Projektmanagement bei der ETF GmbH

Inhaltsverzeichnis

1. Begriffsklärung
1.1. Projekt
1.2. Projektmanagement

2. Die Baumaßnahme „Erweiterung der Kreisverwaltung Mansfelder Land“
2.1. Ablauf der Baumaßnahme
2.2. Probleme der Baumaßnahme

3. Theoretische Ansätze des Projektmanagements
3.1. Projektbeteiligte
3.2. Projektablauf
3.2.1. Startphase
3.2.2. Planungsphase
3.2.2.1. Projektstrukturplan
3.2.2.2. Terminplanung
3.2.2.3. Kapazitätsplanung
3.2.2.4. Kostenplanung
3.2.3. Realisierungsphase
3.2.4. Abschlussphase

4. Chancen und Risiken bei Anwendung des Projektmanagements auf die Baumaßnahme

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Teil eines Vorgangsknotennetzes

Abb. 2 Belastungsdiagramm

1. Begriffsklärung

Im ersten Teil der Arbeit sollen die beiden wichtigsten Begriffe Projekt und Projekt- management geklärt werden. Sie sind zum wesentlichen Verständnis der gesamten Arbeit von Bedeutung.

1.1. Projekt

Das Wort Projekt kommt aus dem Lateinischem und ist von dem Wort „proicere“ abgeleitet, was soviel heißt, wie nach vorne werfen oder entwerfen. Im 17. Jahrhundert bildete sich dann das Substantiv „Proiectus“ (das nach vorne Geworfene, Entwurf).^[1]

Im allgemeinen wird ein Projekt als eine komplexe Aufgabe oder als Auftrag bezeichnet. Doch diese Ausführung reicht heutzutage nicht mehr aus. In der Literatur finden sich mehrere Definitionen.

Die eindeutigste und offizielle findet sich in der DIN 69 901. Laut dieser national gültigen Norm ist ein Projekt ein „Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b.

- Zielvorgabe
- Zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- Projektspezifische Organisation^[2]

Viele Definitionen in der Literatur lehnen sich stark an diese DIN an. Demnach unterscheiden sich Projekte von der täglichen Routinearbeit, der sogenannten Linie. Beispiele für Projekte sind so z.B. die Entwicklung neuer Produkte, Planung, Bau und Inbetriebnahme von Anlagen oder Entwicklung und Einführung neuer Informationssysteme.^[3] Nach Georg Kraus und Reinhold Westermann sind Projekte neuartig und einmalig, zeitlich begrenzt, komplex und erfordern die Beteiligung mehrerer Stellen. Bei Projekten kann nur teilweise und begrenzt auf vorhandenes Know- How und Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Damit ist die Neuartigkeit eines Projektes mit einem gewissen Risiko behaftet, da nicht alles vorhergesehen werden kann. Projekte sind weiterhin durch Termine bestimmt. Ein Projekt endet immer mit

der Erreichung eines vorher festgeschriebenen Ziels. Daher ist es zeitlich begrenzt. Komplex bedeutet soviel wie vielfältig zusammengesetzt.^[4] Dies ist begründet durch die unterschiedlichsten Aufgaben, die ein Projekt erfordert. Diese Aufgaben können auch nur erledigt werden, wenn sich an dem Projekt viele Stellen beteiligen. Dies erfordert einen großen Aufwand an Organisation, die wiederum die Komplexität eines Projektes unterstreicht.^[5]

Somit ist der Begriff Projekt nicht nur als eine komplexe Aufgabe zu sehen, sondern ist durch eine Vielzahl von Merkmalen geprägt.

1.2. Projektmanagement

Nachdem der Begriff Projekt geklärt wurde, soll nun geklärt werden, was Projektmanagement (PM) ist. Dieses Wort setzt sich aus den zwei Begriffen Projekt und Management zusammen. Managen heißt soviel wie führen, leiten oder auch handhaben. Management ist aber mehr als nur leiten oder führen. „Management ist ein eindeutig identifizierbarer Prozess, bestehend aus den Phasen Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle, der über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen führt.“^[6] Demnach ist Projektmanagement ein Führungssystem zur Abarbeitung interdisziplinärer Aufgaben. In der DIN 69 901 wird das Projektmanagement definiert als die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes.“^[7]

Ziel des Projektmanagements ist es, Projektelemente und –geschehen nicht dem Zufall zu überlassen, sondern sie gezielt zum Projektziel hinzuführen.^[8]

2. Die Baumaßnahme „Erweiterung der Kreisverwaltung Mansfelder Land“

In diesem Abschnitt soll ein Beispielprojekt aus der Praxis erläutert werden. Es handelt sich hierbei um die Erweiterung der Kreisverwaltung (KV) Mansfelder Land (ML). Die Baumaßnahme erfolgt aus Sicht der Firma Eislebener Tele- Funk GmbH (ETF).

2.1. Ablauf der Baumaßnahme

Die Firma ETF erhält jede Woche den Ausschreibungsanzeiger von Sachsen- Anhalt. Darin war einst auch die Baumaßnahme KV Mansfelder Land aufgeführt. Dabei sollte ein neues Gebäude gebaut werden und das neue Gebäude mit dem alten verbunden werden. Teil dieses Projektes war auch ein Daten- und Telefonnetz. Im Ausschreibungsanzeiger sind solche Teile als Lose bezeichnet. Aufgrund dieser Ausschreibungsanzeige wurden dann die Ausschreibungsunterlagen gegen einen Verrechnungsscheck beim Bauamt der KV Mansfelder Land angefordert. Mitte November 2001 trafen diese Unterlagen bei der Firma ETF ein. Nachdem der Eingang erfasst wurde, analysierte man die Leistungsbeschreibung, in der die Anforderungen des Auftraggebers festgehalten sind, und teilte sie in die Teile Datennetz und Telefonnetz auf. Danach führte man Preisabfragen bei verschiedenen Distributoren und Herstellern durch. Diese wurden dann ausgewertet und die technisch und wirtschaftlich besten herausgesucht. Sie bildeten die Grundlage zur Preiskalkulation, die mit dem EDV- Programm „Streit“ erfolgte. Nachdem die Kalkulation durchgeführt war, wurde die Ausschreibung fertig ausgefüllt. Sie wurde dann zum vorher benannten Submissionstermin am 19.11. 2001 abgegeben. Bei einer Submission geben alle Bewerber zum gleichen Zeitpunkt ihr Angebot ab. Daraufhin werden unter Anwesenheit aller Bewerber alle Angebote geöffnet und die Angebotspreise werden verlesen. Danach kam es zu Vergabegesprächen über technische Unklarheiten der angebotenen Produkte. Am 30.12. 2001 wurde der Auftrag zur Errichtung des Daten- und Telefonnetzes durch den Vergabeausschuss der KV ML an die Firma ETF vergeben.

Infolgedessen wurde eine Ortsbesichtigung mit den Planern (ein Ingenieurbüro) und dem Auftraggeber durchgeführt, bei der sich die Firma ETF ein genaues Bild von der Lage verschaffen konnte. Danach begann man mit der Personal- und Materialplanung, deren Grundlage die Ausschreibung war. Es wurde als erstes das Material für das Datennetz bestellt. In der ersten Kalenderwoche 2002 begann man schließlich mit der Installation des

Datennetzes. So wurden Kabel gezogen, Dosen geklemmt, Messungen durchgeführt und Messprotokolle erstellt. Außerdem wurde das bestehende Datennetz im alten Gebäude mit in die Installation einbezogen. Hierbei wurden Switche und eine LWL- Verkabelung installiert. Die erbrachten Leistungen wurden dann anhand von Aufmassblättern durch den Planer überprüft und der erste Teil des Auftrages wurde abgeschlossen, indem die erste Teilrechnung erfolgte. Parallel zur Realisierung des Datennetzes wurde auch die Personal- und Materialplanung für das Telefonnetz durchgeführt. Im März und April 2002 wurde dann die Telefonanlage installiert und programmiert. Dabei wurden auch die alten Anlagedaten mit einbezogen. Ebenso wurden neue Telefonapparate installiert. Auch diese Leistungen wurden wieder überprüft und in der 17. Kalenderwoche 2002 abgeschlossen. Danach wurde die Anlage dem Kunden übergeben. Dies beinhaltete auch eine Einweisung in die Anlagen. Zusätzlich wurden Probleme besprochen und es wurde ein Übergabeprotokoll angefertigt. Infolgedessen wurde die zweite Rechnung ausgestellt. Als abschließende Maßnahmen wurde noch die alte Telefonanlage deinstalliert und das Projekt wurde in der ersten Maiwoche 2002 abgeschlossen.

2.2. Probleme der Baumaßnahme

Im Verlauf der Durchführung der Baumaßnahme kam es im Vergleich zu anderen Projekten zu verhältnismäßig wenigen Problemen.

So gab es zum Beispiel ein Problem bei der Verlegung der Kabel. Die Firma, welche die Elektroinstallation durchführte, beachtete nicht, dass die Kabel für das Daten- und Telefonnetz durch dieselben Kabelrohre verlegt werden sollten. Somit musste die Rohrinstallation nachbearbeitet werden. Zusätzlich war es nötig, die Ausschnitte für die Brüstungskanäle zu vergrößern, es musste das Leerrohrsystem umverlegt werden und Mauerdurchbrüche mussten vergrößert werden. Der Grund für dieses Problem war ein Informationsmangel zwischen den Gewerken.

Ein zweites Problem lag darin, dass die alte Telefonanlage der Außenstelle der KV ML am Tag der Umschaltung nicht in Betrieb genommen werden konnte. Das Problem dabei war, dass die alte Telefonanlage der Telekom in der Außenstelle mit der neuen Telefonanlage, die ETF installiert hatte, nicht funktionierte. Es stellte sich heraus, dass es Probleme zwischen den verwendeten Protokollen gab. Der Grund für dieses Problem war wiederum ein

Informationsmangel, der durch die Telekom verursacht wurde. Sie behauptete in der Planungsphase, dass es keine Protokollprobleme geben würde. Die Folge war, dass es zu einem größeren Zeitaufwand kam. Dennoch konnte das Problem relativ schnell beseitigt werden.

[...]

^[1] vgl. Schalow, Silvia (2001), Diplomarbeit „Multiprojektcontrolling der Eislebener Tele-Funk GmbH“, S. ...

^[2] vgl. DIN 69 901 (1987), S. 1

^[3] vgl. Litke, H.-D. (1995), S. 16

^[4] vgl. komplex, http://www.wissen.de/homepage.html

^[5] vgl. Kraus, G./ Westermann, R. (1995), S. 11 ff.

^[6] vgl. Litke, H.-D. (1995), S. 18

^[7] vgl. DIN 69 901 (1987), S. 1

^[8] vgl. Litke, H.-D. (1995), S. 19