Wenn Kopfzeilen für Sie nichts als Ärgernisse sind und Fußzeilen Ihnen gestohlen bleiben können, dann haben Sie vielleicht schon einmal versucht, diese manuell in den Fließtext zu integrieren. Microsoft Word kennt viele nützliche Funktionen für Automatisierungen und tut sich im Gegenzug bisweilen schwer mit manuellen Layoutanpassungen. Damit Sie in Zukunft Zeit und Nerven sparen, stellen wir Ihnen hier vor, was Sie mit Kopf- und Fußzeilen machen und wie Sie beispielsweise Kapitelüberschriften automatisch in die Kopfzeile einfügen können.

Alle Tipps, die wir Ihnen hier vorstellen, beziehen sich auf die aktuelle Version von Microsoft Word, die in Office 365 und Office 2019 enthalten ist.  

Wie Sie Kopf- und Fußzeilen einfügen

Die Funktion, um automatische Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen einzufügen, finden Sie unter dem Reiter „Einfügen“:

Klicken Sie jeweils auf das entsprechende Dropdownmenü und wählen Sie dann ein Layout, das Ihnen zusagt. Am sinnvollsten ist die Vorlage „Leer (Drei Spalten)“, da Sie mit dieser den meisten Gestaltungsspielraum haben. Nicht benötigte Felder können Sie hier einfach löschen. Mit dem nächsten Klick wird das ausgewählte Element eingefügt.

Bei wissenschaftlichen Arbeiten gilt dabei: Weniger ist mehr. Es ist zwar Ihnen überlassen, ob Sie auf jeder Seite Ihren Namen, die Matrikelnummer und den (Kurz)Titel der Arbeit in die Kopfzeile einfügen möchten, auf das Logo Ihrer Hochschule oder Universität sollten Sie jedoch aus Platz- und Urheberrechtsgründen (gerade, wenn Sie über eine Veröffentlichung nachdenken) lieber verzichten.

Um die Einträge in der Kopf- oder Fußzeile zu bearbeiten, ist zunächst ein Doppelklick in den Kopf- oder Fußzeilenbereich erforderlich. Anschließend wird der Hauptteil der Seite ausgegraut und Sie können in die Kopf- oder Fußzeile Ihres Textes schreiben.

Für die Schrift empfiehlt es sich, bei der Word-Standardformatierung – den Formatvorlagen „Kopfzeile“ bzw. „Fußzeile“ – zu bleiben, oder ähnlich wie bei Fußnoten und Endnoten mit einer kleineren Schriftgröße (z.B. 10 Pt.) als beim Standardtext zu arbeiten. Während Sie in der Kopf- oder Fußzeile arbeiten, blendet Word außerdem die sogenannten Kopf- und Fußzeilentools ein.

In diesem Reiter können Sie zwischen den Kopf- und Fußzeilen eines Abschnitts (1) oder abschnittsweise zwischen Kopfzeilen oder Fußzeile (2) hin- und herwechseln. Die – hier ausgegraute – Option „Mit vorheriger verknüpfen“ (3) erlaubt es Ihnen, über mehrere Abschnitte hinweg die gleiche Kopf- oder Fußzeile zu verwenden.

Mit der Option „Erste Seite anders“ (4) können Sie für die jeweils erste Seite eines Abschnitts eine anders aussehende Kopf- oder Fußzeile festlegen. „Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich“ (5) ermöglicht es Ihnen dagegen, für rechte bzw. linke Buchseiten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen anzugeben, damit z.B. Ihr Kurztitel, die Kapitelüberschrift oder die Seitenzahl immer außen steht.

Die Position Ihrer Kopf- und Fußzeilen sollten Sie nicht verändern. Die Abstände vom oberen bzw. unteren Seitenende sind so abgestimmt, dass beim Druck keine Probleme mit einem zu kleinen Seitenrand entstehen.

Üblicherweise enthält das Deckblatt einer wissenschaftlichen Arbeit keine Kopf- oder Fußzeile, also auch keine Seitenzahl. Um dies einzurichten, können Sie entweder nach dem Deckblatt einen Abschnittswechsel einfügen und die Kopf- und Fußzeile erst mit dem zweiten Abschnitt beginnen lassen – dann muss für beide die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ ausgeschaltet sein. Diese Vorgehensweise ist bei längeren Texten sinnvoller. Oder Sie fügen keinen Abschnittswechsel nach dem Deckblatt ein, weil Sie nur einen kurzen Essay schreiben, und aktivieren dafür die Option „Erste Seite anders“ – dadurch bleibt die erste Kopf- bzw. Fußzeile leer. Beide Methoden lassen sich auch kombinieren, um z.B. jeweils die erste Kopfzeile eines Abschnitts anders zu gestalten als den Rest.

GRIN-Tipp: Deckblatt ohne Kopf- und Fußzeile

Sind Sie mit Ihren Kopf- und Fußzeilen zufrieden, geht es anschließend daran, die Seitenzahlen Ihren Wünschen anzupassen. Seitenzahlen können Sie wie die Kopf- und Fußzeile über ein Dropdownmenü einfügen. Mehr zu automatischen Seitenzahlen und Abschnittswechseln erfahren Sie hier: Automatisierungen in Word: Seitenzahlen müssen keine Plage sein

Kapitelverweise in der Kopfzeile: 3 schnelle Schritte

In der Kopfzeile das jeweils aktuelle Kapitel aufzuführen, gibt Ihrem Text ein professionelles Layout und dient zugleich der Übersicht, da Ihre Leser auf jeder Seite sofort wissen, in welchem Teil der Arbeit sie sich gerade befinden. Damit Ihre Kopfzeilen automatisch auf die jeweilige Kapitelüberschrift verweisen, sind ein paar einfache Schritte notwendig:

Die passende Formatvorlage

Falls Sie dies nicht bereits erledigt haben, weisen Sie den Überschriften, die in der Kopfzeile auftauchen sollen, eine Formatvorlage zu. Am sinnvollsten ist es, nur die Hauptüberschriften zu nehmen, also „Überschrift 1“. Sie können aber auch abschnittsweise auf verschiedene Überschriftenebenen verweisen, also in einem Abschnitt die Überschrift 1 als Kopfzeile einbinden und im nächsten dann die Überschrift 2. Trennen Sie dafür die einzelnen Abschnitte mit Abschnittswechseln ab und deaktivieren Sie die Option „Mit vorheriger verknüpfen“.

Schnellbausteine in den Kopf- und Fußzeilentools auswählen

Mit einem Doppelklick in die Kopfzeile kommen Sie wieder in die Kopf- und Fußzeilentools. Klicken Sie zuerst an die Stelle in der Kopfzeile, an der die Kapitelüberschrift eingefügt werden soll. Anschließend gehen Sie ins Menü, wo Sie auf der linken Seite den Punkt „Schnellbausteine“ finden:

Feld und StyleRef auswählen

Unter den Schnellbausteinen finden Sie den Punkt „Feld“:

Klicken Sie dieses an, öffnet sich ein neues Fenster. Hier brauchen Sie nur noch unter „Feld auswählen“ zum Feldnamen „StyleRef“ zu scrollen. Anschließend werden Ihnen auf der rechten Seite die verfügbaren Formatvorlagen angezeigt: wählen Sie hier diejenige, mit der Sie Ihre Überschriften ausgezeichnet haben.

Das war es schon: Jetzt erscheint an der Stelle des Cursors ein dynamischer Verweis auf die jeweils gewählte Überschriften-Formatvorlage und damit auf Ihr aktuelles Kapitel.

Wussten Sie schon, dass…

  • sich Typografen einig darin sind, dass ästhetisch ausgewogene Seitenränder spürbar den Lesefluss optimieren und die Konzentration auf den Text steigern?
  • die Kopfzeile in der Typografie als Kopfsteg bezeichnet wird und den oberen Rand einer Buchseite, also den unbedruckten Raum zwischen Fließtext und den oberen Beschnitt bezeichnet?
  • das Pendant des Kopfstegs Fußsteg heißt?

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Quellen:

  • https://www.typolexikon.de/buchsatzspiegel-satzspiegel-schriftspiegel/

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