Durch die Verschärfung des internationalen Wettbewerbs wird der Bereich des technischen Vertriebs von Investitionsgütern immer stärker belastet. Die Situation ist gekennzeichnet durch steigenden Preisdruck, die Zunahme abzugebender Angebote, den wachsenden Umfang kundenspezifischer Forderungen an das Produkt sowie der Forderung nach Erweiterung des angebotenen Leistungsumfangs wie z.B. Beratungsleistungen, die dann größtenteils in der kostenfreien Angebotsphase ablaufen. Während der Aufwand für die Angebotsbearbeitung wächst, nehmen zugleich die Erfolgsaussichten ab, dass das Angebot zum Auftrag führt.
Die Folgen des erhöhten Arbeitsaufwandes sind kapazitive Engpässe und erhöhte Kosten. Vor allem in einem KMU kann dies zu einer starken Belastung werden. Daher sollten gerade in der Angebotsbearbeitung alle Prozesse einfach und effizient zu handhaben sein. Vor allem bei den Angebotsunterlagen ist eine unkomplizierte und schnelle Bearbeitung notwendig, um anderweitig dringend benötigte Zeit einzusparen.
Ein einheitliches Erscheinungsbild der Unterlagen ist dabei hilfreich und außerdem auch im Sinne der Corporate Identity von großer Bedeutung, denn „…das Angebot bildet für den Anfrager die erste Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit der Unterneh-mung zu beurteilen...“[1]. Für die Angebotsbearbeitung heißt das, dass Darstellung und Struktur der Dokumente unabhängig von Dokument und Ausgabemedium uniform sein sollte.
Um den Aufwand, der mit der Erstellung von Angeboten in einem KMU in Chemnitz einhergeht, zu reduzieren und gleichzeitig eine Einheitlichkeit im Erscheinungsbild und in der Struktur der Angebotsunterlagen herzustellen, sollen für das Unternehmen standardisierte Unterlagen erstellt werden. Darüber hinaus sollen auch aktuelle angebotsrelevante rechtliche Bestimmungen einfließen. Zunächst werden mehrere Dokumentvarianten erarbeitet, aus denen schließlich die bevorzugte Version ausgewählt wird. Diese soll im Unternehmen umgesetzt werden und tägliche Anwendung finden.
Inhaltsverzeichnis
1 INHALT UND AUFGABE DER PROJEKTARBEIT
1.1 Aufgabenstellung
1.2 Das Unternehmen
2 ABGRENZUNG DER ANGEBOTSBEARBEITUNG
2.1 Einordnung im Rahmen der Unternehmensprozesse
2.2 Tätigkeiten in der Angebotsbearbeitung
2.3 Inhalt eines Angebots
3 DIE SITUATION IM UNTERNEHMEN
3.1 Problemdarstellung
3.2 Derzeitiges Basissortiment
3.3 Der Ablauf in der Angebotsbearbeitung
3.4 Vorgehensweise zur Formularerstellung
4 ANFORDERUNGEN AN DIE ANGEBOTSUNTERLAGEN
4.1 Forderungen an das Angebotsdokument
4.2 Umsetzung der Forderungen
5 AKTUELLE ANGEBOTSRELEVANTE BESTIMMUNGEN
5.1 Allgemeine rechtliche Grundlagen
5.2 Preisstellung
5.3 Lieferbedingungen
5.4 Zahlungsbedingungen
5.5 Gewährleistung und Garantie
5.6 Weitere Bestimmungen
6 VARIANTENAUSWAHL UND ANFERTIGUNG KOMPLETTER VORLAGEN
6.1 Variantenbildung, Bewertung, Auswahl
6.2 Anfertigung der maschinenspezifischen Angebotsvorlagen
7 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
7.1 Zusammenfassung
7.2 Weitere Optimierungspotentiale in der Angebotsabwicklung
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Ziel der Projektarbeit ist es, den hohen Arbeitsaufwand bei der Erstellung individueller Angebote in einem KMU durch die Entwicklung und Einführung standardisierter Angebotsunterlagen zu reduzieren. Dabei soll eine einheitliche Struktur geschaffen werden, die gleichzeitig die erforderliche Flexibilität für unterschiedliche technische Maschinenkonfigurationen bietet und rechtliche Anforderungen integriert.
- Analyse der bestehenden Angebots- und Vertriebsprozesse im Unternehmen
- Definition von Anforderungen an professionelle und effiziente Angebotsdokumente
- Rechtliche Fundierung angebotsrelevanter Klauseln (Preisstellung, Liefer- und Zahlungsbedingungen)
- Entwicklung und Evaluation verschiedener Vorlagenvarianten mittels einer Nutzwertanalyse
- Erstellung maschinenspezifischer Angebotsvorlagen für das Basissortiment
Auszug aus dem Buch
4.1 Forderungen an das Angebotsdokument
„Das individuelle Angebot stellt den ersten sachbezogenen Kontakt zwischen dem Interessenten an einer bestimmten Leistung und dem anbietenden Unternehmen her.“ [1] Deshalb sollten die Angebotsunterlagen gut strukturiert und vollständig sein. Der potentielle Kunde soll von der Leistungsfähigkeit des Unternehmens schon beim ersten Anblick überzeugt sein. Um das zu erreichen, sind unter anderem die folgenden Fragen zu beachten:
Ansicht / Eindruck beim ersten Überfliegen
o Wirkt das Dokument seriös?
o Wirken die Seiten überladen und dadurch unübersichtlich?
o Sind die Schriftarten/Schriftgrößen angemessen und gut leserlich?
o Ist eine Struktur erkennbar?
Gliederung / Strukturierung
o Ist die Gliederung nachvollziehbar und logisch?
o Sind kaufmännisch relevante Daten sofort erkennbar?
o Sind technisch relevante Daten sofort erkennbar?
o Findet man schnell spezielle sowie generelle Angaben?
Zusammenfassung der Kapitel
1 Inhalt und Aufgabe der Projektarbeit: Einführung in die Problematik des steigenden Wettbewerbsdrucks und die Notwendigkeit einer effizienteren Angebotsbearbeitung.
2 Abgrenzung der Angebotsbearbeitung: Schematische Einordnung der Angebotsphase in die Unternehmensprozesse und Identifikation der beteiligten Tätigkeiten.
3 Die Situation im Unternehmen: Analyse der Ist-Situation, des Basissortiments und der bestehenden Defizite bei der Angebotserstellung für Neumaschinen.
4 Anforderungen an die Angebotsunterlagen: Ableitung von Qualitätskriterien für Angebotsdokumente und Diskussion der technischen sowie inhaltlichen Umsetzungsanforderungen.
5 Aktuelle angebotsrelevante Bestimmungen: Klärung rechtlicher Grundlagen für Preisstellung, Liefer-, Zahlungs- und Gewährleistungsbedingungen.
6 Variantenauswahl und Anfertigung kompletter Vorlagen: Darstellung der vier erstellten Formularvarianten, deren Bewertung durch ein Scoring-Modell und die finale Ausarbeitung der technischen Vorlagen.
7 Zusammenfassung und Ausblick: Resümee des Projekterfolgs und Identifikation weiterer Optimierungspotenziale für die zukünftige Angebotsabwicklung.
Schlüsselwörter
Angebotsbearbeitung, Standardisierung, Investitionsgüter, KMU, Angebotsvorlagen, Vertriebsprozesse, Werkzeugmaschinen, Preisstellung, Lieferbedingungen, Nutzwertanalyse, Angebotsdokumentation, Geschäftsprozessoptimierung, Technische Projektarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung des Vertriebsprozesses eines KMU durch die Entwicklung standardisierter Angebotsunterlagen für technische Ausrüstungen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Standardisierung, der rechtlichen Absicherung von Angeboten, der Auswahl geeigneter Formularformate und der effizienten Darstellung technischer Maschinendaten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist die Senkung des Zeit- und Kostenaufwands bei der Angebotserstellung sowie die Erhöhung der Professionalität und Übersichtlichkeit der Unterlagen gegenüber dem Kunden.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Neben der Prozessanalyse wurde zur Auswahl der optimalen Formularvorlage ein Scoring-Modell (Nutzwertanalyse) eingesetzt, um verschiedene Varianten objektiv zu bewerten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Situationsanalyse des Unternehmens, die Ableitung von Anforderungen an das Angebotsdokument, die Klärung rechtlicher Bestimmungen und die konkrete Ausarbeitung der Vorlagen für das Sortiment.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Schlagworte sind Angebotsbearbeitung, Standardisierung, KMU, Vertriebsprozesse und Investitionsgüter.
Warum wurde zwischen Gebraucht- und Neumaschinen unterschieden?
Aufgrund der hohen Variantenvielfalt und der häufigen herstellerseitigen Änderungen bei Neumaschinen ist eine Standardisierung dort aufwändiger, während Gebrauchtmaschinen meist aus einem stabilen Datenbestand abrufbar sind.
Welchen Einfluss haben die Incoterms auf das Angebot?
Die Incoterms regeln international standardisiert die Verteilung von Kosten und Gefahrübergängen, was für ein rechtssicheres und klares Angebot für den Kunden essenziell ist.
Welche Rolle spielt die Microsoft Word-Funktionalität?
Word wird genutzt, um Dokumentbereiche vor unabsichtlichen Änderungen zu schützen, was die Prozesssicherheit erhöht und gleichzeitig die korrekte Anwendung der Vorlagen durch die Mitarbeiter sicherstellt.
- Citation du texte
- Jens Stöckhardt (Auteur), 2007, Entwicklung und Umsetzung standardisierter Angebotsunterlagen in einem KMU, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/77721
