Potenzialanalyse von Portalserver-Technologien zur Unterstützung von E-Government-Architekturen

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Gegenstand und Zielsetzung der Arbeit

2 Analyse des Einsatzes von Portalservern in IT Infrastrukturen
2.1 Entwicklung einer Arbeitsdefinition von Portalservern
2.2 Aufgaben von Informations und Kommunikationssystemen
2.3 Möglichkeiten des Beitrages von Portalservern zu den Aufgaben von Informations und Kommunikationssystemen

3 Analyse des Einsatzes von Portalservern in IT-Infrastrukturen öffentlicher Verwaltungen
3.1 Aufgaben von Informations- und Kommunikationssystemen in öffentlichen Verwaltungen
3.2 Möglichkeiten des Beitrages von Portalservern zu den Aufgaben von Informations und Kommunikationssystemen in öffentlichen Verwaltungen

4 Funktionsumfang gängiger Portalserver-Produkte

5 Fazit und Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 2.1: Beispiel für einen typischen Zugriff auf ein IKS

Abb. 2.2: Zugriff auf ein IKS über einen Portalserver

Abb. 3.1: Segmentiertes Front-Office

Abb. 3.2: Integriertes Front-Office

Abb. 4.1: Gartner Magic Quadrant for Horizontal Portal Products

Tabellenverzeichnis

Tab. 2.1: Basisfunktionalitäten von Portalservern

Tab. 2.2: Erweiterte Funktionalitäten von Portalservern

Tab. 3.1: Interaktionsbeziehung öffentlicher Verwaltungen

Tab. 3.2: Aufgaben eines IKS in öffentlichen Verwaltungen

Tab. 4.1: Produkteigenschaften BEA WebLogic Portal

Tab. 4.2: Produkteigenschaften IBM WebSphere Portal

Tab. 4.3: Produkteigenschaften Microsoft Solution for Internet Business

Tab. 4.4: Produkteigenschaften Oracle 9i AS Portal

Tab. 4.5: Produkteigenschaften SAP Enterprise Portal

Tab. 4.6: Produkteigenschaften Sun ONE Portal Server

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Gegenstand und Zielsetzung der Arbeit

„Electronic Government“ oder kurz E Government¬ dieses Schlagwort hat sich in den letzten Jahren zu einem immer häufiger gefallenen Begriff in der politischen Diskussion in Deutschland entwickelt. Verschiedenste Faktoren lassen den Ruf nach E Government immer lauter werden. Zum einen ist die Nutzung von Dienstleistungen über das Internet im Alltag für viele Bürger und Unternehmen selbstverständlich geworden. Bankgeschäfte, Warenbestellungen, Briefverkehr und vieles mehr können schnell, bequem, kostengünstig und ortsunabhängig online abgewickelt werden. Aus dieser Selbstverständlichkeit der Nutzung von Online Diensten entwickelte sich der Anspruch, auch Interaktionen mit öffentlichen Verwaltungen über das Internet abwickeln zu können, um diese einfacher, schneller und flexibler zu gestalten. Des Weiteren lastet auf Grund leerer öffentlicher Kassen ein immer höherer Kostendruck auf den Behörden, hinzu kommen gesetzlich auferlegte Strategieveränderungen wie das Neue Kommunale Finanzmanagement, welche Strukturveränderungen in den Kommunen notwendig machen. Aus diesen Rahmenbedingungen entstanden etliche Initiativen zur Einführung von E Government Aktivitäten, z. B. die Initiative BundOnline2005 der Bundesregierung oder der Städtewettbewerb media@KomM.

Trotz dieser Initiativen und der inzwischen auch öffentlich geführten Diskussion schreitet der Prozess der Einführung von Online Diensten und virtuellen Rathäusern nur sehr langsam voran. Das liegt unter anderem daran, dass bei den politischen Verantwortungsträgern erhebliche Unsicherheit und Unwissenheit über das Vorgehen und die technologischen Möglichkeiten besteht. Diese Arbeit soll die Portalservertechnologie als einen diskutierten Ansatz für die Realisierung von E Government Aktivitäten genauer analysieren. Portalserverarchitekturen werden bisher hauptsächlich von mittleren und großen Unternehmen zur Realisierung von Onlineportalen für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner eingesetzt. Im Mittelpunkt der Untersuchung steht, inwiefern sich Portalserver auch für den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen eignen, um virtuelle Rathäuser, Bürger¬ und Mitarbeiterportale zu realisieren, und wie diese in die bestehende Systemlandschaft integrierbar sind.

Zu diesem Zweck soll zunächst eine allgemeine Einführung über die Möglichkeiten des Einsatzes von Portalservern (PS) in Informations und Kommunikationssystemen erfolgen. Darauf aufbauend wird dargelegt, ob und wie diese Möglichkeiten für den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen genutzt werden können. Abschließend soll anhand eines Kriterienkataloges ein Überblick über die Produkte der derzeit führenden Anbieter von Portalserversystemen (PSS) gegeben werden.

2 Analyse des Einsatzes von Portalservern in IT Infrastrukturen

2.1 Entwicklung einer Arbeitsdefinition von Portalservern

Der Begriff „Portalserver“ wird bislang sehr undifferenziert verwendet. Die am Markt unter diesem Oberbegriff angebotenen Produkte unterscheiden sich teilweise erheblich in ihren Funktionalitäten. Daher ist es auch kaum möglich, eine allgemeingültige Definition für Portalserver festzulegen. Während die Bedeutung des Wortes „Server“ noch recht genau definiert werden kann, ist eine eindeutige Definition eines „Portals“ im Kontext der Informations und Kommunikationstechnologie nur schwer vorzunehmen.

Ein „Server (engl., zu to serve >dienen<) [ist] eine Funktionseinheit, die für andere Dienstleistungen erbringt [...]“. Als Portal wird nach „klassischem Verständnis“ eine Seite im World Wide Web (WWW) bezeichnet, auf der eine Übersicht über ein bestimmtes Leistungsangebot eines Diensteanbieters gegeben wird.

Ein Portalserver ist hiernach also zunächst einmal eine Funktionseinheit innerhalb einer IT Infrastruktur, welche die Zusammenfassung, Bündelung und geordnete Darstellung der Leistungsangebote eines Anbieters auf einer Seite im WWW unterstützt und somit für potenzielle Nutzer komfortabel verfügbar macht.

Die aktuellen Anforderungen an Portalserversysteme gehen allerdings weit über diesen Ansatz hinaus. Ein Portal soll nicht nur die Institution von innen nach außen, also im direkten Kontakt mit außen stehenden Personen und Institutionen präsentieren und zugänglich machen, sondern sämtlichen Interaktionsbeteiligten innerhalb und außerhalb der Institution den Zugang zu Informationen und Diensten ermöglichen. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiter, aber auch z. B. Lieferanten, Geschäftspartner sowie andere Unternehmen und Behörden, die jeweils unterschiedliche Erwartungen und Ansprüche an die Leistungen und Angebote eines Portals haben. Während z. B. potenziellen Kunden eines Unternehmens vor allem detaillierte Informationen über Produkte und Dienstleistungen dieses Unternehmens bereitgestellt werden sollen, ist für dessen Mitarbeiter die Prozessunterstützung und damit auch die schnelle, bedarfsgerechte Bereitstellung von prozessrelevanten Daten und Dokumenten durch das System entscheidend.

Aus der Heterogenität der heutzutage eingesetzten Systeme ergibt sich eine der größten Herausforderungen an ein Portalserversystem, da viele Schnittstellen existieren, die auf unterschiedlichen Technologien und Standards basieren. Zudem steigen die Anforderungen der Nutzer an das Leistungsangebot der Systeme: Daten aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen oder auch Datenbanken und Data Warehouses sowie externe Informationsquellen sollen zusammengeführt, unstrukturierte Dokumente wie E Mails, Excel Tabellen oder Textdokumente schnell gefunden, komfortabel verwaltet und einfach bearbeitet werden können. Der Zugriff auf unterschiedlichste Anwendungen (z. B. E Mail-Clients, Workflow Management Systeme, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme soll schnell, bequem und möglichst ortsunabhängig (optimalerweise webbasiert) erfolgen können. Die Integration und Zusammenführung dieser heterogenen Systemlandschaft ist ergo eine der Hauptanforderungen an ein Portalserversystem.

Nicht alle Nutzer des Portals sollen jedoch auf alle Komponenten und Daten des Unternehmenssystems zugreifen können. Eine nutzer-und/oder rollenbasierte Zugriffskontrolle ist erforderlich, um unternehmenskritische und vertrauliche Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Außerdem verlangen die regelmäßigen Nutzer von einem System, dessen Arbeitsumgebung möglichst individuell an ihre persönlichen Anforderungen und Vorlieben anpassen zu können. Für verschiedene genutzte Komponenten des Systems sollte sich der Nutzer nicht bei jedem Zugriff neu, sondern nur ein einziges Mal für das Gesamtsystem (Single Sign On, SSO) anmelden müssen. Ein Portalserversystem muss also die verfügbaren Daten und Informationen nutzerindividuell aufbereiten, d. h. filtern, ggf. transformieren und darstellen.

Aus dieser Vielzahl von Anforderungen lässt sich eine Arbeitsdefinition für den Begriff ‚Portalserver’ entwickeln: Ein Portalserver ist eine Funktionseinheit innerhalb eines Informations und Kommunikationssystems , welche die für einen Nutzer relevanten Daten, Prozesse und Anwendungen des Systems zentral, integriert und webbasiert zur Verfügung stellt und diese nutzerindividuell transformiert und präsentiert.

Die folgende Tabelle zeigt kategorisiert die aus dieser Definition abgeleiteten Basisfunktionalitäten, welche ein Portalserversystem zur Verfügung stellen sollte:

Kategorie

mögliche Funktionalitäten

Benutzerverwaltung Autorisierungsverfahren, Authentifizierungsverfahren, Single Sign On, Nutzeradministrierung, ...

Präsentation, Content Management Layout, Visualisierung, Mehrsprachenfunktionalität, Navigation, Ergonomie, Multikanalfunktionalität, ...

Personalisierung Anpassung der nutzer und/oder rollenindividuellen Arbeitsoberfläche, lern und regelbasierte Personalisierung, ...

Integration Schnittstellenadapter, Datenintegration, Anwendungsintegration, Prozessintegration, ...

Infrastruktur Plattform, Skalierbarkeit, Administrierung, ...

Suche Suchalgorithmen, Kategorisierungs und Klassifizierungsverfahren, ...

Tab. 2.1: Basisfunktionalitäten von Portalservern

Darüber hinaus sind in aktuellen Portalsoftwareprodukten weitere Funktionalitäten enthalten, welche inzwischen zum Standardumfang von Portalservern gehören und daher in einen erweiterten Funktionskatalog aufgenommen werden:

Kategorie mögliche Funktionalitäten

Document/Knowledge Management Dokumentenverwaltung, dynamische Inhaltsgenerierung, Hilfefunktion, ...

Zusammenarbeit Workflowunterstützung, verteiltes Arbeiten, synchrones Arbeiten, Foren, Chat, E-Mail, ...

Entwicklung Programmierschnittstellen (API), Deployment, Sup-port, ...

Tab. 2.2: Erweiterte Funktionalitäten von Portalservern

Auf die genaue Ausprägung der in den beiden Tabellen aufgezeigten Funktionalitäten wird an späterer Stelle noch detaillierter eingegangen.

2.2 Aufgaben von Informations und Kommunikationssystemen

Historische Entwicklung von Informations- und Kommunikationssystemen

Die Frage, was ein Informations- und Kommunikationssystem (IKS) leisten kann oder soll, lässt sich kaum erfüllend beantworten. Während in der Entstehungsphase der IKS (50er-Jahre) zunächst ausschließlich Automatisierungsprozesse auf Ausführungsebene (z. B. im Rechnungswesen) und in der weiteren Entwicklung (70er Jahre) zusätzlich die Unterstützung von Entscheidungen auf Leitungsebene im Mittelpunkt der Anwendungssystemgestaltung standen , soll und kann ein IKS heute in nahezu allen Bereichen einer Institution einen sinnvollen Beitrag leisten. Entscheidend für die Einführung bestimmter Komponenten eines IKS ist allein die Tatsache, ob der damit verbundene Nutzen zur Erreichung von Teilzielen der Gesamtunternehmung (und damit letztendlich dem Oberziel, z. B. „Gewinnsteigerung“ oder „Verbesserung der Servicequalität“) beiträgt .

Die zunehmende Globalisierung und die Entwicklung der Märkte von Anbieter zu Käufermärkten führte in den letzten Jahren zu einem erhöhten Wettbewerbsdruck, eine Entwicklung, die insbesondere durch die zunehmende Verbreitung des Internet unterstützt und beschleunigt wurde. Die technologischen Rahmenbedingungen haben sich rasant verändert. Leistungsfähige vernetzende Technik, ergonomische grafische Benutzeroberflächen und inzwischen ausgereifte fachspezifische Anwendungen machen Computerunterstützung auf breiter Front lohnenswert. Viele Unternehmen forcierten und forcieren unter diesen Voraussetzungen den Einsatz von Informations und Kommunikationstechniken (IKT), um sich Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten zu sichern. Durch den Auf und Ausbau einer auf die jeweiligen Anforderungen gut abgestimmten IT-Infrastruktur sollen im häufigsten Fall Kostenersparnisse erzielt werden. Aber auch die Verbesserung der Service und/oder Produktqualität, Kundenbindung und gewinnung sowie Marketingaspekte wie Imageverbesserungen und die Erhöhung des Bekanntheitsgrades sind Gründe für die Einführung von IT-Unterstützung. Zur Verwirklichung dieser Ziele stehen etliche Möglichkeiten der Ausgestaltung und des Funktionsumfangs eines IKS zur Verfügung.

Die nachfolgend beschriebenen Teilfunktionalitäten stellen daher nur einen Ausschnitt aus dieser Vielzahl von Möglichkeiten eines (betrieblichen) IKS dar. Sie geben aber einen guten Überblick über die derzeit am häufigsten eingesetzten Techniken. Teilweise sind die aufgeführten Möglichkeiten auch nicht exakt voneinander abgrenzbar, da es Überschneidungen geben kann oder komplementäre Beziehungen zwischen Teilsystemen existieren können.

Als EDV-Plattform wird die hard und softwaretechnische Grundlage eines IKS bezeichnet. Auf dieser Basis können dann Anwendungsarchitektur und Datenarchitektur aufgesetzt werden. Die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten eines IKS in Bezug auf diese Komponenten sollen nun genauer untersucht werden.

EDV-Plattform

Die EDV-Plattform wird durch Hardware (Rechner, Peripherie, Schnittstellen) und systemnahe Software (u. a. Betriebssystem und Kommunikationssoftware) gebildet. Diese Teilsysteme können zu einem Rechnernetz verbunden werden. Um die Möglichkeiten und Potenziale der möglichen Funktionalitäten eines IKS nutzen zu können, ist eine gut ausgebaute kommunikationstechnische Infrastruktur und damit ein leistungsfähiges Rechnernetz unentbehrlich. Dieses bildet den Grundstein für den Aufbau des gesamten Systems, da hierdurch Client-Server-Funktionalitäten ermöglicht werden. Zur Konzipierung eines Rechnernetzes gibt es verschiedenste Ansätze bzgl. Netztopologie, Übertragungsverfahren, Übertragungstechnik und Zugriffsverfahren. Die gewählte Realisierung hängt stark von den jeweiligen Anforderungen ab.

Datenmanagementsystem (DMS )

Ein Datenmanagementsystem soll die Beschaffung und Bereitstellung der für Aufgabenerfüllung und Entscheidungsunterstützung relevanten Daten sicherstellen. Je nach Struktur der Daten werden Dateisysteme oder Datenbanken eingesetzt. Für die Administration der Datenbanken werden meist Datenbankmanagementsysteme (DBMS) oder Data Warehouses (DWH) eingesetzt. Aus diesen werden die benötigten Daten durch geeignete Tools extrahiert und dem IKS bereitgestellt. Durch ein effizientes Datenmanagementsystem wird die Datenqualität erhöht, wodurch wiederum die Entscheidungen, die auf Basis dieser Daten gefällt werden, eine bessere Qualität erhalten.

Benutzer und Rechteverwaltung

Um in einem IKS Sicherheit und Stabilität zu garantieren, muss der Zugriff auf das System reglementiert werden. Nur durch einen personalisierten Zugriff kann eine langfristige Sicherheit, Stabilität und Konsistenz des Systems gewährleistet werden. Alle Zugriffe auf das System sollen kontrolliert erfolgen, jeder Nutzer sollte genau die Möglichkeiten des Zugriffs auf das System bekommen, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Er sollte jedoch keinerlei Zugriff auf für ihn nicht relevante Systemkomponenten und Daten haben. Sollte doch einmal ein Nutzer die Funktionalität des Systems beeinflussen, sei es mit Absicht oder versehentlich, so kann dieser durch die Personalisierung des Zugriffs dafür zur Verantwortung gezogen werden. Komfortabel für den Nutzer des IKS ist die Möglichkeit des Single Sign On (SSO), hierbei wird ein wiederholtes Anmelden an unterschiedlichen Komponenten des Systems durch eine einmalige, zentrale Authentifizierung vermieden.

Bürosoftware

Bürosoftware wird zur Unterstützung von stark strukturierten Aufgaben im Rahmen einer operativen Bürotätigkeit eingesetzt. Bürosoftwareprodukte sind inzwischen stark ausgereift und werden an praktisch jedem Büroarbeitsplatz verwendet. Hauptkomponenten von Bürosoftware sind Textverarbeitungs , Tabellenkalkulations und Präsentationssoftware, sowie Software für das persönliche Informationsmanagement (PIM), welche Kalender , Adressbuch , Aufgabenmanagement und einfache Kommunikationsfunktionen umfasst.

Content Management System (CMS)

Content Management Systeme sind ursprünglich aus der steigenden Akzeptanz und Nutzung des Internet entstanden. Die erhöhte Nachfrage nach Informationsangeboten, eine steigende Komplexität, ein größerer Umfang und nicht zuletzt immer kürzere Aktualisierungszyklen für Webseiten machten eine manuelle Erstellung der Seiten immer aufwändiger und unüberschaubarer, zudem fehleranfälliger. Aus diesem Umstand wurden Web Content Management Systeme entwickelt, welche dem Nutzer einen Großteil des administrativen Aufwands durch die weitgehend automatisierte Generierung, Ausbringung und Archivierung von Webseiten abnehmen kann. Dabei wird auf das Grundprinzip der Trennung von Struktur, Inhalt und Darstellung zurückgegriffen. Mit der weiteren Verbreitung der Beschreibungssprache HTML, die zunehmend zur Publikation und Präsentation von Inhalten jeglicher Art (nicht nur mehr Seiten im WWW) genutzt wird, wurde das Konzept generalisiert und mit dem allgemeineren Begriff Content Management bezeichnet.

Dokumentenmanagementsystem (DMS )

Das Medium Papier nimmt noch immer eine große Rolle in der Informationsverarbeitung ein, obwohl damit sehr viele Nachteile verbunden sind. Papierbasierte Dokumente sind aufwändig in der Erstellung und Bearbeitung. Der Transport, die Verteilung und die Vervielfältigung papierbasierter Dokumente erfordert zusätzlichen Aufwand, insbesondere Zeit und Personal. Auch die Archivierung und Lagerung verursacht Aufwand und Kosten, zudem entstehen im Verlauf der Verarbeitung häufig Medienbrüche.

Ziel eines Dokumentenmanagementsystems ist es daher, die Erstellung, Bearbeitung, Weitergabe, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten zu organisieren und zu koordinieren. Dazu müssen alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen, Vorrichtungen zur Digitalisierung von Dokumenten (z. B. Scanner) sind somit ebenfalls Teil eines Dokumentenmanagementsystems. Durch Indexierung und Anreicherung von Dokumenten durch Metadaten sind erforderliche Dokumente leichter wieder zu finden, die Weitergabe, Vervielfältigung und Archivierung sind durch die elektronische Form nahezu ohne Zeit , Material und Personalaufwand möglich. Elektronische Dokumente können außerdem sehr viel leichter gegen Verlust, Vernichtung oder auch unberechtigten Zugriff geschützt werden als in der papierbasierten Verarbeitung. Weiterhin kann der Begriff des Dokumentes auf Multimediadaten wie Bilder, Filme oder Audiodateien erweitert werden.

Führungsinformationssystem (FIS)

Führungsinformationssysteme werden auch als Managementunterstützungssysteme oder einfach als Controllingsysteme bezeichnet. „Führungsinformationssysteme sollen den Aufgabenträgern des Führungssystems (Manager) technisch unterstützt die für ihre Steuerungs und Regelungsaufgaben relevanten Informationen liefern.“ Konkret bedeutet dies, dass ein Führungsinformationssystem die schon im Unternehmen vorhanden Informationen und Daten extrahiert, zusammenfasst, verarbeitet und aufbereitet, so dass diese den Entscheidungsträgern in übersichtlicher Form zur Verfügung gestellt werden. Verschiedene Tools und Techniken (DWH, ETL-Tools, OLAP) unterstützen Berichtserstellung, Navigation und Visualisierung vieldimensionaler Datenbestände.

Workflow Management System (WFMS)

In vielen Fällen sind Geschäftsprozesse heutzutage Routineaufgaben mit einem hohen Grad an Standardisierung, Strukturierung und Repetitivität. Für die effizientere Bearbeitung solcher Aufgaben wurden Workflow Management Systeme entwickelt. Unter einem Workflow (oder auch Geschäftsprozess, Vorgang) versteht man „dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen.“ In den meisten Fällen werden Workflows durch ein auslösendes Ereignis (z. B. ein eingehender Kundenauftrag, das Erreichen eines bestimmten Datums) getriggert. Das WFMS soll sicherstellen, dass die einzelnen, klar definierten Vorgangsschritte von festgelegten Mitarbeitern (bzw. Mitarbeitern, die festgelegte Rollen erfüllen) in einer festgelegten Reihenfolge in einem festgelegten Zeitrahmen mit festgelegten Hilfsmitteln bearbeitet werden. Darüber hinaus stellt ein WFMS jederzeit den Bearbeitungsstatus der erfassten Geschäftsprozesse zur Verfügung und erhöht damit deren Transparenz, z. B. für Qualitätskontrollen, Auskunftserteilungen für Kunden usw. Voraussetzung für die Einführung eines WFMS ist die vorherige Analyse und gegebenenfalls Redefinition der vorhandenen Geschäftsabläufe und Prozessstrukturen, teilweise sogar der gesamten Aufbau und Ablauforganisation. Dies allein lässt häufig schon hohe Einsparpotenziale erkennen, welche durch die IT-Unterstützung abgeschöpft werden können.

Groupware / Computer Supported Cooperative Work (CSCW)

Den Gegensatz zu prozessorientierten, formalen Vorgängen bilden gruppenorientierte, wenig formalisierbare und kaum strukturierte Vorgänge. Solche Vorgänge werden als projektorientiert bezeichnet und erfordern eine vollkommen andere Systemunterstützung. Diese kann durch so genannte Groupware umgesetzt werden. Die zu unterstützenden Handlungsfelder lassen sich in die Bereiche Kommunikation, Koordination und Kooperation unterteilen. Die Kommunikation der Gruppenmitglieder untereinander wird durch Groupware-Funktionalitäten wie E-Mail, Telefonie (z. B. Voice over IP), Video Conferencing, Chatsysteme, Foren, Newsgroups u. a. unterstützt. Vor allem eine größere Anzahl an Teammitgliedern macht eine Systemunterstützung der Aufgabenkoordination notwendig, um redundantes oder sich widersprechendes Arbeiten zu vermeiden. Darüber hinaus ist ein wesentliches Merkmal der Gruppenarbeit die Kooperation untereinander, welche von Groupware-Systemen, z. B. durch die Bereitstellung eines gemeinsamen virtuellen Arbeitsplatzes, von dem aus jedes Teammitglied auf alle relevanten Informationen zugreifen kann, oder durch die Ermöglichung von synchronem Arbeiten an einem Dokument, unterstützt wird.

Wissensmanagement (Knowledge Management, KM)

Die Ressource Wissen entwickelt sich immer mehr zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmungen aller Art. Das Know-how eines Unternehmens findet sich jedoch meist in Form von implizitem, nicht dokumentiertem Wissen seiner Mitarbeiter wieder. Bei Ausscheiden oder Abwesenheit eines Mitarbeiters nimmt dieser sein vorhandenes Wissen über Prozesse, Kunden, Produkte usw. mit und es ist für das Unternehmen verloren oder zumindest nur unter großem Aufwand wiederherstellbar. Mit Hilfe von Systemen zur Unterstützung von Wissensmanagement (Knowledge Management Systeme) soll diesen Entwicklungen begegnet werden. Solche Systeme greifen in vielen Fällen auf andere Basistechnologien eines IKS zurück (Groupware, DWH, u. a.), um die Dokumentation, Speicherung, Weitergabe und das Wiederfinden von relevantem Wissen zu ermöglichen. Darüber hinaus existieren etliche Erweiterungen wie Knowledge Transfer , Discovery und Mapping Tools sowie Expertise-Werkzeuge. Zu betonen ist jedoch, dass Knowledge Management eher als strategisches Konzept zu verstehen und nicht allein auf die technische Unterstützung hin zu planen und verwirklichen ist, sondern in die gesamte strategische Planung eines Unternehmens mit einbezogen werden muss. Wissensmanagement ist nur erfolgreich, wenn es akzeptiert und intensiv genutzt wird.

Informationssuche (Information Retrieval, IR)

Je größer und komplexer ein IKS ist, desto schwieriger und komplizierter gestaltet sich die Suche nach benötigten Informationen aus dem System. Suchfunktionen sollen heute über die „klassischen“ Suchfunktionen eines Systems, wie die Suche nach Dateinamen oder Zeichenmustern in Textdokumenten, weit hinausgehen. Sie sollen anhand von Suchbegriffen und erweiterten Eingrenzungen (z. B. Datum der letzten Änderung, Dateigröße, …) alle relevanten mit der Anfrage zusammenhängenden Dokumente schnell im System auffinden und in einer übersichtlichen Ergebnisliste präsentieren. Insbesondere die Suche über verschiedenste Komponenten integrierter IKS hinweg stellt eine große Herausforderung an Suchmaschinen. Voraussetzung für das Wiederfinden bestimmter Informationen ist deren Aufbereitung vor der Ablage im System. Zu den wichtigsten Ansätzen gehören Verfahren der automatischen Indexierung, die automatische Erstellung von Schlagwortkatalogen und die automatische oder manuelle Festlegung von Metadaten für ein Dokument. Für die Suche in diesen vorbereitend generierten Informationen sind effiziente (vor allem schnelle) Suchalgorithmen notwendig.

weitere Möglichkeiten

Mit dieser Auswahl an Funktionalitäten eines IKS sind die potenziellen Möglichkeiten noch längst nicht erschöpft. Branchenspezifische Lösungen ergänzen das Feld der Anwendungen. Handelsunternehmen greifen auf Lagerverwaltungssysteme, Bestell- und Versandsysteme sowie technische Entwicklungen wie Radio Frequency Identification (RFID) zurück, Produktionsunternehmen nutzen die vielfältigen Möglichkeiten von Produktionsplanungs und steuerungssystemen (PPS-Systeme) um ihre Produktion effizienter zu gestalten. Institutionen jeglicher Art können ihre Geschäftsbeziehungen mit Systemen des Customer Relationship Managements (CRM) pflegen und verwalten. Diese Liste lässt sich beliebig weiterführen und erweitern, worauf an dieser Stelle verzichtet werden soll, da es sich hierbei um sehr spezielle Ergänzungen und Erweiterungen handelt.

Unabhängig von der Auswahl der zu realisierenden Funktionalitäten sollte ein IKS weitere grundsätzliche Anforderungen erfüllen. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglicht dem Nutzer eine einfache Handhabung des Systems und damit eine hohe Effizienz in der Durchführung seiner Aufgaben. Durch eine hohe Kompatibilität können weitere Module oder weitere IKS leicht angebunden werden. Ein IKS mit hoher Effizienz weist eine schnelle Verarbeitungsgeschwindigkeit bei niedrigem Ressourcenverbrauch auf. Die Möglichkeit einer konsistenten Benutzbarkeit auf verschiedenen Hard und Softwareplattformen zeichnet ein IKS mit guter Portabilität aus. Funktionen gegen Datenverlust bei Systemausfall, Virenbefall oder Manipulationsversuche durch Dritte definieren die Sicherheit eines IKS. Durch hohe Skalierbarkeit der Hard und Software sollte ein System jederzeit einfach, schnell und kostengünstig auf veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden können. Alle Komponenten eines IKS sollten über Schnittstellen angesprochen werden können, um eine möglichst hohe Integrierbarkeit und Interoperabilität zu gewährleisten.

Abb. 2.1 zeigt beispielhaft, wie der Zugriff auf ein IKS typischerweise realisiert wird. Zunächst werden die Nutzer des Systems in „Externe“ und „Interne“ unterschieden. Externe Nutzer könnten z. B. Zugriff auf das System über eine im Internet bereitgestellte Weboberfläche erhalten. Für die Verwaltung und Bereitstellung dieser Seiten ist in diesem Szenario ein CMS verantwortlich. Alternativ kann über andere Kommunikationswege (persönlich, Telefon, Fax, E-Mail...) der Zugriff auf das System zu den Mitarbeitern des Unternehmens verschoben werden. Dieser erfolgt über einen Einzelarbeitsplatz, an dem die benötigten Anwendungen jeweils ihre Leistungen auf individuellen grafischen Benutzeroberflächen (GUI) dem Anwender präsentieren. Für den Zugriff auf die Anwendungen, sei es indirekt über die Webseite oder direkt über die GUI, ist möglicherweise jeweils eine Autorisierung und/oder Authentifizierung notwendig. Zur Koordinierung der Kommunikation der einzelnen Komponenten untereinander werden häufig auch noch integrierende Systeme eingesetzt (Middleware und Enterprise Application Integration, EAI)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2.1: Beispiel für einen typischen Zugriff auf ein IKS

2.3 Möglichkeiten des Beitrages von Portalservern zu den Aufgaben von Informations und Kommunikationssystemen

Portalsoftwareprodukte greifen auf zwei Ebenen in die in Abb. 2.1 dargestellte Architektur eines IKS ein. Einerseits übernimmt ein Portalserver die Kontrolle über die Präsentationsschicht. Der Zugang zu den einzelnen Komponenten des Systems wird für alle Nutzer über eine vereinheitlichte und integrierte Benutzeroberfläche realisiert. Zum anderen stellt die Portalsoftware eine Mittelschicht zur Verfügung, welche die darunter liegenden Anwendungen über Schnittstellen zugreifbar macht und damit in integrierter Form zur Verfügung stellt. Auf diesem Weg ermöglicht ein Portalserver also die Zusammenführung der Teilkomponenten eines IKS und deren Präsentation auf einer Oberfläche. Häufig stellen Portalserverprodukte auch Ergänzungen oder Lösungen für diese Teilkomponenten zur Verfügung (z. B. Suchfunktionalitäten). Des Weiteren ist das Portalsystem für die zentrale Autorisierung und Authentifizierung der Nutzer verantwortlich, um unberechtigte Zugriffe auf das System unterbinden zu können. Abb. 2.2 zeigt in analoger Struktur zu Abb. 2.1, wie sich ein Portalserversystem in eine IKS-Architektur einfügt.

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