www.ecin.de/news/2001/08/03/02605/ Version vom 03.08.2001

¹³ Vgl.: ZARNEKOW, R.: Electronic Procurement. http://www.competence-site.de (imtc.pdf) Erstellt am 09.04.2001

¹⁴ In Anlehnung an: STRAUSS, R. E.: e-Business. http://www.competence-site.de (kurs_e-business_rs.pdf) Erstellt am 27.07.2001

¹⁵ Vgl.: DOLMETSCH, R.: eProcurement. München 2000, S. 140

¹⁶ ebenda: S. 141

¹⁷ Vgl.: RENNER, T.: Produktkataloge und der BMEcat-Standard. In: BOGASCHEWSKY, R. (Hrsg.): Elekt- ronischer Einkauf. Gernsbach 1999, S. 120f.

¹⁸ DÖRFLEIN, M.; THOME, R: Electronic Procurement. In: THOME, R.; SCHINZER, H.: Electronic Com- merce, 2.Aufl. München 1997 S. 55 f.

¹⁹ Vgl.: STRAUSS, R. E.: e-Business. http://www.competence-site.de (kurs_e-business_rs.pdf) Erstellt am 27.07.2001

²⁰ In Anlehnung an: ebenda

²¹ Vgl.: DOLMETSCH, R.: eProcurement. München 2000, S. 152

²² Vgl.: SCHÄFER, H.; SCHÄFER, B.: Einkaufsdienstleistungen via Internet. Köln 2001, S. 77 f.