Die bedingte Formatierung in Excel (Unterweisung Industriekaufmann / -kauffrau)

INHALTSVERZEICHNIS

1. Ausgangssituation
1.1 Angaben zur Person des Auszubildenden
1.2 Angaben zur Person des Ausbilders
1.3 Ort und Dauer der Ausbildungseinheit

2. Didaktische Hinweise
2.1 Thema der Unterweisung
2.2 Lernziele
2.2.1 Das Richtlernziel
2.2.2 Das Groblernziel
2.2.3 Das operationale Feinlernziel
2.3 Lernbereiche
2.3.1 Kognitiv
2.3.2 Affektiv
2.3.3 Motorisch
2.4 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan
2.5 Begründung der Themenwahl

3. Methodische Überlegungen
3.1 Die Vier-Stufen-Methode
3.2 Arbeitsmittel und Lernhilfen
3.3 Begründung der Methodenwahl

4. Verlaufsplanung
4.1 Stufe 1: Vorbereitung durch den Ausbilder
4.1.1 Begrüßung der/ des Auszubildenden
4.1.2 Nennung des Lernziels
4.1.3 Motivation
4.2 Stufe 2: Vormachen und Erklärungen durch den Ausbilder
4.3 Stufe 3: Nachmachen und Erklären durch die/ den Auszubildende/n
4.4 Stufe 4: Selbständiges Üben durch die/ den Auszubildende/n
4.5 Hinweis auf das Berichtsheft
4.6 Dank und Verabschiedung

5. Anhang

Datenblatt „Beispiel“

Datenblatt „Anwenden“

Datenblatt „Fehlersuche“

1. Ausgangssituation

1.1 Angaben zur Person des Auszubildenden

Es ist anzunehmen, dass sich die/ der zu unterweisende Auszubildende im 2. Aus-bildungsjahr zur/ zum Industriekauffrau/ Industriekaufmann bei der X. GmbH befindet. Zur Zeit ist die/ der Auszubildende im Controlling eingesetzt. Die für einen solchen Einsatz erforderlichen Grundkenntnisse wurden der/ dem Auszubildenden vorwiegend in der Berufsschule vermittelt. Bereits zu Beginn der Ausbildung hat sie/ er außerdem an einem Excel-Seminar teilgenommen und hierbei fundamentale Erkenntnisse im Bereich der Tabellenkalkulation gewonnen. Da sie/ er bereits eine Reihe von Ausbildungsabteilungen durchlaufen hat, ist ihr/ sein allgemeiner Umgang mit dem PC bereits sehr sicher.

1.2 Angaben zur Person des Ausbilders

Es ist ferner anzunehmen, dass der unterweisende Ausbilder ein BA Studium zum Betriebswirt (Bachelor of Arts) bei der X. GmbH absolviert hat und bereits seit einigen Jahren im Controlling eingesetzt ist. Zur Zeit ist der Ausbilder im Rahmen der Einzelkostenkontrolle mit der Abweichungsanalyse beschäftigt und froh, dass er hierbei für die nächsten Wochen von einem Auszubildenden unterstützt wird.

1.3 Ort und Dauer der Ausbildungseinheit

Die Unterweisung findet am Arbeitsplatz der/ des Auszubildenden statt. Dieser ist mit einem PC ausgestattet, auf dem das Programm Excel installiert ist. Der Arbeitsplatz ist sauber und aufgeräumt und frei von lärmenden Störquellen. Tische und Stühle zum bequemen Arbeiten, sowie Schreibmaterial, mit dem sich die/ der Auszubildende während der Unterweisung Notizen machen kann, stehen hier zur Verfügung. Durch Umleiten des Telefons und das Verschließen der Bürotür sollen etwaige Lernstörungen wirkungsvoll unterbunden und die Konzentration verbessert werden. Die Inhalte der Unterweisung sollen innerhalb von 15 Minuten vermittelt werden.

2. Didaktische Hinweise

2.1 Thema der Unterweisung

Das Thema der Unterweisung lautet „Die bedingte Formatierung in Excel“. Die Funktion soll am Beispiel der Abweichungsanalyse im Rahmen der Kostenkontrolle erläutert werden.

2.2 Lernziele

2.2.1 Das Richtlernziel

Die/ der Auszubildende soll ein Standardtabellenkalkulationsprogramm wie Excel besser kennen lernen und seine Fähigkeiten im Bereich der Informationsbeschaffung und -verarbeitung optimieren.

2.2.2 Das Groblernziel

Die/ der Auszubildende soll die Excel-Funktion „Bedingte Formatierung“ kennen lernen und verstehen, wie und für welche Zwecke sie sich sinnvoll einsetzen lässt.

2.2.3 Das operationale Feinlernziel

Die/ der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein mit Hilfe der Tabellenkalkulation Excel und unter Verwendung der Funktion der bedingten Forma-tierung komplexe betriebliche Sachverhalte übersichtlich aufzubereiten und nach Vorgabe spezifischer Bedingungen wesentliche Informationen gezielt herauszufiltern.

2.3 Lernbereiche

2.3.1 Kognitiv

Der/ dem Auszubildenden werden die theoretischen Hintergründe der bedingten Formatierung näher gebracht und die praktischen Einsatz- und Verwendungsmög-lichkeiten dieser Funktion erläutert. Auf diese Weise werden die intellektuellen Fähigkeiten direkt angesprochen.

2.3.2 Affektiv

Der/ dem Auszubildenden soll verdeutlicht werden, dass sich durch das Erlernen der bedingten Formatierung ihre/ seine Kenntnisse über fachspezifische Instrumente vergrößert. Auf diese Weise werden die Motivation sowie die innere Einstellung der/ des Auszubildenden positiv beeinflusst. Gleichzeitig wird durch den Verweis auf die strenge Vertraulichkeit der behandelten betriebsinternen Daten das Verantwortungs-bewusstsein gezielt gefördert.

2.3.3 Motorisch

Das Erlernen der bedingten Formatierung in Excel setzt den fehlerfreien Umgang mit den Eingabegeräten eines PC’s (Maus, Tastatur) voraus. Hierfür sind insbesondere feinmotorische Fähigkeiten erforderlich, die somit im Rahmen der Unterweisung ebenfalls geschult werden.

2.4 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

Im Ausbildungsrahmenplan für Industriekaufleute ist unter Punkt 3.1 der sachlichen Gliederung der Bereich „Informationsbeschaffung und –verarbeitung“ (§ 4 Abs. 1 Nr. 3.1) verankert. Hier heißt es in Unterpunkt b) sinngemäß, dass der/ dem Auszubil-denden zu vermitteln ist, wie Daten und Informationen erfasst, geordnet, verwaltet und ausgewertet werden können. Unter 3.2 „Informations- und Kommunikations-systeme“ (§ 4 Abs. 1 Nr.3.2) heißt es ferner, dass der/ dem Auszubildenden Kenntnisse über die Anwendung von Standardsoftware vermittelt werden sollen (Unterpunkt d). Da die Unterweisung am Beispiel der Kostenkontrolle durchgeführt wird, ist auch der Punkt 4.4 b) „Controlling – betriebswirtschaftliche Informations-, Kontroll- und Planungsinstrumente anwenden“ abgedeckt.

2.5 Begründung der Themenwahl

Die Softwarelösungen der amerikanischen Firma Microsoft sind heutzutage sowohl aus dem privaten als auch dem beruflichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Insbesondere die Programme des Office Pakets gelten allgemein als Standardan-wendungen. So wird in vielen Berufen und gerade im Verwaltungsumfeld der sichere Umgang mit Applikationen wie z.B. Word oder Power Point schlichtweg vorausge-setzt. Eine große Bedeutung kommt speziell im kaufmännischen Bereich auch dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel zu, welches mit einer Vielzahl von Funktionen und Formeln umfangreiche Berechnungen ermöglicht und sich beispielsweise auch für die anschauliche Visualisierung von größeren Datenmengen eignet.

Die vorliegende Unterweisung konzentriert sich auf eine spezielle Excel-Funktion, welche als „Bedingte Formatierung“ bezeichnet wird. Diese versetzt den Anwender in die Lage, Zellen in seinen Tabellen so zu formatieren, dass je nach Zellinhalt eine unterschiedliche Formatierung zur Anwendung kommt. Diese Funktion nimmt in der betrieblichen Praxis immer dann einen hohen Stellenwert ein, wenn es darum geht, komplexe Sachverhalte mit großem Zahlen- oder Datenmaterial unter Vorgabe konkreter Bedingungen überschaubar zu gestalten und wesentliche Informationen herauszufiltern.

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