Teamsitzungen. Vorbereitungen, Durchführung, Feedback

INHALT

1. Einleitung

2. Vorbereitung einer Teamsitzung
2.1 Terminierung
2.2 Einladung
2.3 Raumgestaltung

3. Durchführung einer Teamsitzung
3.1 Sitzungsregeln
3.1.1 Pünktlichkeit
3.1.2 Störungen
3.1.3 Erfolgsverantwortung und Entscheidungsfindung
3.1.4 Grundlegende Gesprächsregeln
3.2 Sitzungsleitung
3.2.1 Aufgaben der Sitzungs-/Teamleitung
3.2.2 Personale Anforderungen an die Leitung

4. Sitzungsfeedback
4.1 Zur Begriffsklärung
4.2 Feedbackregeln
4.2.1 Rückmeldung formulieren
4.2.2. Rückmeldung annehmen

Literatur

1. Einleitung

Die vorliegende Seminararbeit nimmt einen bestimmten Aspekt von Teamarbeit in den Blick: die Sitzung oder Besprechung eines Teams. Eine Reihe von Fragen und Problemen kann sicher „im Alltag“ zwischen den Teammitgliedern geklärt werden, im Kleingruppengespräch oder als Rundbrief. Dennoch empfiehlt es sich, in gewis- sen regelmäßigen Abständen eine Zusammenkunft aller Teammitglieder abzuhalten, bei der gezielt Tagesordnungspunkte abgehandelt werden. Eine allgemeine Unterhal- tungsstunde ist hier nicht angebracht und erwünscht. Bei unausgegorener Bespre- chungskultur werden der für sich genommen wichtige Austausch von Informationen und die Entscheidungsfindung und –absprache zur leidvollen Erfahrung für die Be- troffenen. „Die Besprechungen ziehen sich quälend in die Länge, während der Berg unerledigter Arbeit auf den Schreibtischen der Beteiligten im gleichen Umfang wächst wie ihre Abneigung gegen Teamsitzungen.“^[1] Eine effiziente Teambespre- chung soll dagegen in den folgenden Ausführungen skizziert werden, sinnvollerwei- se auch durch das Benennen von nicht hilfreichen Herangehensweisen.

Dabei orientiert sich die Folge der Kapitel am fiktiven Ablauf einer Teamsitzung. Zunächst werden in Kap. 2 die der eigentlichen Besprechung vorausgehenden Aufga- ben dargestellt. Es gilt, langfristig einen Termin für das Zusammentreffen festzule- gen (Kap. 2.1), mittelfristig (in ausreichendem zeitlichen Abstand, ca. eine Woche vorher) eine Tagesordnung zu erstellen (Kap. 2.2) und kurzfristig (unmittelbar vor der Sitzung, so dass die Vorbereitungen nicht durch Fremde wieder zunichte ge- macht werden) den Raum vorzubereiten mit Mobiliar, Medien und den notwendigen Kleinigkeiten (Kap. 2.3).

Für den Ablauf einer Besprechung (Kap. 3) sind wesentliche Regelungen (Kap. 3.1) für das Miteinander der Teammitglieder aufzustellen. Diese beginnen mit dem pünkt- lichen Eintreffen zur Besprechung (Kap. 3.1.1), klären den Umgang mit Störungen des Ablaufs (Kap. 3.1.2) und die gemeinsame Verantwortung aller Beteiligten für Er- folg und Entscheidungsfindung (Kap. 3.1.3); außerdem sollen einige Hinweise vor- gestellt werden, die für die direkte Kommunikation innerhalb des Teams gelten (Kap. 3.1.4). Eine entscheidende Position innerhalb des Teams nimmt die Team- und Sit- zungsleitung (Kap. 3.2) ein.^[2] Die Aufgaben, die dieser Person zukommen (Kap. 3.2.1), sowie das Anforderungsprofil an dieselbe (Kap. 3.2.2) sollen skizziert wer- den.

Am Ende einer Sitzung kann eine allgemeine Rückmeldungsrunde stehen: „Was war gut? Was war weniger gut? Auf was müssen wir in Zukunft besser achten?“^[3] Diese wird unter dem Begriff „Feedback“ in Kap. 4 (Kap. 4.1 bringt eine Begriffsklärung) betrachtet. Dabei spielen bei einer überschaubaren Gruppengröße, wie sie ein Team erfordert^[4], Kritiken am Verhalten Einzelner eine wesentliche Rolle. Im Gegensatz zum Wort des Paulus an die Epheser („Geben ist seliger denn nehmen.“ Apg 20,35) ist das „Einstecken“ von kritischen Anmerkungen aber der schwierigere, die Persön- lichkeit mehr fordernde Akt (Kap. 4.2.2), während das Austeilen der Kritik (Kap. 4.2.1) uns meist leichter fällt – und gerade deshalb einer gründlichen Betrachtung und Hinweisen zum Vorgehen bedarf.

2. Vorbereitung einer Teamsitzung

2.1 Terminierung

Teamsitzungen können mit verschiedener Regelmäßigkeit stattfinden. Dabei korre- lieren Häufigkeit der Sitzungen und Feinheit der zu besprechenden Themen. Proble- me des täglichen Ablaufs sollten also in wöchentlichen und zeitlich enger begrenzten Sitzungen, Fragen der langfristigen Ziele der Zusammenarbeit in jährlichen und ggf. sogar als Klausur gestalteten, auf jeden Fall aber zeitlich großzügig bemessenen Sit- zungen besprochen werden. Dazwischen kann es noch monatlich oder zweimal jähr- lich stattfindende Besprechungen geben, deren Ziele entsprechend in der Hierarchie zwischen Globalzielen der Teamarbeit und Alltagsproblemen stehen. Zwei Gründe lassen sich für die empfohlene Trennung der Themenbereiche anführen: „Erstens sind ganz unterschiedliche Formen der Vorbereitung notwendig, und zweitens fällt die Verständigung leichter, wenn alle vom gleichen reden und sich die Fragen nicht vermischen.“^[5]

Weiterhin ist es sinnvoll, die Treffen für etwa ein Jahr im Voraus festzulegen, damit jeder, dessen Anwesenheit erforderlich ist, sich andere Termine entsprechend legen kann und nicht wegen der Kurzfristigkeit der Terminbekanntgabe absagen muss. Bei dieser Vereinbarung handelt es sich um eine „notwendige Voraussetzung erfolgrei- cher Sitzungen“^[6]. Wöchentliche und monatliche Sitzungen finden i.d.R. an einem be- stimmen Wochentag und zu einer bestimmten Uhrzeit statt.

2.2 Einladung

Jeder Arbeitsprozess gelingt besser, je besser sich die Beteiligten im Vorfeld der Durchführung darauf vorbereiten: „Anspruchsvolle Sachfragen können auch in einem guten Team nur effizient bearbeitet werden, wenn alle Mitglieder sich vorher sachkundig gemacht und auf die Diskussion vorbereitet haben.“^[7] Um dies zu gewähr- leisten, müssen die Teammitglieder bzw. die Sitzungsteilnehmer rechtzeitig über die Sitzungsinhalte informiert werden. Dies geschieht in Form einer schriftlichen Einla- dung, die allein mit den Informationen über Ort und Zeit (vgl. Kap. 2.1 und 2.3) nicht ausreichend ist, wenn sie auch auf keinen Fall vergessen werden dürfen. Die Antworten auf einen Großteil der Fragen, die der Sitzungsleiter sich frühzeitig stellen sollte, müssen auch den anderen Beteiligten vorab zukommen. Neben äußerlichen Angaben wie Zusammensetzung der Gruppe der Sitzungsteilnehmer (besonders dem Hinweis auf externe Gäste) und dem zeitlichen Rahmenplan sind Art der Bespre- chung und Ziele zu nennen.^[8] Bei besonderen (nur einmalig, nur jährlich, in besonde- rem Rahmen stattfindenden) Sitzungen sind weiter Äußerlichkeiten zu berücksichti- gen wie Anfahrt, räumliche Möglichkeiten, Übernachtung, Mahlzeiten etc.^[9]

Hauptbestandteil der Einladung sind die Tagesordnungspunkte. Bei deren Zusam- menstellung sollten an erster Stelle Fragen stehen, die bei der letzten turnusmäßigen Sitzung aus inhaltlichen oder zeitlichen Gründen offen geblieben sind. Alle anderen TOPs unterliegen der „Bringschuld aller Teilnehmenden“^[10], d.h. es ist nicht allein Angelegenheit des Besprechungsleiters, die notwendig zu besprechenden Themen herauszufinden, sondern jedes Teammitglied ist aufgefordert, wichtige und aktuelle Fragen rechtzeitig vor Erstellung der Tagesordnung und Zustellung der Einladungen einzubringen. Wenn auch TOP 2 oder 3 (nach Begrüßung und Protokollbesprechung) die „Ergänzung der Tagesordnung“ sein sollte, so ist an dieser Stelle nicht der Platz, noch kurzfristig Themen in die Sitzung zu zwängen, deren rechtzeitige Vorstellung versäumt worden ist.^[11] Das Beharren auf der Einbringung von Tagesordnungspunkten hat im Bereich des öffentlichen Dienstes auch den juristischen Hintergrund, dass der TOP „Verschiedenes“ (also der letzte) keine Beschlussfassungen zulässt.^[12]

Die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte ergibt sich aus deren jeweiliger Eigenart. Begonnen und beschlossen wird eine Sitzung – sofern sie nicht häufiger als monat- lich stattfindet und nicht allein der Erörterung eines bestimmten Problems dient – immer mit einem oder mehreren ritualisierten Tagesordnungspunkten wie 1. Begrü- ßung, 2. Feststellung der Beschlussfähigkeit, 3. Protokoll, 4. Ergänzung der Tages- ordnung und letztens Verschiedenes und Verabschiedung. Dazwischen liegen die in- haltlichen Punkte, die Bestandteil der Diskussion sind und auch zeitlich den weites- ten Rahmen einnehmen. Letztere ist im Vorfeld zu umreißen und nach Möglichkeit einzuhalten, damit nicht spätere Tagesordnungspunkte ohngeachtet ihrer Bedeutung der Ermüdung der Teilnehmenden zum Opfer fallen.^[13] Die Anordnung der TOPs hat zunächst logische Gründe: Was muss zuerst besprochen werden, weil das Folgende darauf basiert? Grundsatzfragen müssen der Detailerörterung vorangehen.^[14] Daneben steht eine pädagogische Struktur als Leitlinie: Mit einem komplexen und ggf. kontro- versen Thema zu beginnen, kann Demotivation für die folgenden, weniger schwie- rigen Punkte nach sich ziehen. Andererseits dürfen gerade umstrittene Fragen nicht der Zeit oder der Ermüdung zum Opfer fallen. Daher empfiehlt es sich, im ersten und dritten Drittel eher leicht zu bewältigende Probleme zu behandeln und im mittleren Drittel die „Streitfragen“.^[15]

2.3 Raumgestaltung

Die Vorbereitung des Sitzungsraumes hat sowohl eine objektive als auch eine eher nur subjektiv zu bewertende Seite. Zunächst muss der Raum mit seiner Ausstattung den Anforderungen der Besprechung gerecht werden, die in ihm gehalten wird. Die banale Frage nach ausreichendem Platz, genügend Stühlen und Schreibfläche steht am Anfang. Größeren Aufwand erfordert die Bereitstellung der technischen Gerätschaften, die im Laufe der Veranstaltung zum Einsatz kommen sollen. Tafel, Tageslichtprojektor, Stecktafel, Flipchart-Ständer, Diaprojektor und auch Kopien (Handouts) haben je ihre Vor- und Nachteile, sind unterschiedlich leicht zu handhaben und haben unterschiedliche Möglichkeiten der Visualisierung, aber auch jeweils eine Reihe von Störanfälligkeiten.^[16] Zu ergänzen wäre der Beamer, der in Verbindung mit einem Laptop die größten Möglichkeiten bietet, aber auch seine Tücken hat. Der Einsatz von Medien in Besprechungen soll allerdings keine Eigendynamik entwickeln, sondern steht wie im schulischen Unterricht im Dienste der Sache. Er weckt Inter- esse, erleichtert das Begreifen, fördert das Behalten.^[17]

Weiter von großer Bedeutung ist die Sitzordnung während einer Besprechung. Wenn sich die Beteiligten als Team verstehen wollen, ist eine Sitzordnung anzustreben, die dieses ausdrückt. Ein Team soll tendenziell aus Gleichberechtigten bestehen. „Das Verhalten der Teammitglieder bei Entscheidungen ist partnerschaftlich, es werden partizipative Entscheidungsprozesse durchgeführt, es gibt keine Trennung zwischen den Personen[,] die arbeiten, und jenen, die entscheiden. Auch Führungsaufgaben werden miteinander geteilt, Führungsrollen abgewechselt.“^[18] Dem entspricht keine frontale Sitzordnung, bei der einer oder wenige der Mehrheit gegenübersitzen. Daher empfiehlt sich eine runde (bzw. aufgrund der Form der Tische zwangsweise recht- eckige) Anordnung oder die auch in der Schule verbreitete U- oder Hufeisen-Form.^[19] Letztere bietet gute Kommunikationsmöglichkeiten untereinander und hat gegenüber der geschlossenen runden Form den Vorteil, am offenen Ende Raum für Projektionen zu bieten. Geschlossene und offene Form lassen die Diskutierenden als ebenbürtige Gegenüber erscheinen.

[...]

^[1] Gellert / Nowak, 91.

^[2] Zur hier nicht ausführlich berücksichtigten Problematik der Identität von Führung und Moderation vgl. Kriz / Nöbauer, 59f.

^[3] Gellert / Nowak, 94.

^[4] Vgl. Kriz / Nöbauer, 33f.

^[5] Gellert / Nowak, 91.

^[6] Hallmann, 54.

^[7] Gellert / Nowak, 93.

^[8] Vgl. Günther / Sperber, 124f.

^[9] Vgl. Sperling / Wasseveld, 26.

^[10] Gellert / Nowak, 92.

^[11] Vgl. Gellert / Nowak, 93.

^[12] Vgl. Meissner, 59.

^[13] Vgl. Gellert / Nowak, 93.

^[14] Vgl. Günther / Sperber, 118.

^[15] Vgl. Meissner, 62.

^[16] Vgl. Günther / Sperber, 159f.

^[17] Vgl. Gudjons, 170f. Gudjons’ Ausführungen (S. 171-182) für den Einsatz von Tafel und Overhead- projektor im Unterricht lassen sich auch auf den Medieneinsatz in einer Besprechung anwenden. Was für die Darstellung mit Kreide und Folienstift gilt, kann auch leicht auf den Einsatz des technisch komplizierteren Mediums Beamer / Laptop übertragen werden.

^[18] Kriz / Nöbauer, 24.

^[19] Vgl. dazu Gudjons, 223f.