Aufzählungen und nummerierte Listen sind ein wichtiges Instrument, um Inhalte zu gliedern. Schon das Inhaltsverzeichnis würde ohne diese praktische Funktion viel unübersichtlicher aussehen. Aber automatische Nummerierungen können sich manchmal auch als störrisch erweisen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Listeneinträge richtig definieren, damit Sie ohne großen Aufwand damit arbeiten können.

Alle Tipps, die wir Ihnen hier vorstellen, beziehen sich auf die aktuelle Version von Microsoft Word, die in Office 365 und Office 2019 enthalten ist. 

Praktisch und schnell: Einfache Aufzählungen

Am unkompliziertesten zu erstellen sind unnummerierte Listen. Hier genügt es, wenn Sie Ihre Listeneinträge erst einmal Eintrag für Eintrag untereinander schreiben – jeweils mit einem Absatz voneinander getrennt. Anschließend markieren Sie die gesamte Liste und wählen im Reiter Start unter „Absatz“ das gewünschte Listenformat aus. Ganz links finden Sie die einfache, nicht nummerierte Aufzählung.

Wenn Sie einfach auf diese Schaltfläche klicken, wird der markierte Text in eine Standardliste konvertiert. Klicken Sie dagegen auf den kleinen Pfeil am rechten Rand, können Sie Ihr bevorzugtes Aufzählungszeichen auswählen. 

Achten Sie darauf, dass Sie weitere Listeneinträge mit der Enter-Taste anfügen: manuelle (weiche) Zeilenumbrüche (mit der Tastenkombination Shift+Enter) dagegen sorgen dafür, dass kein neues Aufzählungszeichen erzeugt wird, sondern Sie Ihren Listeneintrag in einer neuen Zeile fortsetzen. Den Unterschied sehen Sie hier:

Einen Unterpunkt erzeugen Sie innerhalb einer Liste ganz einfach durch Einrücken mit der Tabulator-Taste. Sie können aber auch im Listenmenü unter dem Punkt „Listenebene ändern“ die Ebene für den gewählten Absatz festlegen. Das Symbol, mit dem die Unterebenen der Liste jeweils ausgezeichnet werden, wählen Sie ebenfalls einfach über das Dropdownmenü, während Sie einen Eintrag der entsprechenden Ebene ausgewählt haben.

Sie können direkt unter diesem Punkt auch ein neues Aufzählungszeichen definieren, wenn Sie Ihre Listen beispielsweise gern mit @ oder # beginnen lassen möchten.

Wenn Sie alle Listeneinträge markieren und die Option „Diesen Absatz zusammenhalten“ im Absatzmenü auf Ihre Listen anwenden, wird ein Seitenumbruch innerhalb der einzelnen Punkte verhindert, sodass es nicht passieren kann, dass nur eine Zeile der Liste auf einer neuen Seite landet. Ein Listeneintrag rutscht dann aber unter Umständen komplett auf eine nachfolgende Seite und hinterlässt viel weißen Leerraum, je nachdem, wie lang er war. Daher sollten Sie diese Option nur bei kurzen Listen mit drei oder vier einzeiligen Einträgen in Betracht ziehen.

GRIN-Tipp: Listen zusammenhalten

Wie verhext? – Nummerierte Listen

Das beschriebene Vorgehen funktioniert auch mit Nummerierungen. Ein einfacher Klick auf die Schaltfläche „Nummerierung“ nummeriert Ihre Listeneinträge im Zahlenformat 1., 2., 3. usw.

Wie bei den Aufzählungszeichen können Sie auch hier aus mehreren praktischen Vorlagen auswählen, die Listenebene ändern, Ihr eigenes Zahlenformat definieren oder den Nummerierungswert festlegen, falls Ihre Liste einmal nicht mit 1. oder a) beginnen soll.

Wenn Sie eine Liste mit mehreren Ebenen benötigen, wird auch hier jeder Eintrag durch einen Druck auf die Tabulator-Taste nicht nur eingerückt, sondern auch automatisch um eine Listenebene herabgesetzt.

Die Schaltfläche „Liste mit mehreren Ebenen“ funktioniert im Prinzip genauso. Anders als bei der unnummerierten und nummerierten Liste werden Sie hier jedoch immer sofort aufgefordert, eine Formatierung für Ihre Liste auszuwählen.

Sie können dabei ruhig zunächst die Standardformatierung auswählen und danach noch anpassen, indem Sie einen Rechtsklick auf die Nummerierung ausführen und dann „Listeneinzug anpassen“ wählen.

Anschließend öffnet sich das Fenster „Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren“. Wenn Sie unten links auf „Erweitern“ klicken, gelangen Sie zur Vollansicht.

Hier können Sie:

  • Die zu ändernde Listenebene bestimmen, indem Sie sie im Menü auswählen oder einfach die entsprechende Ebene im Vorschaufenster anklicken.
  • Die Formatierung für die gewählte Listenebene eingeben, um z.B. automatisch „Kapitel“ vor die Überschriftennummerierung zu schreiben.
  • Eine Zahlenformatvorlage wie „1,2,3“ oder „a,b,c“ für die Ebene wählen.
    • Dabei können Sie auch ebenenweise Zahlen, Buchstaben und Symbole abwechseln. Wählen Sie im Auswahlfeld einfach das gewünschte Symbol.
  • Festlegen, ob die Nummerierung die vorhergehende Ebenennummer einschließen soll, also die Ebene 2 z.B. „I.1, I.2, I.3“ nummeriert sein soll oder lediglich 1, 2, 3.
  • Über die Optionen im Bereich Position das Layout der Nummerierung festlegen, z.B., ob es einen Texteinzug geben oder welcher Abstand zwischen der Nummerierung und dem folgenden Text eingehalten werden soll.
  • Eine Listenebene mit einer Formatvorlage verknüpfen, dann wird diese Formatvorlage immer automatisch nummeriert – praktisch für Überschriften.

Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie die Änderungen, anschließend können Sie durch einen Rechtsklick im Listen-Dropdownmenü Ihre gerade definierte Wunschliste mit mehreren Ebenen in der Listenbibliothek speichern und beim nächsten Bedarf mit einem Klick wieder aufrufen. So erreichen Sie mit einer einmaligen, ordentlichen Formatierung ein einheitliches Aussehen aller Listen in Ihrer Arbeit.

Um Ihre Überschriften automatisch durchzunummerieren, definieren Sie zunächst einfach eine neue Liste mit mehreren Ebenen. Wählen Sie wie oben beschrieben die Nummerierung, die Ihnen gefällt und verknüpfen Sie dann jeweils die erste Ebene der Liste mit der Formatvorlage „Überschrift 1“, die zweite Ebene mit „Überschrift 2“ und so weiter. Alternativ dazu haben Sie womöglich schon eine passende Überschriftennummerierung in der Listenbibliothek als Vorlage gespeichert. Diese können Sie einfach anklicken, während Sie eine Überschrift irgendeiner Ebene ausgewählt haben, und alle Überschriften werden automatisch durchnummeriert. Die Nummerierung können Sie anschließend immer noch wie oben beschrieben über die Option „Listeneinzug“ anpassen. Wünschen Sie eine einzelne Überschrift ohne Nummerierung, z.B. für das Abstract oder die Widmung, löschen Sie die automatisch eingefügte Nummerierung einfach nachträglich.

GRIN-Tipp: Überschriften automatisch durchnummerieren

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