Aufgaben und Ziele der Kennzahlenbildung

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

2. Kennzahlen
2.1 Beschreibung „Kennzahl“
2.2 Kennzahlenarten
2.3 Kennzahlentypen
2.4 Funktionen und Gliederung der Kennzahlen

3. Kennzahlensysteme
3.1 Beschreibung „Kennzahlensysteme“
3.2 Funktion der Kennzahlensystemen

4. Die Kennzahlenbildung
4.1 Wie werden Kennzahlen gebildet?
4.2 Bildung von absoluten Kennzahlen
4.3 Bildung von Verhältniszahlen
4.4 Erfolgs-, Liquiditäts-, Substanzkennzahlen
4.4.1 Erfolgskennzahlen
4.4.2 Liquiditätskennzahlen
4.4.3 Substanzkennzahlen
4.5 Warum und wozu Kennzahlen bilden?
4.6 Kriterien für die Kennzahlenbildung
4.7 Probleme bei der Bildung und Verwendung von Kennzahlen

5. Beispiel „Personalbeschaffung“

6. Zusammenfassung

7. Quellenverzeichnis

1. Einführung

Der Verfasser behandelt - als Hausarbeit des Moduls „Controlling“ im Studiengang „Master of Public Administration“ - das Thema Kennzahlenbildung / Kennzahlen unter der Fragestellung „Aufgaben und Ziele der Kennzahlenbildung an einem ausgewählten Beispiel unter besonderer Berücksichtigung der Vor- und Nachteile bei deren Anwendung“.

Zum Einstieg in die Thematik werden die Begriffe „Kennzahl“ und „Kennzahlensystem“ Kennzahlen vorgestellt. Es folgen die Darstellungen der verschiedenen Kennzahlenarten (absolute Zahlen und Verhältniszahlen) und der Kennzahlentypen (vergangenheits-, gegenwarts- und zukunftsorientierte Kennzahlen). Im Weiteren werden die Funktionen der Kennzahlen und der Kennzahlensysteme erläutert.

Im darauf folgenden Abschnitt thematisiert der Verfasser die Kennzahlenbildung.

Es wird die Frage beantwortet, wie Kennzahlen gebildet werden, welche Kriterien und Regeln zu beachten sind und welche Fehler begangen werden können.

Die Vor- und Nachteile der Kennzahlenbildung werden aufgezeigt.

Aufgrund der beruflichen Stellung des Verfassers können die Aufgaben und Ziele der Kennzahlenbildung nicht anhand eines praktischen Beispiels aufgezeigt werden. Die Beispiele in der vorliegenden Arbeit sind lediglich theoretischer Natur, die jedoch durchaus in der Praxis erscheinen.

2. Kennzahlen

2.1 Beschreibung „Kennzahl“

Kennzahlen sind Zahlen, die messbare, betriebswirtschaftlich relevante Daten zusammenfassen. Sie bündeln mehrere Daten zu einer aussagekräftigen Größe. Mit ihnen können Unternehmen und Verwaltungen bewertet und Ergebnisse – zum Beispiel aus den Vorjahren – verglichen werden. Unternehmen und Verwaltungen können sich mit diesen auch an anderen messen. Kennzahlen basieren auf aggregierten und kompakten Informationen. Sie unterstützen die Führungskräfte bei ihren Planungen und Entscheidungen, indem sie verschiedene Zustände vergleichen. Nicht quantifizierbare Sachverhalte (wie die Motivation der Mitarbeiter) entziehen sich jedoch der Erfassung durch Kennzahlen.

Weitere Definitionen aus anderen Quellen:

„Kennzahlen liefern qualitative Informationen mit besonderer Aussagekraft, insbesondere über Ziele und die Zielerreichung.“^[1]

„Sie dient als Basis für Entscheidungen (Problemerkennung, Darstellung, Informationsgewinnung), zur Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich), zur Dokumentation und/oder zur Koordination (Verhaltenssteuerung) wichtiger Sachverhalte und Zusammenhänge im Unternehmen.

Eine Kennzahl führt die aus der Fülle der in Unternehmen vorhandenen Zahlen des Rechnungswesens und Controllings eine geeignete Auswahl, setzt diese ausgewählten Größen in einen geeigneten Bezug zueinander und liefert so eine verdichtete Informationsgröße.“^[2]

„Kennzahlen sind deshalb ein unverzichtbares Element guten Managements. Für die öffentliche Verwaltung sind sie unverzichtbar um die Erfüllung der verfassungsrechtlichen Verpflichtung zu wirtschaftlichen Handeln (Art. 114 II GG)^[3] erkennen und nachweisen zu können.“^[4]

2.2 Kennzahlenarten

Im Controlling werden Kennzahlen in zwei grundlegende Kennzahlenarten unterschieden: absolute Zahlen und Verhältniszahlen.

„Generell lässt sich feststellen, dass absolute Zahlen insbesondere für Vorgabezwecke, d. h. als Orientierungsgrößen geeignet sind. Für differenzierte Analysen bieten sie häufig jedoch zu wenig Substanz, wohingegen Verhältniszahlen oft als Richtwerte ungeeignet sind, sich aber besonders für Analysezwecke eignen.“^[5]

Absolute Zahlen

Bei absoluten Kennzahlen wird der Informationsgehalt durch die Aussagekraft der Zahl selbst definiert.

[…]

- Summen

(z. B. Gesamtzahl der Mitarbeiter)

- Differenzen

(z.B. Fehlzeiten als Differenz zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeit)

- Mittelwerte

(z. B. durchschnittliche Dauer der Betriebszugehörigkeit)“^[6]

Verhältniszahlen

Bei relativen Kennzahlen werden zwei Kennzahlen miteinander verglichen.

„Verhältniszahlen können auftreten als

- Gliederungszahlen

Eine Teilmenge wird zu einer Gesamtmenge in Beziehung gesetzt […]

- Beziehungszahlen

Wesensverschiedene statistische Mengen werden zueinander ins Verhältnis

gesetzt […]

- Indexzahlen

Gleichartige Werte, die aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten angefallen sind,

werden zu einem Basiswert in Beziehung gesetzt […]“^[7]

2.3 Kennzahlentypen

Absolute Zahlen und Verhältniszahlen sind ja nach ihrem Zeitbezug in drei unterschiedliche Kennzahlentypen einzuordnen.

Vergangenheitsorientierte Kennzahlen

Durch den Rückblick auf zurückliegende Perioden ist es möglich, vergangene Aktivitäten zu analysieren. Die dienen der Erfolgskontrolle und Analyse der Ursachen.

Gegenwartsorientierte Kennzahlen

Sie geben Auskunft über die aktuelle Situation des Unternehmens oder einer Verwaltung. Mit ihnen ist eine gegenwartsbezogene Analyse möglich, sowie ein Soll-Ist-Vergleich, da sie über den Ist-Zustand informieren.

Zukunftsorientierte Kennzahlen

Mit ihnen werden betriebswirtschaftliche Größen festgelegt und geplant. Ziele und Prognosen werden festgelegt. Sie haben Steuerungs- und Orientierungscharakter.

„Neben der mathematisch-statistischen „Beschaffenheit“ und dem Zeitbezug lassen sich Kennzahlen noch nach einer Fülle anderer Merkmale unterteilen“^[8], auf deren Eingehung der Verfasser an dieser Stelle jedoch verzichtet.

2.4 Funktionen und Gliederung der Kennzahlen

Um die Funktionen der Kennzahlen zu erläutern, werden zunächst die wichtigsten Elemente einer Kennzahl aufgezeigt:

- Informationscharakter

(Kennzahlen sollen Urteile über wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge

ermöglichen)

- Quantifizierbarkeit

(Eigenschaft von Variablen, die die genannten Sachverhalte auf einem

Skalenniveau messen; relativ präzise Aussagen werden somit ermöglicht)

- spezifische Form der Information

(Darstellung komplizierter Strukturen und Prozesse auf einfacher Weise werden

ermöglicht; ein schneller und umfassender Überblick wird möglich)^[9]

„Bei der externen und internen Anwendung von Kennzahlen wird deutlich, dass sie informative Funktionen aufweisen, d. h. zweckorientiertes Wissen für konkrete Entscheidungssituationen bereitstellen. Neben der reinen deskriptiven Beschreibung von Informationen ist die Bereitstellung von normativen Informationen eine weitere Aufgabe von Kennzahlen, die für Vorgabezwecke an untergeordnete Instanzen übermittelt werden. […] Kennzahlen erweisen siech somit als Maßstäbe quantitativer Begriffe und stellen Instrumente zur Durchführung aussagekräftiger und wirksamer Kontrollen dar.“^[10]

Zusammenfassend dienen Kennzahlen der folgenden Funktionen:

- Kontrollfunktion
- Koordinationsfunktion
- Verhaltenssteuerungsfunktion

Kennzahlen lassen sich nach dem zugrunde liegenden Sachverhalt gliedern in:

- Erfolgskennzahlen

(z. B. Gewinn vor Steuern, Jahresüberschuss, Produktergebnis)

- Liquiditätskennzahlen

(z. B. Anlagendeckung, Cash Ratio)

- Rentabilitätskennzahlen

(z. B. Eigenkapitalrentabilität, Gesamtkapitalrentabilität, Umsatzrendite)

- Kennzahlen zur Vermögensstruktur

(z. B. Eigenkapitalquote, Fremdkapitalquote, Verschuldungsgrad)

- Kennzahlen zur Umschlagshäufigkeit

(z. B. Kapitalumschlagshäufigkeit, Lagerumschlagshäufigkeit)^[11]

[...]

^[1] http://www.olev.de/k/kennz.htm; Download vom 13.01.2007

^[2] http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebswirtschaftliche _Kennzahl; Download vom 13.01.2007

^[3] Artikel 114 Absatz II Grundgesetzbuch

^[4] http://www.olev.de/k/kennz.htm; Download vom 13.01.2007

^[5] Lippold, Heiko / Puhlmann, Manfred: Zielsicher analysieren und steuern mit Bürokennzahlen; Baden-Baden, Frankfurt am Main 1988, S. 35

^[6] Schulte, Christof: Personal-Controlling mit Kennzahlen; 1. Auflage, München 1989, S. 3

^[7] Schulte, Christof: Personal-Controlling mit Kennzahlen; 1. Auflage, München 1989, S. 3

^[8] Lippold, Heiko / Puhlmann, Manfred: Zielsicher analysieren und steuern mit Bürokennzahlen; Baden-Baden, Frankfurt am Main 1988, S. 36

^[9] Vgl. Reichmann, Thomas: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten; 4. Auflage, München 1995,

S. 19

^[10] Reichmann, Thomas: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten; 4. Auflage, München 1995, S. 20

^[11] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebswirtschaftliche_Kennzahl; Download vom 13.01.2007