Das Wichtigste vorweg:
- Diese 5 Funktionen solltest du unbedingt nutzen: oberste Zeile fixieren, Spaltenbreite automatisch anpassen, Filter-Funktionen, Drop-Down-Listen, bedingte Formatierungen
- Excel bietet eine wichtige Grundlage für das Arbeitsleben. Es lohnt sich also, sich damit auseinanderzusetzen.
Warum überhaupt Excel nutzen?
Selbst wenn du Excel nicht direkt in deinem Studium brauchst, gibt es dennoch einige Gründe, es zu nutzen. Beispielsweise bietet es sich an, Zeitpläne wie Stundenpläne oder Wochenpläne zu erstellen. Du kannst Excel-Spreadsheets verwenden, um deine Arbeitszeiten und Urlaubstage zu kalkulieren und mit deinen Vorlesungen abzustimmen. Hierfür bietet Excel kostenlose Vorlagen für Kalender und auch Finanzkalkulationen, in denen du nicht mehr viel ändern musst, sondern direkt loslegen kannst. Die Vorlagen findest du noch vor dem Erstellen einer Arbeitsmappe oder durch einen Klick auf „Datei“.
Jedoch kannst du nicht nur Finanzen mit Hilfe der Excel-Vorlage berechnen, sondern auch deine Noten. Microsoft selbst bietet hierfür keine Vorlage an, doch mit wenigen Klicks finden sich schnelle Tutorials auf YouTube. Auch werden von Universitäten und anderen Institutionen oft kostenlose Kurse angeboten, wie z.B. das Webinar der Hochschulinitiative Deutschland.
Allgemein sind Excel-Kenntnisse heutzutage eine wichtige Grundlage für die meisten Berufe. In diesem Artikel gebe ich dir einige kleine und große Tipps und Tricks an die Hand, wenn du schon Grundkenntnisse in Excel hast und wissen möchtest, wie du das Programm am besten in deinen Unialltag integrieren kannst. Und wer weiß? Vielleicht geht es dir sogar so wie mir und du findest Spaß daran, dich in Excel auszutoben und neue Sachen zu entdecken!
1. Oberste Zeile fixieren
Fast alle Tabellen beginnen mit der Benennung der Spalten in der obersten Zeile und reichen dann oft so weit hinunter, dass die bezeichnende, oberste Zeile verschwindet. Du kannst das ewige Hoch- und Herunterscrollen jedoch umgehen, indem du diese Zeile fixierst. Klicke hierzu unter „Ansicht“ auf „Fenster fixieren“ und dann auf „Oberste Zeile fixieren“. Damit bleibt die oberste Zeile immer zu sehen, ganz egal wie weit du hinunter scrollst. Natürlich kannst du auch jede andere Zeile fixieren.
2. Spaltenbreite automatisch anpassen
Ein einfacher Trick, um deine Spreadsheets anschaulicher zu gestalten, ist die Spaltenbreite automatisch anzupassen. Mache hierzu einen Doppelklick auf der Linie zwischen zwei Spalten. Dadurch wird die vom Cursor aus linke Spalte automatisch in ihrer Breite angepasst und du sparst dir die Zeit, die du für eine manuelle Anpassung aufgewendet hättest. Kennst du übrigens auch schon das Tastaturkürzel (für Windows-Rechner), um Zeilen und Spalten schneller hinzuzufügen oder zu entfernen? Das ist recht simpel: halte hierfür einfach „Strg“ gedrückt und drücke das Plus- („+“) oder Minus-Zeichen („-“) auf deiner Tastatur.
3. Filter-Funktionen
Besonders in großen Tabellen mit vielen Einträgen werden die Orientierung und Suche nach bestimmten Daten schnell unübersichtlich und kompliziert. Leichter fallen wird dir das durch die Filter-Funktion. Unter „Start“ > „Sortieren & Filtern“ > „Filter“ kannst du sie aktivieren, wodurch dir ein kleiner Pfeil in jeder Kopfzeile den Zugriff auf die Auswahl der Filter ermöglicht. Hiermit kannst du dir die Einträge nicht nur alphabetisch oder in nummerischer Reihenfolge anzeigen lassen, sondern auch einzelne, vorgegebene Stichworte auswählen und durch Klick danach filtern.
4. Drop-Down-Listen
Ähnlich wie die oben erwähnte Filter-Funktion helfen dir auch Drop-Down-Listen, den Überblick in deinen Spreadsheets zu behalten. Ich nutze Drop-Down-Listen vor allem, um den Überblick über Aufgaben zu behalten, indem ich z.B. Werte wie „Ja/Nein“ dafür eintrage. Die Drop-Down-Listen kannst du unter „Daten“ in den „Datentools“ finden:
Klicke hier auf „Datenüberprüfung“ und wähle „Liste“ als Kriterium. In das Feld „Quelle“ gibst du die gewünschten Werte ein, indem du sie durch ein Semikolon („;“) trennst:
Und schon ist deine Drop-Down-Liste fertig! Ich bin mir sicher, du findest einige Möglichkeiten, dieses Tool anzuwenden.
5. Bedingte Formatierungen
Oft kombiniere ich diese Drop-Down-Listen noch mit bedingten Formatierungen. Du kannst dadurch Werten und Einträgen Farben zuordnen. Beispielsweise kannst du in der eben erstellten Liste den Wert „Ja“ mit einer grünen Farbe hinterlegen und das „Nein“ mit einer roten Farbe:
Erstellen kannst du diese Formatierung unter „Start“ > „Bedingte Formatierungen“ > „Neue Regel …“. Wähle dann die Option „Nur Zellen formatieren, die enthalten“, formatiere die Zelle mit „Bestimmten Text“ und gebe den Text rechts ein. Danach wählst du eine Farbe. Hier das Fenster mit der Formatierung für einen roten Hintergrund für den Zelleninhalt „Nein“:
Folge gerne meiner Anleitung oder probiere selbst Formatierungen aus. Für Deadlines wie Abgabetermine bietet sich z.B. auch eine Formatierung über das Datum an.
Ich hoffe, diese Tipps und Tricks konnten dir nicht nur helfen, sondern vielleicht auch die Angst vor dem Programm „Excel“ nehmen. In unserem Magazin findest du zusätzlich noch unsere Artikel zu Microsoft Word und PowerPoint, wenn du dir hierfür auch noch Tipps abholen möchtest. Nun wünsche ich dir viel Spaß beim Aus- und Herumprobieren in deinen Excel-Spreadsheets!
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