Mitarbeiterportale als Instrument des Wissensmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Problemstellung
1.1. Aufbau und Ziele der Arbeit

2. Grundlagen Wissensmanagement
2.1. Daten, Informationen, Wissen
2.2. Wissensarten
2.2.1. Implizites Wissen
2.2.2. Explizites Wissen
2.3. Definition und Ziele von Wissensmanagement
2.4. Kernprozesse des Wissensmanagements
2.4.1. Wissensidentifikation
2.4.2. Wissensbewahrung
2.4.3. Wissensnutzung
2.4.4. Wissens(ver)teilung
2.4.5. Wissensentwicklung
2.4.6. Wissenserwerb

3. Grundlagen Mitarbeiterportale
3.1. Abgrenzung und Definition Portal
3.2. Gründe für den Einsatz eines Mitarbeiterportals
3.3. Darstellungs- und Bereitstellungsformen für Inhalte
3.4. Rollen

4. Einsatz von Mitarbeiterportalen als Instrument des Wissensmanagements in Unternehmen
4.1. Gründe für den Einsatz eines Mitarbeiterportals als Instrument des Wissensmanagements
4.2. Instrumente für ein wissensbasiertes Mitarbeiterportal
4.2.1. Instrumente zum Kernprozess Wissensidentifikation
4.2.2. Instrumente zum Kernprozess Wissensbewahrung
4.2.3. Instrumente zum Kernprozess Wissensnutzung
4.2.4. Instrumente zum Kernprozess Wissens(ver)teilung
4.2.5. Instrumente zum Kernprozess Wissensentwicklung
4.2.6. Instrumente zum Kernprozess Wissenserwerb
4. Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Daten, Informationen, Wissen

Abbildung 2: Kernprozesse des Wissensmanagements

Abbildung 3: Wissenslandkarte Beispiel

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Begrifflichkeiten Portal Definition

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Problemstellung

Demografischer Wandel, daraus resultierender Fachkräftemangel und Globalisierung sind ausschlaggebende Veränderungen, die dazu führen, dass viele Unternehmen neben Arbeit, Boden und Kapital einen weiteren Produktionsfaktor als existenziellen Wettbe- werbsfaktor betrachten: Unternehmen stehen vor der Herausforderung eigenes und öf- fentliches Know-how sowie das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter effizient zu ma- nagen. Die Menge verfügbarer Daten und Informationen steigt enorm ran. Laut einer Prognose von IDC wird die jährlich generierte digitale Datenmenge in 2025 auf 163 Zettabyte anstiegen, wohingegen es 2016 noch 16,1 Zettabyte waren.¹ Diese Informa- tionsflut spiegelt sich bereits heute in Unternehmen wider, die Informationen in ver- schiedensten Formen vorliegen haben. Trotz dieser Tatsache fühlen sich die Mitarbeiter schlecht informiert, da es an Transparenz zum vorhandenen Wissen mangelt.

Nach North kann “[b]ereits die bessere Nutzung des in Organisationen an vielen Stellen vorhandenen Wissens […] zu sehr bedeutenden Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen führen.“² Vor diesem Hintergrund bezieht sich der Umfang der vorliegenden Arbeit auf die Technologie der Intranet basierten Mitarbeiterportale.

1.1. Aufbau und Ziele der Arbeit

In diesem Zusammenhang beschäftigt sich diese Arbeit mit der Fragestellung, ob Mitar- beiterportale ein geeignetes Instrument zum Wissensmanagement in Unternehmen dar- stellen können. Zunächst wird auf die Grundlagen der Themen Wissen, Wissensmanage- ment und Mitarbeiterportale eingegangen, um hierzu ein einheitliches Verständnis zu erlangen. Nachdem eine wissenschaftliche Basis mit Hilfe diverser Werke und Publika- tionen geschaffen wurde, sollen dann mögliche Instrumente eines Mitarbeiterportals für die bedarfsorientierte Bereitstellung von Wissen genauer erläutert werden. Da die The- matik des Wissensmanagements sehr komplex ist, geht diese Arbeit nicht auf alle Instru- mente ein, sondern betrachtet einen ausgewählten Ausschnitt. Abschließend wird ein Fa- zit gezogen und ein Ausblick auf mögliche anschließende Forschungsarbeiten gegeben.

2. Grundlagen Wissensmanagement

In diesem Kapitel werden grundlegende Begrifflichkeiten und Konzepte des Themengebietes Wissensmanagement geklärt. Dies ist für den weiteren Verlauf der vorliegenden Seminararbeit unerlässlich, um eine einheitliche Verständnisbasis zu schaffen.

2.1. Daten, Informationen, Wissen

Bei der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie wird häufig auch von Daten-, Informations- sowie Wissensverarbeitung gesprochen. Dies lässt fälschlicherweise den Eindruck entstehen, bei Daten, Informationen und Wissen handle es sich um ein- und dieselbe Sache.³ Eine allgemein gültige wissenschaftliche Definition des Begriffs Wissen existiert allerdings (bislang) nicht.

Folgt man dem Modell von Reinmann-Rothmeier, so sind Daten eine sinnvoll kombi- nierte Folge von Zeichen, die im Einzelnen bedeutungslos sind, jedoch den Rohstoff für Informationen und Wissen bilden. Daten können z.B. eine Aneinanderreihung von Zahlen oder Buchstaben sein. Die kontextuelle Anreicherung dieser Daten führt zu einer Infor- mation, es muss also ein Bezug hergestellt werden. Erst die Verknüpfung und Bewertung von eigenen Erfahrungen oder Erinnerungen mit diesen Informationen führt dazu, dass neues individuelles Wissen generiert wird⁴ (siehe Abb. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Da jeder Mensch einen unterschiedlichen Erfahrungsschatz besitzt, können so dieselben Informationen bei zwei Menschen zu unterschiedlichem Wissen führen.

Abbildung 1: Daten, Informationen, Wissen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Reinmann-Rothmeier et al., Wissensmanagement lernen, 2001, S. 16

Wissen ist also eine individuelle Ressource und im Gegensatz zu Daten und Informatio- nen personengebunden. Nach Probst, Raub und Romhardt wird Wissen als „die Gesamt- heit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einset- zen“ verstanden.⁵

2.2. Wissensarten

In der Literatur lassen sich diverse Arten von Wissen unterscheiden. Für die weitere Betrachtung der Forschungsfrage erscheint es zweckmäßig, dass sich diese Arbeit auf eine Erläuterung von implizitem und explizitem Wissen beschränkt.

2.2.1. Implizites Wissen

Implizites Wissen beschreibt das personelle, stille Wissen eines Individuums. Das Wissen beruht auf kognitiven, dynamisch erweiterbaren Strukturen und persönlichen Erfahrun- gen. Impliziertes Wissen kann nur schwer verbalisiert und vermittelt werden und erlangt durch die eigene Interpretation eine subjektive Bedeutung.⁶ Der langjährige Umgang ei- nes Mitarbeiters mit komplexen Aufgaben im Arbeitskontext ergibt einen großen impli- ziten Wissensspeicher, der regelmäßig einen erheblichen Wert für das Unternehmen bil- det.

2.2.2. Explizites Wissen

Explizites Wissen ist dagegen dokumentiertes Wissen, das für andere verfügbar ist, also außerhalb der Köpfe einzelner Personen liegt und u. a. mit Mitteln der Informations- und Kommunikationstechnologie aufgenommen, übertragen und gespeichert werden kann.⁷ Explizites Wissen kann zum Beispiel in Form von Dokumenten wie Notizen oder Anlei- tungen vorliegen.

2.3. Definition und Ziele von Wissensmanagement

Ziel des Wissensmanagements ist also die effiziente Nutzung des Wissenspools eines Unternehmens. Nach Sauter und Werner erfüllt “Wissensmanagement [..] nur dann seinen Zweck, wenn es einen spürbaren Beitrag zur Wertschöpfung eines Unternehmens leistet.“⁸ Dieser Beitrag kann erbracht werden, wenn möglichst viel implizites Wissen generiert, dieses in eine explizite Form übertragen und es so organisiert wird, dass die Organisation diesen Wissenspool wechselseitig effizient nutzt.

Da sich die organisationale Wissensbasis eines Unternehmens sowohl aus individuellen, als auch aus kollektiven Wissensbeständen zusammensetzt, hängt der Erfolg einer Unternehmung häufig davon ab, wie Wissensträger und Wissensbestandteile erfolgreich kombiniert werden können.⁹

Nach North lassen sich drei Handlungsfelder zum Thema Wissensmanagement identifi- zieren: (i) das strategische Wissensmanagement, das sich mit der Fragestellung beschäf- tigt, welches Wissen und Können benötigt wird, um eine starke Wettbewerbsposition zu erreichen, (ii) das operative Wissensmanagement, das sich mit den Stufen 4-6 auseinan- der setzt, also damit, wie Wissen zu Kompetenz werden kann und (iii) das Informations- und Datenmanagement, welches die Grundlage des Wissensmanagements ist.¹⁰

2.4. Kernprozesse des Wissensmanagements

Probst, Raub und Romhard haben auf Grundlage von realen Problemstellungen ein ganz- heitliches Wissensmanagementkonzept entwickelt und dabei sechs Kernprozesse des Wissensmanagements identifiziert, die in den nachfolgenden Abschnitten genauer erläutert werden (Siehe Abbildung 2).¹¹ Die konkrete Umsetzung dieser Prozesse ist dabei jedem Unternehmen selbst überlassen.

Abbildung 2: Kernprozesse des Wissensmanagements

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Probst, G., Raub, S., Romhard, K., Wissen managen 2012, S. 30

2.4.1. Wissensidentifikation

Vielen Unternehmen mangelt es an einer ausreichenden Übersicht vorhandener Daten und Informationen sowie zur Verfügung stehender Kompetenzen. Ein Überblick über die genannten Felder ist daher maßgeblich für ein effektives Wissensmanagement.¹²

2.4.2. Wissensbewahrung

Beim Lernen verfestigen sich im Gehirn gebildete Verbindungen. Je häufiger sich das Erlernte wiederholt, desto dauerhafter bleiben die Erinnerungen erhalten.¹³ Einmal erworbene Fertigkeiten oder Informationen stehen in den seltensten Fällen dauerhaft zur Verfügung. Daher gilt es, diese wertvolle Expertise mit organisationalen Speichermedien festzuhalten und regelmäßig zu aktualisieren.¹⁴

2.4.3. Wissensnutzung

Ziel des Wissensmanagements ist der effiziente Einsatz des organisationalen Wissens. Die Identifikation und Verteilung dieses Wissens sind jedoch nicht ausreichend für dieses Vorhaben. Es muss sichergestellt sein, dass fremdes Wissen, wie zum Beispiel Patente oder Lizenzen, genutzt werden darf.¹⁵

2.4.4. Wissens(ver)teilung

Um sogenanntes Inselwissen, also isolierte Informationen oder Erfahrungen, zu minimie- ren, bildet die Wissensverteilung einen grundlegenden Baustein für das Wissensmanage- ment. Da Informationen für verschiedene Mitarbeiter nicht immer den gleichen Wert ha- ben, gilt es, das vorhandene Wissen sinnvoll in der Organisation zu verteilen und zu steu- ern. In diesem Prozessschritt geht es also um die zielgerechte Verteilung des vorhandenen Wissens.¹⁶

2.4.5. Wissensentwicklung

Bei der Wissensentwicklung geht es darum, noch nicht vorhandene Informationen, Erfahrungen und Fähigkeiten aufzubauen. In diesem Prozessschritt beschäftigen sich Unternehmen mit der Fragestellung, wie neues Wissen entstehen kann.¹⁷

2.4.6. Wissenserwerb

Der größte Teil des Wissensbedarfs wird in Unternehmen durch externe Quellen gedeckt. Wissen und Fähigkeiten, die ein Unternehmen nicht durch Eigenleistung aufbauen kann, werden extern als Ressource eingekauft. Das kann zum Beispiel durch die Rekrutierung entsprechender Experten oder die Übernahme anderer Unternehmen geschehen. Ein zu- meist nicht ausgeschöpftes Potenzial liegt jedoch in den wenig ausgeprägten Beziehun- gen zu Partnern, Kunden und Zulieferern, die als wertvolle Wissenslieferanten häufig übersehen werden.¹⁸

3. Grundlagen Mitarbeiterportale

Im folgenden Abschnitt wird der Portalbegriff beschrieben und abgegrenzt. Im Anschluss erfolgt eine Vorstellung der Anwendungsmöglichkeiten eines Mitarbeiterportals.

3.1. Abgrenzung und Definition Portal

„Ein Portal stellt basierend auf verschiedenen Zugangstechnologien (z.B. Web-Techno- logien, Sprache) nach einer einmaligen Authentifizierung (Single Sign On) einen zentra- len Zugriff auf personalisierte Inhalte (Content und Dokumente), Prozesse und Anwen- dungen bereit.“¹⁹

Die einzelnen Begriffe werden in der nachfolgenden Tabelle genauer erläutert.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Begrifflichkeiten Portal Definition

Zugangstechnologien Neben der klassischen Web Zugangstechnologie existieren heutzutage auch andere Zugangstechnologien wie z.B. Sprachportale über das Telefon.²⁰ Diese Arbeit fokussiert sich auf die klassisch in Unternehmen eingesetzten Mitar- beiterportale, die über das Web (Internet) zugänglich sind.

Einmalige Authentifi- Nach einer einmaligen Authentifizierung können die Benut- zierung/Single Sign On zer auf alle berechtigten Dienste zugreifen.²¹

Zentraler Zugriff Portale stellen eine Integrationskomponente dar, sodass der gesamte Content, sowie die dort integrierten Anwendungen und Prozesse an dieser zentralen Stelle zur Verfügung ste- hen.²²

Inhalte Inhalte lassen sich in zwei Arten unterscheiden: Content und Dokumente. Content sind Artikel oder im Allgemeinen Texte. Dokumente liegen in verschiedenen Formaten wie z.B. Word, Excel oder PowerPoint vor.²³

[...]

¹ Vgl. http://www.seagate.com/www-content/our-story/trends/files/Seagate-WP-DataAge2025-March- 2017.pdf), Zugriff 29-08-2017.

² North, K., Wissensorientierte Unternehmensführung, 2016, S.8.

³ Vgl. Krcmar, H., Informationsmanagement, 2005, S.14.

⁴ Vgl. Hasler Roumois, U., Wissensmanagement, 2013, S.39.

⁵ Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S.23.

⁶ Vgl. Seiler, T. B., Reinmann, G., Wissensbegriff, 2004, S.19.

⁷ Vgl. North, K., Wissensorientierte Unternehmensführung, 2016, S.46.

⁸ Sauter, W., Scholz, C., Kompetenzorientiertes Wissensmanagement, 2015, S.9.

⁹ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S.21.

¹⁰ Vgl. North, K., Wissensorientierte Unternehmensführung, 2016, S.39.

¹¹ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 30.

¹² Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 31.

¹³ Vgl. http://www.planet-wissen.de/natur/forschung/gedaechtnis/index.html, Zugriff am 23.08.2017.

¹⁴ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 32.

¹⁵ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 32.

¹⁶ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 32.

¹⁷ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 31.

¹⁸ Vgl. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K., Wissen managen, 2012, S. 31.

¹⁹ Riemke-Gurzki, T., Unternehmensportale und Intranet, 2014, S.17.

²⁰ Vgl. Riemke-Gurzki, T., Unternehmensportale und Intranet, 2014, S.18.

²¹ Vgl. Andelfinger, F., Hänisch, T., Industrie 4.0, 2017, S.79.

²² Riemke-Gurzki, T., Unternehmensportale und Intranet, 2014, S.18.

²³ Vgl. Riemke-Gurzki, T., Unternehmensportale und Intranet, 2014, S.18.