XRechnung und ZUGFeRD. Auswirkungen auf deutsche Lieferanten, B2G- und B2B-Geschäftsbeziehungen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Summary

1 Einleitung

2 Elektronische Rechnung

3 ZUGFeRD 1.0 und 2.0

4 X-Rechnung

5 Zeitplan für die Einführung der XRechnung in Deutschland

6 Integrationsarten der XRechnung

7 Bedeutung und Auswirkungen der XRechnung für deutsche Lieferanten ab dem 27.11.2020

8 Auswirkungen der XRechnung ab dem 27.11.2020 auf B2G-und B2B-Geschäftsbeziehungen

9 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das ist ZUGFeRD

Abbildung 2: Zeitplan für die Einführung der XRechnung in Deutschland

Abbildung 3: Verarbeitungsschema der XRechnung

Abbildung 4: Digitalisierung

Summary

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen. ZUGFeRD besteht aus einem XML-Datenformat und einer PDF-Datei.

Die X-Rechnung ist ein weiterer Standard für elektronische Rechnungen und wird im Rechnungaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet. XML steht hierbei für Extensible Markup Language, dies entspricht einer erweiterbaren Auszeichnungssprache. Die XRechnung wurde eingeführt, um in der gesamten Bundesrepublik elektronische Rechnungen einheitlich an alle öffentlichen Auftraggeber zu versenden. Ziel der XRechnung ist ein technologieneutraler, IT-gestützter Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung zu etablieren und dies am besten europaweit. Die XRechnung besteht im Gegensatz zu ZUGFeRD aus nur einem XML-Datenformat.

Zeitplan für die Einführung der XRechnung in Deutschland:

27.11.2018: Umsetzungsfrist für Lieferanten der obersten Bundesbehörden und deren Verfassungsorgane

27.11.2019: Umsetzungsfrist für alle anderen Bundesbehörden

18.04.2020: Umsetzungsfrist für alle anderen Behörden, Länder und Kommunen

27.11.2020: Verpflichtung der Lieferanten des Bundes, Rechnungen nur noch elektronisch zu verschicken. Jedes Bundesland kann jedoch abweichende Regelungen erfassen.

Integrationsarten der XRechnung:

- Klassisches EDI bzw. 1:1-EDI
- EDI- Clearing
- Web-EDI
- Lieferantenportale
- E-Mail

Auswirkungen der XRechnung:

- Die X-Rechnung ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung der Rechnung im Unternehmen -> weniger Fehler, da keine Brüche notwendig
- Verringert den personellen wie auch finanziellen Aufwand
- Schnellere Zustellung der Rechnungen -> schnellerer Zahlungseingang

1 Einleitung

Hochrechnungen zufolge lassen sich in der deutschen Wirtschaft und Verwaltung bei einem flächendeckenden Umstieg von papierbasierten auf elektronische Rechnungen viele Milliarden Euro pro Jahr einsparen.¹ Trotzdem benutzen heutzutage immer noch viele Unternehmen Papierrechnungen. Ab dem 27.11.2020 werden die Lieferanten des Bundes verpflichtet sein, Rechnungen nur noch elektronisch zu verschicken.

Aber welche Art von elektronischen Rechnungen gibt es überhaupt und welche Vorteile haben Unternehmen dadurch? Und welche Auswirkungen haben die neuen Richtlinien auf Unternehmen?

Im Folgenden werden zunächst die verschiedenen elektronischen Rechnungsarten ZUGFeRD 1.0 und 2.0 sowie die XRechnung erklärt und worin der hauptsächliche Unterschied liegt. Um ein Verständnis zu bekommen wie sich die elektronische Rechnung und deren Richtlinien im Laufe der Jahre entwickelt haben wird in Punkt 4 der Zeitplan für die Einführung der XRechnung in Deutschland beleuchtet.

In Punkt 5 befassen wir uns mit den unterschiedlichen Integrationsarten und wie Unternehmen diese mit der XRechnung in ihr Unternehmen integrieren können. Abschließend wird die Gesetzesänderung zum 27.11.2020 betrachtet und deren Auswirkungen auf deutsche Lieferanten wie auch auf B2B-und B2G-Geschäftsbeziehungen.

2 Elektronische Rechnung

Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung gelten kann, muss diese alle Voraussetzungen einer Rechnung laut §14 UstG erfüllen und dabei in einem elektronischen Format ausgestellt, empfangen und verarbeitet werden können. Laut EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in welchen rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können.² Eine rein bildhafte Darstellung entspricht nicht den Anforderungen. Grundvoraussetzung für eine elektronische Rechnung ist zudem die Lesbarkeit, Integrität und Authentizität der Rechnung.

Seit dem 1.1.2011 ist eine elektronische Rechnung einer Papierrechnung auch steuerlich gleichgestellt.³ Eine elektronische Rechnung kann direkt als E-Mail, als E-Mail-Anhang (PDF-oder Bilddatei) oder über einen Web-Download übermittelt werden.

3 ZUGFeRD 1.0 und 2.0

Ist die Abkürzung für Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich hierbei um einen am 26.Juni 2014 in Kraft tretenden Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern.⁴ Dieses Format wurde vom Forum elektronischer Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Unternehmen, Verbänden und Ministerien entwickelt und ist an die Vorgaben des Europäischen Standardisierungsprogramm CEN angelehnt.

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Datenformat, da es aus zwei inhaltlich identischen Bestandteilen besteht: zum einem aus einem menschenlesbaren PDF-Dokument der Rechnung. Verwendet wird hierbei ein PDF/ A-3 Format, welches für die Langzeitspeicherung von Daten geeignet ist, damit die e-Rechnung auch am Ende der 10-jähirgen Aufbewahrungsfrist noch lesbar ist.⁵ Zum anderen besteht ZUGFeRD aus einer XML-Datei, welche strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Diese können zur automatischen Weiterverarbeitung verwendet werden. Bei der XML-Datei handelt es sich hierbei um sogenannte W3CXML, das auf dem internationalen Standard UN/ CEFACT Cross Industry Invoice basiert.⁶ Da die Datei in zwei Formaten vorliegt, kann sie vom Empfänger sowohl manuell als auch direkt im System automatisch weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD ermöglicht somit ein standardisiertes Auslesen von Daten wie zum Beispiel Rechnungsbeträgen oder Rechnungsnummern und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen, welche ohne spezielle technische Übermittlungsstandards übertragen werden können.⁷ ZUGFeRD optimiert zudem gezielt den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, was speziell für kleine oder nicht technikorientierte Unternehmen eine gute Alternative ist.⁸

Vorteil von ZUGFeRD ist die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten, die Automatisierung und Verschlankung von Abrechnungsprozessen sowie die Möglichkeit eines elektronischen Rechnungsverstandes ohne Absprache des Formates zwischen Rechnungssteller und -empfänger.⁹ Auch lassen sich Fehler durch die digitale Datenübernahme und Belegerfassung stark reduzieren.

3.1 Unterschied ZUGFeRD 1.0 und ZUGFeRD 2.0

Ein fachlicher Unterschied der zwei ZUGFeRD Variationen ist die Anzahl der unterstützenden Profile. ZUGFeRD 1.0 unterstützt die Profile BASIC, COMFORT und EXTENDED. Durch die Zusammenführung mit der französischen Norm für elektronische Rechnungen kamen zwei zusätzliche Profile, MINIMUM und BASIC WL, hinzu. Damit eine technische Identität der beiden Normen gewährleistet wird, wurde ZUGFeRD 2.0 entwickelt, welche diese beiden Profile unterstützt. Die beiden neuen Profile stellen jedoch keine Rechnungen im Sinne des UstG dar und sollten somit nicht verwendet werden.¹⁰ Ein weiterer fachlicher Unterschied ist, dass beide Formate inhaltlich und sachlich zwar ähnlich aufgebaut sind, ZUGFeRD 2.0 jedoch die Vorschriften der europäischen Kernrechnung umsetzt und somit länderübergreifend eingesetzt werden kann. Wohingegen ZUGFeRD 1.0 2014 als rein nationales Format veröffentlicht wurde.¹¹

Ein technischer Unterschied ist, dass sich die Profile auch inhaltlich verändert haben. So konnte das COMFORT-Profil von ZUGFeRD 1.0 nicht die rechtlichen Vorgaben zum Datenmodell der EN 16931-1 umsetzen und konnte somit nicht im europäischen Raum verwendet werden. Damit dieses Profil Compliance konform umgesetzt werden kann mussten Elemente ergänzt oder auch weggelassen werden.¹² Diese Anpassungen wurden in ZUGFeRD 2.0 erledigt.

4 X-Rechnung

Nachdem die Europäische Union alle Mitgliedstaaten per Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten europaweit durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen, musste in Deutschland ein neues Format entwickelt werden, mit welchem alle Marktteilnehmer elektronische Rechnungen erstellen und übertragen können.¹³ Das Ergebnis hierfür ist die sogenannte XRechnung, diese ist der nationale Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.

Die X-Rechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell, welches als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern ab einer Höhe von 1000 Euro in Deutschland verwendet wird. XML steht hierbei für Extensible Markup Language, dies entspricht einer erweiterbaren Auszeichnungssprache.

Die XRechnung wurde eingeführt, um in der gesamten Bundesrepublik elektronische Rechnungen einheitlich an alle öffentlichen Auftraggeber zu versenden.¹⁴ Ziel der XRechnung ist ein technologieneutraler, IT-gestützter Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung zu etablieren und dies am besten europaweit.

Die XRechnung ermöglicht den Austausch eines strukturierten Datensatzes, welcher es ermöglicht, alle relevanten Rechnungsdaten automatisch, also ohne zusätzlich manuellen Eingriff, weiter zu verarbeiten und falls nötig weitere Unterlagen in die Rechnung einzubinden.¹⁵

4.1 Unterschied XRechnung und ZUGFeRD 2.0

Grundsätzlich erfüllt ZUGFeRD 2.0 alle Normen der XRechnung und kann somit auch für die Erstellung elektronischer Rechnungen verwendet werden. Jedoch wollen alle öffentlichen Einrichtungen einen einheitlichen Standard der XRechnung verwenden. Vorteil von ZUGFeRD ist, dass diese auch aus einem Bildteil in PDF besteht, womit diese auch an Rechnungsempfänger ohne automatisierte Weiterverarbeitung gesendet werden kann. Die XRechnung dahingegen ist ein reines XML-Datenformat, welche keine Bilddatei enthält.¹⁶

ZUGFeRD= XML-Datenformat + PDF-Datei

XRechnung= XML-Datenformat

5 Zeitplan für die Einführung der XRechnung in Deutschland

5.1 Steuerrechtliche Gleichstellung von E-Rechnung Papierrechnung

Zum Juli 2011 trat in Deutschland eine Neuregelung im Umsatzsteuergesetz in Kraft. Hierin wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung steuerlich gleichgestellt . Zuvor wurden elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn sie eine digitale Signatur vorzuweisen hatten oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wurden. Folge hiervon war, dass sehr wenige Rechnungen elektronisch abgewickelt wurden.¹⁷ Die hier in Kraft tretende Steuervereinfachung war der Startschuss der PDF-Rechnung. Die neue Regelung besagt außerdem, dass Rechnungen nur ausgedruckt werden dürfen, wenn diese nicht archiviert werden, da es die Rechnung sonst in Papierform und digital gibt und es sonst nicht klar ist, welche das Original ist. Als Folge hiervon kann den Unternehmen kein Vorsteuerabzug gewährt werden. Der Gesetzgeber schreibt den Unternehmen somit eine digitale Aufbewahrung vor.

5.2 Einführung der Richtlinie 2014/55/EU am 26. Mai 2014

2014 hatte die Europäische Union im Rahmen ihrer Digitaloffensive alle Mitgliedstaaten in dieser Richtlinie verpflichtet, den Empfang von elektronischen Rechnungsdaten europaweit durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.¹⁸ Grund hierfür war, dass Rechnungen in einem einheitlichen Format durch den Staat leichter überwacht und geprüft werden können. Daneben haben elektronische Rechnungen den Vorteil, dass diese kosten- und umweltschonender durch die Buchhaltung übertragen werden und schließlich auch noch fehlerfrei ausgelesen werden können. Arbeitsabläufe wie Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen lassen sich somit verkürzen und optimieren.¹⁹ Schätzungen zufolge konnte hierdurch ein Einsparpotential von bis zu 4,5 Millionen Euro erreicht werden.

Für den Zweck der elektronischen Weiterverarbeitung wurde in Deutschland das Format der XRechnung entwickelt. Die XRechnung ist somit die deutsche Variante der E-Rechnung für die Verwaltung.

5.3 Verabschiedung E-Rechnungsgesetz

[...]

¹ Vgl: o.V.: Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es? Im Internet unter: https://www.basware.com/de-de/blog/juli-2016/was-ist-zugferd-und-wie-funktioniert-es/ (letzter Zugriff: 21.11.2020)

² Vgl: Kischporski, Vgl: Kischporski, Das Ende der E-Rechnung als reines PDF? in: Finanzierung und Liquidität, 03/2018, S.77

³ Vgl: Fischl/Hartl/Beil/Kischporski, Kostensenkung und Effizienzgewinn durch Umstellung auf E-Rechnung, In: Unternehmensführung und -Organisation, 10/2016, S. 306

⁴ Vgl. Kischporski: EDI- Digitalisierung und IT-Wertbeitrag konkret umgesetzt, 1.Auflage, Wiesbaden, 2017, S. 23

⁵ Vgl. o.V.: Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es? Im Internet unter: https://www.basware.com/de-de/blog/juli-2016/was-ist-zugferd-und-wie-funktioniert-es/ (letzter Zugriff: 21.10.2020)

⁶ Vgl. o.V.: Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es? Im Internet unter: https://www.basware.com/de-de/blog/juli-2016/was-ist-zugferd-und-wie-funktioniert-es/ (letzter Zugriff: 21.10.2020)

⁷ Vgl. o.V.: ZUGFeRD, Im Internet unter: https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/zugferd/ (letzter Zugriff: 21.10.2020)

⁸ Vgl. o.V.: Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und der XRechnung und worin genau liegt hier der Vorteil von ZUGFeRD 2.0? (letzter Zugriff: 22.11.2020)

⁹ Vgl: o.V.: ZUGFeRD und XRechnung: Das, was es braucht, Im Internet unter: https://www.stratedi.de/unsere-dienstleistungen/zugferd-x-rechnung/ (letzter Zugriff: 21.10.2020)

¹⁰ Vgl: Phuc Le, ZUGFeRD 1.0 vs. 2.0 – Neuerungen und Unterschiede, Im Internet unter: https://mind-forms.de/e-rechnung/zugferd-1-0-vs-2-0/ (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹¹ Vgl: Uwe Onnen, ZUGFeRD 2.0.1 – Die Top 6 Neuerungen, Im Internet unter: https://blog.seeburger.com/de/zugferd-2-0-1-die-top-6-neuerungen/ (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹² Vgl: Phuc Lee, ZUGFeRD 1.0 vs. 2.0 – Neuerungen und Unterschiede, Im Internet unter: 2 Definition ZUGFeRD 1.0 und 2.0.docx (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹³ Vgl.: o.V. XRechnung topaktuell! Was Sie über elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung wissen sollten! Im Internet unter: https://www.ximantix.de/was-ist-xrechnung/ (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹⁴ Vgl.: Jörgen Erichsen, XRechnung könnte europäischer Standard werden, Im Internet unter: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/x-rechnung-kommt/zugferd-20-soll-formatwildwuchs-beseitigen_186_454904.html (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹⁵ Vgl.: Jörgen Erichsen, XRechnung könnte europäischer Standard werden, Im Internet unter: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/x-rechnung-kommt/elektronische-rechnung-x-rechnung-europaeischer-standard_186_454910.html (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹⁶ Vgl. o.V.: Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und der XRechnung und worin genau liegt hier der Vorteil von ZUGFeRD 2.0? Im Internet unter: https://www.zugferd-tech.de/willkommen-auf-dem-blog-fuer-zugferd-2-0/faq-alles-wichtige-rund-um-zugferd-2-0/was-ist-der-unterschied-zwischen-zugferd-2-0-und-der-xrechnung-und-worin-genau-liegt-hier-der-vorteil-von-zugferd-2-0/ (letzter Zugriff: 22.11.2020)

¹⁷ Vgl: o.V. Heike Anger, Gleichstellung für die E-Rechnung, Im Internet unter: https://www.handelsblatt.com/finanzen/steuern-recht/recht/digitalisierung-gleichstellung-fuer-die-e-rechnung/4312846.html (letzter Zugriff: 21.11.2020)

¹⁸ Vgl: o.V. XRechnung topaktuell! Im Internet unter: https://www.ximantix.de/was-ist-xrechnung/ (letzter Zugriff: 21.11.2020)

¹⁹ Vgl: o.V. XRechnung topaktuell! Im Internet unter: https://www.ximantix.de/was-ist-xrechnung/ (letzter Zugriff: 21.11.2020)