Personaleinführung zweier neu eingestellter Mitarbeiter in eine bereits existierende Projektgruppe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen des Personalmanagements

3. Das Projekt und das Projektteam
3.1. Das Projekt
3.2. Das Projektteam

4. Einordnung Personaleinführung

5. Einführung der neuen Mitarbeiter in das Projekt und in das Projektteam
5.1 Gründe für eine systematische Einführung der Mitarbeiter in das Projekt
5.2 Vorgangsweise bei der Einführung in das neue Projektteam
5.3 Instrumente bei der Einführung in das neue Projektteam
5.4 Diskussion der Vor- und Nachteile der gewählten Vorgangsweise und Instrumente und

6. Vorschläge für eine Bestgestaltung einer Personaleinführung am skizzierten Fallbeispiel

7. Zusammenfassung und Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1: Personalforschung

Abbildung 2: Medienserver

Abbildung 3: Das Projektteam „Medienserver“

Abbildung 4: Personalbedarfsdeckungskette

Abbildung 5: Begriffsmerkmale der Personaleinführung

Abbildung 6: Phasen der Personaleinführung

Abbildung 7: Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter in Projektteams

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Die Wichtigkeit der „richtigen“ Einführung und Integration neuer Mitarbeiter gewinnt - neben dem Personalmarketing und der Personalauswahl - immer mehr an Bedeutung. Dies deshalb, da modernen Unternehmen längst klar ist, dass eine sorgfältige Bewerberauswahl allein nicht mehr genügt, um Mitarbeiter zu rekrutieren, die dem Betrieb langfristig und produktiv ihre Arbeitsleistung zur Verfügung stellen.^[1] Dazu sind längerfristige Bemühungen bei der Einführung neuer Mitarbeiter notwendig. Weiters stellt insbesondere das Projektmanagement bzw. die Durchführung von Projekte mit entsprechendem Personalbedarf eine große Herausforderung für die HR-Abteilungen der Unternehmen und Verwaltungen dar. Die Durchführung von Aufgaben im Rahmen einer Projektorganisation ist eine mittlerweile etablierte und ständig eingesetzte Arbeitsform. Immer wieder neue Themen werden mit unterschiedlichen Fachbereichen in Projekten aufgegriffen. Projekte sind nie gleich. Die Komplexität der zu behandelnden Themenstellung, die Anzahl der beteiligten Bereiche und die zeitliche Dauer werden für jedes Projekt neu bestimmt. Oftmals werden die Projektbeteiligten für die Dauer der Projektarbeit von ihren sonstigen Aufgaben, zumindest teilweise, freigestellt.^[2]

In der Fallstudie soll untersucht werden, wie neue Mitarbeiter in eine Projektorganisation sinnvoll integriert werden können. Dabei sollen die Vorgehensweisen und Instrumente betrachtet werden, die für die Einführung in das Projektteam notwendig sind. Nach den Grundlagen und der Einordnung der Personaleinführung in den Gesamtkontext der Personalforschung (Ausgangspunkt für das Personalmanagement) wird das Projekt und das Projektteam kurz vorgestellt. Danach wird anhand eines Fallbeispiels die Personaleinführung zweier neu eingestellter Mitarbeiter in die existierende Projektgruppe beschrieben. Die Gründe für die gewählte Vorgangsweise und Instrumente sowie deren Vor- und Nachteile werden im Anschluss diskutiert und Vorschläge für eine Bestgestaltung einer Personaleinführung in eine Projektorganisation, am skizzierten Fallbeispiel, begründet. Anschließend wird die Fallstudie mit einer Zusammenfassung und einem Fazit abgeschlossen.

2. Grundlagen des Personalmanagements

Personalarbeit ist ein Teilbereich der gesamten Organisation und Unternehmensführung, insofern erstreckt sie sich über alle Hierarchiebereiche von der Personalabteilung über die Leitungslinien bis zum Topmangement und auch zu externen Stellen. Daher liegt die Ressourcenverantwortung in der gesamten Hierarchie. Ausgangspunkt für das Personalmanagement ist die Personalforschung (vgl. Abb 1).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Personalforschung

Quelle: [Winf2008], Kapitel 2.2 Personalmanagement

Wie in der Abbildung dargestellt ist die Personalforschung die Basis für alle Personalentscheidungen. Die Personalbedarfsdeckung sorgt mit verschiedenen Aktivitäten dafür, dass die Organisationsmitglieder zur rechten Zeit am rechten Ort vorhanden sind. Im Gegensatz dazu bewirkt die Personalfreisetzung, dass personelle Überkapazitäten abgebaut werden. Die Gestaltung des Anreizsystems ist auf die Teilnahme- und Leistungsmotivation der Mitarbeiter ausgerichtet. Aus arbeitseffektiven und gesundheitlichen Aspekten ist die Analyse der Arbeitsbedingungen sinnvoll. Die Arbeitsbeziehungen beziehen sich auf die Zusammenarbeit mit Institutionen. Durch die Personalorganisation wird die Personalarbeit strukturell und professionell betrieben, was von der Personalkostenplanung begleitet und schließlich durch das strategische Personalmanagement determiniert wird. Wesentlich für die Fallstudie ist der Bereich der Personaleinführung (in Abbildung 1 türkis dargestellt). Nach einer kurzen Beschreibung des Projekts (vgl. Punkt 3) wird nach der Einordnung der Personaleinführung (vgl. Punkt 4) auf die Einführung von zwei neuen Mitarbeitern in das Projektteam eingegangen (vgl. Punkt 5).

3. Das Projekt und das Projektteam

3.1. Das Projekt

Zum Verständnis um welches Projekt und welches Projektteam es sich handelt wird in diesem Kapitel das Projekt und das Projektteam vorgestellt. Es handelt sich bei diesem Projekt um das IT-Projekt „Medienserver“, bei welchem die in der Vorarlberger Landesverwaltung vielfältigen, vorhanden Medien auf einer zentralen Plattform gespeichert werden sollen. Wesentlich ist dabei die Schonung wertvoller analoger Medien der Landesbibliothek als elektronische Medien und die ortsungebundene Publizierung. Insgesamt ist eine strukturierte Ablage der verschiedenen Medien mit Recherchemöglichkeit und sinnvoller Beschlagwortung ein wichtiges Projektziel. Synergieeffekte bei der zentralen Speicherverwaltung als Vorteil gegenüber der Speicherung in „Insellösungen“^[3] werden erwartet. Anbei eine Grafik als Übersicht über die vielfältige Medienlandschaft beim Amt der Vorarlberger Landesregierung (vgl. Abb. 2):

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Medienserver

Quelle: eigene Darstellung

Die Abbildung zeigt in der linken und rechten Ellipse, wie die Daten in den bisherigen „Insellösungen“ gespeichert wurden. Die gestrichelte Kreislinie stellt den neuen Medienserver dar, welcher in dem Projekt realisiert werden soll. Nicht näher dargestellt werden die organisatorischen und sonstigen personellen Herausforderungen bei der Umsetzung dieses komplexen Projekts.

3.2. Das Projektteam

Im beigefügten Projektorganisationsdiagramm ist die Zusammenstellung des Projektteams ersichtlich. Siehe Abbildung 3:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Das Projektteam „Medienserver“

Quelle: eigene Darstellung

Für das beschriebene Projekt wurden zwei sich bereits im Unternehmen befindende Mitarbeiter ausgewählt. Diese sind im Projektorganigramm türkis dargestellt und sollen in das bereits vorhandene Projektteam eingeführt werden. Nach der Einordnung der Personaleinführung in die Personalbedarfsdeckungskette (vgl. Punkt 4) wird im
Kapitel 5 auf die Einführung der neuen Mitarbeiter in das Projektteam eingegangen.

[...]

^[1] vgl. [Beck2004], S. 1

^[2] vgl. [Bund2008], S. 241

^[3] vgl.[Kauf2008], S. 18